基于管理視角的公立醫院檔案工作優化策略研究

高立波

摘 要：檔案工作涵蓋醫院工作全周期、全方位和全流程。檔案管理體系包含業務主管部門、檔案行業組織以及基層檔案從業機構等，每一個環節的工作質量和工作效率都會直接影響檔案工作成效。因此，相關部門必須樹立主動作為的管理工作理念，推動創新、優化的學術組織工作舉措，構建目標導向、壓力傳導與考核評價三位一體的管理視角工作體系，不斷滿足新業態下的檔案工作要求。

關鍵詞：管理視角；公立醫院；檔案體系構建；實踐思考

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A

檔案資源作為重要的信息資源，發揮著存憑留據、資政惠民、服務社會等重要作用。隨著經濟社會發展和科學技術突飛猛進，檔案工作對各項事業發展的支撐性作用日益凸顯。以醫療衛生事業單位為例，在衛生體制改革、高質量發展以及黨建引領等各方面均對檔案工作管理、體系建設和作用發揮有著迫切需求。

一、做好公立醫院檔案工作的重要意義

1.存憑留證，記錄醫療衛生事業發展的歷史全貌

“薪火相傳，史海鉤沉。”檔案作為重要信息資源和獨特歷史文化遺產，是歷史變遷和事業發展的客觀記錄者。

醫院檔案反映了醫院在不同歷史發展時期最基礎、最原始以及最真實的原始面貌。做好檔案工作有利于構建歷史、現在與未來的文化橋梁，為追憶史實、總結規律、優化決策以及科學發展提供可靠的歷史資料和經驗借鑒。

2.規范管理，推動公立醫院高質量發展

在新的發展階段和歷史時期，檔案工作更加注重以高質量發展為主題，全面推進檔案資源體系優化建設。

檔案工作貫穿于醫院預防、醫療、保健、康復各方面工作，作為醫療衛生事業內涵建設的應有之義和重要組成部分，加強檔案工作科學化、規范化、精細化以及制度化建設，全面提高檔案管理水平和服務能力，推動醫療、教學、科研工作開展，有助于建立權責清晰、管理科學、治理完善、運行高效、監督有力的現代醫院管理體系，助力醫療衛生事業高質量發展。

3.拓展應用，優化公立醫院社會服務質量

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確強調，要貫徹新發展理念，推動檔案工作與各項事業深度融合，優化檔案利用體系建設，為事業發展提供檔案動力。

在實際工作中，公立醫院形成了醫政管理、醫療服務、教學科研、人力資源、質量管理以及信息化建設等多方面的檔案資源，通過深入挖掘、匯總單位發展過程中重要的檔案素材，形成有史實、有思考、有深度的檔案信息，唱好編研資政的檔案聲音，有助于推動醫療衛生機構主責主業和社會事業融合發展、協同推進的良好態勢。

二、公立醫院檔案工作中存在的問題

基于管理視角，公立醫院檔案工作體系至少應涵蓋檔案工作主管部門、行業社會組織和內部運行體系等管理層級，各方面主體都對檔案工作運行質量發揮著不可或缺的作用。

1.檔案主管部門職能發揮方面

檔案主管部門發揮著承上啟下的角色，直接監督、管理和指導事業單位檔案工作，區域內檔案工作質量高低與檔案管理部門職能發揮直接相關。在實際工作中，存在著檔案主管部門職能發揮、履職盡責不到位的問題，主要表現為：

一是一線調研指導不足。缺乏主動下沉意識和主動服務意識。檔案一線調研、分類管理和優化指導工作不夠，存在以通知調研工作、以會議安排工作、以文件指導工作現象，了解一線需求和開展指導服務有所欠缺，檔案工作成效打折扣；二是工作邊界覆蓋不全。部分具有獨立法人資質的高校直屬醫療機構，在行業管理中存在著高校、衛健主管部門、檔案主管部門“三不管”現象，未納入檔案事業統計調查工作，未實現檔案事業管理的全覆蓋。

2.行業社會組織作用發揮方面

檔案學會等各類社會團體組織，發揮著開展學術交流、普及檔案知識、提高科技水平以及服務檔案事業發展的重要職能，是銜接檔案行業主管部門與檔案工作者的橋梁和紐帶，但在實際運行中還存有短板。

一是行業社會組織體系建設不均衡。以某省為例，省級層面檔案行業組織根據檔案事業發展規劃和經濟社會發展實際，開展了形式多樣的理論研究、經驗交流、技能培訓以及成果評審等活動，極大豐富和推動了檔案工作理論和實踐創新。

在地市級及以下層面，雖然設置有檔案行業組織，但空殼化現象嚴重、組織活躍度不高以及與檔案工作、會員實際需求聯系不夠的問題，未能有效發揮行業組織職能。

二是行業社會組織創新能力弱化。行業社會組織相對于業務主管部門，其工作機制體制、方式方法、形式內容等更具靈活性，具有學術性、創新性、前瞻性和多樣性的特點。

在實踐工作中，基層行業組織還存在著效能發揮不夠的問題。結合檔案事業新發展態勢、新發展格局，對于積極開展醫療衛生領域檔案事業發展政策宣講、專業技術能力評價內涵解讀、新業態下檔案人才技能培訓、互聯網+檔案工作資源挖掘等工作還不夠深入，工作形式不夠豐富，對檔案一線人員凝聚力和引領力有所欠缺，挖掘、開發和拓展檔案工作新動能不足。

3.公立醫院檔案工作意識方面

一是檔案工作機制體制方面的問題。以某省為例，根據抽樣調查結果，有的大型三級甲等醫院注重加強黨對檔案工作的領導，領導班子分工涉及檔案工作，單位設置有綜合檔案室和人事檔案室，并明確相關職責。

但是，相當數量的公立醫院在工作中管理體制和運行機制不清晰，沒有完善的管理體制，缺少上下結合的工作聯動機制。工作中檔案室與其他部門脫節，沒有做到檔案資料應收盡收、應歸盡歸，檔案效能沒有得到充分釋放。還需要進一步形成搭建框架、錨定職能、凝聚共識、明確清單、聯系互動的工作體系。

二是檔案工作事業規劃方面的問題。發展規劃涉及檔案治理體系、人力資源配置、資源體系、利用體系、安全體系建設、信息化建設和改革創新等多方面工作，涵蓋了檔案事業全體系和全流程，是有效推動事業發展的前提基礎和必要條件。

在前期調研的省級大型公立醫院中，一是檔案工作普遍未納入單位中長期發展藍圖和工作要點，缺少檔案事業發展的頂層設計和專項發展規劃；二是在年度重點工作中，大部分醫院沒有或極少有涉及檔案工作的專項工作，且缺少推進檔案項目工作的時間節點、工作舉措和考核機制。檔案工作缺少頂層設計和政策保障、資源支持，工作成效顯而易見。

三是檔案工作保障支持方面的問題。檔案事業的健康可持續發展，必須有政策制度和人、財、物等資源支持保障，需要有軟硬件環境支持，不斷提高管理效益。

根據調研數據，相當一部分大型公立醫院年度預算中檔案工作專項預算較少，僅能滿足開展工作所必需的辦公等硬件設備設施和空間資源，對于提質增效所必需的信息化升級改造、科技創新研究、人才強檔工程、資源開發利用等缺少必要的資金支持和保障，無法推動檔案工作有效運行和良性開展。

四是檔案工作壓力傳導方面的問題。檔案工作規范化管理必須有嚴格監督、檢查和評估機制保障，必須對工作實施情況實行跟蹤、分析和反饋，持續推動樹立檔案工作意識，增強工作責任心、事業感，不斷提高檔案工作的科學化水平。

目前，部分公立醫院未將檔案工作納入工作督導考核體系中，有的醫院缺少科學、合理的評估標準，未有效組織中期評估和總結評估。檔案工作成效未與績效考核、評先樹優掛鉤，科室與人員壓力傳導不夠，檔案工作開展缺少有效的激勵措施。

4.檔案工作人員職業能力方面

一是檔案工作人員專業能力素質方面。人力資源是第一資源，人才是推動事業創新發展的不竭動力。檔案工作在公立醫院體系中長期處于“邊邊角角”，未能得到充分重視。檔案工作人員數量配置嚴重不足，且多是“半路轉崗”或“老弱病殘”安置人員，工作人員專業知識、能力素質和工作質量不能滿足工作需求，人崗匹配度較低。

二是檔案工作人員檔案收集意識方面。檔案接收征集的對象是散失在各部門和個人有價值的各種歷史檔案和相關資料，收集工作質量的高低，會直接影響到檔案業務工作其他環節的工作質量。

目前，公立醫院工作人員普遍欠缺“大檔案觀”工作理念，除單位綜合檔案室、人力資源檔案室等專職工作部門以外，其他崗位工作人員缺少“關注檔案工作、重視檔案工作、落實檔案工作”的意識，定期收集，定期整理、定期歸檔工作有效落實不夠。

三是檔案工作人員檔案編研利用方面。編研工作是推動醫院檔案工作從封閉管理走向開放利用的有效途徑。“十四五”期間全國檔案事業發展規劃提出，積極鼓勵社會各方參與編研工作，持續加強檔案資源的開發利用。

目前，公立醫院檔案編研利用方面存在著諸多問題。一是醫院管理者普遍缺乏編研意識，從而造成檔案工作更多的止步于收和管的環節，缺少對檔案的開發、創新和利用；二是檔案從業者缺乏創新意識，對檔案編研范圍局限于老觀念、老傳統以及老范圍，仍舊局限于公立醫院機構沿革、工作大事記以及院志歷史等，對于促進事業發展的編研利用較少，對單位主責主業的支撐保障不夠。

三、做好公立醫院檔案工作相關建議

1.主動作為，創新舉措，進一步發揮檔案主管部門和行業組織的管理服務職能

一是要在“實”字上找思路。“沒有調查就沒有發言權，沒有深入調研就沒有高質量的決策。”作為主管部門，要圍繞檔案工作最新動態和發展趨勢，結合國際檔案宣傳日、專題活動日等活動，走進基層深入調研，切實了解一線所思所想所需和檔案工作存在的問題，做到決策有依據、工作有評估、效能有優化，推動檔案工作應管盡管、應歸盡歸、應改盡改。

二是要在“人”字上齊發動。檔案學會等社會組織要回歸本質本義，回歸到依靠、團結和組織廣大檔案工作者這一初心，樹立以人為本的工作方針，充分發揮學會的橋梁、紐帶和引領作用，積極開展職稱政策解讀、繼續教育課程、人員分類培訓、選拔拔尖人才以及敘事檔案征集等富有成效的活動，凝聚會員參與、滿足事業需求、服務社會發展，從而不斷提高學會工作成效。

三是要在“活”字上做文章。一是檔案工作管理客體是“活”的。要及時厘清管理服務對象，努力做到單位應管盡管，數據應收盡收，考核應評盡評，不斷推動實現管理工作全覆蓋；二是檔案工作方法措施是“活”的。要做到思路靈活，緊跟檔案工作規劃和發展趨勢，開展五星檔案室、最美檔案人、檔案專家庫、“檔案+”案例、我來講檔案、崗位技能競賽以及揭榜掛帥等活動，不斷激發檔案工作新動能；三是檔案工作客觀環境是“活”的。要深刻領會“管理”到“治理”理念的變化，主動適應信息化條件下檔案技術環境的變化，積極滿足社會各界對檔案利用日益增長的需求。

2.健全體制，深化意識，進一步落實公立醫院檔案工作的直接主體責任

一是要構建“統一領導+分級負責”的管理體系。要加強對檔案工作的重視和領導，將檔案工作納入公立醫院管理體系，實施必要的人、財、物和制度保障。健全工作管理體系和工作制度，明確檔案工作主管領導、牽頭部門、配合科室和協作機制，做到工作有據可循、責任明確、流程順暢，不斷優化醫療衛生單位檔案工作體系。

二是要完善“長期規劃+年度要點”的發展體系。沒有規劃就沒有執行、落實和發展，沒有要點就沒有推進工作的落實舉措。檔案工作要想取得成效，必須統一納入醫療衛生事業單位長期發展規劃和年度工作要點，明確重點環節、落實步驟、推進舉措和工作節點，才能確保抓好工作落實。

三是要推動“年度評價+重點督導”的考核體系。必須樹立檔案工作與公立醫院中心工作“同部署、同落實、同考核”的理念，持續完善檔案工作目標管理、節點推進、考核獎懲機制，發揮單位督導部門職能，對工作進展及時跟蹤監測、匯總分析、優化調整和評估通報，將評估結果作為改進檔案工作和加強績效考核的重要依據。

3.目標管理，內驅提升，進一步提升檔案從業者的工作效能

一是要強化個人內驅力。單位通過制定專項考核實施細則，將檔案工作考核結果與個人年度考核、績效評價、職稱晉升等工作直接掛鉤，變被動管理為主動作為，將知識學習和技能提升轉化為個人內驅行為。

二是要提升集體編研能力。檔案編研是發揮檔案資源價值，推動服務利用的重要工作。要堅持聯系實際、立足實用、注重實效的原則，積極開展需求調研，通過多種形式對檔案資源編輯、匯總、研究和開發，通過檔案編研成果主動索求、在線共享以及聯合開發等形式，多途徑主動提供檔案信息的利用和服務，充分發揮檔案資源的實踐服務價值。

三是要擴大資源影響力。作為檔案資源的收集者、記錄者、傳承者和服務者，檔案從業者要結合醫療衛生行業特點、工作實際和社會需求，統籌建設院史館、榮譽墻、院史院志、組織沿革、公共衛生紀實等檔案數據庫，以檔案視角全面展現單位發展成就，充分展現單位事業的新變化、新面貌和新氣象，不斷擴大檔案工作認可度和影響力。

基于管理視角，必須從主管部門、行業組織、公立醫院全流程視域，不斷深化檔案工作意識，優化檔案工作舉措，擴大檔案工作影響，持續為醫療事業高質量發展提供支持。

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作者單位：濱州醫學院附屬醫院