基于財務共享服務的高校財務系統優化研究

施巧霖 閩江師范高等專科學校

引言

在高校中，財務共享服務是指將不同院系、學院、部門之間的財務資源整合起來，建立起一套高效、科學、規范的財務管理體系，從而提升財務管理水平，推動高校的可持續發展。在“雙高”建設背景下，高校需面對更多的財務壓力，財務共享服務被視為一種有效的解決方案，可以為高校提供更好的財務支持，提高財務管理效率，加強財務監管和風險控制能力。本文基于財務共享服務的高校財務系統優化研究，希望為高校財務管理部門提供有效參考，促進高校財務管理工作更加高效、精準和科學。

一、財務共享服務下高校財務系統優化的必要性

（一）大智移云技術的推動

大數據、智能化、移動互聯網和云計算的綜合運用，使得基礎性的財務工作基本上實現自動化，比如，電子票據自動驗真，憑證自動記賬、對賬、審核，單據流程自動化，財務單據采集自動化等。高校財務共享轉型是財務由信息化向智能化轉型的重要階段，通過人工智能挖掘數據、分布式計算等新技術，幫助高校實現財務管理、財務分析、財務決策等全面的財務業務智能化，實現財務信息的數字化轉型。通過高校財務共享系統建設，激發學校發展潛力，促使財務跳出原來的思維定式和路徑依賴，以新的視角審視各項財務工作，根本目的是推動財務工作效率、工作治理、工作能力再提升。

（二）新的高校會計制度要求

我國高校自2019 年1 月1 日起，開始全面施行新的《政府會計制度》。《政府會計制度》的全面實施，會計和財務管理的職能和管理理念都有了新的變化，會計核算和財務管理工作發生了較大的業務延伸和職能角色轉變。高等教育經費投入的多元化、財務信息透明化、預算管理全面化，促使高校財務管理模式需要做出轉型。這些因素都推動和加快了財務信息化建設的步伐，數據共享及會計核算精細化成為高校財務管理的發展方向和需要。

（三）教育改革發展的要求

教育“十四五”總體思路和發展目標明確指出，要求數字校園建設覆蓋學校的方方面面，提高信息技術應用能力和師生的數據思維，建成“互聯網+教育”大平臺。同時，新一輪的科技革命和產業變革推動教育改革，重塑發展格局，要求學校全面提升內涵建設，全面謀劃、統籌資源，全面優化治理體系、完善治理結構，發揮多元主體合力。高校財務數字化轉型應該通過高校業務的轉型來實現，高校財務必須認識到數字化轉型的價值，建設完善的財務共享系統，利用信息技術提升教育管理數字化、網絡化、智能化水平，加大資源整合力度，暢通資源共享。

二、目前高校財務系統建設存在的問題

（一）財務信息化建設缺乏頂層設計

部分高校的財務系統頂層設計優化程度不足，導致財務信息化建設隨意性、盲目性較強，財務管理信息系統缺少高校自身特色，建設過程中容易跟風其他單位。財務管理信息化建設缺少統一的規劃和設計，則無法保證財務管理平臺的統一性、開放性、共享性、綜合性，財務管理信息系統的功能不全、覆蓋范圍有限，無法發揮財務管理信息化的最大效力。

（二）部門間缺乏協同性

多數高校內部缺少專門負責財務管理信息化建設的部門，同時在財務管理信息化建設過程中，各個部門之間缺少統一的業務流程規范指引，部門職責獨立，學校各業務系統相互獨立。各部門協同性不足導致財務管理信息化建設難度大，信息化建設團隊面臨“孤掌難鳴”的難題。

（三）各系統數據標準不統一

數據標準不一致將直接限制信息共享效率的提升。高校內部組織結構復雜，業務系統多樣，不同部門所使用的系統不相同，而且各系統之間的數據規范標準也各不同，從而導致部門之間信息共享不到位、信息不對稱問題。數據交互難問題成為困擾高校財務管理信息化建設，甚至是建設智慧校園的阻礙。

（四）內控體系和信息化建設不匹配

高校的財務管理模式緊跟時代變化而改革，大部分高校已然實現財務信息化，也面臨較多系統風險、信息安全風險等問題。但是高校對內部控制體系并未根據新出現的風險做出調整，少數內部控制措施和制度與財務管理信息化的要求無法完全匹配，導致高校的財務管理信息化建設處于高風險狀態。

三、基于財務共享服務的高校財務系統設計

（一）系統設計原則

高校財務共享服務平臺構建強調客戶服務，設計需以客戶為中心，實現各部門數據連接，符合共享與協同化。要想搭建符合以上要求的信息平臺，就要顛覆以往非智能化的信息系統，設計核心由業務管理向客戶服務轉變。

（二）財務共享服務平臺系統架構

高校財務共享服務平臺的構建首先要研究信息系統架構，信息系統架構主要是由數據采集、數據加工、數據庫為一體組成的應用架構。高校財務共享服務系統主要是利用信息技術與管理思想以業務流程為核心，重新構建組織結構，優化業務流程為目的，通過一定的技術手段對內將不同部門的數據進行整合，使各部門業務通過標準、統一化的管理實現數據共享與實時更新，對外通過搭建平臺接口，實現內外部數據交流的自動化。總體來說，高校財務共享服務平臺的核心業務模塊包括服務平臺、業務平臺、數據交互平臺三大平臺，用戶層、接口層、智能層、技術層四大層次，通過優化流程，讓教職工及學生利用計算機、手機等平臺進行繳費與報銷處理，減少現場辦公，降低失誤率，既提高了工作效率，又節約了成本，強化了學校內部控制。

一是服務平臺，其是面向用戶的前臺客戶端，實現收費及報銷的服務端口，利用計算機與手機等技術手段，為廣大教職工、學生可以足不出戶的通過登錄該平臺進行在線報銷、在線繳費與在線查詢與追蹤信息等。二是業務平臺，其是面向財務人員的管理端，主要包含預算管理、會計核算、收費管理、檔案存檔管理等模塊。預算控制模塊主要是圍繞預算編制、執行、評價實現項目預算績效一體化模塊。在線報銷主要是電子憑證網上報賬，通過網上上傳報銷圖片及電子發票，填報審批表后將報銷憑證投放到指定地點即可。收費管理模塊主要是打通與財政非稅票據交互通道，應收、開票、對賬全程自動化處理。服務端與手機微信財務公眾號關聯，實現學生微信繳納學雜費，無需現場繳費。三是數據交互平臺，其是指共享服務中心與校內各部門系統的接口對接，與科研、教務、人事、辦公、學生管理等系統對接。通過數據優化處理，實現數據實時更新。四是用戶層，其是指共享平臺的使用者，包括學校的教職工、學生及財務工作人員。五是接口層與教育、財稅審等部門實現互聯互通，一方面，與校外平臺實現無縫對接，及時獲得相關的財稅政策及相關制度的更新，從而加強本部門對經費的有效監督；另一方面，提高內部數據的透明度與實效性。六是智能層，其主要是采集與整理交互平臺基礎數據，確保為業務平臺中的網上報銷、預算申報、收費管理等系統提供的數據安全、準確、可靠。七是技術層以“智慧云”方式開展財務共享建設工作，積極保障集中部署工作，實現信息管理從“本地”向“云端”轉變，促進系統的高效運行。

（三）核心業務優化設計

財務共享服務一體化系統是基于校園網或移動終端實現的網絡化報銷全流程管理，可實現高校財務報銷與審批的無紙化流程，真正實現“信息跑腿、人不跑腿”。系統可推進“無接觸式報賬”的落地，報銷和審批可以在網絡情況下隨時進行，報銷全程不用見面，每個重要流轉節點均有短信提醒，通過智能設備收單、退單，避免面對面接觸，齊心守護健康，推進財務報銷提速增效。

一是網上報銷系統。財務報銷是財務最基礎也是需要人工手工錄入最多的工作。傳統的財務核算主要集中在憑證的審核與錄入，對于資金量較大的高校，財務工作人員報銷壓力逐年增加。因此，財務共享平臺中整個流程再造的重點是財務報銷業務流程的再造。共享平臺的網絡報銷體系主要注重于效率，融合報銷單據投遞與票據影像功能，將審核功能作為側重點，審批網絡化，自動生成記賬憑證。將財務人員從重復的記賬憑證編制的工作轉換成對原始單據的審核，提升工作效率。網上報銷平臺是構成財務共享服務系統重要的組成之一，分為電腦端與移動手機端。主要是為報銷人提供日常單據的報銷、會計人員審核票據。報銷人在網上填制報銷單、上傳附件文檔、提交網上審批流程，網上簽批后打印報銷單，為后續智能化提供依據。二是網上審簽系統。各級經費負責人在電腦端（或通過手機移動端）逐級進行在線審批，電子印章、電子簽名、電子合同、電子存證，告別紙張辦公，讓整個審簽過程完全電子化。三是憑證影像化系統。影像平臺主要是會計人員通過掃描單據，存儲報銷人上傳的圖片，供審批人、會計預覽查賬的系統。其主要功能包括：打通與稅務系統的配置，查驗紙質發票真偽；通過憑證直接查找影像化單據。四是智能收單系統。報銷人持單據到財務處或指定地點通過“自助”投遞設備進行投單、打印憑條。其主要提供投遞單自動簽收、智能核對、審核、票據分揀、按類別歸檔等服務。

四、基于財務共享服務的高校財務系統優化對策

（一）完善財務共享中心溝通機制

在建立共享平臺的基礎上，高校可以通過加強信息共享來促進財務共享服務的實現。信息共享是財務共享服務的關鍵環節，通過信息共享，高校可以共享財務數據、賬戶信息、經費使用情況等相關財務信息，實現對財務情況的全面了解和更好管理。這樣能幫助高校財務部門更好地了解各個單位的財務情況，及時發現和解決財務問題，有助于提高工作效率和質量，實現財務資源的合理利用。高校可以通過以下方式加強信息共享：一是建立信息共享平臺。高校可以建立一個信息共享平臺，用于收集和整理各個單位的財務數據，包括預算、會計憑證、賬戶余額等。該平臺可以提供一些數據分析和報表輸出的功能，便于各個單位進行數據分析和決策。二是設立信息共享機制。高校可以制定信息共享機制，例如定期召開財務工作會議，將各個單位的財務信息進行分享和交流，在會議中也可以討論財務工作中的疑難問題，增進各個單位之間的合作與理解。三是制定信息共享標準。為保證信息共享的質量和有效性，高校需要制定信息共享的標準，包括數據格式、數據內容、數據更新等方面的標準。這樣可以確保各個單位提交的數據符合要求，方便數據的整合和分析。

（二）注重網絡安全建設工作

在網絡安全建設工作中，其內部相關人員應充分加大網絡信息安全風險的防范力度，為我國高校信息的安全性和完整性提供保障。首先，對數據信息敏感程度與數據信息是否重要進行研究和分析，對高校的財務安全等級進行劃分，并完成各個安全等級認定標準的制定，對保護措施、責任歸屬等內容進行確定，并充分做好追責工作。其次，應做好高校財務用戶使用規定和變更流程工作，對各種賬號進行篩查，特別關注是否存在著非授權或未根據相關規定而使用的賬號，以篩查的方式來防止交叉使用同一個賬號的情況。最后，在網絡信息化安全建設過程中，高校可以充分利用防火墻或殺毒軟件的優勢和功能對高校的內部業務運營數據做好動態監測工作，同時還可以對資金流轉數據和客戶信息加以監控。

（三）強化信息技術建設

在當今時代的背景下，我國的網絡信息技術正在高速發展，并被廣泛應用于各個單位，尤其是在現階段的高校財務管理工作中，發揮著極其關鍵的作用。若是要想彌補當前高校財務管理工作中的不足之處，實現財務管理工作的轉型，那么就要充分發揮高校的主觀能動性，利用最新的信息技術，實現高校財務信息系統平臺的建設和構建。高校應充分結合財務共享中心管理模式的實際優勢，提升自身的信息技術操作水平，避免資源信息閉塞問題的出現。第一，明確共享平臺的定位和服務內容。共享平臺應該服務于高校財務管理和服務，包括財務共享數據和信息、財務培訓等。平臺應該根據不同高校的需求，提供個性化的服務，使平臺更加貼近高校的實際需求。第二，在充分確保高校財務管理模式轉型的基礎上，高校應注重云計算技術的充分應用，不斷完善技術支持，通過靈活、優質的方式進行財務數據信息的獲取，使得財務數據信息的分析能力得到提升，助力數據挖掘能力的提高，為高校財務信息數據準確性和真實性提升奠定良好的基礎。第三，結合先進的云計算技術，將數據庫系統應用其中。高校的財務信息共享平臺往往要依靠一個有力的信息系統，高校應進一步加強互聯網技術、大數據、云計算等先進信息技術的使用，將其能夠充分地融合到高校財政的相關流程業務中，提高各個部門之間的聯系，在合作過程中提高財務核算、費用預算管理能力。

結語

共享服務模式經歷了多年發展，在理論、實踐上均取得了巨大成果，以物聯網、區塊鏈、AI、云計算、大數據、5G 為代表的科技均對財務理論和實踐產生了巨大影響，財務共享服務中心的應用范圍也更廣。財務共享服務中心在高校財務管理中的應用，讓財務數據的分析變得更加精準，在實施過程中，可能會出現一系列難題，高校應規劃符合自身特色的財務共享平臺，從溝通機制、網絡安全、信息技術等多方面創新，發揮出政策性導向作用，讓高校的財務管理工作能夠走向高質量發展道路。