企業檔案管理正逐步走向數字化

余先梅

隨著數字化技術的快速發展及其在各行各業中的廣泛應用，我國企業已逐漸邁入數字化時代。在發展過程中，企業會形成大量的檔案資料，這都是企業的寶貴財富。然而，在數字化時代，傳統的檔案管理方式已經難以適應時代變遷以及滿足企業發展需要，因此，企業必須認識到創新檔案管理工作的重要性，不斷提升檔案管理工作成效。

數字化時代企業創新檔案管理工作的重要性

提升企業檔案管理的安全性。在當今時代，企業檔案的數字化存儲與管理顯得尤為重要。這是因為傳統的紙質檔案在存儲過程中易受自然因素和人為因素的影響，導致損壞或者是丟失，難以保證資料的完整性和安全性。企業借助高科技手段和現代化方式創新檔案管理工作，能夠從根本上解決這一問題，確保檔案存儲的安全性。因為企業在對檔案進行數字化存儲時，可以進行多重備份，即便是有部分檔案出現問題，但企業仍然可以借助備份數據恢復檔案內容，這能有效避免檔案數據損毀或丟失，降低對管理工作的影響。

另一方面，企業還可以借助防火墻、入侵檢測系統等來有效識別并阻止外界入侵檔案數據庫的行為，從而防止黑客攻擊或是病毒感染等問題導致檔案信息泄露。在檔案數字化管理過程中，企業還可以進行加密管理，保障重要檔案文件的安全。鑒于企業大量的文書檔案、科技檔案涉及內部機密，一旦泄露將可能帶來重大損失。因此，需要通過加密技術進一步提升檔案文件的安全性，確保只有經過授權的人才能對檔案內容進行訪問。

提升企業檔案管理效率。在數字化技術的幫助下，企業的檔案管理工作發生了顯著變化，運作模式更加智能、高效。在過去，紙質檔案管理工作較為復雜，如果需要查找所需資料則會花費較長時間，而且容易出現遺漏或是錯誤。但在數字化時代，這一情況會有所改善，僅需搜索關鍵詞就能實現對所需檔案文件的篩選乃至精確檢索，極大地縮短了查詢檔案資料的時間。在數字化時代，企業訪問檔案數據庫不僅更加便捷，而且查閱和修改檔案文件的行為均會被記錄、追溯，這就提升了企業檔案管理工作的透明度。其間，企業一旦發現檔案管理存在問題，就可以及時與相關人員進行溝通并處理，大大提高了檔案管理的效率。

促進企業檔案信息共享。企業在數字化時代的各項工作，通常都會依托信息系統完成，檔案信息也得以用在線或是云端分享的方式傳輸，此舉不僅大幅提升了企業內部人獲取檔案資料的速度和便捷性，更有效規避了傳統紙質檔案傳遞過程中可能出現的時間過度消耗、文件損耗以及遺失等問題。在此基礎上，企業人員在獲取權限后，就能夠隨時隨地訪問檔案數據庫，充分利用資源。此外，企業還可以借助檔案電子文檔的在線編輯和共享功能，以最快的速度更新相關資料，方便企業內部人員在查閱檔案資料時，可以掌握最新動態，如此一來就能大大提高決策的準確性，促進企業科學發展。

數字化時代企業創新檔案管理工作的具體方向

創新內部檔案管理制度。修訂后的《企業檔案管理規定》明確了企業檔案信息化建設工作的目標和思路，規范了電子檔案管理的全流程，實現了對電子檔案、數字資源的安全保管和有效利用。企業在此基礎上，結合數字化時代企業檔案管理工作的實際情況，創新內部檔案管理工作制度，引導相關工作人員明確自身職責，適應企業檔案管理工作的新要求，為數字化時代下檔案管理工作的創新發展提供制度保障。

創新企業檔案的存儲與管理方式。企業可以運用大數據技術、區塊鏈技術、物聯網等先進的數字化技術，科學存儲并有效管理檔案文件，從而使這些檔案資料能夠為企業決策提供支持。例如，企業可以利用大數據技術收集和整合檔案資料，并構建可擴展的檔案存儲及管理架構；可以借助數據挖掘技術探尋檔案數據中潛在的規律和關聯性，優化檔案管理工作；還可以利用智能搜索技術快速檢索和標記檔案。企業應逐步建立和完善檔案數據庫，對內部檔案文件開展集中化管理，同時，還要設立檔案目錄，便于快速查閱檔案資料。

創新檔案信息共享機制。企業可以構建內部檔案信息共享系統，根據檔案性質設置共享范圍和條件，使相關人員能夠便捷地訪問和共享檔案信息。檔案管理人員還可以在此系統中實時更新檔案資料，幫助他們及時了解企業最新動態，以便能夠作出科學的發展決策。

提升檔案管理的安全性。安全是企業開展檔案管理工作的基石，尤其是在數字化時代，企業檔案管理的安全問題更是不容忽視。一旦檔案管理發生安全問題，可能會出現無法彌補的損失。因此，企業應逐步構建“人防、物防、技防”三位一體的安全防護體系，切實保障檔案管理的安全性。首先，企業要制定嚴格的訪客管控措施，通過身份驗證、分級授權等方式，確保訪客只有在通過認證后，才能獲取檔案信息。其次，企業要加強檔案室的安全建設工作。例如，在檔案室安裝電子監控系統、安全警報系統，并配備滅火設備等，方便管理人員能夠及時發現異常情況，并采取相應處理措施。同時，企業還要做好檔案電子文件與紙質文件的互相備份和多重備份，并將備份檔案數據分別存儲在本地磁盤、外部硬盤以及云端服務器等處，并及時予以更新，確保恢復檔案數據的完整性。最后，企業也要注重更新網絡安全技術，防止病毒入侵計算機系統，并采用加密技術對關鍵文書檔案、科技檔案等進行加密處理，這樣即使出現檔案數據被竊取的情況，未經授權的人員也難以知悉其具體內容。

企業的文書檔案、科技檔案等文件是在發展過程中產生并流傳下來的珍貴資料，對企業發展有重大價值。如何妥善保存并利用這些檔案資料，一直以來都是企業關注的焦點。近些年，隨著數字化技術的不斷進步，越來越多的檔案以電子文本形式呈現。因此，企業也應順應數字化時代發展的潮流，不斷創新檔案管理工作的方式，以此改善檔案管理工作效果，提升檔案管理的數字化水平。