因公臨時出國（境）差旅費報銷業務的思考

摘要：在我國大力實施科教興國戰略，適應國際化對人才需求日益增長的形勢下，作為科教興國與人才培養的重要平臺——高等院校，日益重視推動國際交流。參加國際培訓及國際會議已成為高校師生科研教學重要的組成部分。文章以A高校為例，分析目前因公臨時出國（境）差旅費報銷管理現狀以及存在的問題，結合“雙一流”高校的建設以及“放管服”改革的要求，提出優化路徑，減輕廣大教學科研人員負擔。

關鍵詞：高校因公出國差旅費報銷

中圖分類號：F233 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）03-068-02

一、研究背景

黨的二十大報告提出，實施科教興國戰略，強化現代化建設人才支撐。擴大國際科技交流合作，加強國際化科研環境建設，形成具有全球競爭力的開放創新生態。2018年國務院印發的《關于優化科研管理提升科研績效若干措施的通知》（國發〔2018〕25號），要求貫徹落實黨中央、國務院關于推進科技領域“放管服”改革要求，按照能放盡放的要求賦予科研人員更大的財務自由支配權，減輕科研人員負擔，充分釋放創新活力，為實現經濟高質量發展、建設世界科技強國做出更大貢獻。高校作為科教興國、人才培養的重要載體，如何將國家發展需求與高校因公臨時出國（境）報銷業務有機地結合，進一步落實“放管服”改革，不斷改進和完善高校因公臨時出國（境）差旅費制度與流程，從而將師生從繁冗的財務報銷事務中解脫出來顯得十分重要和緊迫。

二、研究意義與目的

據全國科技經費投入統計公報資料顯示，我國科研經費總額及人均科研經費近幾年有了顯著增長。技術飛速發展的同時對科研經費管理也提出了全新的考驗。作為科研經費的重要組成部分，差旅費是各類財務報銷業務中最繁瑣的一項。與國內差旅費報銷不同，因公臨時出國（境）的差旅費報銷業務具有更為復雜的特點。包括報銷資料繁多、票據樣式多樣、審批流程復雜等，不僅耗費了師生大量的時間和精力，也挑戰了財務人員的業務能力。本文以A高校為例，論述高校因公臨時出國（境）差旅費報銷業務現狀和特點，并結合近幾年因公臨時出國（境）差旅費報銷流程中出現的重點問題及困惑加以分析，就如何優化因公臨時出國（境）差旅費報銷提出可行性建議。

三、因公臨時出國（境）差旅費報銷的關鍵問題分析——以A高校為例

（一）A高校因公臨時出國（境）差旅費基本情況

A高校系國家“雙一流”“985工程”“211工程”重點建設的教育部直屬高校，是一所以農學、生命科學、農業工程和食品科學為特色和優勢的研究型大學。2017—2021年A高校因公臨時出國（境）差旅費占差旅費比例（如表1所示）、因公臨時出國（境）差旅費比重逐年增加，2019年因公臨時出國（境）差旅費報銷已占該校差旅費報銷業務的24.34%。因此，一方面國際交流已成為科研人員學習交流和產學研合作的常態，另一方面科研人員和財務人員需要花費更多的時間來處理復雜的因公臨時出國（境）差旅費報銷。

（二）A高校因公臨時出國（境）差旅費報銷現狀

1.現行上級文件制度落后。2013年財政部、外交部印發《因公臨時出國經費管理辦法的通知》（財行〔2013〕516號）是高校因公臨時出國（境）經費管理的主要參考文件，至今已延用10年。隨著我國經濟發展進入新常態以及高等教育國際化進程不斷加快，在執行該政策時出現了不少問題，如往返機場難、住宿標準低等。盡管2017年財政部發布了《財政部外交部關于調整因公臨時出國住宿費標準等有關事項的通知》（財行〔2017〕434號），但該通知僅對部分國家的住宿費標準和境外往返機場費用進行了修訂。對于城市間交通費、往返機場方式、境外租車標準等仍不太明確。因此，在實際執行過程中，不僅給科研人員在因公臨時出國（境）的報銷帶來諸多不便，而且也給高校財務人員執行標準帶來了許多困惑。

2.多部門審批，溝通成本高。A高校因公臨時出國（境）差旅實行學校、派出單位和出訪團組三級管理。報銷審核工作涉及多個部門，主要有學院、國際合作與交流處、財務處和經費管理部門。盡管因公臨時出國（境）的外事審批和差旅費的財務報銷都是通過系統報送，但這兩個系統為不同公司開發的軟件系統，難以實現信息共享，造成“信息孤島”。師生仍須向財務處提交審簽的網上預約報銷單和報銷資料，財務處在對報銷資料完整性進行初步審查后，向國際合作與交流處移交審查任務、時間、地點、線路等有關信息，經審查無誤后方可向財務處報銷有關費用。在具體實施過程中往往會出現師生實際行程和任務審批表不符，到訪城市沒有報批，搭乘外國航空公司航班沒有提前審批，報銷項目和審批項目不符，境外租車沒有在預算上單列等多種需要師生提供出國（境）變更表進行補審批或者無法報銷的復雜現象。在上述情況下，不但導致教師和學生需要多次往返于相關部門，部門之間交流溝通成本高，而且還會引起教師和學生報銷難度大，報銷周期長，對教師和學生造成報銷、溝通體驗感不佳。

3.境外票據樣式繁多，幣種多樣。由于涉及到多個國家的差旅目的地，不同于國內財政部監制和簽發的統一稅票，各國票據呈現出多樣化特點，缺乏統一的標準性。有的是電子版收據，有的是手寫收據，有的甚至沒有收據。師生往往因不同樣式的票據而產生諸多困惑。不僅會給師生在索取報銷憑證時帶來一定的困難，發票的不一致性還會導致不同財務人員對某張票據的處理方式存在差異，從而引發師生對財務審核人員業務能力的質疑，增加雙方之間的矛盾，削弱信任度。

另外，境外票據基本是外文票據，除英文外，其他語種也屢見不鮮。盡管財政部要求“各種報銷憑證須用中文注明開支內容、日期、數量、金額等，并由經辦人簽字”。財務審核人員如果完全依靠中文標注，仍存在違規報銷的風險。比如，按照財政部的規定因公臨時出國（境）伙食補助、公雜補助實行“包干制”，不憑票報銷。但有些境外住宿費發票中包含餐費、電話費或小費等，財務人員可能因為不熟悉語種，而誤將這類費用當成住宿費給予報銷的情況。

4.人員的專業水平亟待提高。2016年《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發〔2016〕50號）出臺，要求建立健全科研財務助理制度。為落實科技領域“放管服”改革要求，提高科研經費使用效益，A高校雖然在2019年出臺了《科研助理崗位管理辦法》。但就目前情況看，各院、系、研究團隊、項目組對科研財務助理執行重視程度不高、科研財務助理人員比例不足、已聘用人員偏向科研協助工作等情況依然存在。此外，針對科研財務助理聘任標準、培訓機制、晉升空間方面的配套政策而言，尚未達到成熟水平。加之一些科研財務助理需要投入更多的時間和精力來協助科研工作，而他們對財務相關制度要求不夠熟悉，這就給教學科研人員開展相關工作帶來了較大麻煩，同時還使得科研人員與財務人員在進行信息傳遞時產生誤解。

四、因公臨時出國（境）差旅費報銷優化路徑

（一）完善和細化費用標準

教育主管部門可通過各高校廣泛征集意見和建議，對現有文件制度進行分析研判，制定明確的、最新的管理辦法，細化執行標準、明確執行范圍。為各高校制定自己的教學科研人員《因公臨時出國（境）管理辦法》提供有力的制度依據。

此外，各高校應結合自身的辦學特點、學科建設、專業特色等方面，進一步細化和優化制度文件，形成符合高校特點的流程體系，增強可操作性。

（二）推進業財融合進程，優化報銷流程

加強財務系統信息化建設，推進業財融合進程，實現外事審批系統與財務網報系統的信息共享，打破信息壁壘。在財務部門預約報銷系統里增加“預審”模塊，同時嵌入派出單位和國際合作和交流處依次審核權限。師生根據系統提示上傳報銷附件，提交后依次由派出單位、國際合作交流處、財務處在系統里對報銷資料進行預審。如果提交的資料有問題，各個環節均可在線直接退單，指出不符合要求之處以及依據，師生接到退單反饋信息直接修正后，把合乎要求的材料再次上傳。預審通過后，經辦人員向財務部門送交報銷單據或投遞報銷。這種預審模式不僅打破時間和空間的限制，避免了師生多次跑腿情形，而且提高相關審批人員的工作效率，減少了師生與部門、部門與部門間的溝通成本。

（三）提升票據管理，建立誠信評價體系

中辦、國辦2016年印發的《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》明確指出，中央直屬高校根據教學、科研、管理的實際要求，按照以人為本、實事求是、精簡高效的原則。結合實際工作，探索因公臨時出國（境）差旅費業務，采用住宿費、伙食補助費、公雜補助“包干制”的報銷制度。師生依據實際花費，在包干標準限額內提出申請，經相關部門嚴格審批后完成報銷。同時加強內部控制與監督、強化信息公開與透明，對經費使用進行全過程監管。

（四）加強制度宣講，豐富人才儲備

通過微信群、公眾號等渠道，加強制度宣傳力度。定期開展因公臨時出國（境）差旅費報銷業務的專題培訓，提高師生對該業務的了解程度，從而有效提高報銷票據的合法性和合規性。

繼續落實推進科研財務助理制度，建立財務專員服務模式。每一位財務人員對應主要科研團隊、項目組等，通過現場、電話答疑等多方式為師生提供精準對接服務，實現政策講解、落實、執行的“精細化”，有效提高財務助理的專業水平。

另外，財務人員應加強外匯業務的學習、定期輪崗，培養一支制度熟悉、業務熟練的高質量管理隊伍。加強各個高校間財務工作人員的交流活動，針對這一特殊的業務進行相互學習、不斷改進，從而更好地為高校教學、科研服務。

五、結論與建議

在全球化的今天，師生出國交流訪問，是全面提高高等教育水平最有效的途徑之一，如何把高校師生從繁雜的出國差旅費報銷事務中解放出來，讓他們把更多精力放在教學科研上，不讓出國審批與報銷成為教師與學生出國交流的“攔路虎”，是財務部門與相關部門應盡的責任。針對A高校因公臨時出國（境）差旅費報銷業務存在的問題，本文提出了一系列改進意見。其中包括完善和細化費用標準；推進業財融合進程，優化報銷流程；提升票據管理，建立誠信評價體系；加強制度宣講以及豐富人才儲備等措施。這些措施旨在解決因公臨時出國（境）差旅費報銷業務目前存在的問題，為高校提供更加高效、便捷、規范的因公臨時出國（境）差旅費報銷服務，為我國高校的國際化進程奉獻一份力量。

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（作者單位：中國農業大學北京100091）

[作者簡介：王紫燕（1986—），女，滿族，河北省遵化市人，碩士，中國農業大學，會計師，研究方向：高校財務管理。]

（責編：若佳）