淺談施工項目全生命周期技術文件的管理

裴 珊, 沈 佳 威, 馬 曉 寧

(中國水利水電第十工程局有限公司,四川 成都 610036)

1 概 述

施工項目的技術文件管理是項目管理的重要環節之一,也是把控項目正常運行的重要手段。目前我公司所屬部分項目的技術文件未能得到規范的管理,特別是一些項目管理人員不專業、項目分管領導監督不力,進而加劇了流程報審不規范、資料完成時間滯后、文件歸檔混亂等情況,在技術文件管理過程中出現了較多的問題,導致施工項目中的技術文件管理已經成為影響項目穩定運行的突出矛盾之一。因此,如何進一步加強施工項目全生命周期技術文件的管理,明確管理責任,強化管理責任擔當,保障項目穩定高效運行已成為施工項目管理中急需解決的問題之一。

西昌區域項目主要以房建、市政項目為主,項目地址位于西昌市及周邊村鎮,包含棚戶區改造、水利工程、市政道路及鋼結構廠房等。經分局與公司區域領導檢查后發現西昌區域項目在技術文件資料管理方面存在嚴重問題,其相關過程中的技術文件資料存在遺漏不全、未及時報審、未及時更新、未建立臺賬、未歸檔等諸多問題。為了促進西昌區域各項目規范管理項目部全生命周期技術文件資料,分局領導與公司區域領導制定了許多相關制度,從而使西昌區域各項目的相關技術文件管理得到了改善與加強。通過這些制度的制定與實施,筆者受到許多啟發,現從個人經驗角度出發,結合公司制度與西昌區域各項目的實際情況對施工項目全生命周期技術文件的管理進行了闡述。

2 施工項目全生命周期技術文件管理的主要內容

2.1 施工項目組織機構文件的管理

(1)新開工項目在確定項目班子成員后,應根據項目的實際情況完善工程概況表、項目組織機構框圖及項目部領導、成員分工與部門職責。

(2)項目部所屬職能部門必需根據項目的規模和具體情況設置,至少包含技術質量部、安全環保部及綜合部三個基礎部門。

2.2 施工項目中的圖紙會審文件管理

(1)圖紙會審需要對設計圖紙的完整性、標注是否清楚、是否方便施工等進行項目部的內部審查。由于項目主體結構圖紙涉及面較廣、圖紙種類繁多,圖紙會審工作可按分部分項的方式進行。

(2)圖紙會審由項目總工程師組織,項目部所屬的相關管理和技術人員參加。對會審期間發現的問題以正式文件的形式上報監理及設計單位,最終與設計回復意見一起閉合[1]。

(3)圖紙會審應與現場踏勘結合進行,以便于找出施工現場的實際情況與設計文件不合理之處,同時為后期技術交底、方案編寫提供依據。

2.3 施工技術方案文件的管理

(1)一般技術方案的管理。主要分為只需要編寫施工技術措施(方案)和既要編寫施工組織設計,又要編寫施工方案兩種情況。

(2)專項安全技術措施(方案)的管理。①對于項目部安全管理部門辯識出來的重大危險源。②對于危險性較大的分部分項工程在其施工前必須按照住建部“《危險性較大的分部分項工程安全管理規定》”文件要求編制專項安全技術方案。③對于超過一定規模的危險性較大的分部分項工程,項目部必須組織專家進行論證。

2.4 施工報表的管理

(1)項目部的施工報表主要指施工日報、周報、月報、質量季報、年度施工報表以及其它技術資料等。

(2)項目技術質量部部長負責施工報表的編制,項目總工程師全面負責對施工報表的審核工作,并對施工報表的真實性和及時性負責。

(3)項目技術質量部或總工程師在編制項目進度計劃時,一定要根據現場的實際情況實事求是地按實際設備或人員功效進行編制,并且在計劃編制完成后交予項目主管生產的副經理進行審核或查看,以便于提前對不合理的計劃進行修改或在施工過程中進行糾偏。

2.5 技術交底

(1)技術交底分為施工技術交底和安全技術交底兩類。交底工作應在技術方案審核通過后一周時間內且在施工前進行。

(2)項目的技術交底由項目技術質量部門的負責人編寫,項目總工程師負責審批。一級技術交底由項目技術負責人對技術與管理人員、作業隊(施工處或工區)負責人進行交底;二級技術交底由項目技術質量部對現場作業人員(主要為班組人員)進行交底。每級交底均需由交底單位和被交底單位的安全員監督,并在交底文件上簽字。

(3)技術交底的主要內容:

①施工技術交底的主要內容有施工內容與設計參數、施工方法、施工工藝、質量標準、質量控制要點、質量檢驗與檢查、安全注意事項等。

②安全技術交底的主要內容有施工內容(施工作業點)、施工工藝(方法)、該施工項目的危險點及針對危險點應采取的具體防護(預防)措施、安全注意事項、相應的安全操作規程和標準、發生事故后應及時采取的避難和急救措施等。

③技術交底必須結合通過審批的施工組織設計及技術措施(方案)進行編寫,其必須符合相關規程規范和設計要求。內容必須具體、準確、簡明易懂。鑒于各級技術交底的層次、對象不同,其交底內容的語言表達方式、側重點亦應有所不同[2]。

(4)接受技術交底的人必須親自簽字并按手印(特別是對施工隊伍的交底),不得代簽。同時,每次交底必須留存交底現場及接受交底人員的正面照片,并將其與交底文件一起歸檔。

(5)技術交底完成后,項目經理部結合花名冊、安全教育以及進出場的臺賬對交底效果進行隨機檢查(特別是分包隊伍),此項檢查可采用詢問、資料查閱、現場實操測試等形式進行。

(6)為了避免接受交底的人員出現遺漏(特別是項目分包人員的交底),項目技術質量部在進場后積極與項目安全環保部配合,根據項目安全環保部統計的進場人員花名冊開展了技術交底工作;同時,根據該進場人員花名冊建立了本部門的技術交底臺賬,從而避免了進場施工人員的技術交底工作出現遺漏。

2.6 項目部內部制定了嚴格的三檢制度

(1)“三檢制”主要包括:班組自檢(初檢)、現場主管技術員(或作業隊技術負責人)復檢、專職(兼職)質檢員終檢。

(2)終檢合格后再由質檢員通知現場監理工程師進行驗收。

(3)在現場監理等部門驗收期間,項目部采取了舉牌驗收(含驗收工程名稱、部位、時間、人員)并保留了驗收時的相關照片,以便于后期結算或審計時使用。

2.7 施工日志管理

(1)施工日志由專人負責每日填寫,其填寫內容在現場施工記錄的基礎上進行,且必須保持施工記錄與日歷天數的連續性。

(2)施工日志的主要內容涉及當日天氣、施工部位及主要內容、出勤與窩工設備及人員、質量安全、送檢與驗收、進出場情況、與各方的聯系事宜及問題與建議等情況。

(3)項目經理及項目總工程師在每本施工日志填寫完后的一周時間內進行檢查并簽字。

2.8 技術文件的歸檔保管

(1)對于項目涉及到的各類技術資料進行了有計劃地分級、分類編號存放和管理,其標識清楚,便于查閱。

(2)對于技術文件歸檔保管工作,項目部做到了四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失、不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。

(3)對于每個檔案盒,均在其內側編制好案卷目錄清單,將文件的標題、日期等項目填寫清楚。

2.9 項目收發文管理

項目部建立了收文簿和發文簿,主要用于日常項目往來函件、技術方案、簽證等文件的報送與接收。

2.10 竣工資料的管理

(1)項目竣工資料的編制、整理和移交的責任人為項目總工程師,但其具體工作可指定項目技術質量部專人負責[3]。

(2)竣工資料的編制內容及數量必須根據當地檔案館、業主方、審計單位的要求進行編制,且在項目策劃中必須確定竣工資料的編制內容及數量,確保竣工資料滿足移交要求。

(3)項目的竣工資料必須在工程竣工驗收之后六個月內移交業主、檔案館。

(4)項目部向業主方等單位移交竣工資料時必須辦理移交手續。對于竣工資料移交清單,要求其必須詳細、清楚并完善簽字、蓋章等手續。

3 加強技術文件管理的措施

3.1 建立有效的管理制度

建立有效的管理制度是加強全生命周期技術文件管理的根本手段。項目部在開展技術文件管理工作前必須建立健全技術文件的管理制度,形成以項目總工程師為首的技術文件管理組織體系并明確各階段的技術文件管理任務以及責任分工,確保技術文件管理制度的合理性及可實施性,以保證技術文件管理工作的正常、有序開展。

項目部應結合實際情況以及不同地區對資料的要求和規定及時對項目技術文件管理制度進行梳理與更新,在其實施過程中,項目總工程師應對該制度的運行情況及職責分工、落實情況定期進行考核,以保障技術文件管理工作開展的合理性和高效性[4]。

3.2 提升技術文件管理人員的專業水平

在技術文件管理制度實施過程中,必需對技術文件管理人員的專業水平進行篩選,以保證其能夠滿足技術文件管理的基本要求。在管理過程中,需要對相關人員進行相應的培訓。培訓內容包括:技術文件管理制度的培訓以及專業知識培訓。管理制度培訓的目的是落實管理分工并夯實管理職責,明確相關人員的實施責任,保證體系的正常運行。同時,培訓還包括專業知識培訓,以提升管理人員的專業技術能力,確保從事技術文件管理的人員能夠在規定的時間內完成合格的技術資料。

培訓的方式較多,既可以由項目總工程師組織培訓,也可以組織相關人員外出學習或參加專業講座等方式以提升技術文件管理人員的專業水平。

3.3 加強技術文件的過程管理

施工項目全生命周期具有工期長、不可抗拒因素多的特點,這些特點導致在全生命周期技術文件管理過程中需要對技術文件做好嚴格的過程管理。技術文件的過程管理不僅包括資料完成的準確性、及時性、有效性,也包括全生命周期技術文件管理制度的運行情況,即包括執行流程以及職責分工調整的情況。

在過程管理中,需要根據項目實施的周期對技術文件的主要管理內容進行檢查及復核,以保證資料及時完成并滿足驗收要求。全生命周期技術文件管理制度的過程管理需要對其運行情況進行總結,明確更方便快捷的流程路徑;同時應根據項目實際運行中的人員調動以及專業能力對其職責分工進行調整或重新劃分,以滿足項目技術文件管理制度的有效運行。

3.4 加強與外部單位的溝通與協調

施工項目全生命周期技術文件管理的主要目的是滿足施工過程的驗收、資料的移交以及后續對工程情況的追溯,因此,在技術文件管理過程中必須加強與外部單位的溝通與協調。在工程實施過程中,技術文件不僅要滿足外部單位中的監理單位、建設單位以及質監站的驗收要求,還應滿足項目完成后審計單位的核查要求、檔案館的資料移交要求。因此,對于全生命周期技術文件的管理來說,加強與外部單位的溝通協調可以有效地提升技術文件管理的效率[5]。

4 結 語

施工項目技術文件的管理一直都是施工項目全生命周期管理中的重難點,尤其是近幾年建筑行業每況愈下的情況,技術文件管理工作更顯得尤為重要。筆者結合水電十局西昌區域各項目的技術文件管理情況,對施工項目全生命周期技術文件的管理進行了梳理,明確了各階段的技術文件管理任務、責任分工以及加強措施,取得了較好的效果,保證了工程的順利進行。實踐證明:施工項目在其實施過程中若結合筆者在文中所建立的相關配套措施及實施細則,可以有效地提高施工項目全生命周期技術文件的管理水平。