石油企業物資采購管理中信息化技術運用分析

趙晶 路鵬 宣玉娜 譚潔 王莉莉

中國石油化工股份有限公司西北油田分公司 新疆 烏魯木齊 830011

石油企業物資采購過程相對復雜，包括計劃制定、采購、運輸、保管等多個環節，為保證生產經營的規范性，需要獲取精準、全面的市場信息迅速開展采購管理工作。以往物資采購經常存在費用超支問題，影響整個生產供應鏈的穩定運營，現如今能夠應用信息技術建立平臺，支持信息化的物資采購管理，從而緩解人員壓力提高效率。

1 石油企業物資采購管理中信息技術應用優勢

石油企業物資采購管理信息化系統重點針對物資采購流程、供應、庫存管理等方面，確保相關工作落實的規范性，提升運作效率，管理也相對方便。針對其優勢，主要可以從以下幾點展開論述：

第一，集成性優勢。信息技術應用于石油企業物資采購中，最基本的功能在于集成，以往管理中存在信息孤島情況，數據無法共享，數據經過不同部門需要反復多次錄入與處理，即便是基礎性的決策也需要經過多個部門反復溝通確認數據信息，消耗大量時間和精力。但物資管理信息化系統能夠將原本瑣碎的業務數據進行匯總，實現全面化的數據管理與跨部門信息共享，消除信息孤島現象，為相關決策提供準確、及時的信息。

第二，規范流程優勢。信息化技術在石油企業物資管理中的應用更加傾向于對流程進行管控，能夠做好相關信息的錄入，并根據工作進度控制流程規范性。在引入物資管理信息系統后，第一時間對原有作業流程進行分析，尋找不足情況，消除一些冗余繁瑣的部分，更好的落實扁平化管理，提升企業運作效率。

第三，強化控制。物資管理信息化系統在技術方面主要應用到一體化技術、大數據技術等，能夠對資金信息、供應商信息、產品信息、訂單信息以及相關出入庫信息進行全面化的管控，相關技術的應用均符合實際業務處理流程，并支持在線生成、提交、審核以及控制。利用物資管理信息化系統，能夠對物資的計劃設計、采購流程、信息存儲以及使用等進行全過程的跟蹤，保證能夠及時追溯和糾正，降低管理風險，滿足精細化管理需求。同時，在進行管控時還支持設置控制點，即根據企業風險偏好和相關業務需求制定個性化的管控策略，保證管理工作落實到位。

第四，帶動員工能力提升。物資管理信息系統的應用讓管理流程得到進一步簡化，這也直接改變了員工的工作形式，需要學習新的技術來應對當下管理需求，從而提升其適應能力和學習能力，減少人力成本。在不斷的培訓與學習過程中，也讓員工的管理素養得到提升，更能適應企業的發展需要。

第五，可持續性優勢。石油企業物資管理系統中引入信息技術，不僅能夠滿足企業當下的物資采購管理需求，還充分思考了未來業務的發展變革，對現有技術預留相應的拓展接口與功能模塊，以便于進行系統的持續性升級。此外，信息技術還提供對歷史數據的風險挖掘，提供具有參考價值的信息。

2 石油企業物資采購管理中信息技術應用問題

2.1 信息交流問題

石油企業物資采購管理的信息化建設不僅僅涉及自身信息的管理，還包括與供應商之間的交流。但在實際落實中發現，石油企業物資采購最初階段為了避免供應商惡意抬高價格，會隱藏相關信息，一旦產品供應商獲得更多信息，則會影響企業的采購成本。在此過程中由于雙方之間信息交流的不完整性，會造成采購脫離市場，產生一定的管理問題。此外，在企業物資采購管理環節中，一定信息交流不對等問題，如：第一，ERP物料管理系統應用問題，一般情況下企業物料管理系統在進行方案制定時需要由采購部門制定計劃，但在信息傳遞過程中雖然應用到了計算機，但應用深度不足，具有形式化特點，與財務部門之間甚至會要求應用紙質發票管理。因部分企業在應用計算機系統時只是簡單的制作EXCEL，并未真正發揮信息技術優勢[1]。第二，在應用ERP系統時，部分企業并未對系統進行升級，在管理方面，系統的應用權限僅包括倉儲管理與財務部門，對于采購部門和質檢部門重視程度較低，導致物料收集方案方面存在局限。

2.2 信息分離問題

影響石油企業物資采購管理的關鍵在于供求雙方，但在信息技術應用方面發現，企業供求雙方存在信息分離情況。在企業中將生產部門與物流部門分離，前者主要作為原材料需求部門，后者則為供應部門。一旦出現信息分離，會造成供應累積，徒增采購成本，反之則會導致庫存不足影響生產。目前來看，供求雙方所提供的信息缺乏針對性，實際需求量和供應量之間匹配存在局限，經常發生物資積壓或前線部門物資不足等情況。此外，信息分離還表現在物資進出庫信息化建設不足方面，如：第一，進庫方面信息管理不到位，部分企業倉庫管理引入ERP系統，能夠對物資的信息進行記錄并匯總，但疏于管理，存在遺漏、失誤等情況，對相關聯環節帶來影響。第二，對于出庫方面存在信息化管理不足閑情，部分單位僅憑借提貨單即可進行提貨，信息卻并未及時上傳至ERP系統中，使得相關部門無法及時了解倉庫情況。此外，還存在物資采購審批流程中反饋速度緩慢的情況，容易導致物資申請量與實際需求量差異。

2.3 資源信息匯總問題

相較于其他類型企業，石油企業的物資采購工作存在一定特殊性，一旦設備信息沒有及時更新，會直接影響與生產單位之間的合作，造成資金成本浪費。加之石油業務的復雜性，同一設備的供應商往往不止一家，因此針對信息的整合也相對復雜。此外，部分企業物資采購管理系統的建設存在共享機制不完善的情況，可視化模塊方面的設計仍具有一定上升空間，內部各部門應用ERP系統時也并非全面的共享與管理。除了以上問題外，在系統管理權限設計方面也存在一定的不足，即便對物資采購的管理擁有修改權限，在后續的整合時也存在混亂問題，需要進行優化。

2.4 采購招標信息技術應用問題

目前采購招標環節也逐漸引入信息技術，但其本質仍舊無法脫離傳統的招標模式，主要由于信息化管理手段并未全面滲透到招標過程中，仍舊以線下招標方式為主，無法期待提升招標效率的作用[2]。其次，針對招投標信息、市場信息整理方面，也存在信息技術應用不足的問題，在信息化招標模式中，能夠通過線上直接了解市場行情和相關企業的信息，但由于線下招標模式的應用，相關供應商企業的線上信息相對較少，不利于及時了解相關信息，容易存在潛在風險。

3 解決石油企業物資采購信息化管理問題

3.1 開發、優化數據庫

針對信息交流問題的分析，主要包括企業內部交流與外部交流兩個方面。

3.1.1 加強供應商數據庫建設與管理

為保證石油企業對外與供應商之間信息交流的通暢性，可開發企業供應商數據庫并展開公平、公正、公開的管理。由于石油企業生產材料具有多樣性特點，因此需要選擇符合企業發展需求的可靠供應商，完善儲備工作。為保證后續供應商招標環節充分利用市場競爭力，實現對優質供應商的選擇，需要加強供應商數據庫建設，在開發數據庫時建立數據庫準入制度中明確供應商準入內容，對其進行質量認證，避免潛在優質供應商資源流失。同時，物資采購人員和相關部門還需根據準入條件對供應商進行定期評估，并將業績評估標準和結果指標引入計算機中，做好投標供貨記錄制定考核標準，總結優質供應商和黑名單榜供應商[3]。對于供應商信息的調研、分析等內容可在數據庫中共享，包括資質、報價、信譽、交貨質量等。綜合來看，通過數據庫構建與供應商之間的信息化交流模式，能夠有效解決信息不對稱問題，為后續的招投標環節做好初步篩選維護公平。

3.1.2 制定信息化物料方案

國有企業在物資采購管理方面對于物料需求方案設計中存在一些問題，針對此類問題需要進一步完善信息技術，制定符合企業需求的方案。首先，企業需要進一步加強采購工作流程的管理，確保能夠合理應用ERP物料管理系統，在進行計劃制定時需要根據系統物料需求模塊，分析實際需求，提供相應數據資源。其次，加強企業內部對ERP系統的應用，保證各部門做好信息上傳，及時更新模塊中物料信息，以便于相關操作。最后，加強對物料計劃清單生成模塊的信息化處理及相關管理與審批流程，由審批部門負責對清單進行管理和審批，再按照需求進行采購。此過程務必保證信息技術應用的靈活性以及清單生成的快捷性，例如設計部提出采購30套新桌椅需求時，系統會優先進行庫存量核實，并在物料清單計劃生成需求中自動減去庫存現有量，直接在ERP軟件中展示新方案。

3.2 落實統一化管理

為保證石油企業在滿足市場需求的前提下降低交易成本，需要深化采購管理中的信息技術應用。針對當前存在的信息分離問題，應進一步加強物資采購環節的一體化管理，保證供需配合。現階段管理模式中對于庫存狀況、采購方案以及物資使用狀況方面的管理建設仍舊存在一定分離問題，影響采購方案的精準性。因此，現在需要進一步加強企業資源規劃匯總，利用大數據、物聯網技術，在生產、財務、供應商以及倉儲這幾個部門之間建立便捷的溝通環境，保證精準處理物資采購與處理問題，實現精細化管理。在此環境下，各部門能夠及時了解庫存情況，制定采購方案[4]。

統一化的管理需要應用一體化信息技術，搭建一體化平臺，并將各個部門緊密連接，實現信息傳遞與合作，提升相關工作的聯動性。針對采購合同方面應用一體化管理技術，直接將合同生成數字化編碼，自動完成存貨信息、價格信息、供應商信息以及數量信息等方面的審核。針對進出庫的信息化管理是石油企業采購管理中的關鍵部分，為應對當前進出庫管理問題，首先需要加強入庫信息化管理。在相關人員完成采購后由供應商發貨入庫，在進入倉儲前需要優先進行質量、數量、種類等方面的檢查，滿足標準后及時將信息上傳至ERP系統中，根據實際情況生成報檢單。以上步驟為倉儲管理部門進行，在一體化信息技術應用環境下，將信息傳送到質檢部門，由員工進行規格信息等方面的查詢，并構建與供應商數據庫之間的聯系，保證質檢部門能夠查詢到物資供應商的相關信息。質檢部門完成檢查后，借助一體化技術在系統上進行產品合格數量和不合格數量的統計，其中不符合要求的產品會直接清退，此步驟能夠有效減少冗余流程實現一體化管理。同時，應用信息技術對不符合要求的產品原因進行標注，方便溝通。為進一步提高管理質效降低人力成本，還應積極引入物資計量管理系統，直接利用計量程序實現自動計量與審核，并配合數據傳輸技術生成相應報告。出庫方面，針對當前依據憑證提貨的情況，需要進一步優化此部分的信息技術，保證自動更新庫存量，自動生成提料單，加強出庫管理。

3.3 優化資源信息管理方案

由于石油企業物資采購過程的特殊性特點，為避免復雜流程所帶來的影響，需要進一步優化資源信息管理方案，確保實現信息共享。當前各部門在落實采購管理工作方面需要進一步提升其可視化，建立可視化管理模塊，并支持多個部門進行查詢，除了采購、倉儲部門外，還應增設質檢部門、設計部門等，有利于實現綜合控制。同時，為避免造成管理困境，還需要做好權限設置，根據部門的功能進行差異化設計。按照運作流程來看，如設計部門可給予其上傳信息權限；對倉儲管理部門可給予其出入庫信息登記、修改等權限；對質檢部門則給予其檢查權限等，在此基礎上實現信息共享。共享系統建立與優化的同時還需完善相關制度，嚴禁發生越界操作的行為，同時鼓勵各部門人員及時反饋應用系統過程中存在的問題以及可改進的空間，體現信息技術的可持續發展優勢。

3.4 加強信息技術應用

在物資采購管理信息化建設中，還需重點加強對招標環節的管理，突破以往運行模式的限制，以信息技術為依托保證招標環節的公平性與公開性。可制定電子招標采購計劃，應用電子招標平臺，或與一些大型招投標平臺合作，有效提升工作效率。同時，還能通過在線查詢對比招標信息，為企業的綜合調控與管理奠定基礎，提升采購管理水平。此外，相關人員還可利用信息化系統和招標平臺中的信息，掌握當前政策內容及市場波動情況，實現對物資價格變化的預測，從而控制采購成本，保證市場監測的動態化。此外，針對信息技術的應用除了加強技術開發外還應做好軟硬件設備的優化，定期進行軟件更新與殺毒，對硬件進行撿球，保證系統高效穩定運行。

4 結束語

綜合來看，石油企業物資采購管理工作內容繁多、流程繁瑣，信息化技術的應用能夠根據石油企業物資采購實際需求進行管理，保證優化流程，并保證各個環節運行質量。同時，還應用大數據、物聯網等技術實現數據信息、作業流程的共享，保證相關部門人員能夠及時了解物資采購進度，根據報告信息進行訂單跟蹤，及時發現問題并糾正，有效降低成本，維護運營科學。