摘 要：近年來，隨著我國經濟不斷發展，科技水平顯著提升，在大數據技術的推動下，加快了各領域的改革進程。在我國機關事業檔案管理方面，隨著大數據管理模式的應用，檔案管理效率大幅提高，進一步發揮政府職能為社會服務的價值。基于此，文章立足大數據背景下，分析大數據概念及在機關事業單位檔案管理中的作用，并探究如何提高事業單位檔案管理效率，以供參考。

關鍵詞：大數據；機關事業單位；檔案管理；提高

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

大數據時代的到來，給各行業發展帶來了新的機遇和挑戰，在檔案管理方面，利用大數據技術極大改變了以往處理方式存在的弊端，促使事業單位在檔案管理方面的深入改革。為充分發揮大數據技術的作用，作為機關事業單位應結合自身管理情況，合理應用大數據，從而提高檔案管理效率。

一、大數據的基本概念及技術特點

1.大數據的基本概念

大數據是基于網絡信息發展的時代產物，將信息資訊以虛擬化形式存儲和使用，在應用中充分體現信息技術具有的特點，促使信息資源完成共享目標。

2.大數據技術的特點

（1）載體虛擬化

隨著各種多媒體設備設施的出現，推動大數據在多領域的廣泛應用，在減少資源浪費情況方面具有重要意義。在數據載體虛擬化這一特點的支持下，數據信息能夠以虛擬信號呈現，在這一過程中的傳輸速度和效率尤為明顯。另外，通過應用大容量計算機，可在同一時間內完成多個信號的處理，隨后自動存儲在磁盤內。在這種方式的應用下，能夠更好地體現信息的真實性和全面性。

（2）效率化

信息技術在處理信息方面的速度非常快，主要是大數據技術能夠自動處理內容，比傳統的人工紙質檔案處理方式更高效。近幾年，隨著我國科技水平的提高，計算機處理信息的效率和準確度進一步提高，在檔案管理方面，為使用者提供了更大的便利條件。

3.事業單位檔案管理效率提高的背景

結合近幾年我國時代發展和變化，信息技術的出現深受社會各界歡迎，因而在社會中的普及程度越來越高，廣泛應用于各個行業。結合過去機關事業單位的檔案管理模式都是以紙質形式呈現，給檔案的搜集和整理帶來了很大的困難。尤其是紙質檔案的儲存必須有足夠的空間。另外，如果儲存環境出現變化，很容易出現檔案損壞的問題。目前，事業單位提高檔案管理效率的背景主要體現在時代背景和技術發展背景。

二、大數據技術在檔案管理中的重要作用

大數據的出現和應用推動事業單位持續發展，機關事業單位在自身發展中應對大數據技術的重要性有全面的認識，將其合理融入具體工作和環節中，從而為后續相關工作開展奠定良好基礎，提高發展能力和水平。

1.促進機關事業單位改革轉型

伴隨科技的不斷發展，我國機關事業單位改革在穩步推進，其中檔案管理改革最為明顯。傳統的檔案收集、保管等模式已經無法滿足事業單位的需求，對于內容較多且信息量大的事業單位檔案，如果仍按照傳統方式管理，不僅無法進一步提高管理效率，還不利于單位后續發展。隨著大數據技術的出現和應用，事業單位在面對海量信息時可以快速獲取分析結果，精確掌握相關信息，為單位改革發展帶來積極作用。

2.發揮檔案管理信息化的作用

結合實際，機關單位大多是以紙質檔案管理開展相關工作，對溫度、濕度等會有相應的要求，若在該環節中出現問題，則會引發多個問題出現，如紙質變質、資料嚴重損壞等。隨著電子檔案，逐漸替代傳統紙質檔案形式，在這種檔案管理模式下，能夠充分體現大數據技術的作用，提高單位工作效率。

電子檔案的出現和應用，幫助事業單位簡化檔案管理流程。因傳統紙質檔案管理中會消耗大量的人力和物力，影響工作效率的提高，而電子檔案的使用則可在數字化方式下，將檔案存儲在計算機或云端，不僅有效節省存儲空間，還大幅降低了單位的管理成本。另外，電子檔案在檢索和查詢方面也更為方便和快捷，通過搜索關鍵詞和日期等方式，極大提高了檔案的利用效率。電子檔案在檔案管理中的應用，顯著提高了事業單位的工作效率。檔案查閱和利用是大多數單位日常工作中的基礎環節。通過利用電子檔案，相關工作人員能夠隨時訪問和獲取，有效避免傳統紙質檔案借閱和歸還等煩瑣流程，使得工作效率明顯提高。電子檔案在備份和傳承方面同樣發揮了重要作用，因傳統紙質檔案在管理中易受到損壞和遺失，而電子檔案的備份和恢復可以快速完成，大幅提高了檔案的安全性和完整性。

3.有效滿足檔案存儲信息化要求

近幾年，隨著我國社會經濟的持續發展，作為機關事業單位面臨的挑戰增多，具體表現在工作量增加、檔案數量增加等方面。在這種情況下，給檔案管理人員工作開展增加不小的難度。事業單位通過引進大數據技術，能夠推動電子檔案數據庫的深入優化，提高對信息數據的分類程度，使檔案管理人員能夠高效獲取相關信息，保證檔案管理工作開展效率和質量。

三、基于大數據應用的檔案管理效率問題

結合目前大數據環境下單位在檔案管理效率方面存在的問題，必須予以重視，還要深入分析出現問題的原因，之后在該基礎上制定相應的策略，促使檔案管理工作高效完成，實現提高效率的目標。

1.檔案管理制度有待革新

以往人工管理模式是事業單位檔案管理工作的主要形式，在具體工作中，管理人員要收集和整理各項文件資料，歸納為完整的紙質檔案。在整個流程中，需要工作人員耗費較多的時間和精力。如果出現疏忽管理的情況，紙質檔案就會出現問題，對數據信息的準確性產生嚴重影響。

在檔案信息化管理過程中，應更加注重對數字資源的整合，合理完善系統功能，不僅能夠有效提高檔案信息的安全性，還可以極大地保證數據準確分析的功能和高效服務，輔助相關部門制定決策。檔案管理是事業單位管理中的重要部分，為確保相關工作有序開展，加強管理制度的完善十分必要。在當前數據環境下，雖然事業單位已經逐漸改變檔案管理模式，但是在相應的制度建設方面依然存在不足，這種情況的出現，給事業單位后續工作開展帶來不利影響，使得工作質量無法得到有效保障，進而制約了檔案管理效率的提高。另外，當前不少事業單位在檔案管理制度建設方面存在相同的問題，即制度不完善、管理流程不規范、人員素質不高等。這些問題的出現，已經對單位檔案管理工作開展質量產生了影響。

2.缺乏專業人才，檔案信息意識薄弱

大數據背景下的機關事業單位，在檔案管理工作中面臨比較多的挑戰，其中包括人員素質問題。結合相關調查，有些機關事業單位現有檔案管理工作人員比較少，通常為兼職，這些人員并未接受過系統的培訓。同時，在檔案管理經驗方面也較為欠缺，使其在實際工作中不夠熟悉具體操作和相關知識，進而影響了檔案管理的質量和效率。隨著我國數字化技術的持續發展，檔案管理工作對人員的技能和知識提出更高的要求。但是，因為缺乏相關專業背景和技能的人才，事業單位在推進檔案數字化管理的過程中往往會遇到諸多困難，不僅會影響檔案管理的效率，還可能對事業單位的正常運轉產生負面影響。

3.設備設施及技術投入不足，信息安全性不高

在當前檔案管理工作中，數字化檔案管理成為機關單位主要的使用方式。結合目前數字檔案應用情況，在技術方面仍有待提升，部分事業單位在檔案管理工作中使用的管理技術比較落后，導致數字化檔案管理效果不理想。雖然數字化技術在應用中能夠有效提高檔案管理效率，但依然要注意檔案數據安全，如果數字化檔案管理系統受到病毒或黑客攻擊，就會給檔案信息安全造成嚴重影響。另外，一些單位檔案工作人員缺乏經驗，未能深刻認識到檔案管理的作用，致使信息被泄露的問題愈發嚴重。

4.數據資源開發力度不足，數據基礎不夠寬泛

在事業單位檔案管理工作開展期間，需要相關人員按照要求做好檔案資料內容的鑒定，主要是評估是否具有檔案的性質。在大數據管理下，能夠有效把控現有的數據資源范圍，特別是通過對現代化技術手段的使用，能夠有效提升檔案管理質量。與過去的工作方式相比，大數據技術能夠提高信息資源在整合和使用上的合理性，在具體工作中減少人員的勞動量。

四、大數據背景下提高機關事業單位檔案管理效率的具體策略

隨著信息化時代到來，檔案管理在逐漸發展變化，為提高檔案管理水平，事業單位應積極融入信息技術，改變當前檔案管理存在的不足，在該基礎上實施合理且具體的策略。

1.建立完善的大數據檔案管理系統

首先，在機關事業單位檔案管理工作中要充分發揮大數據技術的作用，要確定著手點，結合實際情況積極完善現有的數據檔案管理系統，進一步推動數字化檔案管理工作的開展。事業單位要根據自身情況設計出符合需求的數據信息系統，突破信息壁壘，加快檔案信息共享。

其次，要充分考慮模式的完整性，根據實際要求統一檔案信息管理標準，開放共享端口。通過這一方式，能夠有效減少信息交互存在的緩慢問題，降低對檔案利用的影響。對事業單位而言，完整的技術應用模式可促進各部門信息流通順暢，減少發生信息孤島的情況。檔案管理人員在制定技術模式期間，要結合不同部門的需求和特點，確保應用模式的合理性。與此同時，還要根據具體變化情況及時做好調整，從而更好地適應現代工作環境的要求。通過對檔案信息制定統一的標準，可進一步提高整個檔案管理的規范性，有助于檔案管理部門有效完成信息共享。在標準制定期間，事業單位要重點考慮檔案信息的要求，即分類、編碼和存儲等，還要做好相應的監管工作。開放共享端口能夠有效推動相關部門信息交互，顯著提高工作效率。在共享端口開放環節中，作為機關事業單位必須保證信息的安全性。通過采取有效策略，避免發生檔案信息被泄露和濫用的情況。事業單位還需加強對檔案數據平臺運行效果的觀察，通過定期檢查和分析，可在第一時間發現問題并妥善處理，并在此基礎上合理優化數據平臺。在觀察和反饋過程中，事業單位應及時收集各部門意見，針對問題原因做好分析，并采取相應策略予以改進。

2.提高數據分析服務能力

在信息化背景下，無論是數據信息匯總，還是分析環節，均發生了顯著的變化，給檔案管理工作的開展帶來一定挑戰。在大數據技術的支持下，減少了事業單位的管理成本，能夠確保工作有序開展。在大數據技術中，數據分析功能占據重要地位。要想準確掌握數據的隱藏價值，必須不斷提高檔案管理人員的信息數據分析能力。同時，要結合單位實際情況，因為事業單位檔案信息類型比較繁多，所以為保障檔案管理的有效性，機關事業單位有必要加強數據分析的能力，從而更好地適應現代檔案管理工作的要求。

3.加強檔案管理體系的規范性

作為機關事業單位，其檔案管理工作與社會事務之間具有一定的關聯性。對此，事業單位應擴大檔案管理的范圍，制定相關的法律法規，并規范檔案管理信息系統，對網絡運行中暴露的問題，要嚴格按照相關標準合理完善檔案管理體系。對機關事業單位而言，檔案管理工作是重要的組成部分，要想確保檔案管理工作順利開展，作為管理者則要立足實際，制定相關政策法規和制度體系，為檔案管理工作開展提供重要指導，為管理者提供有效的工具，促使檔案管理工作有序開展。在制定政策法規和制度體系時，管理者要對單位實際情況開展調查，結合各種因素，在最大程度上保證政策法規和制度體系在應用中具有針對性。與此同時，管理者還要加強對管理體系的設計，管理體系應結構清晰、層次分明，通過合理設計，進一步提高檔案管理工作效率，切實滿足單位各項工作開展的需求。此外，管理者還要重視對檔案管理工作的監督，便于及時發現工作中的問題，促使檔案管理工作得到有效完善和優化。

4.組建信息化管理團隊

在檔案信息管理方面，機關事業單位有必要組建專業的信息化管理團隊。檔案管理信息化建設需要人力提供重要的支撐，事業單位在開展檔案管理信息化建設中要注重人才的培養。檔案管理人員要不斷學習相關知識，轉變檔案管理理念。與此同時，機關事業單位應對現有人員開展培訓工作，通過組織參加外部培訓活動，不斷提高員工管理水平。還可以在內部開展信息化檔案管理模式的學習或培訓課，邀請行業專家來單位給檔案工作人員指導和教學，使其能夠深入了解和認識信息化管理系統操作和使用情況。

五、結語

綜上所述，在大數據背景下，機關事業單位在檔案管理方面應積極改變以往的管理模式，深入分析目前存在的問題，更好地發揮大數據技術在檔案管理工作中的作用，提高檔案管理工作效率，為事業單位后續發展奠定重要基礎。

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（作者單位：青島市黃島區建筑工程管理服務中心）

作者簡介：云志（1974—），女，漢族，山東淄博人，本科，館員，研究方向：檔案管理類。