簡析新時代醫療機構檔案管理新思路

王丹

摘 要：文章對醫療機構檔案管理工作重要性加以分析，并提出加強對檔案管理工作的重視、完善現行檔案管理制度以及提高檔案管理信息化水平等新思路，以加快醫療機構檔案管理創新落實，積極推動醫療機構檔案管理現代化水平，從而為醫療機構健康、穩定發展保駕護航。

關鍵詞：新時代；醫療機構；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

醫療機構檔案管理工作涉及多方面內容，隨著醫療機構不斷發展，檔案信息也呈海量式增長，加大了檔案管理工作的難度。綜合考慮新時代檔案管理工作要求，進一步優化醫療機構檔案管理模式，構建完善且覆蓋全面的檔案管理體系，并積極推進檔案管理信息化、數字化建設，提高檔案管理水平。基于新時代，如何加強與創新醫療機構檔案管理，是目前相關人員需要考慮的問題。

一、醫療機構檔案管理工作重要性分析

1.有利于改善醫療機構服務質量

醫療機構檔案詳細記錄了與患者相關的各項信息，如個人信息、臨床癥狀、確診結果、醫生診斷、藥物使用情況以及治療結果等，直觀反映與病癥對應的醫療模式，做好檔案管理工作，詳細且完成記錄不同患者治療全過程以及所采用的醫療手段，為后續完善患者的治療方案以及再次就醫復診提供參考依據，進而為廣大患者提供優質的醫療衛生服務。隨著醫療機構檔案管理信息化建設深入，傳統紙質檔案均轉變為電子病歷，極大地提高了患者診療效率，在改善醫療機構服務質量的同時，一定程度上也能有效地減少醫患矛盾糾紛發生。

2.有利于突破醫療技術瓶頸提供科學依據

醫療機構大部分檔案材料均與患者病情相關，其中醫療技術水平提高一直是醫療機構發展過程中所關注的重點，而對檔案管理工作的落實并不重視，致使檔案資源沒有得到高效利用，限制了其作用的發揮，也阻礙了醫療技術改革持續推進。基于新時代背景，醫療機構除了要提升對檔案管理工作的重視程度以外，還應將檔案管理與醫療技術改革有機結合，將檔案所記錄的病情案例、治理模式等作為醫療技術瓶頸突破的參考依據，促進醫療技術水平進一步提高，助推醫療機構可持續發展。

二、醫療機構在新時代背景下的檔案管理新思路

1.增強對檔案管理工作的重視

檔案作為醫療機構管理決策時所參考的重要依據，不僅可以為醫療機構各項工作高效開展提供基礎保證，還對改善患者服務起到一定的作用，有利于更好地推動醫療機構檔案管理工作高質量的發展。就醫療機構管理人員而言，需要持續加強對檔案管理工作的重視，以全面落實國家關于檔案工作的部署要求為抓手，加強新時代信息化、數字化知識學習，摒棄傳統檔案管理觀念，盡快適應新時代醫療機構檔案管理各項要求，以助推醫療機構檔案管理創新發展，有效提高醫療機構檔案管理水平的同時，還能為醫療機構改革創新做好充足準備。具體可從以下幾個方面著手：

（1）面向醫療機構全體人員做好檔案管理宣傳工作。醫療機構可以采取主題講座、宣講會等方式讓內部人員意識到新時代背景下醫療機構加強檔案管理工作的重要性和必要性，增強全體職工檔案管理的責任意識，實現全員參與檔案管理，在一定程度上有利于提升檔案管理各環節工作的協調性，促進醫療機構檔案管理創新工作落實。例如，對類別較多且管理難度大的檔案，各科室負責人要重視檔案收錄初期的記錄工作，將原始檔案中的內容導入電腦中，關于患者的相關信息全部存儲于電子檔案庫中，如個人信息、臨床癥狀、確診結果、醫生診斷、藥物使用情況以及治療結果等信息，簡化檔案管理流程，為后期集中統一管理各科室檔案數據提供便利，提升檔案管理的工作效率。

（2）綜合考慮新時代背景下檔案管理工作的新要求。應優化與完善機構內部檔案管理組織結構，明確檔案管理各崗位權責，提升檔案管理工作的地位，加快醫療機構檔案管理機制創新，并在全新管理思路引領下助推新時期我國檔案工作的部署，要求精準落實，切實強化檔案管理成效，充分發揮檔案管理工作在醫療機構各項活動中的重要作用，全面推進醫療機構檔案管理現代化開展。

（3）加大資金投入力度。為醫療機構持續推進檔案管理信息化、數字化完善建設提供強力支持，以便更好地發揮先進技術的優勢，進一步提高醫療機構檔案管理信息化、數字化水平，適應新時代檔案管理工作的新要求，從根本上保證日常檔案管理工作的效率和質量。

2.完善現行檔案管理制度

綜合考慮醫療機構現階段發展情況，并結合以往檔案管理工作經驗，對機構現行檔案管理制度加以健全和完善，構建更加合理化的檔案管理制度體系，使檔案管理工作中的歸檔、保管、借閱、移交以及銷毀等程序得到全方面管控和監督，為醫療機構檔案管理各項工作規范化、標準化開展提供基礎保障。同時，根據新時代檔案管理工作要求，進一步細化制度內容，確保檔案管理制度實施的有效性，強化醫療機構檔案管理成效。具體可從以下幾個方面著手：

（1）檔案材料收集制度。嚴格按照國家現行檔案管理實施規范要求做好歸檔整理工作，使各類檔案材料歸檔時得到妥善處理。其中，紙質檔案材料收集與整理，需先確認是否存在紙張破損的情況，做好相應修補后方可歸檔。

（2）檔案移交制度。由專職檔案管理人員全權負責檔案歸檔移交工作，尤其是具有保存和利用價值、已辦結的專業性業務材料（含電子文檔）等類型檔案移交，按照現行規定要求，做好分類收集整理，并定期向檔案管理部門移交。根據檔案移交制度相關內容管控檔案移交質量，確保檔案移交流程各環節操作符合規定要求，確保相關資料的完整性。對于不符合規定要求的檔案材料，檔案管理人員應按照相關要求重新整理，并在規定周期內按時完成檔案材料的歸檔、整理和移交工作。

（3）檔案歸檔制度。遵循一式一份收集整理原則，以保證醫療機構各類檔案齊全、準確與規范。完成歸檔后的檔案材料，其中紙質檔案均要保證利于長期保存，且圖樣清晰、簽署完備。為確保醫療機構檔案管理的科學性與安全性，在完善檔案歸檔制度過程中，要認真貫徹落實好“三保原則”；一是，保持檔案原貌。將檔案原貌作為檔案歸檔整理工作的首要目標，無明確要求，一律不得隨意增減原始檔案資料，統一裝訂成冊，保持檔案原貌。二是，保證檔案歸檔流程規范。將檔案歸集整理工作科學劃分為檔案整理、編制目錄、數字掃描和裝訂成冊四個環節，實現檔案整理歸檔閉環式運轉。三是，保障檔案安全。篩選作風優良、專業能力較強的人員組建檔案歸檔管理隊伍，簽訂保密協議，做到人員、場所保持相對固定，堅持專人管理，加強醫療機構檔案歸檔各環節操作規范性、科學性以及嚴謹性，做到存放合理、管理規范及查閱方便，防止檔案資料丟失，強化醫療機構檔案安全保障，逐漸形成和加強醫療機構檔案歸檔管理及利用的長效機制。

此外，加強檔案管理制度實施階段監督，并將檔案管理制度執行引入醫療機構運營管理中，以定期考核方式實時掌握醫療機構檔案管理工作落實情況，及時處理該項工作中所出現的問題，以提升檔案管理工作效率和質量。

3.提高檔案管理信息化水平

檔案是確保醫療機構各項工作高效開展的重要支撐，隨著各級醫療系統不斷發展，醫療機構檔案管理模式也發生了改變。其中，提高醫療技術水平是各地區醫療機構發展過程中普遍重視的問題，雖然也在積極促進檔案管理信息化建設，但由于受到對檔案管理不重視、各類型檔案管理混亂以及現有檔案管理人員專業能力不足等因素影響，使檔案管理信息化工作常常流于表面，醫療機構檔案管理效率低下，且無法做到檔案管理內容及時更新，導致檔案資源沒有得到高效利用。基于新時代背景，醫療機構除了要轉變原有檔案管理工作思維以外，還要在推動電子檔案信息化建設基礎上優化紙質檔案管理流程，實施電子檔案與紙質檔案二者共存管理機制，以保證檔案信息的完整性、真實性，并為醫療機構各項工作高效開展提供強力支撐。如何提高醫療機構檔案管理信息化水平，具體可從以下幾個方面著手：

（1）建立電子檔案庫，實現電子檔案與紙質檔案集中化、統一化管理。按照臨床、醫技以及行政等類別建立不同標準的檔案管理文件夾，各科室可根據自身工作需求，自行建立內部檔案管理文件夾，再將各科室文件夾內容做好匯總，統一上傳至醫療機構的電子檔案庫，滿足檔案管理錄入、審核、借閱、鑒定及銷毀等流程動態化監管需求，提升檔案管理的安全水平。

（2）實施電子文件歸檔。隨著醫療機構檔案管理信息化深入推進，檔案管理工作效率也得到顯著提升，為了有效提高醫療機構檔案管理信息化水平，應持續加強電子文件歸檔管理規范性、標準性，將電子文件歸檔管理流程在醫療機構信息系統中全面顯示，使檔案管理各項工作落到實處。例如，對電子檔案形成、歸檔和電子檔案保存、利用、鑒定以及銷毀實施全過程規范化控制，減少出現各環節程序操作不當的情況，使電子文件歸檔管理符合要求。另外，在現有檔案管理系統應用基礎上完善其各項功能，并根據醫療機構日常工作需要，適當調整檔案管理權限，擴大檔案管理信息化覆蓋范圍，以保證醫療機構檔案管理各環節工作合理化、高效化開展，助推新時代背景下醫療機構檔案管理智能化開展。

（3）由于紙質檔案管理普遍以人工操作為主，無法做到短時間快速完成數據統計與篩選，醫療機構可以推行電子信息檔案管理機制，在有效保管紙質檔案基礎上建立電子檔案，再通過相關系統對各類數據智能化提取，以提升檔案管理的工作效率。同時，為各類數據設置統一輸出端口，加快數據統計與篩選，實現科學化、精準化管理醫療機構檔案數據，為后期全面推進醫療機構檔案管理數字化建設打下堅實基礎。

4.全面推進醫療機構檔案數字化建設

基于新時代背景，醫療機構積極推進數字化檔案建設，不僅是順應時代發展趨勢的必然要求，還有利于提升醫療機構檔案資源利用率，進一步提高醫療機構檔案管理水平，并全面落實國家關于檔案工作的部署要求。相較于傳統檔案管理模式，數字化檔案管理系統可以最大限度地減少存量檔案資源占用空間，滿足各地區醫療機構檔案資源多元共享需求，對醫療機構檔案管理工作規范化、創新化發展具有積極的推動作用。

現階段，通過對醫療機構檔案管理工作情況的調研與分析發現，普遍存在檔案信息采集困難、操作流程煩瑣等問題，該方面問題與醫療機構自身檔案數量較大有著直接關系，且傳統檔案管理方式單一，整個檔案管理流程涉及多人參與，一旦檔案出庫、清點、掃描等流程操作不規范都會對檔案實體造成一定程度上的損壞，或者由于人為因素導致檔案數據丟失，無法實現動態化管理患者治療檔案。因此，全面推進醫療機構檔案數字化建設非常必要。

（1）完善檔案數字化建設。以解決醫療機構檔案管理方面所存在的信息采集困難、檔案資源未得到高效利用等問題為切入點，建立多領域協同合作機制，做好醫療機構財務系統、辦公自動化系統、資料管理系統以及人事管理系統的對接聯通，通過實現多部門協作，提升醫療機構檔案搜集及整理的便捷性與靈活性，逐漸形成高效化、多元化的醫療機構檔案管理體系，進而為數字化檔案管理工作有序開展提供基礎保障，達到有效完善檔案數字化建設目的，進而提高醫療機構檔案管理水平。另外，還可以將計算機可視化技術引入檔案信息資源挖掘及標注流程中，為分析對比結構化的檔案數據提供便利。

（2）加強檔案管理數字化系統安全保障。系統安全維護是推進醫療機構檔案管理數字化建設中需要高度重視的問題，也是技術創新和資源安全管理工作的重點。因此，在全面推進醫療機構檔案數字化建設過程中，要加強安全防護技術、云存儲技術以及大數據分析技術等先進技術的整合應用，為精準分析與識別檔案資源風險提供強力技術支撐，滿足集中化管理醫療機構檔案資源需求，減少重要檔案數據丟失、惡意盜取等問題。與此同時，提升對檔案數據資源趨勢分析的重視程度，充分利用可視化、機器學習技術優勢，增強醫療機構檔案管理數字化系統安全運維能力，確保檔案數據安全性，進一步優化檔案管理數字化建設流程。

5.組建高素質的檔案管理隊伍

新時代，醫療機構檔案管理改革創新，應加強現有檔案管理人才隊伍建設，并根據當前檔案管理工作現狀，逐步構建高素質的人才隊伍，為推動醫療機構檔案管理創新發展、深化檔案管理信息化、數字化以及智能化建設提供人才保障。

對醫療機構內部人才引進模式加以改進和創新，從引進具備一定醫療方面專長和信息化、數字化檔案管理能力的人才入手，促進內部檔案管理結構進一步優化。醫療機構還應積極與第三方技術服務機構建立合作關系，為醫療機構全面推進檔案管理創新發展提供強力支撐。為進一步做好醫療機構檔案管理工作，提高檔案管理人員業務水平，應積極開展各種培訓活動，強化各部門檔案人員理論知識和業務技能，提高檔案管理人員對檔案工作重要性的認識，為后續做好醫療機構各部門檔案收集鑒定工作打下堅實基礎，助推醫療事業與檔案事業共同發展。

三、結束語

綜上所述，檔案管理作為醫療機構運營管理的重要組成部分，是確保醫療機構各項工作高效開展的關鍵要素。新時代背景下，醫療機構創新原有檔案管理工作機制，樹立與時俱進的管理觀念，解決現階段醫療機構檔案管理方面所存在問題，全面推進檔案管理信息化、數字化建設，提高檔案管理水平，在醫療機構運營過程中充分發揮檔案管理工作的重要作用，為醫療機構健康、穩定發展保駕護航。

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（作者單位：鞍山市傳染病醫院）