企業往來賬款管理存在問題及改進對策

馬秀巖

（保定市供水有限公司 河北 保定 071051）

企業往來賬款管理是財務管理的核心組成部分，是企業財務健康的重要保障。良好的往來賬款管理能夠確保資金流動的穩定，避免因資金鏈斷裂或賬款拖欠導致的財務危機，有助于建立商業信譽，加強與客戶、供應商之間的信任，推動業務長期穩定發展。同時，精準分析賬款數據可以為企業提供市場需求和客戶付款習慣等信息，為制定決策提供依據，促進企業業務創新和拓展。由此可見，往來賬款管理不僅關乎財務穩健，也直接影響業務發展和企業形象。通過規范高效的賬款處理，企業能確保財務健康，樹立良好信譽，助力業務穩健發展。

一、企業往來賬款管理問題

（一）欠款高發與逾期情況

企業在往來賬款管理方面面臨著欠款高發和逾期嚴重的問題。欠款高發的根源是企業信用政策的寬松，未能合理設定客戶的信用額度和付款條件，導致客戶習慣性拖延付款。此外，客戶的信用狀況和付款能力未被充分評估。企業與客戶建立業務關系時，未能充分了解客戶的實際財務狀況。銷售團隊在銷售產品或服務時，未經充分的審查，忽視了客戶的還款能力，從而導致欠款問題的加劇。逾期也是企業往來賬款管理的一大難題，原因可能是企業未能明確傳達付款期限和條件，導致客戶不清楚付款時間，也可能是企業催款流程不明確、不高效，缺乏專門的團隊進行催款，使得逾期情況頻繁發生。此外，企業設定的付款條件可能與客戶的實際財務情況不符，付款周期過長或過短，也會導致客戶的逾期現象增多。

（二）往來賬款記錄不準確

企業往來賬款管理存在賬款記錄不準確的問題，這種不準確性往往根植于多方面的因素，人為因素是主要因素。財務人員因為工作繁重或者疏忽大意而導致錯誤的賬款記錄，比如忘記記錄某筆交易、記錄錯誤的金額或者錯誤的歸類賬款，尤其在繁忙時期，這種問題更容易發生。系統和軟件問題也是記錄不準確的根源，企業使用的財務軟件可能存在漏洞或不穩定性，導致數據記錄、計算及存儲方面的問題，影響往來賬款記錄的準確性，比如系統在關鍵時刻崩潰或丟失數據，導致賬款信息不一致。此外，流程和制度的不規范也是重要因素。企業可能缺乏清晰的往來賬款管理流程和規范的操作程序，導致財務人員缺乏標準的操作指南。溝通和協作問題也會影響賬款記錄的準確性，部門間的信息共享不暢、溝通不透明，會增加錯誤發生的可能性，協作不順暢可能導致賬款信息的遺漏或不及時更新。

（三）缺乏有效的催收機制

缺乏有效的催收機制會直接影響企業的資金流動和財務健康。企業未建立明確的催收流程，導致催收工作混亂和不及時，從而導致財務人員可能在催收時采取零散、無組織的方式，沒有明確的時間節點和催收計劃，導致欠款處理不及時，進一步拖延了賬款的回籠。此外，企業缺乏專業的催收團隊或人員。催收需要相關人員具備一定的溝通、協商和解決糾紛的能力，如果未受過相關培訓或者在負擔過重的情況下進行催收，很難取得良好的效果。沒有專業的催收團隊或人員，也會導致催收策略和手段不足，無法針對不同情況采取有針對性的催收措施。另外，企業文化和態度也能對催收造成負面影響。如果企業對催收工作的重要性和緊迫性認識不足，回收欠款的態度不堅決，會導致催收效果不佳。催收需要堅定的態度和專業的技巧，如果企業不重視這一點，催收業務很可能被擱置。

二、企業往來賬款管理問題的根源

（一）不完善的往來賬款管理流程

首先，企業往來賬款管理存在問題的根源之一是不完善的往來賬款管理流程。這種不完善主要體現在流程規范性和自動化程度上。企業往來賬款的處理涉及多個環節，包括款項確認、核對及收付款等。這些環節的流程不清晰、不規范，容易導致賬務處理混亂，增加錯誤發生的可能性。例如，當財務人員處理往來賬款時，如果沒有明確的步驟和規定，會出現賬目遺漏、錯誤確認款項等情況，從而影響財務數據的準確性。其次，缺乏必要的審批和控制環節也是問題產生的一大原因。完善的往來賬款管理流程應該包括嚴格的審批機制，以確保款項的確認和處理符合法律法規。例如，若財務人員在款項確認時沒有獲得相關領導的審批，可能導致錯誤的賬款處理或者對方款項未能及時入賬，進而影響企業的資金流動和財務報表的準確性。最后，財務管理軟件的運用不足也是流程不完善的表現。企業往來賬款管理未充分利用數字化、自動化工具，如財務軟件的自動確認和提醒功能，會降低處理效率和準確性。

（二）缺乏嚴格的催收制度

企業往來賬款涉及多個復雜環節，如款項確認、催款通知、跟進溝通等。如果企業未建立明確的催收流程，那么將導致財務人員在催收過程中不清楚何時采取何種催收措施，導致效率低下、催收效果不佳，如在欠款人逾期未付款時，若未設立明確的提醒和催收時間節點，會延誤回款時間。催收應根據不同欠款人的情況采取不同策略，如友好提醒、電話催收、法律手段等。若企業未制定相應的策略，財務人員可能無法有效判斷何時采取何種策略，導致催收效果不盡如人意。例如，對一些歷史逾期的大額欠款，財務人員可能需要采取更加積極的催收措施，如法律起訴，以保護企業的權益，若未規定明確的策略，可能導致錯失最佳時機。企業缺乏專門的催收團隊或人員，導致催收工作零散、不專業。催收人員需要具備溝通、協商和解決糾紛的能力，若由非專業人員進行催收，可能無法發揮最佳作用。若企業有專門的催收團隊，他們可以根據欠款人的情況制定具體的催收計劃，通過專業的方式進行催收，能夠提高催收的效率和成功率。

（三）信息不對稱和交流不暢

信息不對稱和交流不暢意味著涉及賬款的各方在信息獲取、共享和交流方面存在不足和不暢的情況，從而影響賬款管理的準確性和效率。一方面，信息不對稱可能導致賬款情況不清晰。信息不對稱指的是在信息交流過程中，一方擁有更多、更準確的信息，而另一方缺乏相關信息的情況。在往來賬款管理中，由于供應商或客戶未及時或不完整地提供付款或收款信息，導致企業對賬款情況的把握不準確。企業因為缺乏客戶付款信息而無法迅速更新賬務，影響資金的周轉和財務決策。另一方面，交流不暢可能導致賬款處理操作不及時，如果企業內外部的溝通渠道不暢通或信息傳遞存在誤差，會導致賬款處理延誤或出錯。例如，財務部門需要及時了解客戶的付款意向或付款方式，以便調整企業的資金計劃，如果信息傳遞不及時或存在誤差，財務部門可能會做出不準確的判斷，影響企業資金的合理運用。此外，信息不對稱和交流不暢也會影響催款和付款的及時性。企業需要及時了解客戶的付款情況及供應商的賬款清償情況，以采取相應的催款措施或進行合理的付款安排。信息不對稱或交流不暢，可能導致催款時機的失誤或滯后，進而影響企業的現金流。

（四）財務人員能力和工作效率不足

財務人員能力和工作效率不足，是企業往來賬款管理存在問題的一個重要原因。這方面的問題涉及技能、培訓、工作負荷和使用的工具等多個方面。往來賬款管理需要財務人員具備較高的財務分析能力、數據處理能力，熟悉財務法律法規。財務人員缺乏必要的技能和知識，會影響他們正確處理賬款事務、準確記錄賬務，如應付款項核對不慎，導致漏付或重復付款。此外，財務領域的法律法規也在不斷調整，若財務人員的培訓滯后或者不及時，可能無法跟上新的法規要求和財務工具的使用技巧。例如，在應用新型財務軟件時，財務人員不了解其功能和操作，會影響賬款信息的準確記錄和處理。不僅如此，工作負荷過重會導致財務人員的工作效率不高。財務人員需要處理大量的賬務信息，沒有足夠的時間和資源，導致疏忽、錯誤。財務人員使用的工具或系統不夠高效。現代的財務軟件可以極大地提高賬務處理效率和準確性，但如果企業使用的財務軟件過時、不適用或配置不合理，會影響財務人員的工作效率和準確性，如使用不適應企業需求的財務軟件，財務人員需要花費更多時間進行手動操作，降低了工作效率。

三、企業往來賬款管理的改進對策與建議

（一）設立明確的往來賬款管理流程

改進企業往來賬款管理的一個至關重要的舉措是建立明確的賬款收付流程，并明確各環節負責人員。這樣的流程需要涵蓋從應收款項和應付款項確認開始，到賬務記錄、核對和審核等各個步驟。例如，對于應收款項，應在訂單確認后及時進行款項確認，并在系統中進行記錄。在應付款項方面，需要規定供應商發出發票后應在多長時間內付款，以及付款時需要怎樣的核對程序。流程的標準化有助于消除混亂，減少錯誤，并提高工作效率。另外，明確負責人及各環節責任人員至關重要。企業應明確具體負責整個賬款收付流程的負責人，由他們負責協調各個環節、解決問題，確保整個流程的順暢進行。同時，每個環節也應有具體責任人，明確其任務，如財務主管負責整個賬款收付流程，而財務人員負責具體的應收應付款項確認、核對和記錄等。責任明確可以提高工作效率和準確性，保證每個環節的負責人明確自己的任務和要求。

（二）建立有效的往來賬款催收機制

要改進企業往來賬款管理，建立有效的往來賬款催收機制相當關鍵，可以通過設計逾期催收流程和制定逾期通知、催收信函范本等方面展開。首先，設計逾期催收流程是非常重要的。該流程應明確定義從賬款逾期開始到催收結束的各個環節，確保每一步都清晰明了。逾期催收流程涵蓋催收觸發條件、催收策略、催收人員分工、催收頻率等內容。例如確定逾期時間節點，一旦超過這個時間，系統自動觸發催收流程，財務人員根據逾期情況采取相應的催收方式，如電話催收、郵件通知等。明確的流程可以避免催收時的混亂，提高催收效率。其次，制定逾期通知和催收信函范本也是必要的。應該根據逾期階段的不同制定范本，包括第一次逾期、第二次逾期等，并且通知或信函內容要明確表達逾期事實、應付款項、逾期費用等信息，提醒客戶盡快付款，同時給出具體的聯系方式，便于客戶咨詢和溝通。例如，在第一次逾期時，企業可以發送友好的提醒信函，說明逾期情況并提出盡快付款的要求，確保催收信息的一致性和專業性，減輕財務人員的工作負擔，提高催收效率。最后，催收過程中的溝通與協作也值得重視。財務團隊內部需要高效協作，及時更新逾期信息，確保每一步的催收都得到跟進。

（三）強化內外部信息共享和溝通

強化內外部信息共享和溝通，對改進企業往來賬款管理十分重要。加強內部協作，建立良好的客戶溝通機制，以及倡導信息透明，可以提高賬款管理的效率、準確性和透明度，為企業財務管理奠定堅實基礎。其中，加強內部部門之間的協作是關鍵。不同部門間的有效協作可以確保賬款管理的無縫連接。財務部門需要與銷售、采購和客服等部門密切合作，及時了解訂單、交付和服務情況，以確保賬款的準確性。銷售部門在確認訂單時，應立即將相關信息傳達給財務部門，以便及時更新應收款項。部門協作有助于消除信息不對稱，提高賬款管理的效率和準確性。與此同時，企業需要與客戶進行良好的溝通，建立雙向的溝通渠道，使得客戶能夠及時了解付款情況，也能夠及時向企業反饋問題和需求。企業可以通過定期發送對賬單、逾期提醒等方式，保持與客戶的良好溝通，如每月定期向客戶發送對賬單，明確應付款項，并提供付款方式和截止日期，方便客戶及時付款，有助于避免付款誤解和延誤，保持良好的客戶關系。企業應該通過內部會議、培訓、外部報告等方式，讓內外部的相關人員了解財務狀況、付款要求等信息。透明的財務信息有助于相關人員了解企業的財務狀況，進而更加積極主動地參與往來賬款的管理和催收。

（四）提升財務人員能力和工作效率

提升財務人員的能力和效率，組織培訓以提高專業技能是關鍵。財務人員應不斷更新財務、法律法規、相關軟件使用等方面的知識和技能，以適應快速發展的商業環境。企業可以組織內外部培訓課程、研討會或邀請專業人士進行培訓，確保財務人員具備最新的專業技能。例如，財務軟件培訓能使財務人員熟練掌握軟件操作，提高數據處理效率。優化人員配置是提高效率和工作質量的核心所在。企業應根據業務需求和規模合理配置財務人員，避免人員過多或不足的情況。合理的人員配置可以確保每個崗位的工作量適中，避免負擔過重或資源浪費，同時充分利用財務人員的專長，將任務分配給擅長的人員，提高工作效率和質量。比如，有經驗的財務人員可以負責核對賬務，而技術熟練的人員可以負責數據處理。除此之外，企業還應鼓勵財務人員不斷學習，改進工作方式，推動工作流程的創新和提高效率。企業可以建立獎勵制度，激勵財務人員提出優化方案和改進意見，營造積極向上、創新的工作氛圍，鼓勵財務人員勇于嘗試新的工作方法和工具，提高工作效率，如采用新的財務軟件或自動化工具。

四、結語

綜上所述，改進往來賬款管理機制是企業必須關注的重點。明確而高效的賬款管理流程，不僅可以避免欠款高發、逾期付款和賬務記錄不準確等問題，提高財務工作效率，也能保障財務的準確性和實時性，對企業財務穩健發展至關重要。此外，往來賬款管理對企業的影響不可低估，有效的賬款管理直接關系到企業的現金流、盈利能力和資金利用效率，而持續改進和優化賬款管理機制是企業長期發展的基礎，不斷改進賬款管理機制可以使企業更好地應對市場變化、降低財務風險、提高運營效率，為企業持續發展提供穩固支撐，對企業長遠及穩健發展具有極為重要的意義。