企業會計檔案電子化建設工作優化路徑研究

孫琴琴

【摘? 要】信息化時代背景下，會計檔案電子化建設是推動企業智能化轉型的重要抓手。當前，企業針對會計檔案管理展開創新探索，但是仍然存在著管理機制不完善、檔案數據安全性不足、技術成本高的問題。對此，論文積極探索企業會計檔案電子化建設的路徑，從管理體系、檔案管理系統建設、財會人員隊伍建設等層面入手，提出具體的優化策略，推動企業會計檔案數字化和電子化的轉型。

【關鍵詞】企業;會計檔案;電子化

【中圖分類號】F275;G276? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2024）01-0121-03

1 引言

會計原始憑證能夠真實地反映企業經濟業務發生的情況，是企業不可缺少的史料和證據。針對會計檔案資源構建完善的檔案管理機制，并引入全新的電子化工具，完成會計檔案電子化轉型發展，能夠利用信息化手段代替傳統手工工作，促進企業歷史信息的有效應用，借助信息系統的模塊功能，實現會計檔案電子化的管控。現階段，我國會計檔案電子化的起步較晚，在具體實踐中，仍然存在著管理機制不完善、檔案數據安全性不足、系統操作等方面的問題，成為限制會計檔案高質量管理的重大難題。對此，有必要探究企業會計檔案電子化建設的重大意義，并以創新思維構建全新的檔案管理體系，完成會計檔案電子化的建設，這不僅是整體化推進企業內涵建設，提升企業內部管理水平的重要抓手，更是實現企業智能化轉型的必由之路。

2 會計檔案電子化建設的現實意義

會計檔案是按照會計科目以文字等形態記錄和儲存企業經濟活動的檔案資源。傳統的會計檔案以紙質資料為原始憑證，在會計部門生成的會計賬本和報表，都是反映企業經紀業務的重要歷史資源，有著較高的應用價值。而在信息化時代背景下，會計檔案電子化建設，是將原本的紙質資料轉變為在計算機等數字媒介上進行應用的電子資料，包含電子憑證、電子記賬憑證、電子賬本、電子文檔、電子報表等。而針對這部分電子檔案，落實全新的檔案管理措施，能夠幫助企業取得更大的經濟效益、社會效益、管理效益、安全效益。經濟效益的提升是指會計電子檔案取消電子發票結果打印的環節，能夠采用無紙化報銷的方式，從而簡化會計流程。數字信息儲存的方式，也能夠減少檔案場地、貨架、外包裝的成本，降低企業的成本費用。社會效益的提升是指電子化能夠減少企業資源的消耗，企業內部形成綠色低碳的工作模式，更為主動地踐行綠色經濟理念。管理效益的提升是指電子檔案儲存在信息系統中，能夠自動化地完成數據匹配、儲存、歸檔，還可利用系統的檢索功能，跨區域地調取電子文件，從而方便企業各部門應用檔案資料，提升企業內部各項工作運行效率。安全效益的提升是指在信息系統中統一儲存和管理電子檔案，采用電子簽名、數字水印、電子印章等安全技術，對數據進行權限控制，可追溯檔案應用的行為，提升檔案數據的完整性和安全性。

3 企業會計檔案電子化建設現狀和問題

3.1 會計電子檔案數據的真實性不足，存在安全隱患

企業會計信息真實可靠，是落實企業財會管理工作的重要基礎，當企業會計數據和信息的完整性與真實性不足，會影響到企業會計管理流程的整體環節，并在會計核算、報表編制、管理決策等重要環節出現漏洞，降低了企業會計信息的實用性。

首先，檔案數據的完整性不足。在會計檔案接收、保管、利用的過程中，會計檔案管理人員不能夠及時地記錄檔案的字節數、條目、檢索項目，沒有在入庫的過程中確保輸入的數據無病毒。特別是在完成會計電子檔案入庫后，不能夠定期地進行機讀檢查，不了解數據的使用情況。而一旦檔案數據遭到破壞，就容易降低檔案資料的完整性，為后續的應用帶來一定的困擾。

其次，會計檔案的技術性保護措施不完善。會計檔案信息涉及商業秘密、個人隱私，保證會計檔案信息不受侵害，是要積極采取技術性的措施。但是目前，會計檔案數據的儲存，沒有設定權限，技術性的措施仍然停留在建設防火墻層面，沒有形成完善的網絡管理制度，容易受到不法分子的入侵，導致檔案信息丟失、損壞、被修改，或是因為人為操作的失誤，引發網絡安全風險，從而出現一些數據不完整、缺乏真實性等問題。

3.2 企業投入不足，會計檔案軟硬件設施不完善

企業會計檔案電子化建設需要投入較大的資金，在設備運行、軟件應用、系統維護方面給予足夠的支持，完成會計檔案電子化初始階段的建設。但是現實情況是企業在會計電子化建設方面投入不足，導致會計檔案系統運行不暢。

一是會計檔案系統軟件硬件建設力度不足。企業不能根據實際產生的需求購入全新的軟件設施，導致電子檔案信息傳遞和共享過程中，容易出現軟件之間不能兼容的問題，無法實現會計檔案的相互傳遞。

二是財會檔案共享速度過慢。企業內部沒有打通各部門之間的信息溝通渠道，財會人員不能夠參與到業務全流程中，部門之間數據難以同步更新，容易使企業內部出現信息孤島的現象。會計檔案數據延遲，導致管理層決策失效，從而降低企業各項活動運營的效率和質量。

3.3 會計檔案管理人員的信息化水平有待提升

會計檔案電子化產生新需求，需要會計檔案管理人員了解系統升級、維護、運行辦法，為會計檔案電子化的建設提供技術支持。但是企業面對新的發展機遇，普遍忽視人員培訓和教育工作，開展的技能操作訓練過少，導致會計檔案管理人員只了解基礎的會計科目和簡單的操作流程，對技術升級、運行、維護的方法了解不夠。企業會計檔案管理人員自身的專業素養的不完善，降低了會計檔案數據的管理效率，也阻礙了企業財會檔案電子化建設的進程。

4 企業會計檔案電子化建設工作優化路徑

4.1 建立健全的電子檔案管理體系，保障電子檔案數據安全性

建立健全的企業會計電子檔案管理體系，不僅有利于提升會計檔案電子化建設規范水平，還可保障電子檔案安全性，促進企業會計檔案電子化建設水平穩步提升。因此，應結合企業會計檔案電子化建設實際情況，搭建科學的管理體系，明確會計檔案電子化建設標準，推進電子化建設進程有序展開。

一是制定嚴謹的電子會計檔案建設流程，明確提出在移交電子會計檔案時，要做到數據完整、內容準確、編目規范、賬目一致。管理者接收后需進行統一編目、保管、開發利用，要求電子會計檔案的字節數、檢索條目等注入項目與登記一致，保證百分百準確率。

二是針對入庫后的電子會計檔案，做好機讀抽查和檢測工作，定期審核電子會計檔案是否存有損壞、遺失等問題，以便及時發現問題并補救。

三是針對一些重要會計檔案，需設置嚴格的權限管理程序，只有通過審核的人員才能訪問、閱覽會計檔案，保障會計數據可訪問性、可操作性以及安全性。

4.2 完善電子會計檔案規章制度，提升檔案建設規范化水平

第一，制定明確的崗位責任制、責任追究制、會計檔案電子化建設制度等一系列制度，明確相關責任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密集、保管期限、硬件與軟件環境等內容。并利用制度明確電子會計檔案移交和保管時間，利用制度形成約束機制，加大規范與管控力度。

第二，建立科學的評估與考核制度，針對會計電子檔案建設要求和目標，制定人性化考核評估機制，設計綜合性考核評估指標，將會計電子檔案建設質量、利用率、更新速度、完整度等納入考評體系。將考評結果與員工績效掛鉤，以充分激發員工積極性和主動性，從根本上保證會計電子檔案建設質量和效率，促進會計檔案電子化建設工作規范、有序展開。

第三，對于會計憑證、會計賬簿、銀行回單、會計報表以及會計收據等一切檔案數據的管理，都要建立嚴謹的電子檔案管理條例，制定配套審核與獎懲制度，以提高各部門人員對于保護電子會計檔案的重視程度。

4.3 開發功能完善的電子檔案系統，實現會計檔案電子化建設

開發功能完善的電子檔案系統，對于推進企業會計檔案電子化建設，為企業提供優質且高效的電子化檔案管理服務，助推企業長久可持續發展具有重要作用。電子化會計檔案系統建設功能，主要包括檔案接收與歸檔功能、檔案管理與利用功能、系統監控與審計預警功能。其中，會計檔案接收模塊，主要分為在線接收和離線接收兩種方式，支持多種方式錄入檔案數據，保存接收處理記錄。能夠通過該系統根據不同接口識別規則，自動將企業內外部相關系統推送來的會計資料，如會計憑證、合同原件和會計報表等自動歸屬于相應會計資料類別，顯示題名、來源和關鍵詞，方便會計人員查詢審核。離線接收即便是在斷電斷網的情況下也會進行斷點續存，避免檔案文件信息在傳輸過程中遇到斷電斷網問題，造成數據泄露或損壞。歸檔模塊主要包括檔案立卷、組建分類、編號編目、檔案著錄等功能，需要檔案管理人員深入分析各個渠道接收到的檔案數據，將有價值的檔案進行歸檔，納入整理庫中，按多維方式進行整理。檔案管理模塊包括檔案鑒定、檔案移交、檔案銷毀三大功能，通過對會計檔案密級、保管期限、權限和銷毀鑒定，確定檔案文件性質和保存價值。根據檔案文件保存年限要求和具體價值選擇向上級單位進行移交，不具有保存價值的文件，需進入銷毀清單，同時生成檔案銷毀清冊。檔案利用模塊包括檔案查詢、檔案借閱、檔案歸還三大功能，是會計檔案電子化建設重要意義所在。檔案接收和保存也是為方便檔案的后續利用，是促進會計檔案價值發揮最大化的關鍵環節。完善電子檔案系統中的實時監控與預警功能，動態監測電子會計檔案利用和儲存情況。其中，可通過會計檔案電子化系統讀取系統內部文件信息與原數據動態，生成實時更新的會計檔案看板和報表，及時對檔案歸檔數量、歸檔類型、檔案移交和銷毀數量進行統計，借助可視化圖表形式展現數據，便于管理人員實時監測電子會計檔案具體運用情況。

4.4 培育高素質會計檔案管理團隊，提高檔案電子化建設水平

為進一步提高企業會計檔案電子化建設水平，為強化會計檔案電子化建設與管理奠定基礎，必須要重視打造一支專業水平高、業務能力強、綜合素質好的會計檔案管理團隊。明確要求會計檔案保管人員不僅要具備良好的職業道德情操，精通會計專業知識，同時還要掌握扎實的檔案理論知識與計算機操作技能，才能更好地勝任會計檔案電子化建設工作。基于此，企業在組建會計檔案電子化建設團隊時，需堅持內部培訓和外部引進的方式，加強現有人才職業培訓，不斷更新其能力結構與知識儲備，提高技能水平。并通過聘請專業化會計檔案電子化建設人才，為現有工作隊伍注入新鮮血液，實現以新帶舊，助推會計檔案電子化建設工作高質量開展。一方面，加強在職人員的職業技能培訓。在會計檔案電子化建設過程中，企業需針對現有會計檔案保管人員開展專業化、常態化職業技能培訓，聘請專業的培訓團隊，為會計檔案保管人員提供檔案理論知識、會計知識、計算機操作技能、會計檔案電子化建設、信息素養、大數據思維等一系列知識與技能培訓。通過培訓不斷提升會計檔案保管人員職業技能水平，使之能夠更好地借助計算機設備與信息技術開展會計檔案電子化建設工作。還可通過為會計檔案保管人員提供在職進修、繼續教育、掛職鍛煉、座談會等學習培訓方式，優化知識結構，提升專業水平，為會計檔案電子化建設奠定基礎。同時，應制定科學的技能評估機制，將會計檔案保管人員整體技能水平納入評估機制，根據評估結果落實激勵和淘汰措施，淘汰不合格人員，激勵能力優秀人員，打造一支真正具有現代化管理水平與計算機應用水平的會計檔案電子化管理人才隊伍。另一方面，加強優秀人才引進。相關企業可通過優化會計檔案保管人員的薪資、待遇、福利，吸引優質人才來企應聘，通過設置技能考核機制，保證篩選到的人才符合自身崗位實際需求，并通過落實崗前培訓辦法，通過崗前培訓將企業會計檔案電子化收集、整理、保存、歸檔以及企業文化傳授給新引進的人才，使之能夠提前適應工作崗位，快速進入工作狀態，減少會計檔案電子化風險。這樣能夠確保企業所組建的人才隊伍始終掌握最先進的管理理念，及時學習到最高效的管理方法，促進其工作質量和效率得到持續性提升。

5 結語

總而言之，企業會計檔案電子化建設是企業數字化轉型的重要環節，利用數字化的工具，能夠實現會計檔案快速檢索、安全儲存、實時共享，提升檔案數據的應用效率，也為企業決策層提供準確的數據參考。當前，企業在轉型發展中，重視會計檔案系統的建設，但是在具體實踐中，仍然存在著管理機制不完善、忽視數據安全保護、數據共享效率低等問題。對此，在日后的工作中，需要企業建立完善的電子檔案管理體系，并加大電子檔案系統的投入，開發功能完善的軟件系統，完成會計檔案電子化的建設。針對電子檔案應用上的要求，優化電子檔案儲存和保管流程，促進檔案管理、儲存、應用等流程的規范化運行，并通過提升財會人員的信息化水平，保障會計電子檔案信息的合理應用，增強會計檔案數據的可靠性、完整性、安全性，發揮會計檔案資源的重要價值，推動企業智能財會工作的有序落實。

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【作者簡介】孫琴琴（1984-），女，浙江杭州人，會計師，研究方向：企業稅務管理、企業稅務數字化管理、企業財務信息化管理等。