大數據時代檔案管理標準化、信息化與開發利用研究

杜海艦

（中海油能源發展股份有限公司上海工程技術分公司，上海 200335）

在各項社會活動中，檔案具有憑證、參考的作用，并含有一定的經濟價值與社會價值，所以機關事業單位檔案管理標準化、規范化程度也逐漸引起人們重視。如今，以大數據為主要技術的信息化時代興起，并逐步應用到各行各業中，檔案涉及范圍廣、內容豐富復雜、載體多元化，沿用傳統的技術已無法滿足各方面需求，收集不充分、管理不規范、開發不深入、利用不廣泛已成為檔案管理工作中的痛點與難點。利用技術優勢實現高效管理、深度開發利用已成為大勢所趨，這就需要相關負責同志順應時代發展，遵循管理規律，強化工作模式，多方下手提升管理規范化水平，才可最終推動檔案管理全流程提質增效。

1 大數據時代檔案管理標準化綜述

檔案管理標準化是指按照相關業務流程中的標準，妥善完成各項工作，可利用人工智能技術推進標準和規則的制定，使其能夠在同一制度的約束下實現資源管控，增強工作效率及質量，這是一個動態化的過程，需要立足實際不斷完善。

1.1 檔案管理標準化內涵

對于檔案管理的標準化，在宏觀視域下涉及管理制度、工作標準、業務細則、流程內容的制定，并根據實際情況獲取反饋信息。在微觀視域下則是根據相關標準對檔案管理各環節及流程細節實施標準化、規范化、合理化的管理與控制，以求達到綜合效果最優化。這就需要遵循三個原則，一是統一性，標準化要求各項政策、制度、方案、細則高度統一，并做到相互關聯，在內容上相互協調，整體做到系統性。例如國家制定的《檔案著錄規則》與《文獻著錄總則》《國家標準文獻告隸（總則）》等，均為檔案管理提供了相關技術與理論支撐。二是適時性原則，在推進標準化過程中，相關單位要根據實際發展情況與客觀需求，不斷優化改進標準制度文件，使其能夠與時俱進，避免與實踐脫節而造成人力物力浪費。三是繼承性，在未來科學技術發展及應用過程中，勢必需要及時修改相關標準化制度準則，在此過程中要遵循繼承性法則，綜合考慮原有標準的中心思想，避免思想偏離而造成工作執行落實困難。

1.2 檔案標準化管理的必要性

檔案管理實現標準化、信息化，一是促進整體行業高速發展，當前社會經濟飛速發展與科學技術水平不斷提升的背景下，在檔案管理中引入現代科學技術已成為大勢所趨，健全標準化管理體系有利于技術的深度應用及現代化建設的實現，使得檔案信息化管理達到標準、符合要求，形成相互統籌協調的發展局面，提高工作質效的同時也防止檔案收集不齊全、管理不規范、技術應用不到位的現象。二是提高管理科學性，提升檔案管理的科學性與合理性，彰顯其工作價值及有效性，構建科學化管控體系最為關鍵，通過制定強有力檔案全流程管理規章制度，規范業務環節、技術應用、安全保障，從而使檔案管理工作有章可循、順利推進，助力實現管理的高效化、辦法的合理化、技術的現代化與思想的前沿化。三是優化管理效率及質量，與傳統人工管理、手動查詢的模式不同，通過構建檔案信息化管理利用平臺，利用計算機終端與網絡技術，可使管理員與利用者快速定位并調取所需信息，加強檔案調取的便利性、快捷性，提高檔案利用率的同時充分發揮了檔案的利用價值，節省了大量的人力物力資源。與此同時，傳統紙質檔案的數字化轉型與電子檔案數據庫的建設，改變傳統的紙質儲存模式，一定程度上減少了檔案信息因自然因素遭到破壞、丟失、泄露，降低了檔案丟失的風險，保障了檔案管理工作的穩定性，進行實現常態化發展。

2 大數據時代檔案管理標準化、信息化與開發利用面臨的問題

雖然現代科學技術為檔案管理工作帶來了極大便利，但是在實際工作開展過程中仍然在思想上、制度上、技術上、人員上存在多種問題，再加上領導者及管理人員對檔案工作的關注度不夠，使得業務開展水平遠遠達不到標準化、科學化的要求。

2.1 檔案管理重視程度有待進一步加強

對于大多企事業單位而言，上至領導者下至工作人員，對于檔案工作缺乏較為深入的認知，標準化意識淡薄，甚至將其歸類為后勤保障性質的業務，工作重點始終難以向檔案行業傾斜，創新性與拓展力遠遠不夠，在檔案管理工作過程中出現懈怠的情況，業務流程重點側重于收集、歸檔、存放，忽視了高效管理與廣泛開發利用，導致檔案資料使用價值不高。

2.2 檔案管理體系有待進一步完善

在大多機關事業單位內部，“檔案工作邊緣化”的思想較為嚴重，從而導致在體制建設、管理制度、標準制定等方面存在不健全的問題，整體缺乏良好的規劃。一是部分管理人員認為檔案管理等同于資料的收集與保存，無需進行過多的約束便可順利完成工作，沒有認識到時代與社會的改變對檔案工作的影響，檔案管理滯后性較為嚴重。二是大多機關事業單位尚未設置檔案管理業務科室，相關工作由辦公室或者人事科人員兼職負責，業務上存在盲區和空白區，且容易出現任務分工不清晰、職能職責不明確等問題，使得檔案管理較為混亂，實效性差。

2.3 檔案管理干部隊伍有待進一步培養

檔案管理是一項綜合性的工作，業務水平的高低與管理工作的質量與管理人員密不可分，對于機關事業單位的檔案工作而言，目前面臨的最大問題是檔案管理干部隊伍不專業，高素質人才嚴重缺乏。一方面對外人才引進力度不夠，沒有按照發展需求與崗位漏洞面向社會招聘既了解現代科學技術應用，又對檔案管理有獨到見解的專業性人才，使得現有干部隊伍結構年齡較大、學歷不高、流動性較強、缺乏完善專業理論知識體系，思維理念陳舊，對新鮮事物接受能力差，難以將現代科學技術與檔案管理工作較好地結合，使得檔案管理的信息化建設開展的難度和阻力變大。另一方面在于培養力度不夠，沒有制定科學合理的干部人才培養方案，日常工作中開展檔案業務培訓及理論教學活動較少，造成干部隊伍綜合素質長期無法得到提升，不利于長遠發展。

2.4 檔案管理系統平臺有待進一步優化

檔案信息化是未來發展的主流趨勢，但是大多機關單位仍然存在不到位不充分的問題，主要表現為一是信息化意識不夠，相關管理人員受傳統檔案管理模式影響較為嚴重，認為無需投入大量的人力物力財力去開展工作，依然采用紙質檔案管理、人工手動查詢作業的單一枯燥模式，隨著檔案復雜度及數量的提升，不僅工作效率低，而且也容易因為人為因素出現差錯。甚至部分單位已開展檔案信息化工作，管理人員也無從下手，造成資源浪費。二是技術應用不到位，在檔案資源管理利用平臺建設初期，相關負責同志沒有結合自身工作需求選擇針對性較強的技術，使得投資回報率降低，并未為檔案管理工作帶來較大便利，進而嚴重制約了相關工作的高質量開展。

3 大數據時代檔案管理標準化、信息化與開發利用未來優化路徑

目前在大數據時代，檔案管理面臨著種種困境，但是隨著數字中國等政策的推進以及技術的不斷更新升級，在整體行業內已存在較為成熟的檔案標準化、信息化管理模式可供參考，這就需要相關部門領導者及管理人員要全面分析自身存在問題，積極開展調查研究，全面探索適合發展的檔案標準化管理開發利用路徑，從而實現檔案事業高水平發展。

3.1 提高標準化檔案管理意識

對于機關事業單位而言，要做到及時更新檔案管理工作理念，充分彰顯檔案資源潛在價值，為整體工作取得更好效益。一是在單位日常工作開展過程中，要定期開展檔案管理工作專題會議，發揮領導示范作用，并引導全體員工加強對檔案工作的重視程度，同時要有效利用微信公眾平臺、網站、展板等方式，線上線下相結合開展宣傳教育活動，將國家政策文件、時代發展趨勢、檔案管理知識、實際管理技能、對外服務意義進行深入講解，從而推動全體人員秉承科學管理理念，遵循檔案工作流程，順應時代發展趨勢。二是要推動檔案信息化管理意識的提升，鼓勵員工轉變工作理念，增強自身素質，突破固有傳統的檔案管理思維，同時要進一步加強檔案數字化加工工作，針對單位庫房現存檔案進行全面梳理分類，去除無意義、重復文件，并按照利用率、修復難度等因素確定優先級，分批次進行數字化加工，進而建立較為完善的檔案資源數據庫。

3.2 提高科學化檔案管理體系

一是在領導層面，相關單位要明確檔案管理主體責任，在上層設置領導小組或者工作專班，在下層設置業務科室，明確分管領導、監督人員、科室負責人員、管理人員，規范每個人在檔案管理標準化工作中的責任與義務，也要引導全體人員配合檔案科室開展檔案收集歸檔工作，從而形成全員參與，協同構建的格局。同時領導小組要負責制度標準文件的起草、日常管理工作的監督、上級部門的工作要求、國家政策的具體落實等任務，確保規范化標準化實施規定、實施方案、實施細則等措施的落地執行。二是在制度層面，領導小組要與檔案業務科室進行深度研究，認真學習《檔案著錄規則》（DA/T 18—2022）《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）《電子檔案移交接收操作規程》（DA/T93—2022）《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784-2021）《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T 39362-2020）《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）《電子檔案管理基本術語》（DA/T 58-2014）等國家檔案局及相關單位頒布的政策文件，結合實際工作中情況，在收集整理、分類著錄、開發利用等角度制定相應制度文件，形成科學合理、規范完善的管理標準體系，切實防止檔案管理工作因為管理不善造成資料丟失、數據損壞等問題，穩步推進檔案數字化、標準化、工作順利開展。

3.3 提高專業化干部隊伍水平

夯實干部隊伍基礎，提升人員專業素質，構建一支專業水平高、業務素質過硬并具有良好信息素養的檔案管理隊伍，是加快大數據時代檔案管理工作標準化、信息化進程的重中之重。作為機關單位領導者，一要加大人才引進力度，優化干部隊伍結構，通過定向招聘、遴選考選等方式，面向高等院校、科研院所、公司、人力資源中心等機構進行人員選拔，提高門檻高度，優先錄取既懂得檔案管理技能，了解大數據技術應用的復合型人才，同時給予檔案管理人才合理的福利待遇、良好的激勵機制與上升空間，引才的同時做到留住人才。二是加大人才培養力度，機關單位領導者要根據實際發展需求與業務開展存在問題，面向全體檔案管理人員開展后期繼續教育活動，采用技能比武、理論研學、專家授課、實訓進修等方式及時更新理論知識及實踐技能，完善其知識結構，確保其能夠運用信息化技術進行檔案管理。

3.4 提高現代化科學技術應用

一是要大力推廣檔案信息化技術，實現管理方法和模式上的創新，營造適合發展的氛圍。部門單位要劃撥檔案信息化專項資金，加大財政投入力度用于技術的應用及硬件的采購，加強檔案管理形式提檔升級。二是要搭建自動化和數字化的檔案管理利用一體化平臺，領導者與管理人員要積極順應時代潮流，全面調研行業發展情況，結合自身工作需求合理利用現代化信息技術，實現在線歸檔、目錄生成、全文檢索、智能分類、關鍵信息提取等功能，對檔案管理全流程各個環節進行有效把控，推動檔案標準化數字資源體系建設。

4 結語

綜上所述，檔案所具備的憑證與參考作用，能夠為單位與社會帶來較大的經濟效益，在這種情況下更需要相關單位掙脫傳統檔案管理觀念束縛，全面進行標準化、信息化改革，大力推動檔案管理信息化現代化建設，使檔案管理標準化發揮價值，進而為建設新時代美麗中國畫卷貢獻“檔案力量”。