論檔案管理的現代化建設

摘 要：長期以來，事業單位對檔案管理工作一直比較重視，但檔案管理的實際作用卻未能得到充分發揮，無法為事業單位開展各項活動提供支持，特別是在大數據時代背景下，事業單位檔案信息量激增，不僅為檔案管理帶來了更加嚴峻的挑戰，還導致檔案的使用效率降低。因此，事業單位急需開展檔案管理現代化建設。文章分析了檔案管理現代化建設的必要性以及事業單位開展檔案管理現代化建設存在的問題，通過制定檔案管理現代化建設的措施，為事業單位開展檔案管理現代化建設提供支持。

關鍵詞：檔案管理；現代化建設；事業單位

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在事業單位持續改革發展過程中，檔案管理改革一直是一項重要的任務，尤其是在大數據時代，檔案管理現代化建設更加需要提到日程上，開展檔案管理現代化建設已經成為事業單位現代化發展的重要一環。當前，一些事業單位不夠重視檔案管理信息化建設，導致檔案管理現代化建設面臨較大的阻礙，特別是在事業單位檔案管理的基礎設施建設、檔案管理運轉體系構建以及第三方支持等方面明顯不足。檔案管理現代化能夠為事業單位帶來較大的效益，對事業單位的發展發揮重要的作用。檔案管理現代化能夠通過檢索技術快速幫助事業單位各部門找到所需檔案資料，實現了檔案的無紙化管理，還可以借助智能技術實現檔案收集、整理和保管的自動化，實現檔案線上傳輸共享，從而提升事業單位各部門的辦事效率。由此可見，事業單位開展檔案管理現代化建設是極為必要的，事業單位應正視檔案管理現代化建設面臨的阻礙和問題，從檔案管理工作今后的發展趨勢出發，全面把握其現代化建設的關鍵節點，從而推動我國事業單位的深化改革與持續發展。

一、事業單位檔案管理開展現代化建設的必要性分析

1.事業單位發展及時代發展的要求

隨著大數據時代的到來，事業單位開展各項業務的數據量持續增加，采取傳統的檔案管理模式已經無法滿足事業單位檔案管理的需求，傳統檔案管理模式無法快速地收集、整理、歸檔以及保管大量的數據信息，當事業單位急需檔案資料時，無法及時提供，必然會限制各部門開展業務活動，從而影響事業單位發展。檔案管理現代化建設能夠構建先進的檔案管理模式，將大數據、云計算等先進技術應用于檔案管理中，便于檔案的整體管理，并能夠通過檢索技術及時為各部門提供檔案資料，為開展各項業務活動提供支持，滿足事業單位發展的要求。在大數據時代背景下，事業單位已經意識到檔案管理現代化建設的重要性，開展檔案管理現代化建設已經是大勢所趨，事業單位若要實現持續發展和深化改革，必然要遵從時代發展規律。因此，事業單位開展現代化建設無論是基于事業單位發展的要求，還是時代發展的要求，均具有突出的必要性。

2.事業單位檔案管理模式轉變的要求

傳統檔案管理模式是事業單位檔案管理部門圍繞紙質檔案開展的一系列管理活動，雖然此項工作看似難度較低，但其工作量非常大，需要耗費大量的時間，在完成檔案整理工作后，檔案的實際使用率卻不高，導致事業單位檔案管理存在嚴重的“重管輕用”問題，從而使檔案的效用未能得到切實發揮。隨著檔案信息價值的不斷提升，事業單位的改革發展也需要真實的檔案數據信息予以支持，使得事業單位檔案管理模式急需由傳統化轉變為現代化，即由網絡信息技術和計算機技術取代手工或是單純的電子技術，由智能平臺管理取代手工管理。因此，事業單位開展檔案管理現代化建設具有必要性。

3.檔案利用方式優化的要求

伴隨現代網絡信息技術的應用和發展，傳統檔案查閱方式出現了變化，檔案管理信息開發利用的主動性特征日益突顯，檔案管理人員的工作核心發生了轉移，已不再將檔案整理、校對作為核心，而是需要參與檔案編研，利用信息技術對各類檔案展開深度挖掘，并以各部門需求為中心開展個性化檔案管理和服務，實現檔案流轉率的提升。在為各部門提供檔案原件的同時，還要輔助其開展檔案解析工作，根據各部門需求盡快為其提供關聯性檔案，從而使事業單位業務活動的本質得以還原，并為決策層提供信息支持，輔助事業單位開展公共服務。因此，要求事業單位檔案管理必須通過現代化建設來優化檔案的利用方式，擴增檔案管理服務的內容，從而滿足相應的要求。

二、事業單位開展檔案管理現代化建設存在的問題

事業單位開展檔案管理現代化建設具有一定的必要性，但當前事業單位若要有效開展檔案管理現代化建設，不僅需要具備先進的檔案管理理念和完善的基礎設施，還要建立完善的檔案運轉體系，并獲得必要的外部支持。而從現階段事業單位檔案管理現代化建設的實況來看，還存在一些問題。

1.檔案管理理念落后

當前，事業單位在開展檔案管理工作時，存在較為嚴重的“重管輕用”問題，對檔案管理工作比較重視，但對檔案管理模式的更新發展以及檔案的實際利用卻不夠重視，檔案管理模式仍比較傳統，主要表現為檔案管理未能將先進的現代化技術和管理模式應用其中、檔案管理工作方式陳舊以及檔案管理機制落后等。同時，相應的管理思想也未及時改進，墨守成規，對國家的檔案信息化政策了解不夠，對檔案管理工作的有效性和檔案信息化建設造成了嚴重的阻礙。

2.檔案管理現代化建設的基礎設施薄弱

目前，我國事業單位檔案管理開展現代化建設仍處于初期探索階段，在探索的過程中會持續出現一些新型的檔案管理技術、設備設施和方法，并會隨著時間的推移而更新換代。例如，事業單位最初是采取全人工的方式管理檔案資料，隨著計算機技術的推廣應用，使檔案管理開始形成電子化的趨勢，而在大數據時代背景下，檔案管理已不再是紙質與電子檔案雙軌制管理，而是將檔案存儲于數據庫或是直接形成云檔案，說明檔案管理的技術和設備設施更新換代速度非常快。同時，伴隨事業單位對檔案使用需求量的不斷增長，要求事業單位必須加大投入力度，重視檔案管理技術和設備設施的更新升級。但實際上，很多事業單位在開展檔案管理建設中，存在較多的歷史欠賬，且所配備的信息技術以及設備設施比較有限，對單位檔案室的建設也不夠重視，導致檔案管理工作比較落后。此外，還有些事業單位的管理人員受傳統意識影響比較嚴重，未能樹立正確的檔案管理觀，導致檔案管理缺乏主動性和積極性，對事業單位檔案管理現代化基礎設備設施建設不夠積極，造成事業單位檔案管理現代化建設受阻。

3.檔案管理運轉體系不夠科學

檔案管理若要實現現代化建設，需要升級檔案技術和設備設施，更新檔案管理使用的軟件，構建相應的分工體系。但受當前事業單位檔案運轉模式所影響，大多數事業單位在開展檔案管理工作時，其分工以及具體的責任劃分并不明確，在各項工作的配合方面也不到位，導致檔案信息傳遞的效率受到影響。一方面，事業單位檔案管理部門開展工作時的經驗分享不夠及時，且缺乏統一的工作標準，檔案管理規制也有缺陷或是不科學、不完整，導致事業單位檔案管理的整體水平偏低，嚴重影響檔案信息的日常傳遞和使用；另一方面，有些事業單位的上級機關單位對其開展的檔案管理工作不夠重視，缺乏有力的監管和指導，監控體系也不夠完善，對事業單位檔案管理現代化建設極為不利。

4.缺乏第三方的有力支持

多數事業單位在開展檔案管理工作時缺乏適當的公開度，主要是因事業單位的檔案資料一般具有較強的保密性，在事業單位內部實施的一些規制中不難發現，多數檔案只可在單位內部傳遞流轉，對避免檔案外泄的風險管理比較嚴格。因此，多數事業單位在開展檔案管理現代化建設時，比較重視檔案信息收集和存儲模塊的建設，而對檔案共享模塊的建設不夠積極。同時，檔案管理缺乏技術型專業人才的支持，檔案管理工作量較大，但崗位編制數量比較少，無法有效滿足檔案管理現代化建設的需求。如果事業單位在這些方面能力有限，可以引進第三方，通過第三方提供技術、設備設施和人才，達到檔案管理現代化建設的目標。但是，多數事業單位受體制、經費以及檔案管理理念等因素影響，未能找到適合的第三方，導致事業單位檔案管理現代化建設的進程受到一定程度的影響。

三、事業單位開展檔案管理現代化建設的措施

1.積極轉變檔案管理理念

事業單位若要提升自身的檔案管理水平，加快檔案管理現代化建設進程，必須轉變自身傳統的檔案管理理念，創新檔案管理模式，將現代化信息技術作為事業單位檔案管理的技術支撐。首先，事業單位應該積極宣傳和推廣檔案管理現代化信息技術，汲取同行業其他單位檔案管理改革成功的經驗，并結合本單位的實際情況，升級檔案管理技術和設備設施；其次，制定統一的檔案管理標準，制定可行性強、完整度高的檔案管理規章制度，將檔案管理技術和設備設施升級作為中心點，制定檔案管理的詳細流程，不斷分析檔案管理出現或可能產生的漏洞，采取針對性措施修復漏洞，使檔案管理的整體工作效率得到提高；最后，應該加強事業單位檔案管理的統一性，不僅要保證標準統一，還要保證技術規程統一，建立統一的檔案管理體系，確保各部門之間的檔案管理一致性。通過協調各方面的資源，包括人力、技術和標準，事業單位能夠實現檔案管理現代化建設的全面推進，從而更好地適應信息化時代的要求，一系列措施將有助于事業單位提高檔案管理水平，開展更高效、規范和現代化的檔案管理工作。

2.加強檔案管理現代化基礎設施建設

為了使事業單位檔案管理現代化建設的實際需求得到滿足，必須重視檔案管理技術和設備設施的更新換代，尤其是檔案管理的基礎設備設施、軟硬件等，應盡量保持其先進性。事業單位必須從自身實際出發，結合當前的檔案管理工作需求、財務要求、技術和設備設施要求，提升檔案管理技術和設備設施更新的合理性。在這一過程中，對于前沿技術的掌握顯得尤為重要。大數據、云計算和人工智能等信息技術的應用，能夠極大地提升檔案管理的效能。事業單位應該重視這些技術的應用，通過開發成熟的檔案管理信息系統平臺，實現檔案管理的現代化建設。例如，可以著重構建檔案管理系統平臺和局域網，使其具備虛擬化和智能化的特征，以提供高效的檢索功能，為檔案管理工作提供更便捷、準確的支持。此外，事業單位還可以借助先進技術推動檔案管理的創新。通過引入先進的檢索軟件，實現虛擬檔案管理，能夠更好地滿足信息化時代的檔案管理需求。智能化的檢索軟件不僅能夠提高檢索的速度和準確性，還可以通過學習算法逐漸適應用戶的需求，為事業單位提供更為個性化的檔案管理服務。

3.構建科學的檔案管理運轉體系

事業單位若要構建科學的檔案管理運轉體系必須從以下兩個層面著手：第一，事業單位必須明確檔案管理的內部職責和分工，實施責任制，將具體職責和分工成文發布，并嚴格執行。同時，還需要將檔案管理工作全部門化，即所有部門均應該積極配合檔案管理工作，保證各部門之間相互協調，提升檔案管理現代化建設的效率和質量；第二，上級機關單位必須重視事業單位的檔案管理現代化建設，對建設的整體過程實施監管，一旦發現存在不合理之處，必須予以糾正，避免事業單位檔案管理現代化建設“走彎路”。通過上級機關單位的監管，可以有效引導事業單位檔案管理現代化建設的方向，確保其順利開展。監管機制的建立有助于及時發現和解決問題，提高檔案管理工作的科學性和可持續性。

4.發揮第三方在現代化建設方面的積極作用

事業單位開展的檔案管理工作對其本身而言屬于弱項，主要是因其在技術、設備設施以及人才等方面均存在薄弱之處，但事業單位檔案管理現代化建設又是適應時代發展的大趨勢。因此，需要借助第三方的力量，積極發揮第三方技術、人才和設備設施等多方面支持。首先，事業單位需要與檔案管理部門保持密切聯系，獲取所在地檔案館、檔案局的大力支持，從而獲得專業機構給予的技術指導；其次，應該重視與檔案技術相關的企事業單位合作，借助此類企事業單位的支持和幫助，推動事業單位檔案管理現代化建設；最后，可以委托第三方代管，但需要簽署檔案保密合同以及委托書，明確各自法律責任與義務。

四、結束語

綜上所述，事業單位的檔案管理工作是支撐其開展各項業務活動的基礎，伴隨信息化時代的發展，事業單位開展檔案管理現代化建設越來越重要，應該明確檔案管理現代化建設的必要性，結合自身實際情況，了解檔案管理信息化建設方面存在的問題，并積極采取合理措施解決問題，補充自身短板，不斷完善檔案管理現代化基礎設施，從而提高事業單位檔案管理的整體水平。

參考文獻：

[1]史凱蕾.論新形勢下事業單位檔案管理與創新[J].中國經貿，2022（4）：121-123.

[2]李慧敏.新時期職業院校干部人事檔案管理工作研究[J].現代教育論壇，2022，4（12）：106-107.

[3]郭文倩.新形勢背景下檔案管理方面現代化的有效途徑[J].中小企業管理與科技，2020（1）：23-24.

[4]楊 會.基層單位檔案現代化管理工作的思路[J].新絲路：下旬，2022（2）：246-248.

[5]李巖慶.提升機關檔案管理信息化建設的對策研究[J].卷宗，2021，11（4）：164-164.

[6]梁曉鳳.黨務檔案管理的現代化建設研究[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2021（01）：15-16.

[7]黨紅林.事業單位檔案管理有效途徑研究[J].辦公室業務，2018（23）：75+78.

[8]潘 偉.高校檔案管理的現代化建設[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（16）：155-157.

作者單位：山東省濱州市財政保障中心

作者簡介：韓煒（1985—），女，漢族，山東濱州人，本科，館員，研究方向：人事檔案和文書檔案。