基于內(nèi)部控制的辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計與研究

黃馨玉 李文怡 賀宏達

收稿日期：2023-08-18

DOI：10.19850/j.cnki.2096-4706.2024.06.005

摘? 要：內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的有效工具，但因其涉及面廣且要求具體，線下實施管理成本較高。辦公自動化系統(tǒng)（簡稱OA系統(tǒng)）已經(jīng)廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理中，OA系統(tǒng)與內(nèi)部控制結(jié)合有助于內(nèi)部控制落地實施、提升管理效率、構(gòu)建企業(yè)協(xié)同管理體系。從系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計、系統(tǒng)功能設(shè)計、數(shù)據(jù)庫表設(shè)計三個方面闡述了基于內(nèi)部控制的OA系統(tǒng)研發(fā)思路，并結(jié)合內(nèi)部控制思想對系統(tǒng)各功能模塊進行了詳細描述。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；OA系統(tǒng)；Spring Boot；管理

中圖分類號：TP317? 文獻標(biāo)識碼：A? 文章編號：2096-4706（2024）06-0020-04

Design and Research of Office Automation System Based on Internal Control

HUANG Xinyu， LI Wenyi， HE Hongda

（Tianjin Academy of Agricultural Sciences， Tianjin? 300192， China）

Abstract： The internal control is an effective tool for modern enterprise management， but due to its wide coverage and specific requirements， the cost of offline implementation and management is relatively high. The office automation system （OA） has been widely used in enterprise management， and the combination of OA system and internal control helps to implement internal control， improve management efficiency and build a collaborative management system for enterprises. The research and development ideas of this OA system are expounded through three aspects of system architecture design， system function design and database design， and each functional module of the system is described at length based on internal control ideas.

Keywords： internal control; OA system; Spring Boot; management

0? 引? 言

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的產(chǎn)物，能夠幫助企業(yè)增強競爭能力，提高工作效率、防范風(fēng)險。但內(nèi)部控制較為復(fù)雜，線下實施流程煩瑣，在一定程度上影響了內(nèi)部控制發(fā)揮作用。OA系統(tǒng)作為高效的辦公工具，在提高辦公效率方面發(fā)揮了極大優(yōu)勢，現(xiàn)已廣泛引用于企業(yè)管理中，但是以內(nèi)部控制作為底層業(yè)務(wù)邏輯的OA辦公系統(tǒng)案例并不多。如將內(nèi)部控制邏輯嵌入到OA系統(tǒng)中，一方面以O(shè)A系統(tǒng)為載體能充分發(fā)揮內(nèi)部控制在資金管理、行政管理、合同管理等方面作用，另一方面有了內(nèi)部控制的約束OA系統(tǒng)在使用上也更為規(guī)范。

1? 關(guān)鍵技術(shù)及架構(gòu)設(shè)計

1.1? 關(guān)鍵技術(shù)

開發(fā)語言使用Java，OA系統(tǒng)可能在不同操作系統(tǒng)上運行，選擇具有跨平臺性的Java語言能夠簡化系統(tǒng)開發(fā)和維護工作，同時Java強大的生態(tài)系統(tǒng)能夠提供多種解決方案，滿足開發(fā)需求。Web容器選擇Tomcat，因其具備跨平臺、支持負載均衡、開源、簡單易用等特點。數(shù)據(jù)庫選擇Oracle 12c，相較之前的Oracle數(shù)據(jù)庫版本，Oracle 12c引入了“多租戶”的數(shù)據(jù)庫管理概念，使得在同一數(shù)據(jù)庫中，可以支持多個租戶，每個租戶擁有自己獨立的數(shù)據(jù)和管理。這種架構(gòu)可以更好地支持云服務(wù)和虛擬化技術(shù)。

1.2? 網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)設(shè)計

系統(tǒng)采用B/S模式，B/S模式具備安裝維護簡單，可跨系統(tǒng)、跨平臺使用等優(yōu)點[1]。為節(jié)約網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運營、維護成本OA系統(tǒng)使用私有云服務(wù)，好處是不需要購置硬件設(shè)備，只需要向云服務(wù)供應(yīng)商按需租用資源，不用考慮軟、硬件的升級、維護問題，非常節(jié)約成本。私有云是面向客戶需求建立的信息處理模式，可建立獨立的數(shù)據(jù)處理體系，有效控制數(shù)據(jù)服務(wù)結(jié)構(gòu)質(zhì)量，保證信息交互管理的安全，更好地為用戶服務(wù)[2]。基于內(nèi)部控制的OA系統(tǒng)需要兩臺ESC服務(wù)器分別作為Web應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，Web應(yīng)用服務(wù)器使用Linux操作系統(tǒng)提供更為穩(wěn)定的運行環(huán)境。防御系統(tǒng)采用WAF防火墻，部署在Web應(yīng)用服務(wù)器前端，解析HTTP請求中的響應(yīng)元素，對存在威脅的請求進行攔截，實現(xiàn)對站點的保護[3]。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)如圖1所示。

1.3? 開發(fā)架構(gòu)設(shè)計

系統(tǒng)開發(fā)框架采用Spring Boot，Spring Boot是建立在Spring基礎(chǔ)之上，通過踐行“約定優(yōu)于配置”的理念，開發(fā)者只需要非常少的幾個配置，就可以迅速方便的搭建起來一個應(yīng)用或者微服務(wù)[4]。Spring Boot微服務(wù)架構(gòu)便于系統(tǒng)業(yè)務(wù)延展，同時減少系統(tǒng)性能損耗以及服務(wù)之間調(diào)用頻率[4]。

系統(tǒng)架構(gòu)分為展示層、控制層、服務(wù)層、數(shù)據(jù)訪問層、模型層。

展示層：面向用戶，將獲取的數(shù)據(jù)展示到頁面，負責(zé)將OA系統(tǒng)所有前臺功能展示給用戶。

控制層：響應(yīng)用戶需求，負責(zé)前、后端交互，接收前端請求，調(diào)用業(yè)務(wù)層處理請求，接收業(yè)務(wù)層返回的數(shù)據(jù)，最后將結(jié)果返回到客戶端。

業(yè)務(wù)層：存放OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理邏輯，業(yè)務(wù)層不直接調(diào)用數(shù)據(jù)庫，而是通過調(diào)用數(shù)據(jù)持久層的接口訪問數(shù)據(jù)庫。業(yè)務(wù)層會將處理結(jié)果返回給控制層。

數(shù)據(jù)持久層：負責(zé)把數(shù)據(jù)放到持久化的介質(zhì)中，同時提供CRUD操作。

模型層：用于存放實體類，與數(shù)據(jù)庫中的屬性基本保持一致。

2? 功能設(shè)計

系統(tǒng)功能架構(gòu)如圖2所示。

圖2? 功能架構(gòu)圖

2.1? 印章管理模塊

該模塊用于管理印鑒。包括用印審批、刻制印章、印章啟用交接、印章停用、印章銷毀處置審批、印章遺失廢止。印章是行使職權(quán)的重要工具和憑證，具有一定的法律效力，其合法性和權(quán)威性代表了使用方的責(zé)任與權(quán)益[5]。傳統(tǒng)線下審批模式，缺乏信息技術(shù)支持，印章管理整個流程的記錄很難歸檔保存[6]。借助OA系統(tǒng)，用印申請人在OA系統(tǒng)上填寫表單數(shù)據(jù)后發(fā)起申請，從申請人所在部門領(lǐng)導(dǎo)到分管領(lǐng)導(dǎo)最后到法人代表逐級審批。審批結(jié)果抄送印章管理員，申請人憑OA系統(tǒng)審批憑證到印章管理員處用印。印章的刻制、啟用、交接、停用、銷毀必須經(jīng)OA系統(tǒng)審批通過方可進行，一方面規(guī)范印章管理，另外在OA系統(tǒng)上留痕也使工作有據(jù)可查。

2.2? 合同管理模塊

用于各類合同簽署前的審批把關(guān)。包括財務(wù)專項合同管理、自有經(jīng)費支出合同管理、危化品購買合同管理、勞務(wù)合同管理、資產(chǎn)出租和處置合同管理等。申請人針對不同類型的合同在系統(tǒng)上選擇好入口，所有類型合同都必須經(jīng)過申請人所在部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后才能進入下一審批節(jié)點，系統(tǒng)根據(jù)提交申請時的合同類型自動選擇下一個環(huán)節(jié)對應(yīng)業(yè)務(wù)處室審批人，最后由法人代表審批通過后，該項合同才能簽署。為了防范風(fēng)險，保障企業(yè)權(quán)益，重要合同會在審批環(huán)節(jié)中增加“法律顧問審核”環(huán)節(jié)，未通過法律顧問審核的合同返回給申請人修改直到通過，再進入下一審批節(jié)點。相較于傳統(tǒng)線下審批方式，使用OA系統(tǒng)審批一是省去申請人奔波麻煩，二是審核人如有修改意見可直接在系統(tǒng)上對合同進行修改，包括申請人在內(nèi)流程中所有節(jié)點用戶都可以看到修改過程，整個合同審批流程便捷、透明。OA系統(tǒng)還可以對合同審批數(shù)據(jù)做統(tǒng)計，可以導(dǎo)出報表方便歸檔、查看[7]。

2.3? “三重一大”管理模塊

“三重一大”是指重大事項決策、重要干部任免、重大項目投資決策、大額資金使用。貫徹落實好“三重一大”制度有利于維護資金資產(chǎn)安全，從源頭上預(yù)防和治理腐敗。OA系統(tǒng)中該模塊主要用于規(guī)范“三重一大”會議制度實施過程，包括黨委會議題登記、會議紀(jì)要審批、支委會議題登記、支委會會議紀(jì)要審批四個模塊。OA系統(tǒng)里該模塊具體實現(xiàn)方式為，由部門專門負責(zé)會議工作人員發(fā)起會議申請，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)、單位黨政辦公室負責(zé)人，黨委主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后安排線下會議。會后會議記錄人員通過OA系統(tǒng)將逐級審批通過的會議紀(jì)要發(fā)給會議申請人作為后續(xù)工作的依據(jù)。該模塊體現(xiàn)了會前有準(zhǔn)備，會中有記錄，會后有落實，對“三重一大”會議流程起到了規(guī)范作用。

2.4? 會議管理模塊

會議管理模塊主要側(cè)重會前管理，申請人通過該模塊可以搶占式預(yù)定會議室，填寫好參會時間和參會人員，OA系統(tǒng)會自動在會議開始前給參會人發(fā)出參會邀請，提醒參會。同時系統(tǒng)保存會議召開記錄，方便后續(xù)統(tǒng)計會議召開情況，為精簡會議工作提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

2.5? 日常辦公模塊

用于日常行政工作管理。該模塊下面包含了公文檔案借閱、用車管理、信息發(fā)布、介紹信、請假等子功能模塊，用于滿足日常行政管理需求。針對不同用戶身份，系統(tǒng)設(shè)置了不同的審批流程。以請假申請為例，普通職工請假僅需要本部門領(lǐng)導(dǎo)最終同意即可，而部門領(lǐng)導(dǎo)請假則需要單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意。

2.6? 公告模塊

用于查看通知、公告信息，指定用戶有發(fā)布權(quán)限，其他用戶有查看、下載權(quán)限。該模塊還可以設(shè)置通知提示，發(fā)布重要通知后可提示相關(guān)用戶查看，同時發(fā)布者能夠看到通知已閱數(shù)量，較傳統(tǒng)張貼紙質(zhì)通知的方式更加精準(zhǔn)、高效。

2.7? 報銷管理模塊

實施內(nèi)部控制主要目的是降低經(jīng)濟活動中的風(fēng)險，提升經(jīng)濟效益。對企業(yè)來說，費用報銷是常規(guī)工作，但也是最容易出現(xiàn)經(jīng)濟問題的環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)紙質(zhì)線下簽批報銷模式監(jiān)管難，存在代簽及篡改風(fēng)險[8]。因此基于內(nèi)部控制的自動化辦公系統(tǒng)設(shè)計了報銷管理模塊。該模塊下面包括出差申請、公務(wù)接待申請、專項會議申請、培訓(xùn)會議事前申請、報銷申請、退款申請六個子功能模塊。根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)定公務(wù)出差、公務(wù)接待、舉辦會議等活動必須嚴(yán)格履行事前審批程序，未獲審批的不得開展。各級領(lǐng)導(dǎo)審批時，應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要嚴(yán)格把關(guān)，避免不必要費用支出，一旦發(fā)生違規(guī)違紀(jì)問題，能夠根據(jù)系統(tǒng)審批記錄追溯責(zé)任。以出差申請為例，出差人員在OA系統(tǒng)上填寫出差申請，首先由會計審核預(yù)算，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后可出差，而部門領(lǐng)導(dǎo)出差須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意。

3? 數(shù)據(jù)庫表設(shè)計

參考其他管理系統(tǒng)[9，10]設(shè)計思路。系統(tǒng)設(shè)計了20張數(shù)據(jù)表，分別是：用戶信息表、部門信息表、功能模塊信息表、角色表、權(quán)限表、印章申請記錄表、合同審批記錄表、會議申請記錄表、請假信息表、公文檔案借閱記錄表、用車申請記錄表、信息發(fā)布申請記錄表、介紹信申請記錄表、公告信息表、出差申請記錄表、公務(wù)接待申請記錄表、專項會議申請記錄表、培訓(xùn)會議申請記錄表、報銷記錄表、退款記錄表。

以用戶信息表為例展示數(shù)據(jù)表的具體設(shè)計。用戶信息表保存用戶基本信息，其中“open_id”字段決定了用戶在系統(tǒng)中擁有的權(quán)限，該字段是權(quán)限表的主鍵。具體設(shè)計如表1所示。

表1? 用戶信息表

序號 名稱 類型 長度 是否為空 注釋

1 id int 11 否 主鍵

2 username varchar2 20 否 用戶名

3 password varchar2 20 否 密碼

4 open_id varchar2 20 否 授權(quán)字符串

5 hiredate date 7 否 入職日期

6 dept_id int 11 否 部門編號

7 role varchar2 20 否 角色

8 post varchar2 20 否 職務(wù)信息

9 status tinyint 4 否 狀態(tài)

10 create_time date 7 否 創(chuàng)建日期

11 update_time date 7 否 更新日期

4? 應(yīng)用效果

系統(tǒng)首頁效果如圖3所示，最新發(fā)布的通知會在系統(tǒng)首頁顯示，提醒用戶查看。財務(wù)報銷申請頻繁，所以將各類財務(wù)報銷申請表單歸類到“報銷應(yīng)用”中，直接展示在首頁，方便用戶查找。將日常工作、合同管理、三重一大、印章管理、公告、會議管理模塊統(tǒng)一歸類到“辦公應(yīng)用”中，用戶可根據(jù)實際需要查找、使用，以日常工作模塊為例，用戶點擊進入后可以看到該模塊下包含的所有申請單。根據(jù)內(nèi)部控制要求在OA系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)置好審批流程，用戶只需選擇正確申請入口，接下來每一環(huán)節(jié)審批工作由系統(tǒng)自動調(diào)度相應(yīng)用戶完成，所有審批記錄都會在OA系統(tǒng)上留痕，作為后續(xù)工作憑證。圖4以日常工作模塊下用車申請為例，展示從申請人填寫表單到審批結(jié)束的完整流程。

5? 結(jié)? 論

基于內(nèi)部控制的辦公自動化系統(tǒng)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與內(nèi)部控制融合的成果，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的助力下，內(nèi)部控制的實施效果較傳統(tǒng)線下方式有了顯著提高。另一方面，根據(jù)內(nèi)部控制的思路設(shè)計流程也使得OA系統(tǒng)更為規(guī)范、合理。二者結(jié)合體現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)背景下行政管理方式的轉(zhuǎn)型升級。

參考文獻：

[1] 王慧.OA協(xié)同辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)集群高可用性研究 [J].現(xiàn)代信息科技，2023，7（16）：143-146+150.

[2] 曹海艷.基于OpenStack的私有云管理平臺的研究與實現(xiàn) [D].成都：電子科技大學(xué)，2023.

[3] 馬月，侯雪城，吳佳帥，等.Web應(yīng)用防火墻（WAF）技術(shù)的綜述 [J].計算機時代，2020（3）：13-15+19.

[4] 黃瑞泉.基于Spring Boot框架的地圖監(jiān)管系統(tǒng) [J].計算機系統(tǒng)應(yīng)用，2021，30（8）：89-95.

[5] 孫丙海.基于數(shù)字簽名和數(shù)字水印的電子政務(wù)安全管理平臺的設(shè)計與實現(xiàn) [D].北京：北京交通大學(xué)，2023.

[6] 李玲.醫(yī)院智慧管理建設(shè)背景下印章管理系統(tǒng)構(gòu)建實踐 [J].現(xiàn)代信息科技，2022，6（4）：12-15+20.

[7] 夏孝俊.集團型公司信息化合同管理系統(tǒng)的開發(fā)與集成應(yīng)用 [J].現(xiàn)代信息科技，2022，6（20）：155-158.

[8] 王言倫.企業(yè)智慧報銷系統(tǒng)設(shè)計 [J].無線互聯(lián)科技，2023，20（5）：57-59.

[9] 徐云松，曹媛媛，王肖奕.基于MVC架構(gòu)的ERP財務(wù)管理模塊的設(shè)計與實現(xiàn) [J].微型電腦應(yīng)用，2021，37（3）：155-158.

[10] 馬銘賽.SaaS模式下國美集團協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用研究 [D].北京：北京郵電大學(xué)，2018.

作者簡介：黃馨玉（1990.01—），女，漢族，遼寧遼陽人，助理研究員，碩士研究生，研究方向：計算機應(yīng)用技術(shù)、信息化；賀宏達（1984.07—），男，漢族，天津人，助理研究員，本科，研究方向：管理學(xué)；李文怡（1995.08—），女，漢族，天津人，助理政工師，本科，研究方向：管理學(xué)。