學校檔案工作的規范化與標準化管理探討

摘 要：學校承擔著“為黨育人、為國育才”的重要使命，是為社會培養人才的重要教育機構，加強對學校檔案的管理具有較強的現實意義。規范化的檔案管理可以為學校發展提供有力支持，幫助教師提升教學質量，為學生提供良好的育人環境。由于當前許多學校檔案管理工作仍采取傳統方式，阻礙了檔案管理質量的提升，還存在檔案丟失等問題，影響檔案工作服務學校發展的效果。因此，提高學校檔案管理工作規范化、科學化水平，實現檔案管理智能化非常重要。

關鍵詞：學校檔案；規范化；標準化；管理方式

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A

引言

學校檔案記錄著學校的創建以及發展的歷史信息，能夠為學校后續建設提供重要的服務與支持。當前，學校采用的人工檔案管理模式效率較為低下，查找檔案信息時速度也比較慢，并對后續的維護工作也不能落實到位。因此，管理人員應運用先進的信息技術，提升檔案管理質量，并以標準的形式做好管理，為后續學校檔案工作的規范化提供重要支持。

一、檔案工作規范化與標準化管理的重要性及其特征

1.規范化與標準化管理的重要性

對當前教育工作來說，學校檔案管理可以直接反映學校的綜合管理水平，是維護各項工作的重要保障。結合目前大部分學校檔案管理模式來看，總體管理能力存在不足問題對于后續教學質量的提升存在阻礙性。學校需要對檔案管理工作進一步明確標準化模式，引導檔案管理工作人員展開分析，及時、準確地找出問題并解決，以實現學校的全面發展與進步。

2.檔案管理工作標準化、規范化特征

從現階段分析，大部分學校檔案管理的標準化工作具有以下特征：首先，系統的儲存量較大，便于查詢數據。隨著智能化時代的發展，無紙化辦公已經成為各行業領域中的主要工作方式。然而，對于學校來說，需要利用現代化管理體系，并以計算機技術為輔助構建更加科學、合理的檔案管理模式，在一定程度上提供便利的條件，減少工作人員的壓力；其次，能夠科學歸檔。由于學校的不斷發展，導致檔案內容逐漸增多，應以標準化模式來規范檔案管理工作，科學、合理地規劃檔案管理工作；最后，能夠降低管理成本。學校檔案類型較為豐富，現代化的管理模式能夠更好地擴充信息存儲容量，利用現代化模式能夠很好地節約人力資源。規范化與標準化開展檔案管理工作不僅能滿足學校現階段的管理需求，還能節約人力資源和檔案存儲成本，一舉兩得。

二、學校檔案管理工作現狀

雖然大多數學校已經意識到檔案管理規范化與標準化的重要性，但在最終的工作落實中還存在很多問題亟待解決。

1.監管不足

要想實行規范化與標準化的檔案管理模式，建立完善的監管機制是重要環節。相關人員必須嚴格遵守管理制度，提升檔案管理工作的綜合質量。現階段，很多學校檔案管理工作人員的穩定性較差，甚至有部分崗位是由其他人員兼職，檔案管理人員一直處于業務不熟練的狀態，對檔案管理工作落實就會出現許多問題，問題不斷積累就會增加檔案管理的工作難度。

2.檔案管理人員整體素質偏低

學校檔案管理工作對人員的綜合素質要求較高，但由于大部分檔案管理人員的專業不對口，檔案管理業務能力不高，在不同的環境下對于檔案管理的各項工作可能會存在較大出入。另外，檔案管理的滯后性也會致使很多人員沒有重視檔案管理工作。長此以往，就會導致檔案管理人員數量與能力下降，進而限制學校檔案管理的規范化發展。

3.缺乏管理意識

當前，在學校管理過程中，很多教師沒有意識到檔案規范化管理的重要性，缺乏應有的管理意識。還有部分人員認為檔案管理工作是為學校發展提供服務工作的，對于教師來說，做好學生的教育管理更為重要，導致管理失衡，無法從根本上認識檔案管理的重要意義與價值。

另外，有的學校管理人員認為規范化開展檔案管理工作的現實意義不大，又因缺乏管理意識，最終導致學校檔案管理的工作質量不高。

三、學校歸檔整理的規范程序

第一，對文檔處理的印刷存檔以及核稿工作應展開全面落實，在文稿合稿期間要結合稿件的內容認真審核，并逐一修正問題。如有違背要求的文稿必須退回并二次重發，這樣可以優化文件綜合質量，為領導簽發奠定基礎。另外，文件對于檔案的重要性不言而喻，為了優化檔案管控的質量，在繕印過程中應注重文字準確，符合統一的體式。第二，重視文檔歸卷工作。在日常文件審核當中應做好文檔分類，加強日常工作當中的合理管控，避免出現堆積損失的問題。在規定時間內開展日常的立卷歸檔，在初期按文章內容調整并及時做好增補與修改。對于沒有考察價值的文件材料應單獨存放，在年中抄錄過程中做銷毀處理。第三，重視對文件收發的處理工作。這是加強檔案完整管控的重要環節之一，因為文件管理的程度決定著檔案齊全情況，所以，應建立文件收發登記體系。要求從文件的送批運轉承辦以及文件銷毀等制度都要按照體系來開展工作，同時，重視登記管理的準確，定時催辦、清退，使現行文件的管理得到加強。第四，歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件的協調統一。管理人員應加強紙質與電子文件的全面控制處理，通過協調兩種管理方式并優化整體問題來提高管控效率。在實踐中應統籌規劃檔案管理的工作方式，要求公文處理檔案的具體要求，在原有基礎上采用文書處理階段產生的信息并使兩者深度融合。明確管控主要是以電子還是紙質文件為主，根據不同的文件形式確定管理工作方式。

四、學校檔案工作規范化與標準化管理方案

1.建立健全人員管理制度

第一，在智能化發展的過程中，作為學校管理者需要以相關技術為基準建立更加有效的檔案管理機制，確保檔案管理的各項流程能夠更加完善。同時，管理人員應承擔自身的責任與義務。例如，某學校為了更好地規范日常檔案管控工作，結合學校發展的特點制定了相關的檔案管理手冊。其中，包括《檔案立卷歸檔制度》《檔案安全保管制度》《檔案保密制度》等多項管理制度。這些制度能夠為后續檔案管理提供有效的依據，推進檔案管理工作標準化開展。另外，在各項制度實行的基礎上，還要及時記錄重要的信息內容以及借調人員的信息，以免在使用過程中出現檔案丟失的情況，并進一步明確所有人員的工作職責，設立有效的獎懲制度來約束工作人員行為。

第二，加強管理隊伍建設。為了更好地落實檔案管理工作，加強隊伍建設非常關鍵。一是政治素養提高。由于檔案管理的特殊性要求，對于管理人員的綜合水平要求較高，尤其是保密以及綜合協調能力都需要提高；其二，提高業務水平。工作人員只有充分了解學校檔案管理內容以及有關規定，才能在工作中準確分析問題并解決問題。這也是實現檔案管理標準化與規范化的重要方向，管理者必須高度重視。

2.紙質文件與電子文件并重

近年來，雖然信息技術推進了無紙化辦公的開展，但在檔案管理過程中還有許多紙質文件需要管理。尤其是在學校組織活動時會形成相應的檔案材料，其中包括獎狀、照片、獎杯以及影像等檔案資料。還有學校在評優工作時所涉及的某些檔案材料都是需要合理保管的。需要注意的是，必須保證電子文件與紙質文件的合理規劃。同時，針對不同的檔案類型，做好科學、合理的管理。此外，從當前學校檔案管理的工作現狀來看，有部分學校僅儲存了學生與教師具有參考價值的文檔，而對于應用價值不高的文檔，通常會選擇刪除或者銷毀。為了確保檔案信息的真實性與有效性，在此期間應當保證相應的紙質檔案文件也能被有效儲存，將紙質檔案與電子檔案雙向轉換，避免出現檔案缺失的情況。

3.保證案卷的完整性與有序性

確保檔案信息的完整性和有序性也是推進規范化管理的重要措施。檔案管理人員一定要注重對存檔信息的完整性要求，根據信息內容將其歸入不同的類目當中，為后續管理工作的優化打下基礎。

第一，提高檔案管理人員的責任心。在收集、整理和歸檔的過程會碰到檔案損壞以及不完整的問題，這說明檔案管理人員的責任意識非常關鍵，在工作中沒有開展規范化、標準化管理。為此，需要檔案管理者結合實際情況開展檔案標準化與規范化整理。另外，還需要及時做好各類文件的整理與匯總工作，及時歸檔處理，確保檔案的時效性。

第二，制定嚴格的檔案歸檔標準。要想更好地實現學校檔案管理工作，確保整體的管理質量，就要制定科學、嚴謹的歸檔標準。在實踐過程中要確保檔案信息的完整度，尤其需要注意檔案材料的采集工作，是確保信息完整的重要環節。例如，某學校在體育賽事檔案建立的過程中，學校承擔了省級的比賽任務，在整個賽事活動過程中涉及很多事情，對賽事檔案材料整合與收集過程較為煩瑣，要想保證材料收集的完整性，就需要制定嚴格的歸類標準。通過科學、合理利用檔案并實行管理，該學校在舉辦賽事后，得到了社會各界的好評。

第三，檔案外觀符合要求。為了更好地管理學校檔案，檔案管理工作者應注意檔案的整潔程度、文字書寫清晰情況以及書寫格式等多項內容。其中，檔案存儲方式、裝訂等都需要按照具體要求嚴格規范，并確定檔案擺放的位置，可以減少工作人員查找檔案的時間。通過這樣的方式，進一步推進檔案管理的規范化和標準化落實。

4.加強一手資料的采集

學校檔案包括人事、體育、建筑、合同和職稱等多種類型。在檔案收集的工作中很容易出現紙質文檔散落以及損毀的情況，會影響后續的工作質量。為此，需要制定有效的管理規章制度，要求對各科室統一收集標準，并做好信息數據的采集與輸入工作。每份檔案都要電子留底，避免紙質檔案丟失而造成不良影響。電子信息的采集工作也要嚴格檢驗，從根本上杜絕錯別字等問題，確保檔案的真實與有效，保證檔案采集的質量。在驗收的過程中，由負責人完成工作后簽字確認，并開展檢驗工作，確保檔案資料的采集質量。在現有的學校檔案管理實踐階段應注重檔案內容及格式的控制，不同部門人員應加強嚴格管控，從根本上杜絕風險問題。另外，應針對一手檔案資料收集實行檔案質量控制，分析檔案格式與原始記錄標準是否符合，確認無誤之后簽字確認。

5.推進檔案管理信息化建設

利用信息技術推進檔案管理工作是目前較為先進的手段，為了確保檔案管理作用的有效發揮，可以從以下幾方面落實學校檔案管理信息化建設工作。第一，要充分利用現代化技術。學校要重視對相關人員的培訓工作，不斷學習新技術。同時，培養新技術人才，要求他們掌握先進的業務技術，確保信息技術的優勢能夠充分發揮出來；第二，確保檔案信息的安全性與保密性。在檔案管理中應用信息技術，由于其特殊性，雖然能夠提高整體的工作效率，但同時也會出現安全問題。因此，需要加強檔案管理人員的保密安全意識，確保重要檔案信息不會出現被泄露；第三，建立檔案管理信息化平臺。在信息技術應用的過程當中，需要完善各項功能，設立有效的在線查詢功能。同時，進一步健全存儲中心的功能，確保能夠對檔案文件實時共享；第四，建立完善的檔案資料收集制度。以更好地對檔案資料整理和應用，彰顯校園文化，并推進學校的全面發展。

6.加強檔案管理技術的開發

做好檔案的開發利用工作也是重要的環節。在傳統的學校檔案管理過程中，因為大部分檔案是紙質材料，在日常檢查工作中需要對檔案資料重新翻閱，會浪費更多的人力、物力資源。如果能夠做好信息技術的開發與普及，就能更好地實現檔案信息化管理。除此以外，做好學校檔案管理技術的開發，能夠更好地保存數據信息，提升檔案管理的完整性與規范性。同時，在檔案信息的匯總過程中由于數據信息量較大，傳統的管理模式不能滿足現階段要求，需要以學校實際工作要求為基準，做好現代化技術開發工作，實現高質量的檔案管理。

在現代化管理轉型的過程中，學校管理人員應注重對時代發展趨勢的分析與重視，結合現階段的先進技術全面創新檔案管理工作模式，提高學校現代化管理水平，健全學校檔案信息數據庫，以推進檔案管理的規范性與標準化開展。除此以外，學校檔案管理工作人員還要定期檢查檔案資料，及時處理檔案信息內容與原始資料存在不一致的問題。另外，對自動化設備設施的應用也要有所重視，可以選擇先進的檔案管理機器人以及智能存儲柜等輔助工具，助力檔案管理規范化、標準化開展。在條件允許的情況下，要保證檔案庫房的溫度、濕度在國家標準的范圍內，其溫度標準在15～25度之間，濕度應在50%左右。同時，還要對檔案按卷宗的整體屬性編號，能夠更加準確地記錄檔案資料內容。如果學校檔案需要移交，還需要注意移交的具體范圍和年限，要遵循國家相關規定要求。在檔案管理的過程中，要深入分析與應用人工智能技術，確保檔案管理信息系統界面更加簡潔、實用，提高信息導入的便捷性，這也是近幾年來檔案管理信息化建設的趨勢。

五、結語

總之，規范化、標準化開展檔案管理工作能夠更好地促進學校的發展，為此，需要加強對檔案管理工作的重視，解決與優化現階段存在的檔案管理問題。同時，增強學校全體員工的檔案意識，提高檔案工作人員的管理能力、健全管理制度、建立有效的監管機制、采用先進的智能化技術，并做好檔案數據的審核、存儲及利用工作，不斷提高學校檔案管理的規范化、科學化水平。

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作者單位：山東省聊城第三中學

作者簡介：王春梅（1982—），女，漢族，山東兗州人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。