高校檔案數字化建設中的安全問題及應急預案探討

周登攀，羅 丹，趙亞男

（1.石河子大學黨委教師工作部（人事處），新疆 石河子 832000； 2.新疆瑪納斯縣財政局，新疆 昌吉 832200）

高校在檔案數字化建設過程中缺少應對檔案安全問題，解決檔案風險隱患的能力。通常，保護紙質載體檔案，需要注意溫濕度調節、防火以及光照等安全隱患，而數字化檔案則要關注病毒入侵、設備故障以及黑客入侵等安全問題，這些安全問題影響檔案數字化建設水平。所以，分析在建設數字化檔案過程中產生安全隱患的潛在原因，結合常態化安全問題，提出相應應急預案，以減少出現檔案被篡改、檔案被遺失的情況，是目前急需解決的問題。

1 高校檔案數字化建設中的安全問題

1.1 數字檔案開發層級顆粒化不足

數字檔案開發層級顆粒化不足，容易出現檔案價值開發力度不夠，碎片化檔案數據難以進行合并和歸類等一系列問題。如果不加以遏制，就會影響檔案數字化建設的安全性[1]。雖然我國目前正積極發展檔案數字化工作，并且基本實現在線利用、遠程利用紙質檔案的目標。但從實際發展現狀來看，尚未進行深層次管理與開發可供計算機理解和閱讀的數據粒度層級。數據粒度是指數據的細化程度，其中粒度與數據的細化程度成反比，這就意味著如果數據細化程度較高，那么數據粒度則會表現出較小的趨勢。而在這種情況下，研究型用戶多元化利用高校檔案的需求無法得到滿足。而結合倪麗娟等人的研究成果，發現當檔案信息資源被進一步開發和利用的時候，高校檔案機構沒能隨之進行深度的開發與利用，造成數據關聯不足、數據處理不深化等一系列問題；根據某市檔案館副館長得出的實踐結論，基本可以明確，要想真正意義上實現檔案信息化發展目標，必須重視對檔案內容的細粒度進行管理和開發。而部分高校檔案部門在開發數據層面，明顯停留在掃描紙質檔案的初級階段[2]。可見，要想實現建設數字化、智慧化檔案的目標，高校還需繼續堅持落實檔案數字化改革工作。

1.2 數字檔案應用場景協同化不足

數字檔案應用場景協同化不足，無法保證對用戶數據進行深層次的挖掘、分析和追蹤，可能會出現檔案服務“難、煩、慢”等一系列問題。如果拉長檔案服務的時間和過程，就有可能受到其他因素的影響，而出現檔案數據安全難保證的問題。高校建設數字化檔案，應重點關注典型場景的打造效果，凸顯“檔案創新，全校共享”的核心。因此，在建設數字化檔案的過程中，高校方面必須聚焦師生高頻需求、共性需求，以滿足全體師生需求為目標，通過踐行多跨協同、改革突破、引領示范的基本原則，加大力度建設基礎數字檔案應用場景和高級數字檔案應用場景，實現數字檔案升級工作。此外，高校建設數字化檔案，應緊扣省市級檔案工作數字化改革培訓會議要求，踐行跨部門協同、跨層級聯動的原則，如，將“獨自作戰”形式轉變為“部門協同”形式，以提升檔案應用場景開發建設水平[3]。但事實上，多數高校在實行檔案數字化建設工作期間，難以從根源上規避高校檔案部門“單打獨斗”的情況，容易引發檔案數字化建設停留在收集階段，所建設的數字檔案應用場景不能緊靠師生需求的情況。

1.3 數字檔案管理人員專業化不足

數字檔案管理人員專業化不足，直接影響檔案管理數字化建設水平。這是因為檔案管理人員是接觸檔案的直接人員，他們的工作專業程度，以及專業態度，會引發無法規避的人為影響。當前，我國已經走進了數字化時代。行業領域存在普遍的跨界顛覆現象，且為了進一步滿足用戶的多元化變動需求，多數行業開始重視聯合新發展技術，致力于打造協同聯動的生態網絡，以推動行業的數字化發展[4]。對此，高校在建設數字化檔案的時候，應積極響應數字化時代發展目標，做好數據保存手段的升級工作，做好檔案管理工作邏輯與方法的優化工作，避免出現檔案數據離散化問題，從根源上提高檔案數據的可理解性和可應用性。而這要求高校能夠重點提升檔案管理人員專業水平，督促檔案管理人員基于數字技術，實現智能化服務和數字化服務，以滿足高校檔案綜合化、多樣化和互動化的需求。但事實上，部分高校在進行人員配備的過程中，多數檔案管理人員屬于合同制用工和非專業人員，他們不僅缺少業務創新認識，同時也不具備較高的信息技術水平和專業化的檔案知識背景。由此可見，高校數字檔案開發管理人員難以為檔案數字化建設提供人才保障。

在高校數字化檔案建設過程中，往往需要專業的人才隊伍。但從現階段我國高校的實際情況來看，很多檔案管理人員的思想觀念較為保守，習慣于采用傳統的方式對于檔案進行管理，導致檔案管理工作難以跟上時代發展的步伐。對于這種情況，高校要引起足夠的重視，要采取有效措施提升人才隊伍的實際水平，也要不斷加強對于檔案管理人員的宣傳和教育力度，引導其積極學習信息化知識，將信息技術以合理方式融入檔案管理工作中。

2 高校檔案數字化建設中的應急預案

2.1 制定數字化方案，分步分階段地實施

針對數字檔案開發層級顆粒化不足這一安全問題，提出科學制定數字化方案，根據學校信息化發展趨勢，分步分階段實施方案的建議。其一，建立自動化檔案管理系統[5]。為了保證數字檔案的規范性、兼容性和安全性，高校方面應選擇功能齊全、運行可靠的管理軟件，提高檔案部門辦公效率。例如，網上歸檔電子文件，設置檔案目錄數據庫，實現全文檢索。其二，確立檔案數字化建設規范。為保證高校檔案數字化建設狀態的可控性，高校需要從技術、管理、評價和業務等方面制定標準體系，從而提高檔案信息制作、保護、保存、采集、整理等相關環節的安全指數。其三，建設館藏檔案數據庫。在建設數字化檔案前，需要著重分析館藏紙質檔案的利用率和重要程度，數字化歸檔其中最有價值的紙質文件，如，校史校情資料、畢業生名冊、歷史老照片等。同時，還需盡快修復搶救已經受到污染、發生破損且紙質變脆變黃的檔案原件。其四，構建檔案數字化共享平臺。共享平臺是指信息資源的共享，因此，高校通過建設數字化共享平臺，可以保證檔案數據之間實現共享，并且利用平臺優勢可以有效連接高校各個系統，其目的是通過搭建完整的可供部門之間應用的信息系統，保證實現資源共享，在提高檔案信息資源利用率的過程中，有效提升全校各項工作服務效率。此外，高校可以提供網上檔案查詢服務，為學生查詢學歷、成績，進行全文檢索，提供優質服務，通過這樣的方式可以避免出現檔案數據信息應用失誤的情況，且由于用戶有獨立的賬號密碼，所以可以規避用戶檔案信息被篡改的安全隱患。

高校檔案數字化建設本身屬于一個較為繁瑣的過程，在開展相關工作的過程中，高校的領導人員和管理人員要高度重視，對于該項工作的整體情況進行深入的分析和研究。在分析和研究的基礎之上，制定教育科學及合理的方案。需要指出的是，先進的信息技術層出不窮，在應用相關技術類型的過程中，高校應當充分考慮到自身的實際情況，通過多方比對的方式選擇較為合適的技術類型。在建設信息平臺的過程中，高校可以借鑒其他單位的先進經驗，對于本校的信息平臺進行進一步改進和完善，讓信息平臺能夠發揮更大的作用。

2.2 加強組織領導，納入信息化建設規劃

針對數字檔案應用場景協同化不足這一安全問題，提出配合有力組織領導，并將其納入學校信息化建設規劃的建議[6]。首先，加強組織領導，領導層是直接影響數字化建設效果的關鍵因素，所以加強組織領導，就要從教研人員入手，提高他們的數字化檔案建設意識，即保證各部門都能積極參與檔案數字化工作，為檔案數字化建設工作提供重要的人力、財力，物力支撐，從而在及時解決檔案數字化建設安全問題的基礎上，保持檔案數字化工作與學校事業工作的協調發展。具體來說，高校建設數字化檔案，應根據學校基本情況，明確檔案應用場景，以設置專項經費的方式，推進檔案管理部門的發展進程。其次，納入信息化建設規劃，其目的是在高校信息化總體規劃中增加檔案數字化建設內容，以逐步設計數字化集成系統和管理系統，保證紙質文件實體和條目能夠得到進一步的統一，從而提升檔案服務能力。

在高校發展的過程中，領導層發揮的作用不容忽視。在檔案信息化建設工作開展時，作為領導層首先要提高自身的思想認識。高校要對于信息技術的發展趨勢進行分析，要意識到檔案信息化水平的不斷提升是一種必然趨勢。因此，學校要不斷加強組織領導，選擇能力相對較強的人員統籌安排各項工作。如果在工作開展過程中遇到問題，則應當積極征詢專業人士的意見或者建議，通過各個部門密切配合的方式，進一步提升信息化建設水平，為學校的長遠發展保駕護航。

2.3 加大設施投入，引進專業復合型人才

針對數字檔案管理人員專業化不足這一安全問題，提出積極加大設施投入，并做好復合型人才引進工作的建議。第一，高校應積極配備市面上先進的硬件設施，提前做好檔案數字化建設的物質保障。第二，選擇適宜的數字化檔案軟件。在進行軟件選擇工作期間，高校應引進檔案管理系統軟件，其目的是通過增加檔案管理系統軟件的功能、破解難度、穩定性，最大化保證數據分類、管理、存儲過程的安全性。此外，高校應重視優化系統軟件監視數據的功能，阻止非法訪問數據的操作活動。第三，高校應做好數字化人才的配備工作。高校應確立檔案管理崗位工作要求和標準，著重組織專業培訓，如，組織業務研討會、舉辦專題講座和學術交流。在人員培訓環節，主要培訓內容包括信息網絡、計算機技術、數據庫等理論知識，數字化檔案處理實踐能力，即保證檔案管理人員同時掌握計算機技術和檔案專業技術，最大化適應數字化時代高校檔案工作發展需求。

在高校檔案信息化建設過程中，先進的設施和設備對于提升該項工作的實際水平具有重要意義。學校可以投入相關資金，引進先進的軟件及硬件設施，打造能夠高效運行的信息系統，為提升檔案管理工作信息化水平打下牢固基礎。在人才隊伍建設方面，學校更應當格外重視，對于人才的招聘和選拔制度進行進一步完善，選擇一些具有良好信息素養的工作人員進入學校。除此之外，學校還應當有一些機構進行合作，通過合作的方式不斷提高檔案管理工作人員的業務素質，讓檔案管理工作整體水平能夠提高到一個新的高度。

2.4 防范檔案管理隱患，保證檔案信息完整

在全面建設數字化檔案的時候，高校應重視防范各種潛在的安全隱患，盡可能以保證檔案信息的完整性和可靠性為目標，做好相關安全保障工作。一方面，需要面向全體檔案管理人員組織安全知識培訓，其目的是通過培訓氛圍的渲染，強化檔案管理人員安全管理意識，繼而有效增強他們的崗位勝任能力。另一方面，檔案部門在建立健全安全管理制度后，應遵照信息安全等級保護要求，為數字化檔案設置“安全門檻”。檔案部門應采用合理的安全保障技術，保證電子文件存儲載體和系統的安全指數，如，制定數字檔案歸檔制度、備份制度、保密制度等。

先進的信息技術給人們的生活帶來了很多的便利，但是在信息技術應用的過程中所產生的安全問題卻不容忽視。特別是在數字化檔案建設的過程中，高校應當考慮到信息安全問題，要根據學校的具體情況對于網絡系統進行不斷改進和升級，避免重要信息和數據的丟失，讓學校能夠實現穩定發展。

3 結語

在踐行國家信息化戰略的過程中，高校需要做好檔案數字化建設工作，保證高校部門能夠及時完成信息交換和數據交換，避免出現信息交流不暢、檔案數據使用率下降的問題。但為了保證檔案使用過程的安全性，本文提出制定數字化方案、加強組織領導、加大設施投入、引進專業復合型人才等建議，希望在得到全校領導和部門支持的前提下，同心協力完成檔案數字化建設工作，只有這樣才能真正意義上發揮出數字化檔案的應用價值。