數字化轉型背景下事業單位固定資產管理優勢

為了優化資源配置、提升資產使用效益、提高資產管理水平，文章從勘測單位固定資產管理的實際出發，針對存在的問題和固定資產數量大、種類多、流動性較強等特點，提出一套科學合理可實行的“物聯網+”固定資產管理方案，包括優化自身資產管理體系、搭建數字化管理平臺，并在資產管理過程中充分利用物聯網技術，同時還構設了具體的應用場景，對提高資產管理效率、降低管理成本，助力提升精細化管理水平，推動資產管理數字化轉型升級提供參考。

一、引言

近年來，國家相關政策的發布提出了數字化轉型發展的意見和規劃，2022年11月《關于盤活行政事業單位國有資產的指導意見》發布，其工作要求中提到要“鼓勵基于物聯網技術開展資產使用管理動態監測，實時掌握資產使用情況，為盤活資產提供更加及時準確的基礎信息”，明確了將物聯網技術應用到資產管理中的發展方向。同年12月，中共中央、國務院發布《關于構建數據基礎制度更好發揮數據要素作用的意見》，提出將數據作為新型生產要素。2023年2月，中共中央、國務院印發《數字中國建設整體布局規劃》，提出以數字化驅動生產生活和治理方式變革。在此背景下各企業、單位開始積極探索固定資產管理新模式，溫春草梳理了國內外部分地區國有資產管理案例及其成效，他認為通過數字化平臺能夠實時掌控資產的運行狀態并適時進行調配，將資產利用率發揮到最大化；毛翠芬在對國有企業資產管理數字化的路徑建設中也提出了建立數字化管理平臺的建議，他認為數字化建設可以提升資產管理的效率和精度；王巍認為行政事業單位固定資產數字化管理是增強行政事業單位資產管理效果的主要途徑，更是優化固定資產內控工作的重要助力。

本文在借鑒前人研究的基礎上，從勘測單位固定資產管理的實際出發，針對存在的問題和固定資產數量大、種類多、流動性較強等特點，提出一套科學合理可實行的“物聯網+”固定資產管理方案，包括優化自身資產管理體系、搭建數字化管理平臺，并在資產管理過程中充分利用物聯網技術，還構設了具體的應用場景，對助力實現事業單位資產管理數字化轉型有一定的參考意義。

二、固定資產管理現狀及問題

勘測單位固定資產具有資產種類較多、專用設備科技含量高、設備使用流動性較強等特點。資產種類主要包括勘察測繪專用儀器設備等專用設備、車輛等交通運輸工具、電腦打印機家具等常規辦公類通用設備。其中勘察測繪專用儀器設備科技含量高，資產價值較高，作為日常的生產工具，此類資產多為野外作業使用，使用地點遍及單位生產業務覆蓋區域，流動性較強。結合這些特點來看，目前固定資產管理上存在以下三方面的問題。

1.資產管理效能低。勘測單位對不同類型的資產有不同的管理要求，但因管理手段相對單一落后，需要投入大量的人力和物力，加上內部管控制度較多，各部門之間固定資產管理工作有一定的重復性。近年來，隨著對內部管理信息化建設的重視，有些單位的OA系統中增設了資產管理模塊，錄入了包括卡片號、資產名稱、具體參數、生產廠家、可使用年限等較為完整和詳細的資產信息，但因財務部門和資產管理部門的數據不同步，不同的管理要求也給基層資產管理人員增加了額外的工作量，資產管理工作效能低。

2.忽視資產使用過程。固定資產的購置、使用、變更、維修保養、處置等都屬于資產管理相關內容，需要相關部門密切配合才能充分發揮其使用價值，提高其使用效率。單位固定資產管理目標的重點一般在資產的購置和處置，而資產的使用過程不太受重視。資產的使用頻率高低、使用壽命是否達到預期，性能能否滿足需求也應是資產管理中的重點關注內容。特別是專用儀器設備，其科技含量高，維修保養成本也較高，需要定期檢測、檢校、保養。用于野外作業且流動性較強的資產還有較高的遺失損毀風險，如果不加強資產使用過程的管控，會給單位造成損失。但因資產管理人力物力有限，無法及時追蹤到每一臺設備的實際使用情況，忽視了資產使用過程。

3.資產管理信息化程度不高。前文提到，雖然部分事業單位固定資產管理開始了信息化建設進程，但還處于初級階段。這種“單機式”資產管理系統不僅不能和財務部門互通數據，在操作上也仍然需要依靠人工手工錄入數據，效率不高且容易出錯。資產管理信息化程度不高導致資產的使用過程不能很好地反映在系統中，資產數據也得不到充分利用。再者，以人力為主的數據統計方式使得資產數據更新較慢，不能為單位在預算和資產采購等方面的決策提供有力支撐，資產精細化管理的目標難以實現。

三、“物聯網+”固定資產管理的優勢

物聯網技術簡單來說，就是可以將各種物品通過高科技技術手段（射頻識別技術、紅外感應器、全球定位系統）連接到互聯網上。任何物品都可以與互聯網相連，通過信息的交換，實現對物品的識別、定位、追蹤、監控和管理，物品之間也能夠彼此進行“交流”。其在資產管理方面的優勢主要體現在以下幾個方面。

1.能有效提高管理效能，實現固定資產精細化管理。物聯網技術作為資產管理中的“千里眼”，管理人員能實時掌握資產所在位置及狀態，特別是對于使用地點較分散、流動性較大的資產，例如從事基礎測繪工作的事業單位，工作人員日常外出作業需攜帶勘測儀器設備，每天都會有設備借出和歸還登記工作，在物聯網技術的輔助下，只需通過系統便能對設備進出單位的情況進行跟蹤，還能了解設備的使用狀態、是否需要維修保養。在不增加人員和工作時間的前提下，實現資產的精準管理，提高工作效率，還能讓資產管理工作的環節動態關聯。

2.有利于盤活低效和閑置資產，提高資產利用率，實現資產價值最大化。物聯網技術可以輕松實現對資產所處位置及狀態的記錄。如果某一設備的位置從生產作業人員的辦公室轉移到了庫房，并且長時間處于停用狀態，資產管理部門的人員掌握到資產的情況后便可前往核實，及時了解資產狀況。日后在統籌資產配備需求時，首先考慮此類能正常使用資產的再次利用，避免重復購置，實現資產價值的最大化。

3.有助于實現資產全生命周期管理，在資產管理涉及的部門之間共享資產管理數據。固定資產管理從需求統籌、購買申報、采購、到貨、驗收、入庫、資產分配、調撥、和報廢處置各個環節都實現標準化、信息化管理，資產數據從始至終保持一致。數據共享也能讓資產使用和監管更透明。

4.能提高資產盤點效率和準確度。傳統的固定資產盤點通常是由資產管理部門牽頭組織，各資產使用部門管理人員對照盤點表逐一清點，確認資產數量和所在位置等信息，如發現賬實不符的，資產管理人員進行修改和確認后上報給資產管理部門，資產管理部門再匯總全單位的總體盤點情況。這種盤點方式耗時長、效率低、難度大、易出錯。而利用物聯網技術，改變傳統的資產盤點模式，固定資產管理員使用先進的技術及其配套的軟件設備，能夠同時對多個固定資產進行識別與讀取，實現快速搜集和處理固定資產數據信息，極大提高工作效率。

四、“物聯網+”固定資產管理方案

1.優化資產管理體系、建立數字化管理平臺。固定資產管理體系主要包含內部環境（未來愿景、管理目標、制度體系、機構設置）、風險評估（風險點預測和識別）、控制活動（固定資產日常管理）、信息溝通（部門之間的有效溝通）、審計監督、績效評價等模塊。其中控制活動是體系的核心內容，從前期預算、購置，中期使用、維護，后期處置，各個環節每一環都應是科學可控的。

因此，為了規范資產管理活動，在固定資產管理數字化進程中，應預判物聯網技術使用和資產管理模式改變可能會給資產管理活動帶來的變化，修改或制定相關制度文件。例如資產管理制度中的業務流程、工作標準、管理制度，組織機構的職能職責，風險點預測與識別等。資產管理體系的優化是推進固定資產管理數字化的基礎。

而數字化管理平臺的建設則應從解決信息化業務覆蓋不全、流程銜接不暢、數據共享應用壁壘等突出問題出發，以提升精細化管理水平為導向，構建縱橫貫通的資產管理一體化管理和服務體系，縱向自下而上覆蓋業務部門、職能部門和院領導形成三級應用，橫向貫通人、財、事、物等全業務鏈，打造業務全面協同的應用中樞、決策輔助平臺和賦能載體，系統提高辦公效率、降低管理運營成本，助力提升精細化管理水平。

數字化管理平臺總體架構設計為：基礎設施層、數據資源層、平臺服務層、應用層和用戶層。在平臺應用層中嵌入適用于物聯網技術的固定資產管理應用模塊，方便資產管理相關部門通過平臺用戶層的統一門戶處理資產管理相關業務。可以實現資產設備在采購階段與預算、采購、合同進行串聯，在使用階段（領用、計提折舊）將資產與人力資源管理、庫存管理、設備管理進行關聯，在維保階段與設備管理、合同管理（維保支出）進行關聯，在變更（交回或移交）、報廢處置階段與資產庫存實現動態聯動，實現資產的采購、入庫、使用、維保、變更、盤點全生命周期業務與相關業務一體化集成。

2.培養數字化資產管理人員。管理的核心是人，要做好管理工作，必須從培養管理人員入手。數字化固定資產管理模式需要事業單位建立起數字化資產管理人員培訓體系，科學、系統、持續地培養資產管理人員。

現有崗位上的資產管理人員已具備一定的資產管理工作經驗和資產管理業務知識，應加強其數字化管理意識和物聯網設備設施使用方面的知識技能培訓。同時，也要加強資產管理人員后備隊伍建設，增強他們的資產管理意識，通過培訓交流，系統學習固定資產管理體系和業務技能知識，達到能夠熟練使用數字化管理平臺及其中的固定資產管理模塊/系統，能夠利用物聯網實施設備對資產進行高效的管理，能夠統計分析資產數據的目的。為了提高資產管理人員的工作積極性，還應設置相應的考核和激勵機制，打造一支意識強、技術精、勤于管的資產管理隊伍。

3.引入物聯網技術。在數字化轉型背景下，物聯網作為新型生產要素——數據“新基建”的核心要素，也是數字化轉型的關鍵節點。物聯網中的射頻識別技術RFID本身是一種簡單的無線系統，可以通過無線電波形成的電磁感應實現非接觸式的自動識別目標的技術。它由閱讀器和標簽組成，每個標簽具有獨立的電子編碼。標簽附著在目標對象上，通過天線將射頻信息傳遞給讀取信息的設備閱讀器。通過日常辦公電腦和配套開發的軟件系統（在數字化管理平臺中使用），資產管理人員可以隨時掌握資產位置及所處環境，形成能夠減少人力和管理成本的固定資產數字化管理模式。

4.資產管理應用場景舉例。①固定資產入庫。固定資產入庫時，用RFID標簽替代傳統的標簽張貼在資產表面，在標簽內錄入資產名稱、規格型號、生產廠家、購置時間、質保期等詳細信息，并將標簽編碼和資產信息一一綁定，設置好重要信息的修改權限，避免資產使用部門人員隨意更改。閱讀器讀取標簽信息時，自動將該資產的所有信息錄入到系統中，并通過閱讀器的位置記錄資產存放位置。②重要資產的動態監管。事業單位的固定資產根據用途一般分為通用設備和專用設備。通用設備一般指家具、電腦、復印機、打印機等日常辦公設備，而專用設備通常為事業單位開展生產作業的必備工具。部分專用設備因價值高昂，采購數量較少，由資產管理部門直接管理并負責辦理借用和歸還手續。此類資產一般存放于資產管理部門庫房，部門借用時，先辦理資產借用手續，完成審批后，資產才能轉移存放地點。在借用過程中通過閱讀器讀取標簽，資產管理部門可以隨時了解資產的實時位置。當出現未經許可流動或者超出預設的范圍區域時，系統會發出警報通知資產管理員，提升資產安全性管理，避免資產損失。若借用部門沒按時歸還，系統會根據后續借用需求，提示資產管理人員督促歸還或辦理續期，提高資產使用率，對資產使用過程做到可控可查。③資產的統籌和調配。在RFID技術系統管理下，當某一資產位置變為庫房且長時間處于停用狀態時，系統會根據資產的出廠日期、使用年限等信息進行標記，如果已超過使用年限，標記為“擬處置”，如果還在使用期限內，則標記該資產為“可調配”，資產管理人員可及時核實被標記資產的狀況，如確認該資產已無法使用或無維修價值，就根據相關流程進行處置，如果還可以繼續使用，則進行統籌分配。這些數據還可以作為資產配置的依據，為來年預算工作提供數據支撐。④資產的維保管理。資產標簽內錄入了設備的質保期或檢驗合格期限，當接近到期日期時，系統對該設備標記為“待檢”并提示資產管理員及時對資產進行保養或檢測檢校，確保儀器設備的使用在檢校合格期內。如果是有使用期限的物資，系統也會根據錄入的保質期限提示資產管理員優先使用臨期物品或及時更換到期物品，當物資數量不足時，系統還會根據一段時間的使用數據，提示是否需要備貨以及備貨的數量。⑤資產清查盤點。利用RFID技術可實現對資產的定期可視化自動盤點。資產管理員只需通過系統對區域內布設的所有閱讀器發布命令，標簽被激活后向閱讀器發送反饋信息，自動實現資產盤點數據的統計。反饋回的數據還可與上次或當前的數據做對比和更新，讓資產管理員直觀了解一段時間內資產總體使用情況。傳統模式下費時費力還易出錯的資產清查盤點工作，在RFID技術的輔助下，可以極大減少資產管理人員的工作量，提高生產效率。

五、結語

在數字化轉型背景下，事業單位應以此為契機，優化自身資產管理體系，建立數字化管理平臺，培養數字化資產管理人才，在資產管理過程中引入物聯網技術，助力實現固定資產管理數字化轉型，提升資產管理水平，確保國有資產保值增值，促進事業單位更好的履行職能、服務社會。

（作者單位：成都市勘察測繪研究院）