基于PDCA循環的智慧校園項目管理研究

作者簡介：常正輝（1989—），男，助理研究員，碩士；研究方向：教育管理，教育信息化。

摘要：近年來，隨著智慧校園建設的推進，大量智慧校園項目被引入學校，傳統項目管理模式的弊端在管理智慧校園項目中越來越顯現。基于此背景，文章在分析高校當前項目管理方法現狀與問題的基礎上，探討基于PDCA循環的新的管理模式在智慧校園項目中的應用，以期為高校智慧校園項目的建設工作提供方法和思路，促進高校智慧校園創新發展。

關鍵詞：智慧校園；智慧校園項目；PDCA；管理

中圖分類號：G710文獻標志碼：A

0引言

隨著信息技術對教育影響的日益深入，以教育信息化全面推動教育現代化已成為我國教育事業改革發展的戰略選擇，經過30年左右的快速發展，我國高校信息化已進入智慧校園建設階段［1］。當前，我國高校的智慧校園建設如火如荼［2］。近年來，中共中央、教育部先后出臺很多與教育信息化、現代化相關的政策文件，如2018年教育部發布的《教育信息化20行動計劃》、2019年中共中央發布的《中國教育現代化2035》，更是將高校智慧校園建設推向高潮。各高校上馬、立項了大批智慧校園項目，以江蘇警官學院為例，2020年全年智慧校園項目立項11項，項目支出超2 000萬元，通過招標的形式將項目引進學校。但對于項目的管理還是按照傳統的管理方法進行，由于傳統的項目管理模式存在的弊端及局限性，盡管項目數量越來越多，但項目的進度、質量不盡如人意，與開始設定的目標有所偏差，不利于高校智慧校園內涵式、高質量發展。

1高校當前項目管理方法的現狀與問題

當前，高校項目管理基本上仍屬于傳統的粗放型靜態管理模式，管理過程主觀隨意性大，在設計論證、項目施工、竣工驗收等環節沒有一套合理有效的長效管理體制，缺乏一個科學有效的過程，往往導致施工質量不高、工程造價失控、使用功能欠缺等諸多問題，難以適應現代高校發展需求［3］，高校當前的項目管理中存在“重結果、輕過程”“重數量、輕質量”的弊端。項目在經過招投標引進學校之后，想當然地認為中標公司即項目建設方會按照招標文件提出的需求與目標進行項目建設。在整個項目建設的過程中，與建設方溝通甚少，對項目的建設情況缺乏了解，等到即將對項目進行結項驗收時，才召集項目建設方對項目進行審查，發現很多功能沒有完成或因為溝通少在對項目需求理解上存在偏差，完成的功能與本校實際不符，但按照項目計劃又不得不結項，審計時對不達標的功能就會扣款，然后草草結項，未認真進行總結反思，就投入下一個項目的建設。這就容易造成管理效益不高、資金結算糾紛不斷、審計風險較大的局面［4］。

一旦造成以上局面，就會產生一系列問題。

（1）項目運維難。項目建設方作為企業是以追逐利潤為第一目的的，但在開發項目的過程中，由于與校方溝通少，缺乏監管，為盡快結項拿到項目款，一味追究項目進度往往容易出現項目質量不達標的情況。如果造成以上局面，那么在項目進行驗收審計時，校方按照合同規定就會扣錢，與項目建設方產生資金糾紛，這無疑會打擊項目建設方的積極性，在后期對項目進行維護時就會出現怠工、應付的現象。

（2）資源浪費。由于項目完成的質量不高，某些功能未完成或雖然完成但與實際要求存在偏差，后期有可能要追加成本或者重新立項去改進。本來一次就能完成的事情，還要經過第二次甚至第三次才能完成，這無疑是對人力、財力等資源的極大浪費。

（3）不利于智慧校園的建設。智慧校園項目是智慧校園建設體系中重要的一環，是智慧校園的有力支撐。可以說，智慧校園項目的質量決定著整個智慧校園建設的質量。由于項目管理方法的落后及局限性導致項目未能高質量完成，這不利于智慧校園的建設，嚴重滯緩了教育信息化推進的步伐。

2PDCA循環基本理論分析

PDCA循環是美國質量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，并獲得普及，所以又稱為戴明環［5］。PDCA循環的含義是將質量管理分為4個階段，由4個英文單詞的首字母組合的，分別是計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、改進（Act）。PDCA循環就是按照這樣的順序進行質量管理，且循環不止地進行下去的科學程序［6］。PDCA質量改進循環工作內容包括：在工作之前對現狀進行調查確定工作方案，按照計劃實施，落實方案，檢查執行情況有沒有達到預期的效果；對檢查的結果進行處理，將成功的經驗標準化，失敗的教訓進行總結，對這一輪未完成的問題放到下一個PDCA循環中。

PDCA循環是一個持續改進模型，有時被稱為持續改進螺旋（Continuous Improvement Spiral），具有階梯式上升的特點。所謂階梯式上升是指戴明循環不是在同一水平上的循環，每循環一次，就解決一部分問題，取得一部分成果，工作就進一步，水平就提高一步。到了下次循環，又有了新的目標和內容，更上一層樓。

PDCA循環還具有大帶小環的特點。通常如果將整個項目看作一個大的PDCA循環，那么將項目分解成很多條子需求，PDCA循環理論依然適用于每一個子需求。如此，每個子需求的PDCA循環在整個項目PDCA大循環的帶動下進行運轉，有機地構成一個運轉體系。

3PDCA循環理論在智慧校園項目管理中的探索

PDCA循環理論是一套非常成熟的理論，而且已經成功運用在質量管理、費用管理、企業培訓管理等生產生活的多個領域。PDCA循環理論在其他領域的成功運用為其在智慧校園項目管理中的應用提供了借鑒。

將PDCA循環理論運用到智慧校園項目管理中，旨在綜合運用PDCA循環理論，針對項目需求采取制定計劃、組織實施、功能檢查、問題改進等手段，建立一套以項目為中心，以加快高校智慧校園建設高質量發展為目的的項目管理體系。基于PDCA循環理論的智慧校園項目管理體系如圖1所示。

31項目開始階段（項目P階段）

該階段也是整個項目的P階段，在本階段應對整個項目需求及目標進行分解、梳理，會同項目建設方結合本校實際將招標文件中的需求以條目的形式整理出來。根據項目結項日期及各個需求之間的邏輯關系進行梳理，確定每個需求計劃完成的日期，形成項目計劃表，然后針對梳理出的每個需求進行PDCA循環管理。

32項目實施階段（項目D階段）

按照項目計劃表實施，對每個子需求再進行PDCA循環。

321計劃階段（P階段）

根據項目計劃，在借鑒上次PDCA循環總結出來的經驗基礎上，針對截至下一完成日期所需要完成的任務做好計劃、方案。需要注意的是要將上一輪PDCA循環未解決的需求納入本輪方案中。

322實施階段（D階段）

根據P階段制定的方案實施。在實施過程中需要注意的是，如果該方案實施時間跨度較大，可以制定一個進度表，根據實際需要，以周或月為單位要求項目建設方對項目進度進行匯報。進度表的作用，一是實時掌握項目實施進度，二是對建設方起到督促作用。

323檢查階段（C階段）

以之前制定的方案為依據，根據完成的工作對照目標進行檢查。首先，檢查計劃需求是否有未完成的；其次，對已完成的需求進行檢查，是否跟實際需要的一致。

324改進階段（A階段）

在該階段，需要對檢查出來的問題進行分析，吸取經驗教訓，形成階段性報告。

33項目檢查階段（項目C階段）

以項目計劃表為依據，檢查所有的需求是否已經完成，若完成則進入下一階段，若沒有完成則再次進入項目D階段，如此往復循環直到整個項目完成。

34項目改進階段（項目A階段）

整理整個PDCA產生的報告及過程性材料，形成項目報告，以供下個項目借鑒。

4PDCA循環理論在教室錄播系統與學校資源池對接項目上的應用

41項目介紹

近年來，學校對100多間教室進行了升級改造，建立了視頻錄播系統，每個教室前后各安裝了1個高清攝像頭，教師通過授權可以在線觀看直播和錄播視頻。但由于這些視頻資源分散存儲在每個教室的本地電腦上，因容量限制，存儲時間只有8天，無法滿足學校對錄播系統視頻資源長期儲存和共享使用的需求。為了滿足該需求，學校立項教室錄播系統與學校資源池對接項目，將存儲在每個教室本地電腦上的視頻自動匯聚到學校資源池之中，實現長期存儲和共享使用的目標。

經過充分論證，本項目需要完成以下3個需求。

（1）建立錄播視頻資源庫。匯聚整合錄播視頻資源，作為視頻資源清洗、格式轉換的前置庫，存儲時間為30天。

（2）建立視頻資源庫與學校資源池數據傳輸通道。互相開放接口，做定制開發，將錄播視頻資源庫中的視頻傳輸到學校資源池。

（3）開發教師掃碼同步課程錄制功能。任課教師通過手機掃描二維碼，控制同步錄制課堂視頻的起始時間。

項目方案如圖2所示。

42項目實施過程

該項目從開始實施就采用了PDCA循環理論。

421開始階段

會同項目建設方圍繞項目需求，制定項目計劃表如表1所示。整個項目從2020年8月10日開始，計劃完成日期是2020年10月30日。雖然項目時間短，但實現的功能不簡單，而且涉及已建成系統與該項目的對接，可以說時間緊、任務重，按照傳統的項目管理方法延期是必然的；采用基于PDCA循環的新的管理方法后，整個項目按照計劃有序進行，完成的功能在可靠性、性能方面都優于預期。項目共分為4步來進行：第一步為采購硬件，部署軟件建立錄播視頻資源庫，計劃完成日期為9月10日；第二步為建立錄播視頻資源庫與學校資源池的數據傳輸通路，使錄播視頻能夠傳輸到學校資源池，計劃完成日期為9月20日；第三步為開發二維碼，老師在上課之前通過掃描二維碼確定錄播起始時間，下課后再次掃描二維碼確定錄播結束時間，系統自動將這段視頻資源傳輸到錄播視頻資源庫中，繼而通過第二步建立的數據通道傳到學校資源池中，計劃完成日期為9月30日；第四步對系統進行調試并試運行，檢測系統的漏洞、性能等進行查漏補缺，計劃完成日期為10月20日。

在制定項目計劃表過程中，每個步驟環環相扣并且將最終完成日期提前到10月20日，比計劃完成日期早10天，這是為防止在項目進行過程中出現意外情況預留的時間。

422實施階段

在開始階段之后就進入項目的實施階段。項目的實施分為4個步驟來進行，分別完成4個需求，針對每個需求都采用PDCA循環理論進行管理。

（1）第一步的P階段。針對第一步的需求設置詳細的計劃。硬件采購、軟件部署、建立錄播視頻資源庫3個方面有先后的邏輯關系，對此，分別制定工作方案。針對硬件采購的目標，要分析項目預算結合項目需求進行采購并發布采購訂單進行追蹤，計劃完成日期為8月20日；針對服務器安裝的目標，在所訂購硬件到貨后，運送到學校進行組裝，按照要求安裝服務器、磁盤陣列，計劃完成日期為8月25日；針對軟件部署的目標，根據項目對存儲的要求進行系統部署計劃，完成日期為9月5日；在軟件部署完畢之后，此時的錄播視頻資源庫只是一個獨立的資源庫，所以還要將錄播系統的視頻傳輸到該資源庫中，這就需要打通錄播系統與錄播視頻資源庫的數據通路，針對該目標需要聯系錄播系統建設方，讓雙方就通路打通事宜進行對接，計劃完成日期為9月10日。

（2） D階段。根據P階段制定的計劃方案實施。

按照硬件采購的方案，根據項目需求及預算，快速列出項目采購清單，公司有貨則直接使用，若無貨則按照就近采購的原則進行采購，發布訂單，實時跟蹤物流信息。

按照服務器安裝的方案，在硬件準備完畢后，項目建設方應立即安排人運送設備到校方指定的機房。工程師按照公司的技術指導就地進行服務器、磁盤陣列的安裝。

按照軟件部署的方案，在服務器安裝完畢后，建設方應派技術人員前來部署視頻云存儲系統軟件。

在軟件部署完畢之后，通知校方，由校方協調錄播系統建設方與項目建設方進行對接，完成錄播系統與錄播視頻資源庫的數據通路打通工作。

（3） C階段。按照項目計劃表在9月10日對項目的完成情況進行檢查。

通過檢查發現，硬件采購、服務器安裝、軟件部署均按計劃完成，但在計劃完成日期截止后錄播系統與視頻資源庫的數據通路沒有打通，存儲在每個教室本地電腦的視頻資源無法傳輸到錄播視頻資源庫中。

（4） A階段。在本階段，校方將召集參加項目的所有人員，包括本項目建設方及錄播系統建設方，針對在檢查階段發現的問題進行分析、論證。針對數據通路未如期打通的問題，經兩方分析得知是由于本項目建設方安裝的視頻云存儲系統軟件與錄播系統軟件存在部分不兼容的情況。為了解決該問題，經商討得出方案：一是錄播系統建設方對錄播系統進行升級；二是本項目建設方改進云存儲系統軟件兼容錄播系統。

之所出現上述問題是由于沒有及早聯系錄播系統建設方，使得錄播系統建設方介入項目的時間點比較晚，在進行軟件部署時雙方未互相及時提供系統相關的參數，導致數據通路不能如期打通。從中吸取的經驗就是在項目有需要對接時，應及早聯系，協調雙方時間一起商討可能會遇到的問題并及時解決掉，防止做無用功。就該問題而言，需要將原來已經部署的軟件卸載，更新之后再重新進行部署，嚴重影響項目進度。

最后，將會議內容整理成階段性報告，再根據項目計劃表進入第二步的PDCA循環。

（5）第二步 P階段。在制定第二步的項目計劃表時，需吸取上一步PDCA循環得到的經驗教訓，及早聯系學校資源池建設方與本項目建設方對接。另外，需整理上一步PDCA循環階段未完成的需求，即打通錄播系統與視頻資源庫數據通路，據此制定計劃表。針對打通錄播系統與視頻資源庫的數據通路的任務，錄播系統建設方升級錄播系統到最新的版本，本項目建設方改進自己的云存儲系統軟件去適應錄播系統，計劃完成日期為9月13日。針對建立錄播視頻資源庫與學校資源池數據傳輸通道的任務，首先，召集學校資源池建設方與本項目建設方，協調兩方時間；其次，學校資源池建設方要開放接口，提供對接所需接口的相關參數給項目建設方；最后，項目建設方改進云存儲系統軟件與學校資源池對接，計劃完成日期為9月20日。

吸取上一輪經驗，本輪第一時間就聯系學校資源池建設與本項目建設方對接。為了防止工期落后，項目建設方也加派人手，經過充分討論、論證，第二步的完成日期仍然定為9月20日。

同理，按照PDCA循環理論，在完成P階段之后，依次進行后面的實施階段、檢查階段、改進階段，完成之后根據項目計劃表再進行第三步、第四步的PDCA循環。

423檢查階段

在進行完項目計劃中的4步PDCA循環后，進入項目檢查階段，即在10月20日檢查整個項目的完成情況。通過檢查發現，項目需求都已完成，整個項目功能都如期完成。教師通過掃碼向錄播系統發布同步指令。錄播系統接到指令后將錄播視頻資源傳輸到錄播視頻資源庫。視頻經過清洗、格式轉換，傳輸到學校資源池。教師在登錄學校資源池之后就可觀看、下載錄播的視頻。

424改進階段

雖然通過檢查發現項目需求都已完成，但本階段也必不可少。整理所有過程性材料，形成總結報告，為后面的項目積累經驗。本項目的結束，也是下一項目的開始，智慧校園建設的步伐不會停歇。

由于該項目全過程都采用PDCA循環理論，使得項目整個建設過程透明、可控。與預期相比項目質量有所提高，性能方面也得到了較大的提升。在推廣使用的過程中，受到學校領導、廣大師生的一致好評。

5結語

項目管理是一項綜合性事物，PDCA循環理論的使用，使項目進度處于一種動態管理之中。通過每一次循環不斷發現問題，繼而解決問題，提高了管理手段的科學性和有效性，確保了項目的順利完成。

當然，高校項目種類繁多，智慧校園項目僅是其中的一類，還有科研項目、基礎建設項目等。PDCA循環理論在智慧校園項目上的成功運用，也為其他項目管理提供了借鑒，但PDCA循環理論在其他項目中所起到的作用還需進一步科學探索。

參考文獻

［1］張永波，胡小杰.高校智慧校園評價指標的設計與組成框架［J］.現代教育技術，2020（9）：71-78.

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［3］岑皓，文宇，馮鵬.契合五大發展理念的高校基建項目精細化管理長效機制研究［J］.現代經濟信息，2019（7）：15-17.

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［6］陳超.PDCA循環檢視推動企業持續改善管理［J］.山西財經大學學報，2015（增刊）：73-74.

（編輯編輯姚鑫）