從輔導(dǎo)員到檔案員角色轉(zhuǎn)變視角下看學(xué)生檔案

摘 要：學(xué)生檔案是高校檔案館藏的寶貴價值所在，在服務(wù)育人方面發(fā)揮著重要作用，高校輔導(dǎo)員最先接觸學(xué)生檔案，并承擔(dān)歸檔的工作職責(zé)，高校檔案室專職檔案員對學(xué)生檔案開展系統(tǒng)、專業(yè)的管理，承擔(dān)收集與整理的工作職責(zé)，從輔導(dǎo)員到檔案員不同的視角來看學(xué)生檔案，通過總結(jié)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對學(xué)生檔案管理與服務(wù)的優(yōu)化路徑產(chǎn)生的深刻思考，能夠有利于高校學(xué)生檔案發(fā)揮更大的作用。

關(guān)鍵詞：輔導(dǎo)員；檔案員；學(xué)生檔案

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

高校學(xué)生檔案是學(xué)生成長過程中形成的極為重要的信息材料，在學(xué)生升學(xué)、畢業(yè)乃至就業(yè)等各個環(huán)節(jié)均發(fā)揮著重要作用，一份完整的學(xué)生檔案，不僅是反映學(xué)生的個人履歷、思想狀況、學(xué)習(xí)成績和工作表現(xiàn)等重要的依據(jù)，還是學(xué)生今后邁入社會，就業(yè)、深造以及出國等人生階段的關(guān)鍵資料。這些資料的形成是檔案管理者對各環(huán)節(jié)檔案管理工作完整銜接的過程體現(xiàn)，更是檔案管理成果的完美呈現(xiàn)。輔導(dǎo)員作為大學(xué)生培養(yǎng)教育的排頭兵、成長之路的引路人，對學(xué)生在校階段每一步的資料收集、整理與保存已成為其日常工作的重要部分。同時，高校檔案館專職檔案員對歷屆畢業(yè)生檔案開展專業(yè)的統(tǒng)一管理，也充分體現(xiàn)了檔案服務(wù)育人的現(xiàn)實(shí)價值，對學(xué)生未來的發(fā)展起到支撐、佐證的作用。因此，在工作中探究信息量大且復(fù)雜的學(xué)生檔案更為高效與科學(xué)的管理方法迫在眉睫。

一、赴蘭臺：從輔導(dǎo)員到檔案員

1.學(xué)生檔案初探

學(xué)生檔案是輔導(dǎo)員接觸到的重要資料，每年九月份新生開學(xué)報到，輔導(dǎo)員認(rèn)真查閱每位學(xué)生的檔案袋子，將檔案整理、分類，補(bǔ)充完善，歷時一個半月，根據(jù)班級，分裝好每位學(xué)生的個人檔案，將每一份帶有學(xué)生基本信息的牛皮紙袋按順序整齊排列并整體歸檔到學(xué)生處統(tǒng)一存放。學(xué)生在讀期間，輔導(dǎo)員會陸續(xù)增加學(xué)生的獎懲材料、黨團(tuán)組織關(guān)系材料等學(xué)業(yè)生涯各個環(huán)節(jié)形成的歷史記錄，直至學(xué)生臨近畢業(yè)，再次整理核實(shí)每份檔案，確保在學(xué)期間檔案完整無缺，然后由輔導(dǎo)員密封簽字，檔案將隨學(xué)生就業(yè)而進(jìn)入新的單位。

在輔導(dǎo)員的視角下，檔案即歷史，學(xué)生帶來又帶走的每一份資料袋里都記錄著學(xué)生學(xué)業(yè)生涯中的每一個足跡，其豐富的內(nèi)容涵蓋由入學(xué)前的高中履歷到大學(xué)的學(xué)業(yè)完成情況、黨團(tuán)組織關(guān)系的轉(zhuǎn)接情況以及在校期間的黨員、團(tuán)員發(fā)展情況、學(xué)生在各種團(tuán)體或活動中的榮譽(yù)記錄情況，乃至畢業(yè)信息的各種材料等，最終匯總形成學(xué)生完整的個人檔案，呈現(xiàn)學(xué)生的成長動態(tài)，見證其人生的重要階段和奮斗、發(fā)展歷程，將學(xué)生成長中的過去、現(xiàn)在與未來連接在一起。

2.深入理解學(xué)生檔案

高校專職檔案員面臨的檔案種類繁多，從文書檔案、科研檔案、會計檔案、設(shè)備檔案和基建檔案等，每年度都在收集、整理、編目和上架，其中學(xué)生檔案被分類編制，成績單、學(xué)生登記表和畢業(yè)生登記表都依照專業(yè)、班級和學(xué)號分別成卷，為畢業(yè)生及校友提供檔案的查詢與利用，充分發(fā)揮檔案服務(wù)育人的功能，是寶貴的館藏資源之一，也是高校檔案的重要組成部分。隨著近幾年各個單位對入職員工人事檔案的重視程度不斷提升，高校畢業(yè)生在入職后都要接受人事部門對檔案的嚴(yán)格審核，對缺失或不完整的檔案要求學(xué)生回原學(xué)校補(bǔ)充。因此，從學(xué)生步入高校那一刻起，接觸第一手學(xué)生檔案的輔導(dǎo)員應(yīng)對檔案仔細(xì)清查，在學(xué)期間檔案管理過程中應(yīng)收盡收，畢業(yè)前再次審查把關(guān)，待學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案由學(xué)生處統(tǒng)一歸檔至高校檔案室永久留存，檔案室專職檔案員也會對收集的各個院系的學(xué)生檔案統(tǒng)一檢查與整理，若發(fā)現(xiàn)檔案缺失，再聯(lián)系院系輔導(dǎo)員補(bǔ)充。

二、守蘭臺：強(qiáng)化學(xué)生檔案管理手段

1. 嚴(yán)格落實(shí)學(xué)生檔案管理要求

近年來，市教委對學(xué)生檔案管理工作提出新的要求，要求加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作，進(jìn)一步完善相關(guān)管理制度。高校專職檔案員高度重視學(xué)生檔案管理工作，細(xì)化接收、整理、保管等各個方面，使管理制度和機(jī)制盡可能覆蓋從新生入學(xué)至畢業(yè)的各個階段，確保檔案安全、真實(shí)和完整。高校檔案室每年對收集上來的學(xué)生檔案均按照有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一整理與保存，不斷加強(qiáng)高校學(xué)生檔案安全體系建設(shè)，嚴(yán)格落實(shí)學(xué)生檔案保管責(zé)任制，定期開展自查，及時排查隱患，最大限度地保障學(xué)生檔案安全，確保學(xué)生檔案信息安全、長期留存與有效利用。

2.不同視角激發(fā)新的思考

首先，在每年的開學(xué)季與畢業(yè)季，都會有大批量的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出，這也是兼職檔案員展開學(xué)生檔案管理最為繁忙的時候，檔案工作的細(xì)微之處體現(xiàn)在從學(xué)生報到至入學(xué)到畢業(yè)離校的全過程中的每一個環(huán)節(jié)，且環(huán)環(huán)相扣，因其對學(xué)校、學(xué)生本人乃至社會的證明及使用價值，對教育教學(xué)、科研工作和學(xué)生管理的參考價值，決定了輔導(dǎo)員應(yīng)具備管理學(xué)生檔案嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍的工作態(tài)度，只有健全學(xué)生檔案管理制度，才能規(guī)范完成檔案的檢查核對、收集整理、鑒別歸檔及轉(zhuǎn)送移交的工作。輔導(dǎo)員應(yīng)當(dāng)注重學(xué)生檔案管理手段的科學(xué)化，積極推進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，使各個環(huán)節(jié)銜接緊密，從對工作的思想認(rèn)識層面上增強(qiáng)管理人員以人為本的學(xué)生檔案管理理念，不能片面地將學(xué)生檔案管理視為單純的資料收集，而是將其視為對學(xué)生有效管理的核心環(huán)節(jié)，使得學(xué)生檔案管理始終不脫離培養(yǎng)育人這一終極目標(biāo)，從而建立健全制度體系。

其次，輔導(dǎo)員是學(xué)生在校期間接觸最多的老師，從入學(xué)開始，輔導(dǎo)員通常能夠掌握學(xué)生的第一手資料，這對于收集、管理學(xué)生檔案來說是非常適合的工作條件，但因?yàn)闄n案管理是實(shí)踐性很強(qiáng)的一門專業(yè)，輔導(dǎo)員作為兼職檔案員卻又不夠?qū)I(yè)，導(dǎo)致收集上來的檔案仍存在漏歸現(xiàn)象，究其原因除了輔導(dǎo)員自身工作職責(zé)廣泛、業(yè)務(wù)繁忙之外，主要還是輔導(dǎo)員并非檔案專業(yè)出身，加之有些年輕的輔導(dǎo)員對檔案管理的經(jīng)驗(yàn)不足，往往在對檔案的鑒別等問題上判斷不夠清晰。因此，輔導(dǎo)員應(yīng)多接觸檔案專業(yè)人員的指導(dǎo)，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)是十分必要的，確保能夠高效保質(zhì)地完成工作。

最后，在學(xué)生檔案資源的整合與開發(fā)方面還存在不足，檔案管理質(zhì)量仍有較大的提升空間，在各級教委加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的要求下，高校專職檔案員應(yīng)積極推動學(xué)生檔案管理規(guī)范化，加強(qiáng)對各個院系輔導(dǎo)員檔案管理工作的審查與指導(dǎo)，提高檔案管理者的服務(wù)效能。在新形勢下，高校檔案員要與學(xué)院輔導(dǎo)員密切配合，逐漸建立一套學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，在工作量大的情況下，仍不能放松對管理精細(xì)度的高要求，以規(guī)范為依據(jù)，逐步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理與靜態(tài)管理有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的特殊價值。

三、鑄蘭臺：全力打造蘭臺風(fēng)景線

1.優(yōu)化學(xué)生檔案服務(wù)路徑

高校學(xué)生檔案不僅包括學(xué)生在校期間個人成長經(jīng)歷、身心健康、思想品德、學(xué)習(xí)狀況、專業(yè)技能與特長、參與社會實(shí)踐以及個人誠信等多方面內(nèi)容，還反映了學(xué)校對學(xué)生系統(tǒng)、專業(yè)的培養(yǎng)全過程，是學(xué)生今后邁入社會，接受社會選拔與考核的重要參考依據(jù)。因此，無論是從輔導(dǎo)員還是檔案員視角思考，學(xué)生檔案都是工作中重要的資料，其參考價值及利用需求貫穿學(xué)生入校直至畢業(yè)的全過程，整理、收管好這些原始資料，優(yōu)化其服務(wù)路徑，最大限度地發(fā)揮檔案育人的作用，是所有檔案工作者提高工作效率與服務(wù)質(zhì)量的重要抓手。

2.開展專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)歸檔意識

從輔導(dǎo)員的工作角度來看，在學(xué)生檔案的收集過程中，存在檔案較為分散的情況，需要各個處室的密切配合才能順利完成檔案的全面收集，如學(xué)生在大學(xué)期間需要存檔的材料中，學(xué)籍卡片、學(xué)籍變更材料及學(xué)位授予決定需要由教務(wù)處向輔導(dǎo)員提供；新生入學(xué)體檢表需要后勤處提供；學(xué)生應(yīng)征入伍和退役材料需要武裝部提供，其他材料還涉及團(tuán)委、招生辦等多個部門協(xié)助提供，這種學(xué)生資料較為分散的管理模式對輔導(dǎo)員的檔案補(bǔ)充收集造成一定的影響。因此，應(yīng)使各處室強(qiáng)化歸檔意識，與院系形成合力，以保障學(xué)生檔案收集工作的有效落實(shí)。對此，高校檔案室檔案管理人員要在全校范圍內(nèi)積極開展檔案相關(guān)法規(guī)及政策的宣教，提升各院系對檔案工作的認(rèn)識，從工作實(shí)際出發(fā)，增強(qiáng)歸檔意識，使學(xué)校各個部門充分發(fā)揮主觀能動性，及時形成檔案，輔助今后工作，形成良性循環(huán)。再者，學(xué)生檔案的形成及利用與學(xué)生個人息息相關(guān)，學(xué)生的檔案意識也至關(guān)重要，學(xué)校檔案室也應(yīng)當(dāng)聯(lián)合各學(xué)院，在新生的入學(xué)教育中加上檔案宣教的相關(guān)內(nèi)容，可通過檔案宣傳、培訓(xùn)等多種渠道向?qū)W生強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，使其深刻領(lǐng)悟檔案的價值，使檔案在形成、采集時更加規(guī)范，使檔案工作開展得更加順利。

3.依托制度統(tǒng)籌管理

加強(qiáng)學(xué)生檔案的規(guī)范化管理，制度化、科學(xué)化開展學(xué)生檔案的收集、整理、交接和保管每一環(huán)節(jié)是檔案管理的重要前提和必要保障。工作中往往因制度不夠詳密、具體，導(dǎo)致學(xué)生檔案信息采集不全、整理不規(guī)范的現(xiàn)象仍時有發(fā)生。因此，在工作中，檔案員應(yīng)深入研究，改進(jìn)檔案管理手段，讓工作在有章可循、有據(jù)可依中更加嚴(yán)謹(jǐn)，抓點(diǎn)帶面地統(tǒng)籌謀劃、推進(jìn)制度，并嚴(yán)格實(shí)施，在接收、審核、移交和查閱等各個環(huán)節(jié)制定具體步驟，明確工作程序，從標(biāo)準(zhǔn)化流程上嚴(yán)格把關(guān)學(xué)生檔案的形成過程，高校也應(yīng)當(dāng)將其納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，給予高度重視，出臺專門的學(xué)生檔案管理辦法，加強(qiáng)學(xué)生檔案工作的頂層設(shè)計和統(tǒng)籌管理。

4.學(xué)生檔案專人專管

專人專管也是高校學(xué)生檔案管理優(yōu)化路徑中極為重要的一環(huán)，在輔導(dǎo)員隊伍中應(yīng)選拔出思想政治素質(zhì)過硬、責(zé)任心強(qiáng)的人員作為兼職檔案員，以便于在實(shí)際工作中對學(xué)生檔案管理做長期的思考與鉆研，且更加利于管理經(jīng)驗(yàn)的積累，從而產(chǎn)生工作積極性與創(chuàng)造性，使檔案管理向?qū)I(yè)化發(fā)展，逐漸提高管理標(biāo)準(zhǔn)。同時，專人專管也可促進(jìn)學(xué)生檔案管理專業(yè)化隊伍的逐步形成與建設(shè)，通過對相對穩(wěn)定的兼職檔案人員開展專業(yè)知識及專業(yè)技能的培訓(xùn)，通過定期交流分享工作中的新方法、新理念，使理論與實(shí)踐結(jié)合得更加緊密，提高解決問題的能力，從而提高學(xué)生檔案的管理水平。

5.加強(qiáng)信息化建設(shè)，助力學(xué)生檔案管理

隨著信息化時代的到來，檔案工作也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，學(xué)生檔案管理應(yīng)該順應(yīng)時代的要求，加速數(shù)字化進(jìn)程是優(yōu)化服務(wù)的現(xiàn)實(shí)途徑，只有充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高學(xué)生檔案管理效率，建立多種信息檢索方式，才能改進(jìn)工作手段、優(yōu)化服務(wù)水平。在保管好紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，還要完成紙質(zhì)檔案的信息化掃描，二級學(xué)院輔導(dǎo)員在做檔案移交時，要按照示例實(shí)施信息化處理，形成一生一冊的數(shù)字化檔案，并將紙版檔案及數(shù)字檔案分別歸檔，使檔案管理更加快捷、便利、高效，并延長檔案保存期限和質(zhì)量，大幅提高檔案利用服務(wù)效率。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深化檔案意識，進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)生檔案信息化建設(shè)，使學(xué)生檔案服務(wù)水平再上新臺階。

6.加大學(xué)生檔案編研力度

由于學(xué)生檔案缺乏編研成果，在實(shí)際工作中，還應(yīng)當(dāng)高度重視學(xué)生檔案的自身價值，充分利用學(xué)生檔案開展編研工作，開展數(shù)據(jù)分析、資源整合、開發(fā)研究等工作，服務(wù)學(xué)校中心工作，擴(kuò)大檔案影響力。檔案管理人員要從學(xué)生培養(yǎng)的實(shí)際問題出發(fā)，從廣大師生的需求出發(fā)，提升學(xué)生檔案編研的針對性，突出問題導(dǎo)向，不可重“編”輕“研”。當(dāng)然，學(xué)生檔案編研工作也應(yīng)當(dāng)建立在信息化、數(shù)字化的基礎(chǔ)上，才能為編研工作的有效開展提供保障，通過信息技術(shù)與學(xué)生檔案編研工作的高度融合，借助現(xiàn)代化技術(shù)平臺優(yōu)勢，深入挖掘與分析檔案信息，不斷創(chuàng)新編研方式，提升編研品質(zhì)與特色，擴(kuò)大學(xué)生檔案編研的深度與廣度。高校學(xué)生檔案是高校檔案館藏的瑰寶，是一筆無形的財富，同樣蘊(yùn)含著獨(dú)特的育人資源，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)把握機(jī)會，高度重視學(xué)生檔案的編研工作，注重編研成果，充分發(fā)揮檔案育人的實(shí)效性。

四、結(jié)語

一份完整的學(xué)生檔案將伴隨學(xué)生一生，作為全面了解學(xué)生的重要依據(jù)及重要參考資料，對學(xué)生今后走出校門、邁入社會具有現(xiàn)實(shí)意義。無論是作為兼職檔案員的院系輔導(dǎo)員，還是學(xué)校檔案館（室）的專職管理人員，都是學(xué)生檔案的重要工作者及服務(wù)者，從輔導(dǎo)員到檔案員，角色轉(zhuǎn)變帶來不同的視角，將對學(xué)生檔案有更為深刻的理解與認(rèn)識，對提升學(xué)生檔案管理效能有前所未有的緊迫感。通過總結(jié)兩種工作經(jīng)驗(yàn)，提出的意見與建議雖然尚不能完全滿足學(xué)生檔案管理的多種要求，但有望能夠引起高校對學(xué)生檔案的高度重視，并通過加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)、出臺完善的規(guī)章制度、專人專管、推進(jìn)信息化建設(shè)、大力開展編研工作等多種渠道，創(chuàng)新管理思路，探索更為高效的管理方式，使之成為實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理育人的抓手和載體，為服務(wù)學(xué)校中心工作、助力學(xué)生成長成才，提供更加完善的保障。

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作者單位：天津醫(yī)科大學(xué)

作者簡介：夏宇飛（1984—），女，漢族，吉林人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。