淺談水電站工程剩余物資由基建交付電力生產后存在的問題及解決措施

趙 宇 陽

(國能大渡河大崗山發電有限公司,四川 石棉 625409)

0 引 言

2020年9月,某流域水電開發有限公司企業資源計劃(ERP)系統正式上線運行,將物資管理工作納入了ERP系統進行管控。ERP系統實施后,從根本上解決了原流域物資管理系統同集團財務系統信息無法實時共享的問題,實現了企業內部物流、資金流、信息流的高度集成,大幅提升了物資管理水平。

水電站的建設周期一般較長,使用的各類物資種類繁多,且數量龐雜。各種原因導致水電站完工時,留存有一定數量的工程剩余物資。筆者對工程剩余物資產生的原因和特點以及ERP系統上線前陸續由基建轉入電力生產的單位在處理已接收的工程剩余物資時遇到的問題進行了分析,提出了相應的解決措施,供相關方參考。

1 工程剩余物資產生的原因和特點

1.1 工程剩余物資產生的原因

1.1.1 設計裕量稍大

水電站勘測設計階段,為保證后續工程順利施工,在考慮各種因素的前提下,比如電力電纜和控制電纜在敷設過程中因敷設弛度、交叉余量、波形彎度等客觀因素;鋼筋和電纜橋架,因堆放、制作、安裝等環節均會有一定量的損耗。設計人員對工程施工所需的物資都會適當預留一部分裕量,當設置的裕量稍大,審核人員把關不嚴,超出合理的裕度范圍,待工程完工后,會產生較多的工程剩余物資[1]。

1.1.2 設計方案變更

水電站建設施工過程中,各種各樣復雜多變的情況或其他不可預見的因素均會引起設計方案的變更。設計方案變更最主要原因是現場實際情況發生了變化,勘測設計階段編制的設計方案已不適用于后續現場施工的情況[2],為確保工程順利開展,需要結合實際情況對原有的設計方案進行變更。按原有設計方案已采購的物資不能滿足設計變更后的需要,需更換物資的規格型號后重新采購;或者設計方案變更后工程量減少,不再需要那么多物資。上述情況都會產生較多的工程剩余物資。

1.1.3 需求計劃不準確

需求部門提報的物資規格型號不準確,相同類型的物資在型號、技術參數上存在較大的差異,采購時會出現各種各樣的物資需求計劃[3]。或者需求部門同現場溝通不及時,審核部門審核不嚴謹,導致需求計劃的物資與現場實際情況存在較大的出入;需求部門在提報物資需求計劃時,未參考現有庫存數量,在途采購數量,盲目制定需求計劃。上述情況也會產生較多的工程剩余物資。

1.1.4 采購計劃不當

物資供應周期是影響水電站工程進度的重要因素,若供貨時間掌控不到位,則會對工程進度產生直接的影響。采購部門為避免因物資供應周期過長造成工程停工或工期滯后的情況發生,往往在編制采購計劃時會上調比實際需求較多的量以規避計劃不力的責任。或者為減少采購頻次,一次性采購大量的物資,因此當遇到設計方案變更時,極易產生較多的工程剩余物資。

1.2 工程剩余物資的特點

1.2.1 使用頻率低

某些大件機電設備在安裝時使用的專用工器具,后續在設備檢修期間雖然會使用,但頻率較低。如發電機轉子吊裝工具、主變壓器運輸輪和千斤頂等。

1.2.2 通用性較差

部分工程剩余物資如發電機、水輪機備品備件具有較強的專業性,技術參數唯一,只能用于某一個水電站,無法適用于其他水電站。

1.2.3 利用價值低

部分工程剩余物資因在基建期存放時間較長、保管措施不到位等原因造成了外觀狀態一般較差甚至出現損壞的情況[4];部分升級換代淘汰的物資既不能進行調劑處理,也不能用于后續電力生產;某些組裝工具僅使用一次,如大型水電站主廠房橋機負荷試驗使用的吊籠,其重量可達九十噸左右,在橋機負荷試驗完成后,再無用處。

工程剩余物資的上述特點導致了在交付給電力生產單位后易造成長期積壓,形成呆滯庫存。

2 工程剩余物資在交付后存在的問題

2.1 存在虛增在建工程成本的情況

根據工程剩余物資賬務處理要求,工程完工后,將為生產準備的工器具交付生產使用時,需貸記“工程物資”科目,借記“包裝物及低值易耗品”等科目;剩余的工程物資轉作本企業存貨的,需貸記“工程物資”科目,借記“原材料”等科目[5]。

實際執行中,某些基建單位物資部門在水電站投產發電后,雖然向生產單位物資部門移交了工程剩余物資實物,但未和財務部門進行有效溝通,未將工程剩余物資的不含稅金額同步報財務部門進行相應的賬務處理,導致了虛增在建工程成本的情況,留下審計風險。

2.2 存在賬實不符的情況

對于在ERP系統上線前已接收了工程剩余物資的電力生產單位,需要及時將接收的工程剩余物資錄入ERP系統。

錄入ERP系統前,需要對不同物資的規格型號、各項技術參數等進行統計核對,然后在物資主數據系統嚴格按照集團編碼規則為數百甚至數千項數量龐雜的物資匹配或申請物資編碼。編碼完成申請后,應查詢基建期數量眾多的采購合同以確定各項物資的采購價格,按當時采購價格扣除相應的稅率得出不含稅金額。這將花費大量的人力和時間,少則數月,多則一年或以上,故在所有工程剩余物資錄入ERP系統前,不可避免地有賬實不符的問題,存在審計風險。

2.3 存在信息化系統評價指標不達標的情況

2.3.1 單位庫存指標

單位庫存=庫存總額/計算容量;非供熱機組計算容量即為裝機容量,供熱機組為計算容量。300 MW及以下等級集中,計算容量=裝機容量×120%;500 MW及以上等級機組,計算容量=裝機容量×110%。該指標按年度進行評價打分,同時參與公司年度經營業績考核。

計分規則:當年指標值與上年比較,每提高0.5個百分點扣2分,不足0.5個百分點的按0.5個百分點處理,最高至10分。

對于電力生產單位來說,為及時消除工程剩余物資賬實不符的問題,需盡快將其錄入ERP系統。若在某一年度集中入賬,將造成當年庫存總額較上一年度明顯增加,導致單位庫存指標受到考核,影響公司年度經營業績。

2.3.2 三年以上物資庫齡比指標

三年以上物資庫齡比=三年以上庫存物資金額/庫存物資總金額。庫齡:取物資入庫日期和當前庫存日期。該指標按月度進行評價打分。

計分規則:排除基建物資,對三年以上物資庫齡比按升序進行排名,1～10名為1檔,10分;11～20名為2檔,9分;21～30名為3檔,8分;31～40名為4檔,7分;41名及以后為5檔,6分。

電力生產單位接收的工程剩余物資在錄入ERP系統后若不能及時消納,造成長期積壓,金額較大的將會導致三年以上物資庫齡比指標得分長期排名靠后。

3 解決措施

3.1 虛增在建工程成本的賬務處理

ERP系統上線前已接收未經基建單位進行賬務處理的工程剩余物資且作為存貨管理的電力生產單位,在完成物資編碼匹配和申請工作后,需將待錄入的物資編碼進行擴展。擴展時,評估類選擇“1003原材料-備品備件”,項目庫存的評估分類選擇“5004工程物資-備品備件”,科目確定編碼選擇“40B0301原材料-備品備件”。擴展完成后,在MIGO磁貼下“交易/事件”選擇“收貨”,“參考憑證”選擇“其他”,移動類型選擇“561”,通過初期數據錄入方式將工程剩余物資按不含稅金額錄入ERP系統。錄入完成后,聯系財務部門調減相應的在建工程成本,確保賬實相符,消除虛增在建工程成本的審計風險。

3.2 將基建單位工程物資納入ERP系統管理

為防止工程剩余物資在交付電力生產單位后產生的一系列問題,建議將ERP系統上線后基建單位的所有工程物資全面納入ERP系統進行管理。包括但不限于基建期機電設備物資采購時合同內規定的備品備件、工器具等,確保后續移交給電力生產單位的工程剩余物資賬實相符。

將匹配及申請物資編碼的時間前置分散至基建期工程物資需求計劃提報階段,杜絕了后續電力生產單位在接收工程剩余物資后,集中匹配及申請物資編碼并錄入ERP系統前這一階段賬實不符的審計風險。

待工程完工后,基建單位物資部門應將工程剩余物資在ERP系統進行退庫處理。辦理實物交付電力生產單位后,由電力生產單位物資部門在ERP系統MIGO磁貼下“交易/事件”選擇“傳輸過賬”,“參考憑證”選擇“其他”,移動類型選擇“411Q”,完成“工程物資”轉“包裝物及低值易耗品”或“原材料”業務辦理,確保賬實相符,從源頭上消除審計風險。

3.3 閑置調劑或報廢處置

3.3.1 閑置調劑

具有使用價值的工程剩余物資,經公司內部審核后,可調劑至有需求的流域基建單位繼續使用。經雙方商談,達成調劑意向并在法律系統完成調劑物資轉讓合同簽訂的。由轉讓閑置工程剩余物資的電力生產單位在ERP系統創建調撥訂單,訂單類型選擇“公司間調撥采購訂單”,填寫調出單位組織代碼、采購組、公司代碼、工廠代碼、物資編碼、數量、單價及調入工廠代碼等信息,生成調撥訂單號,如4504004076。在外向調撥磁貼下輸入調撥訂單號4504004076,產生外向交貨單號,如80000196,然后在更改外向交貨磁貼下輸入外向交貨單號80000196,調出出庫數據,核對無誤后點擊“保存”完成調撥出庫業務。

接收調劑工程剩余物資的基建單位,在ERP系統MIGO磁貼下“交易/事件”選擇“收貨”,“參考憑證”選擇“外向交貨”,移動類型選擇“101”,填寫調出單位的外向交貨單號80000196,檢查無誤后進行過賬處理,完成調撥入庫業務。

完成閑置物資調劑后,調入單位與調出單位進行后續的財務結算工作。

3.3.2 報廢處置

無使用價值的、外形損壞嚴重的工程剩余物資在完成廢舊物資處置手續審批后,在ERP系統MIGO磁貼下“交易/事件”選擇“收貨”,“參考憑證”選擇“其他”,移動類型選擇“Z01”錄入零價值工廠下,存儲位置選擇“報廢庫位”。完成廢舊物資處置工作后,需對ERP系統下已處置的廢舊物資辦理出庫,確保賬實相符。

賬面凈值100萬元以下的在國能e拍平臺進行競價拍賣處置;賬面凈值100萬元以上的在中央企業產權交易機構公開處置。

電力生產單位對工程剩余物資通過閑置調劑或報廢處置,可減少長期不能消納的呆滯庫存,消除了信息化系統指標不達標的情況,同時對盤活公司資產具有一定的意義。

4 結 語

水電站基建單位應以降低工程項目成本為目標,加強工程項目設計、需求計劃、采購計劃過程管控,結合信息化管理系統不斷優化工程物資管控措施,消除管理死角,盡可能減少工程物資的剩余量,從源頭上減少后續移交給電力生產單位后形成的呆滯庫存;同時應加強基建物資管理人員的培訓工作,加強同財務人員的溝通,及時完善工程剩余物資在移交過程中的賬務處理,避免審計風險。