衛生健康系統業務檔案管理服務研究

摘 要：業務檔案管理服務是衛生健康系統運營中至關重要的一環，涉及醫療記錄、患者信息和機構管理等方面的內容，直接關系到醫療服務的質量和效率。然而，在信息技術快速發展的背景下，衛生健康系統檔案管理業務也面臨著諸多挑戰和問題，如信息化程度不高、數據安全問題等。文章深入探討了衛生健康系統業務檔案管理服務的現狀及存在的問題，并提出相應的解決方案，以期為相關行業的進一步發展提供借鑒和指導。

關鍵詞：衛生；健康系統；業務檔案；管理服務

中圖分類號：G271；R197.32 文獻標識碼：A

隨著衛生健康事業的不斷發展，衛生健康系統業務檔案的數量和種類不斷增加，如何有效管理和利用這些檔案成為亟待解決的問題。業務檔案管理是衛生健康系統管理的重要組成部分，對于提高醫療服務質量、保障人民群眾健康權益等方面具有重要意義。因此，一旦本領域存在不足和問題，如發展的滯后性等，必然會影響廣大人民群眾的切身利益。

一、衛生健康系統業務檔案管理服務概述

1.衛生健康系統業務檔案的定義和價值

衛生健康系統業務檔案是指衛生健康機構在開展業務活動過程中形成的，具有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。這些檔案不僅記錄了衛生健康機構的工作成果和經驗，還為后續工作提供了重要的參考和依據。首先，業務檔案具有歷史憑證作用，可為各級領導和機關提供重要的決策參考的同時，還可以為衛生健康業務各項工作的順利開展提供必要的依據和憑證；其次，業務檔案是衛生健康系統的重要資產，具有不可替代的價值。通過對業務檔案的整理、分析和利用，可助力衛生健康單位梳理當前工作中存在的問題，從而進一步提升應對措施的針對性、有效性和可靠性；最后，業務檔案是衛生健康系統對外交流和合作的重要工具。在與其他機構聯動合作或接受外部檢查時，完整、準確的業務檔案可以展示衛生健康系統的專業水平和工作成果，有助于建立良好的合作關系，提升衛生健康系統的整體形象。

2.衛生健康系統業務檔案特點

結合衛生健康系統業務檔案管理要素，其主要包含以下三個方面特點：一是內容復雜性。衛生健康系統業務檔案涉及的內容復雜多樣，包括但不限于醫療記錄、病歷、影像資料、病理切片、檢驗報告、藥品管理、健康管理、科研等。這些檔案不但種類繁多，而且每個個體的檔案都極具個性化，需要精細且準確的分類和存儲；二是隱私性和安全性。衛生健康系統業務檔案涉及大量的個人隱私信息，如患者的姓名、聯系方式和病歷信息等。這些信息一旦被泄露，可能會給患者和家庭帶來不良影響，甚至引發社會問題。因此，衛生健康系統在處理這些檔案時，必須嚴格遵守相關法律法規，確保檔案的隱私性和安全性；三是時間和空間特性。衛生健康系統業務檔案不僅在時間上具有連續性，在空間上也具有關聯性。每個患者的檔案隨著時間的推移而不斷增加和更新，同時，不同患者之間的檔案也可能存在某種關聯性。因此，衛生健康系統在管理業務檔案時，應具備強大的數據分析和處理能力，以便準確、及時地更新和查詢檔案信息。

二、衛生健康系統業務檔案管理不足分析

目前，雖然大部分衛生健康系統管理單位開始重視業務檔案的開發和利用，如主動完善現有管理制度、引入可靠的信息技術和完善的硬件設備設施等，取得了較好的成果。但從整體角度看，仍有部分單位在業務檔案管理上存在一些問題。

1.檔案管理制度不健全

在當前的衛生健康系統中，業務檔案管理制度普遍不夠健全，大部分單位缺乏一套完整、規范化的管理流程，導致檔案整理工作效率低下，容易出現檔案混亂、遺漏的情況。例如，在檔案的分類、整理、存儲和借閱等方面，缺乏明確的規定和操作流程，使業務檔案管理人員開展工作時沒有依據。

2.缺乏專業的檔案管理人才

衛生健康系統檔案管理工作逐漸向復雜化和系統化的方向轉變，然而，很多衛生健康系統檔案管理人員素質水平卻相對較低，不僅會直接影響檔案管理工作的質量，還在一定程度上制約了衛生健康業務檔案的利用效果。例如，由于缺乏專業的檔案管理知識，管理人員可能無法有效地對檔案分類、整理和利用，導致部分檔案被“數據遺失”。

3.檔案管理手段落后

一些衛生健康系統的檔案管理手段比較落后，其雖然引入了較為先進的軟件和硬件管理系統，但仍使用傳統的檔案管理模式，對檔案的利用需要復雜的審核程序或缺乏標準和規范化的管理手段，如不同的部門有自己的檔案管理方式，導致檔案的格式、分類和存儲方式都不一致。

4.檔案安全性低

衛生健康系統的檔案包含大量的個人隱私信息，如病情記錄、個人身份信息等。如果檔案安全性得不到保障，容易導致隱私被泄露、數據丟失等問題，給個人和社會帶來不良影響。事實上，當前一些衛生健康系統業務檔案管理部門并未重視這一工作的開展，導致業務檔案的保密管理存在較大的風險。例如，業務檔案管理中缺乏必要的安全措施，如密碼保護、防篡改等，使得檔案信息容易受到攻擊和被泄露。

5.檔案利用價值未得到充分發揮

有些衛生健康系統的檔案利用價值未得到充分發揮，檔案的查閱和利用效率不高。例如，在一些地區，衛生健康系統的檔案信息仍然采用紙質形式保存，不僅查閱不便，還難以有效分析和利用數據。有的機構雖然已經采用信息和數據技術，優化了檔案管理模式，但卻未開發和利用相應的數據資源，導致這些數據資源被“閑置”。

三、衛生健康系統業務檔案管理服務優化分析

針對上述共性問題，衛生健康系統業務檔案管理應基于自身實際發展需求，定期對照相關業務檔案管理的方式、內容，并以管理模式的合理性、有效性和可靠性為出發點，動態優化業務檔案管理措施，以提高服務能力。同時，應結合當前衛生健康系統業務檔案管理服務特色經驗，做好以下幾點工作：

1.建立健全管理制度

相關部門應以國家相關法律法規以及衛生健康行業的實際情況為基礎，圍繞自身業務檔案需求，制定和完善檔案管理制度，明確業務檔案的分類、整理要求、存儲規定和借閱流程，確保每一個環節都有明確的操作指引和責任分工，并落實到具體的工作實踐中。同時，也要時刻關注國家醫療衛生業務檔案的最新規范，并動態完善相關制度內容，應包含病人病歷、醫生診斷、手術記錄和藥品使用等業務檔案。例如，整理制度應明確規定管理人員要將同一類型的檔案放在同一文件夾或同一目錄下，按照時間順序排列，最新的檔案放在最上面，并要定期備份，以防數據丟失等。此外，制度的完善還應深入基層，即相關管理部門應定期深入業務檔案管理部門一線，了解制度執行情況等，優化原制度內容、形式，以進一步提升制度的適應力、可靠性和約束性等。需要注意的是，對于收集的建議、措施等，相關管理部門要及時整理、分析，將形成的最終制度內容反饋至各個部門，并監督和評估制度的執行情況，以確保優化方案取得預期的效果。

2.提升檔案管理人員的技能素養

針對衛生健康系統缺乏專業檔案管理人才所帶來的問題，應采取一系列的應對措施，以提高相關人員業務檔案管理工作質量和效率。首先，要加強對檔案管理人員的培訓。要定期舉辦專業的檔案管理知識培訓活動，如檔案資源信息安全培訓、檔案資源數據分析技術、檔案資源科學整理與備份等，以提升檔案管理人員的專業素養和技能水平。同時，鼓勵檔案管理人員積極參加相關的國家級或行業級的檔案管理認證考試，激勵他們自主學習，不斷提高自身的專業水平；其次，要定期更新培訓內容。在培訓過程中，相關部門應結合當前衛生健康業務檔案管理工作中涉及的技術、設備設施等要素，豐富、改進和優化培訓內容與形式。例如，提供業務檔案管理技能的升階培訓活動，豐富培訓形式，如借助信息化技術打造線上+培訓等；最后，加大對檔案管理人才的引進力度。可以通過多種途徑，吸引具有檔案管理專業背景的人才加入衛生健康系統，與相關的專業院校聯動，培養定向檔案管理人才，為未來的檔案管理工作輸送更多的專業人才。

3.強化檔案管理手段

衛生健康業務檔案管理是保障患者權益、提高醫療服務質量、促進醫療衛生事業發展的重要環節。首先，要明確檔案管理目標和原則，即業務檔案管理要以真實性、可靠性和完整性等目標和原則為核心，開展管理活動。例如，在真實性管理上，要對醫療檔案采取更加細致、深入、全面和系統的核查，檢查其診斷、治療等醫療過程的記錄，再依據建立的規范和審查機制，對照業務檔案是否虛假或被篡改。再如在可靠性和完整性管理上，要檢查業務檔案是否規范填寫，并定期抽查和評估檔案質量，保障檔案的完整與準確度，確保醫療信息的準確性和可靠性；其次，要加強檔案責任落地，強化檔案管理流程。要建立專門的檔案管理部門或崗位，并明確相關人員的具體責任。例如，部門主要責任人員應做好協調工作，并執行醫療健康業務檔案全過程管理任務。在檔案收集方面，可以通過信息技術手段，建立電子病歷系統，便于醫務人員實時錄入患者信息，并實現信息共享。同時，為提升業務檔案整理和分類效果，應建立統一的規范與標準，確保每個環節的流程和內容都符合規范要求，以避免各個部門在業務檔案收集、整理、分類、存儲、備份和銷毀等環節存在差異。

4.加強數據安全管理

數據安全作為當前衛生健康系統業務檔案管理的核心要素，應建立更加可靠、全面的安全管理機制。首先，加強技術手段的保護。要建立健全信息安全管理制度，采用先進的加密技術對敏感信息加密存儲或云傳輸處理，確保數據在傳輸和存儲過程中不易被竊取或篡改。同時，引入防火墻、監測系統等安全設備，及時發現并遏制惡意攻擊行為。例如，對于敏感信息，可以引入多重身份驗證安全措施，如密碼結合手機驗證碼等，以提高訪問的安全性。還可以借助大數據安全技術，對系統中的異常行為和安全事件實施實時監控與檢測，及時發現并應對潛在的安全威脅；其次，建立完善的監測和審計機制。通過日志記錄、定期審計等方式，實時監測檔案操作情況，及時發現異常操作和安全風險，確保檔案信息的安全性和完整性；再次，加強和相關部門的合作與溝通，建立跨部門的數據共享和協同機制，在提高信息共享效率的同時，確保數據安全。此外，還應加強對外部供應商和合作伙伴的信息安全管理，確保其符合相關安全標準和約束；最后，加強社會監督與公眾參與。建立檔案安全信息公開制度，公開、透明檔案管理工作，接受社會監督。同時，積極引導和鼓勵患者和群眾參與檔案安全管理，加強社會共治。此外，還應加強物理環境安全管理。相關單位應建立完善的物理環境安全管理體系，對重要信息存儲和處理場所實施嚴格出入控制和監管，確保敏感信息不會通過物理途徑被泄露或非法獲取。同時，加強對重要信息存儲和處理設備的維護和管理，確保設備設施的安全性和穩定性。例如，加強對敏感信息存儲和處理場所的監控和報警系統建設，及時發現并應對潛在的安全威脅。

5.全面提升業務檔案利用價值

衛生健康業務檔案利用是醫療機構管理重要的一環，不僅可以幫助醫生更好地了解患者病情和病史，還可以提高醫療質量和效率。因此，相關單位應積極探究如何借助新技術、新理論對業務檔案展開深度挖掘，以提升其應用價值。以大數據挖掘技術為例，首先，在資源整合方面，大數據技術可以幫助衛生健康部門整合醫療機構、藥品供應商和醫療設備制造商等各方資源。例如，通過建立健全數據平臺，可以整合各類醫療資源信息，包括醫院、診所的診療數據、患者健康檔案、藥品信息和醫療設備數據等，實現全面的資源匯聚和共享；其次，在服務方式優化方面，大數據技術可幫助醫療服務機構打造個性化醫療定制服務，提高醫療服務的精準度和效果。基于大數據分析，可以挖掘患者的健康檔案、疾病發展趨勢、用藥反應情況等關鍵信息，從而為醫生提供更為精細的診療建議和治療方案，實現個性化的醫療服務。此外，大數據技術還可以通過分析患者健康檔案和預測模型，提前發現潛在的健康問題，幫助醫療機構實施預防性干預和管理。因此，相關單位在管理衛生健康系統業務檔案時，應主動整合自身現有資源，圍繞資源利用最大效益為出發點，開發符合自身實際需求的業務資源檔案利用形式，進一步挖掘檔案利用效果。

綜上所述，通過對衛生健康系統業務檔案管理服務的研究和分析，本文揭示了當前檔案管理存在的問題，并提出了一系列改進措施和解決方案，具有一定參考價值。在今后的研究中，將結合具體的實證研究和案例驗證，進一步完善檔案管理服務的相關理論和實踐，促進衛生健康系統的信息化和管理水平的提高，為衛生健康系統的可持續發展提供堅實的支撐。

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作者單位：延安市老齡健康服務中心

作者簡介：李菁（1979—），男，漢族，陜西洛川人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。