高校會議中心智能化財務平臺研究

王 嵐

北京大學 北京

高校會議中心是高校后勤系統(tǒng)的重要組成部分，運營著學校的賓館、會議室、餐廳、物業(yè)等服務項目，在高校整體運行中發(fā)揮著獨特的支撐保障作用。高校會議中心依托學校資源管理學校部分樓宇，負責為學校的各類會議和活動提供場地與服務，為國內(nèi)外來訪的學術(shù)交流團體提供住宿和用餐，部分高校會議中心還為院系和職能部門提供物業(yè)服務，為師生提供電影演出等劇場服務。高校會議中心職能的特殊性決定了其財務管理工作的鮮明特點，必須針對這些特點確定符合高校會議中心實際情況的財務管理體制和財務管理平臺，以應對日益發(fā)展的財務核算要求和業(yè)務管理需要。

一、高校會議中心財務管理特點

1.非法人獨立核算企業(yè)管理模式

高校會議中心是校內(nèi)二級單位，不是獨立法人，實行獨立核算、自負盈虧、自我積累和發(fā)展的運行模式。一般情況下，學校不予撥款，會議中心依靠自身創(chuàng)收，支付人工成本和運行成本，年終按照學校要求的指標上繳利潤。會議中心采取企業(yè)化管理的運行模式，在組織架構(gòu)、財務管理、人力資源等方面均按照市場化要求采取公司制的管理方式。

2.資金量大、經(jīng)費來源渠道廣

高校會議中心業(yè)務種類較多，收入類型繁雜，主要包括會議費、住宿費、餐費、服務費、票款等。經(jīng)費來源渠道分為校內(nèi)經(jīng)費和校外經(jīng)費，來款方式包括匯款、微信、支付寶、銀行卡、校園卡、應收掛賬、現(xiàn)金等，還有一些來自第三方平臺，經(jīng)費來源渠道廣泛，各類業(yè)務具有單筆金額小、每日累計筆數(shù)多、累計金額較大的特點，出現(xiàn)差錯時不易查找源頭。

3.采購形式多樣、結(jié)算方式復雜

高校會議中心肩負著學校后勤支撐保障的重要使命，采購形式多樣，其中包括招標、競爭性磋商、競爭性談判、詢價比價等，支出種類繁多。另外，供貨商分為長期供貨商和一次性供貨商，長期供貨商需按上月入庫金額形成的應付賬款進行統(tǒng)一付款，一次性供貨商則需按照合同或訂單的約定進行支付,結(jié)算方式較其他單位復雜。

二、高校會議中心財務平臺現(xiàn)狀

1.單獨的財務核算系統(tǒng)，年終手工并表

高校會議中心實行獨立核算，既區(qū)別于學校其他二級單位，又不同于社會上的酒店，是企業(yè)化管理的事業(yè)單位。為滿足日常運營需要，目前部分高校會議中心日常財務核算執(zhí)行的是《企業(yè)會計準則》，設有單獨的財務核算系統(tǒng)，年終與學校通過手工合并報表的方式進行財務決算。

2.尚未實現(xiàn)系統(tǒng)對接，無法共享信息

高校會議中心因為支撐業(yè)務需要，有諸多業(yè)務系統(tǒng)。賓館客房需要酒店管理系統(tǒng)、會議承辦需要會議注冊系統(tǒng)、餐廳運營需要點餐收銀系統(tǒng)、物資采購庫房驗收需要進銷存系統(tǒng)等。但目前財務核算系統(tǒng)與這些業(yè)務系統(tǒng)之間多是分離的狀態(tài)，沒有實現(xiàn)系統(tǒng)對接，無法進行信息的傳輸與共享。財務憑單的制證工作仍然需要手工錄入，但一是人工錄入效率較低且出錯率高，二是系統(tǒng)之間缺乏比對與數(shù)據(jù)稽核，容易造成少收和多付現(xiàn)象，內(nèi)部控制易出現(xiàn)盲區(qū)，加大了單位的財務風險。

3.缺乏財務、業(yè)務、信息化都精通的復合型人才

業(yè)財融合是高校會議中心發(fā)展的新方向，應將業(yè)務發(fā)展與財務管理相結(jié)合，從單位整體的角度去思考業(yè)務開展的戰(zhàn)略規(guī)劃和目標方向，將業(yè)務和財務融為一體。業(yè)財融合必須依托智能化財務平臺的建立，通過信息共享打破部門間的信息壁壘，實現(xiàn)業(yè)務和財務的高度協(xié)同與互動。業(yè)財融合需要業(yè)務、財務、信息化都精通的復合型人才，而目前缺乏這類人才也是制約高校會議中心財務平臺信息化發(fā)展的因素。

三、搭建高校會議中心智能化財務平臺的方案

1.落實《政府會計制度》，尋找企業(yè)化管理與事業(yè)單位的平衡

（1）借助《政府會計制度》改革契機，優(yōu)化會議中心財務軟件。2019 年起，國家實施政府會計制度改革，行政和事業(yè)單位的會計核算要求具備財務會計和預算會計雙重功能，財務會計實行權(quán)責發(fā)生制，預算會計實行收付實現(xiàn)制，為企業(yè)化的高校會議中心財務核算體系順利并入事業(yè)化的高校財務部門核算體系提供了良好契機。通過雙基礎、雙分錄、雙報告、雙功能的架構(gòu)，實現(xiàn)財務會計和預算會計適度分離并相互銜接，可全面、清晰反映單位財務信息和預算執(zhí)行信息。

高校會議中心原本執(zhí)行的是權(quán)責發(fā)生制的《企業(yè)會計準則》，在高校轉(zhuǎn)為執(zhí)行政府會計制度后，高校會議中心能夠通過信息化手段把原有的企業(yè)會計科目并入學校整體科目體系中，出具的財務報表格式也能與學校財務部門的報表格式保持一致，有利于學校月末、年末進行報表合并和財務決算。

（2）運用信息化手段，尋求企業(yè)化管理和事業(yè)單位的平衡。高校會議中心構(gòu)建新的財務核算系統(tǒng)，設計的財務核算體系既要實現(xiàn)《政府會計制度》的要求，又要滿足會議中心企業(yè)化運營管理的需要，應探索出一套兼顧政府會計制度和企業(yè)管理需求的可行性實施方案，尋找事業(yè)單位實現(xiàn)企業(yè)化管理的途徑。在科目設置上，與學校財務部門政府會計制度一級科目和二級科目要保持一致，在三級科目及以下級次增加符合高校會議中心運營實際的明細科目，這樣既能保證與學校財務部門的并賬并表要求，又能滿足業(yè)務部門查找統(tǒng)計明細項目的需要。

會計報表方面，在出具規(guī)定的財務報表和預算報表外，通過自定義報表的形式抓取符合高校會議中心各業(yè)務部門實際需求的會計信息，如設計客房公寓收入表、人工成本統(tǒng)計表、能源費用統(tǒng)計表等。新搭建的高校會議中心財務核算系統(tǒng)既能夠符合《政府會計制度》的要求，又能夠滿足業(yè)務部門的實際需要，規(guī)范了會計核算體系，保證了會計信息質(zhì)量。

2.加強財務系統(tǒng)內(nèi)部建設，推進財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)互聯(lián)互通

（1）開發(fā)多維度分析功能，提供智能化統(tǒng)計數(shù)據(jù)。先進的財務核算軟件應該具有多維度的分析功能，為單位會計人員和管理人員提供深挖收據(jù)的可能，為日常運營和經(jīng)營決策提供多角度的財務支持。除依靠科目體系外，還可以充分發(fā)揮軟件多維度抓取數(shù)據(jù)的智能化技術(shù)，如利用部門輔助核算歸集部門收支、利用項目輔助核算考核項目損益、利用業(yè)務區(qū)域輔助核算統(tǒng)計該區(qū)域盈利情況等。

（2）做好系統(tǒng)的權(quán)限設置，達到稽核和制約目的。加強財務軟件內(nèi)部建設還包括做好財務核算系統(tǒng)的權(quán)限設置，根據(jù)不相容崗位相分離原則，做好崗位的角色設計。權(quán)限設置要做到業(yè)務經(jīng)辦與授權(quán)批準相分離、業(yè)務經(jīng)辦與會計記錄相分離、會計記錄與資產(chǎn)保管相分離、業(yè)務經(jīng)辦與稽核監(jiān)察相分離、資金支付審批與支付執(zhí)行相分離、實物保管與盤點清查相分離等。只有權(quán)限設置合理、規(guī)范，才能有效降低錯誤和舞弊行為的發(fā)生。

（3）推進財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)信息共享。智能化財務平臺的搭建是一項系統(tǒng)工程，財務核算系統(tǒng)如果沒有與業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)通，就會形成信息孤島，無法智能化傳輸信息，未發(fā)揮信息價值。高校會議中心因前端業(yè)務種類繁多，業(yè)務系統(tǒng)復雜，所以各系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的對接有著較大的提升空間。

第一，收入方面，推進酒店管理系統(tǒng)、開票系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的對接。高校會議中心應實現(xiàn)銀行收款機與酒店管理系統(tǒng)的對接，目前部分酒店前臺和餐廳收銀在使用銀行收款機后，還需要人工將收費金額錄入酒店管理系統(tǒng)，銀行收款機與酒店管理系統(tǒng)直接連接將大大降低前臺人員的工作量，減少崗位人員編制，有助于高校會議中心實現(xiàn)降本增效。

同時，應充分利用信息化手段，通過系統(tǒng)對接實現(xiàn)客人自助開票。系統(tǒng)對接的數(shù)據(jù)是根據(jù)業(yè)務系統(tǒng)內(nèi)的實際消費清單產(chǎn)生，有效避免了虛開發(fā)票的情況，大大降低了財務風險，提升了高校會議中心的財務管理水平。

酒店管理系統(tǒng)應與財務系統(tǒng)進行系統(tǒng)對接，將每日營收數(shù)據(jù)按照收款方式和收入類型自動生成憑證，把會計人員從事務性工作中解放出來，將更多精力投入到稽核監(jiān)督、流程梳理、財務分析和管理工作中。

第二，支出方面，推進供應鏈系統(tǒng)、資金支付系統(tǒng)與財務系統(tǒng)對接。高校會議中心應實現(xiàn)采購的進銷存供應鏈業(yè)務信息化，并接入財務核算系統(tǒng)，會議中心的客房、餐廳等物資需求量大，采購業(yè)務頻繁，應利用先進的進銷存系統(tǒng)實現(xiàn)采購業(yè)務的線上申請和審批，達到事前控制，有效前移財務管理職能。采購業(yè)務請購單審批完成后，系統(tǒng)自動生成采購訂單，且采購訂單按照供應商歸類匯總。月末，系統(tǒng)按入庫單數(shù)量和金額匯總生成每個供應商當月應付款總金額，進銷存模塊和總賬模塊自動對接，生成入庫憑證和應付憑證，可提高采購的進銷存業(yè)務和財務核算的自動化水平。

高校會議中心應實現(xiàn)資金支付系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的對接。銀企直連已勢在必行，通過軟件接口，將財務系統(tǒng)的付款信息直接推送至資金支付系統(tǒng)，避免財務人員手工錄入可能造成的失誤，使財務系統(tǒng)與銀行業(yè)務系統(tǒng)的賬戶信息保持一致，降低財務風險，保證資金安全，提高付款準確度，工作效率也會明顯提高。

第三，內(nèi)部控制方面，推進人力資源系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的對接。人力資源管理系統(tǒng)的工資管理模塊每月可自動生成工資報表，財務系統(tǒng)應與人力管理系統(tǒng)進行技術(shù)對接，從工資報表中取數(shù)，自動生成工資憑證。同時，通過系統(tǒng)對接實現(xiàn)按照各種用工形式進行分類匯總，提高工資制單的準確度，提高人工成本的核算效率。

建立合同管理系統(tǒng)也是加強單位內(nèi)部控制的重要方面。利用信息化手段，將合同金額、采購方式與分批付款進度明確體現(xiàn)在合同管理系統(tǒng)中。對于金額大、持續(xù)時間長、分批次付款的合同在財務系統(tǒng)中按照項目輔助核算單獨管理，財務系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)嚴格比對，按照進度付款，控制財務風險，防止付款金額超過合同總金額的現(xiàn)象發(fā)生。

3.通過崗位輪換、實崗調(diào)研等方式，培養(yǎng)業(yè)財融合的復合型人才

推進智能化財務平臺建設，依靠既懂財務、又懂計算機的復合型人才。高校會議中心要通過崗位輪換、實崗調(diào)研等方式，努力培養(yǎng)具有業(yè)財融合能力的復合型人才，為加快智能化財務平臺建設儲備力量。崗位輪換是指有計劃、有目的地輸送會計人員到前端業(yè)務部門進行實崗工作，深入業(yè)務活動、了解業(yè)務流程和業(yè)務需求。會計人員須轉(zhuǎn)換角色、換位思考，站在業(yè)務部門的角度、客戶的角度、供應商的角度去思考和解決問題。通過實崗調(diào)研等方式培養(yǎng)一批思路清晰的復合型人才，幫助業(yè)務部門發(fā)現(xiàn)流程中的風險點，在智能化財務平臺的設計上著重控制風險點，同時在把控風險的前提下，精簡非必要的煩瑣流程和人工錄入，通過信息化手段提高服務效率，優(yōu)化服務質(zhì)量，提升客戶體驗。

四、結(jié)語

高校會議中心財務平臺具有獨立核算、資金量大、結(jié)算方式復雜等特點，目前是單獨的財務系統(tǒng)，沒有與學校財務部門核算系統(tǒng)和中心內(nèi)部各業(yè)務系統(tǒng)進行對接。未來，學校將致力于搭建高校會議中心智能化財務平臺，落實《政府會計制度》，尋找企業(yè)化管理和事業(yè)單位的平衡點，夯實財務系統(tǒng)內(nèi)部建設，推進財務系統(tǒng)與中心酒店管理系統(tǒng)、開票系統(tǒng)、供應鏈系統(tǒng)、資金支付系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。依托智能化財務平臺，通過信息傳輸與共享，提高結(jié)算效率，加強全流程系統(tǒng)控制，降低人工操作的風險，實現(xiàn)審批流、業(yè)務流、資金流的一致性，推動數(shù)字化、智能化財會監(jiān)督，促進高校會議中心財務治理能力和治理體系的現(xiàn)代化發(fā)展。