新形勢(shì)下食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作優(yōu)化措施

摘 要：在國(guó)家食品藥品監(jiān)督保障體系中，食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)是至關(guān)重要的組成部分，也是實(shí)施食品藥品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)的專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)，主要擔(dān)負(fù)由市場(chǎng)監(jiān)管局下達(dá)的各項(xiàng)檢驗(yàn)工作和任務(wù)。在實(shí)際檢驗(yàn)過程中，檢驗(yàn)檔案管理工作不僅是確保檢驗(yàn)結(jié)果真實(shí)性的重要途徑，還是便于實(shí)驗(yàn)積累和搜索查證的重要依據(jù)。因此，應(yīng)不斷提高對(duì)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的重視程度，并認(rèn)真做好此項(xiàng)工作。文章主要分析了當(dāng)前食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出新形勢(shì)下食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的優(yōu)化措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；食品藥品檢驗(yàn)；檔案管理；優(yōu)化措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在新形勢(shì)背景下，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活當(dāng)中，并受到廣泛關(guān)注和重視，與此同時(shí)，信息技術(shù)在社會(huì)生產(chǎn)力中所占比重也變得越來越大。基于此，信息化水平也逐漸成為判斷一個(gè)行業(yè)綜合實(shí)力的重要參考依據(jù)。食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作作為食品藥品檢驗(yàn)和監(jiān)管等多項(xiàng)工作開展的重要支撐，如果缺少信息技術(shù)的應(yīng)用，則會(huì)造成檢驗(yàn)和監(jiān)管工作缺乏必要的科學(xué)性和合理性。食品藥品檢驗(yàn)工作會(huì)直接關(guān)系到人們的飲食安全和用藥安全，在新形勢(shì)背景下，應(yīng)注重改善并優(yōu)化食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作，將先進(jìn)的技術(shù)理念和方法運(yùn)用其中，以此來提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、新形勢(shì)下食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的內(nèi)容及意義

隨著全球食品藥品貿(mào)易的增長(zhǎng)以及國(guó)內(nèi)消費(fèi)者對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)注度不斷提高，食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作不僅僅是保障食品藥品安全的重要手段，還是監(jiān)管機(jī)構(gòu)實(shí)施有效監(jiān)督的重要工具。在食藥檢驗(yàn)工作中，產(chǎn)生了大量的檔案，其內(nèi)容復(fù)雜，專業(yè)性較強(qiáng)。食藥檢驗(yàn)檔案不僅包括上級(jí)的工作指示、決定以及食藥檢驗(yàn)管理工作安排計(jì)劃等，還包括檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、生化檢驗(yàn)報(bào)告及儀器檔案等，與其他業(yè)務(wù)檔案工作有所不同，食藥檢驗(yàn)檔案管理工作是一項(xiàng)特殊而又嚴(yán)肅的重要工作。食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作主要包括對(duì)食品藥品生產(chǎn)、質(zhì)量控制以及銷售環(huán)節(jié)等開展全面檢測(cè)，涉及對(duì)原材料和成本的抽樣檢測(cè)、質(zhì)量評(píng)估以及相關(guān)數(shù)據(jù)的歸檔記錄等，通過建立并管理食品藥品檢驗(yàn)檔案，能夠確保產(chǎn)品質(zhì)量符合國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，從而有利于提高消費(fèi)者的滿意度和信任度。不僅如此，在新形勢(shì)背景下，食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作還能保障食品藥品安全，通過嚴(yán)格監(jiān)控食品藥品生產(chǎn)過程，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并防止?jié)撛陲L(fēng)險(xiǎn)，而檢驗(yàn)檔案的建立與管理還能追溯產(chǎn)品的生產(chǎn)流程和質(zhì)量信息，一旦發(fā)生任何問題，能夠及時(shí)采取有效措施展開調(diào)查處理，確保公眾的健康和安全。檔案管理工作還有利于加強(qiáng)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督能力，通過建立較為完善的檔案管理制度和信息系統(tǒng)，監(jiān)管機(jī)構(gòu)能夠更加高效地收集和利用相關(guān)數(shù)據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)行業(yè)趨勢(shì)，并制定相應(yīng)的政策與措施，增加監(jiān)管的公正性和有效性，提高監(jiān)管機(jī)構(gòu)的公信力與權(quán)威性。

二、當(dāng)前食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作存在的問題分析

1.對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

雖然食品藥品檢驗(yàn)檔案對(duì)于保障公眾安全和健康至關(guān)重要，但是，仍然有很多單位和個(gè)人并未充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性。一些單位在食品藥品檢驗(yàn)檔案管理方面缺少投入和關(guān)注，認(rèn)為食品藥品檢驗(yàn)工作已經(jīng)足夠，而忽略檔案管理的重要性，造成檔案管理工作被邊緣化，缺乏足夠的人力和物力支持。并且，沒有專門的人員負(fù)責(zé)檔案管理，檔案整理、歸檔及檢索工作常常被忽視，導(dǎo)致檔案不完整、混亂或是難以使用等一系列問題。不僅如此，關(guān)于食品藥品檢驗(yàn)檔案的價(jià)值和用途，還會(huì)有很多人存在認(rèn)知上的盲區(qū)，他們可能只關(guān)注檢驗(yàn)結(jié)果，而對(duì)于檔案的保存和利用并不重視，即便有檔案管理的意識(shí)，也難以得到有效實(shí)施，檔案常常被隨意處理，存儲(chǔ)環(huán)境不佳，容易造成丟失或受損，無法起到保存和追溯的作用。此外，食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度也有待提高，缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致不同部門之間的檔案管理方式存在差異，給檔案的交流和共享帶來很多問題和挑戰(zhàn)，使檔案管理和使用效率大打折扣。

2.對(duì)食藥檢驗(yàn)檔案界定不清晰

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的日益進(jìn)步，食品藥品檢驗(yàn)檔案的形式和內(nèi)容也發(fā)生了一系列改變。由于相關(guān)規(guī)章制度的缺乏或不完善，導(dǎo)致許多機(jī)構(gòu)在食品藥品檢驗(yàn)檔案管理過程中，常常會(huì)存在困惑的地方。食藥檢驗(yàn)檔案的界定范圍較為模糊，在實(shí)際操作過程中，不同單位或地區(qū)對(duì)于食品藥品檢驗(yàn)檔案的范圍定義存在差異，有些單位僅將產(chǎn)品合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)文件列入檔案管理范疇，而忽略了一些比較重要的信息和數(shù)據(jù)，正是這種不統(tǒng)一的界定方式，才會(huì)造成食品藥品檢驗(yàn)檔案內(nèi)容的不完整，難以滿足監(jiān)管和追蹤的需求。除此之外，對(duì)于食品藥品檢驗(yàn)檔案的格式和儲(chǔ)存方式，也缺乏統(tǒng)一規(guī)范。現(xiàn)階段，雖然有一些國(guó)家和地區(qū)已經(jīng)頒布相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)文件，但并未形成統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不同單位或機(jī)構(gòu)在建立食品藥品檢驗(yàn)檔案時(shí)，所采用的格式和儲(chǔ)存方式仍然存在較大差異，甚至還會(huì)有部分單位可能將檔案以紙質(zhì)形式儲(chǔ)存，而另一些單位則采用電子化的儲(chǔ)存方式，給食品藥品檢驗(yàn)檔案的管理和交流帶來很多困難。在食藥檢檔案的保存和傳遞過程中，也存在著安全和隱私問題，由于食品藥品檢驗(yàn)檔案涉及產(chǎn)品質(zhì)量和安全等敏感信息，在保管和傳遞過程中通常需要加強(qiáng)安全措施，而當(dāng)前許多單位或機(jī)構(gòu)在這方面的意識(shí)仍然較為薄弱，容易出現(xiàn)檔案丟失或遺漏的情況，給食品藥品監(jiān)管和追溯工作造成了一定的困擾。

3.信息化管理滯后

近幾年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，許多行業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理的轉(zhuǎn)型，但食品藥品檢驗(yàn)檔案管理卻仍然滯后于這一趨勢(shì)。食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的信息化程度較低，許多食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，導(dǎo)致檔案獲取和共享存在諸多困難。在信息化時(shí)代背景下，紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求，更無法快速、準(zhǔn)確地查詢信息，不僅會(huì)影響工作效率，還可能會(huì)出現(xiàn)信息遺漏或錯(cuò)誤的情況。與此同時(shí)，食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的信息化平臺(tái)，由于食品藥品檢驗(yàn)通常會(huì)涉及許多部門和機(jī)構(gòu)之間的信息共享與協(xié)作，而缺乏統(tǒng)一的信息化平臺(tái)，將會(huì)導(dǎo)致信息傳遞困難，不同部門之間的信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，難以實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作，甚至還會(huì)出現(xiàn)工作重復(fù)或資源浪費(fèi)的問題。食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的信息安全問題也值得關(guān)注，信息化管理通常需要大量的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和運(yùn)輸，如果缺少健全的信息安全保障措施，檔案信息則有可能面臨被泄露、篡改或是丟失的風(fēng)險(xiǎn)，將會(huì)直接影響食品藥品檢驗(yàn)工作的正常進(jìn)展，甚至還有可能對(duì)社會(huì)公眾的生命健康產(chǎn)生潛在風(fēng)險(xiǎn)。

4.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

部分檔案管理人員缺乏必要的專業(yè)知識(shí)與技能，沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，不了解檔案管理的基本原理和方法，也不熟悉相關(guān)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)，在檔案整理與歸檔過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤或混亂的問題，嚴(yán)重影響檔案的準(zhǔn)確性和完整性。還有一些檔案管理人員缺乏必要的工作經(jīng)驗(yàn)，雖然他們可能具備一定的專業(yè)知識(shí)，但仍然缺乏實(shí)際操作和處理實(shí)際問題的能力，對(duì)于如何應(yīng)對(duì)檔案管理過程中的復(fù)雜情況或突發(fā)事件，往往缺少相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，無法及時(shí)有效地解決問題，在一定程度上影響檔案管理工作的進(jìn)展。另外，也會(huì)有部分檔案管理人員缺乏責(zé)任心和敬業(yè)精神，對(duì)檔案管理工作缺少足夠重視，不愿意投入時(shí)間和精力去提高自己的能力，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，檔案的安全性和機(jī)密性也會(huì)由此受到威脅，甚至還會(huì)給整個(gè)食品藥品檢驗(yàn)工作帶來潛在風(fēng)險(xiǎn)。

三、新形勢(shì)下食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作優(yōu)化措施

1.加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案的制度化和規(guī)范化管理

建立較為完善的檔案管理制度及規(guī)范，明確各項(xiàng)管理職責(zé)和操作流程。通過制定相關(guān)文件，明確檔案的建立、歸檔、借閱以及銷毀等環(huán)節(jié)的具體要求和操作規(guī)范，并制定嚴(yán)格的檔案管理制度，包括檔案分類、編碼以及保存等方面的規(guī)定，以確保檔案管理的一致性和高效性。加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)與安全控制，提高檔案的完整性和可信度，建立相應(yīng)的安全控制機(jī)制，主要包括檔案存放區(qū)域的安全防護(hù)、訪問權(quán)限的控制以及檔案?jìng)浞菖c恢復(fù)等。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案的定期檢查和審計(jì)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并采取有效措施解決，從而有利于提升檔案管理工作的質(zhì)量和效果。此外，還應(yīng)注意與相關(guān)部門保持密切協(xié)作，形成合力，共同推動(dòng)檔案管理工作的改進(jìn)，主要包括食品藥品監(jiān)管部門、法律部門及信息化部門等，都需建立有效的溝通渠道，共同制定并落實(shí)相關(guān)政策和規(guī)定，通過加強(qiáng)合作，有利于促進(jìn)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化，為食品藥品檢驗(yàn)工作提供有力支撐，提高管理效率和工作質(zhì)量，保障食品藥品安全，維護(hù)公眾的健康和利益。

2.明確劃分檔案內(nèi)容，加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)和利用

在食品藥品檢驗(yàn)工作中，常常會(huì)涉及大量的數(shù)據(jù)信息，而這些數(shù)據(jù)信息需要被正確地記錄和保存下來，以便于后續(xù)的查詢和分析。因此，應(yīng)明確劃分檔案內(nèi)容，制定詳細(xì)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)食品藥品檢驗(yàn)的各個(gè)環(huán)節(jié)和流程，制定詳細(xì)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，包括原始記錄、檢驗(yàn)結(jié)果、樣品信息以及檢驗(yàn)儀器等諸多方面。通過明確劃分檔案內(nèi)容，不僅能更好地組織和管理檔案，還能進(jìn)一步提高檢驗(yàn)工作的效率及準(zhǔn)確性。為了加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)和利用，還需建立統(tǒng)一的檔案資源庫(kù)，用于儲(chǔ)存并管理各類檔案資源，檔案資源庫(kù)可以采用電子化管理方式，通過建立數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案數(shù)字化存儲(chǔ)系統(tǒng)等方式，將各類檔案資源展開整理和歸檔，方便后續(xù)的檢索和利用。不僅如此，還要通過開展檔案資源的調(diào)查與整理工作，了解各類檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量及儲(chǔ)存情況，并結(jié)合檔案資源的特點(diǎn)和需求，采取相應(yīng)措施合理開發(fā)和利用檔案資源，包括檔案數(shù)字化、檔案庫(kù)檢索系統(tǒng)、檔案資源共享等。通過提高檔案資源的利用率，將會(huì)更好地推動(dòng)食品藥品檢驗(yàn)工作的開展，提高檢驗(yàn)工作的效率和質(zhì)量，進(jìn)而有利于保障食品藥品的質(zhì)量安全。

3.注重加強(qiáng)信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為各行各業(yè)提高工作效率和管理水平的有效措施。在食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作中，加強(qiáng)信息化建設(shè)，既有利于提高數(shù)據(jù)管理和信息共享的效率，加強(qiáng)監(jiān)管和追溯能力，還有利于提升工作的準(zhǔn)確性和可靠性等。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是以紙質(zhì)文件或手工記錄為主，不僅會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間和資源，還有可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或信息錯(cuò)誤的問題，而通過建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，能電子化儲(chǔ)存及管理檔案信息，方便快捷查找并檢索相關(guān)數(shù)據(jù)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和云計(jì)算技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的實(shí)時(shí)交流與共享，以促進(jìn)各個(gè)環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)配合，從而有利于提高工作效率。食品藥品檢驗(yàn)工作是保障公眾健康和安全的重要任務(wù)，需要對(duì)產(chǎn)品的生產(chǎn)、流通以及銷售等環(huán)節(jié)實(shí)施嚴(yán)格監(jiān)管和管理。對(duì)此，應(yīng)建立信息化監(jiān)管系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)與記錄各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，以確保產(chǎn)品質(zhì)量和安全符合相關(guān)要求，利用信息化追溯系統(tǒng)，也能追溯問題產(chǎn)品的生產(chǎn)和流通路徑，并及時(shí)采取有效措施處理，為保障公眾權(quán)益和利益打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，促進(jìn)食品藥品檢驗(yàn)工作朝著科學(xué)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

4.提升素質(zhì)，配齊配強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理人員

在新形勢(shì)下，要想進(jìn)一步提升食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就需要重視加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度。應(yīng)加強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育工作，組織相關(guān)培訓(xùn)會(huì)和研討會(huì)，以此來提升他們的專業(yè)知識(shí)和技能水平，使其具備更強(qiáng)的檔案管理能力，能夠積極應(yīng)對(duì)新形勢(shì)的變化，也可以邀請(qǐng)行業(yè)專家對(duì)其指導(dǎo)，分享最新的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，幫助他們不斷提升自身素質(zhì)。做好食品藥品檢驗(yàn)檔案管理人員的培訓(xùn)和選拔工作，在招聘過程中，應(yīng)充分考慮到人才的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，確保選任的人員能夠勝任此項(xiàng)工作，在工作崗位上也要給予他們必要的培訓(xùn)和鍛煉機(jī)會(huì)，提供學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)的平臺(tái)，使他們能夠不斷提高自身的專業(yè)水平與管理能力。最為重要的是，還要建立健全檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制與評(píng)價(jià)體系，通過設(shè)立各種獎(jiǎng)勵(lì)制度，鼓勵(lì)他們積極工作，提高工作效率和質(zhì)量，并建立較為完善的績(jī)效評(píng)價(jià)體系，對(duì)其工作表現(xiàn)展開客觀評(píng)估，為他們提供成長(zhǎng)和晉升的機(jī)會(huì)，從而增強(qiáng)他們的工作動(dòng)力及歸屬感。

5.高度重視，確保食藥檢檔案管理工作規(guī)范有序

各級(jí)政府部門應(yīng)不斷加大對(duì)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的監(jiān)督力度，建立健全監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檢驗(yàn)檔案管理工作的日常監(jiān)管，以保障各項(xiàng)管理措施均能得到有效執(zhí)行，同時(shí)也要加強(qiáng)與相關(guān)部門之間的合作協(xié)調(diào)，創(chuàng)建聯(lián)合的工作機(jī)制，促進(jìn)不同部門之間的資源整合，實(shí)現(xiàn)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的全面協(xié)同，使不同環(huán)節(jié)間的銜接順暢，避免出現(xiàn)工作重復(fù)。除此之外，還需推行實(shí)施監(jiān)測(cè)制度，利用現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)檢驗(yàn)過程實(shí)時(shí)監(jiān)控并記錄，比如可以在檢驗(yàn)設(shè)備上安裝傳感器，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)溫度、濕度等相關(guān)因素，提高檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，在提升檢驗(yàn)效率的同時(shí)，還能有效減少人為失誤或數(shù)據(jù)篡改的可能性，這樣才能更好地保障人民群眾的食品藥品安全與健康。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，食品藥品關(guān)乎人們的生命健康與安全，確保其質(zhì)量是尤為重要的。而食藥檢驗(yàn)檔案作為食品藥品檢驗(yàn)工作中的一種無形資產(chǎn)和寶貴財(cái)富，能夠充分反映食品藥品檢驗(yàn)工作的全部活動(dòng)，并為食品藥品檢驗(yàn)工作的開展提供客觀、公正的參考依據(jù)，為食品藥品檢驗(yàn)工作提供源源不斷的動(dòng)力支持。因此，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的重要性，重視加強(qiáng)檔案管理，并建立健全相應(yīng)的管理體系，持續(xù)跟進(jìn)新技術(shù)的發(fā)展及行業(yè)變化，為保障人民群眾的食品藥品安全做出更大努力。

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（作者單位：山東省青島市食品藥品檢驗(yàn)研究院）

作者簡(jiǎn)介：高偉（1967—），女，漢族，山東青島人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。