大型企業人事檔案信息化管理研究

李海英

【摘 要】企業單位檔案信息化建設是信息時代檔案事業的一個重要部分，檔案事業發展與信息化建設相結合一種新型的檔案信息形態應運產生。企業要推進與提高人事檔案信息化建設進程與質量，完善管理體制強化檔案信息化意識，讓檔案信息化建設有標準可循。根據實際需求，確定明確的信息化目標，構建高素質人事檔案信息化管理團隊，做好標準與規范建設工作，并規范安全保密，整合各方面資源建成人事檔案信息化管理系統。加強基礎設施建設通過人事檔案數字信息化、網絡化，實現檔案信息管理、利用一體化。

【關鍵詞】企業；人事檔案；信息化；管理

作為重要的信息資源，檔案的作用歷來受到人們的重視。人事檔案是社會組織、國家機構在人事管理過程中形成的以個人為基本單位，以文字表格、照片等形式存在的紙質記錄，是供組織備查與我們每個人都關系密切的專門檔案。鑒于人事檔案具有全面性、現實性、真實性、動態性、流動性、保密性特點，其功能亦特殊：信息記錄存儲、社會評價、履歷記憶等功能。人事檔案就像一個縮影，成長軌跡、表現情況無不記錄在檔案袋內。

隨著計算機技術、數據庫技術、掃描及OCR技術、多媒體技術、存儲技術等的發展，檔案信息化領域始終是檔案事業研究熱點，促使一種新型的檔案信息形態應運產生。檔案管理模式從面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心轉變。

企業單位檔案信息化建設是信息時代檔案事業的一個重要部分，是我國檔案事業發展與信息化建設的交叉領域，是企業單位檔案管理模式的一次重大變革。摸清企業人事檔案信息化現狀，探索人事檔案信息化管理之道，采用現代化信息技術改造傳統檔案業務，實現檔案信息的數字化、實現檔案管理信息的網絡化、實現檔案信息管理利用的一體化。但我國企業檔案信息化建設并不完善，仍然需要探索，尤其是對于信息資源的開發與利用的研究工作尚需進一步加強。

1 完善管理體制，強化檔案信息化意識

1.1 完善管理體制

只有完善檔案管理體制，才能更好地處理企業人事檔案管理中存在的各種關系，從而更好地推進人事檔案的信息化管理。首先，優化企業人事檔案管理，需要相關的制度保障。除了制定完善的人事檔案的部門和人員制度外，還要有人事檔案的的檢索使用制度、轉遞制度、保存制度、安全保密制度等。其次，要建立規范的人事檔案管理工作流程，要構建起全局性人事檔案的工作網絡，明確所有部門的相應職責，工作內容落實到人，以及時處理工作中可能出現的各種問題。最后，企業人事檔案管理制度的形成是一個漸進的過程，在一定時期有相對性和階段性，有一個逐步的發展的過程。所以從企業自身實際情況出發考慮人事檔案的管理模式，逐步優化自身的人事檔案管理，以實現人事檔案管理的科學規范化。

1.2 強化檔案意識

檔案意識是指人們對檔案、檔案工作的認知水平和了解程度。人事檔案管理工作不是孤立的，其工作的開展受到各種條件的制約。一定要將人事檔案管理工作納入企業全局的工作計劃，同時，要為檔案工作爭取足夠的經費和資源，以確保檔案工作的高效運轉。要加大檔案工作的宣傳力度，提高檔案意識，要讓大家切實體會到，人事檔案是企業人才選拔、聘用的參考依據，同時也是維護職工權益可靠憑據。

1.3 強化信息化意識

強化信息化意識是做好企業人事檔案信息化管理的重要前提。首先，要提高領導的人事檔案信息化意識，只有這樣，才能得到更多的來自企業內部的制度支持、人員支持和資金支持。其次，要提高人事檔案工作人員的信息化意識，他們是人事檔案信息化的實際操作者。最后，要提高檔案使用者的檔案信息化意識，反作用于人事檔案信息化建設應用需求。

2 企業人事檔案信息化建設的統一化、標準化、規范化

統一化、標準化、規范化是檔案信息化建設的重要基礎。大的企業集團可自行開發或采購后二次開發，要研發標準統一又規范的管理應用軟件，首先，有規范的管理標準，包括：規劃、準則、標準、規范等。有了統一的標準就是執行，使電子數據的整理、保存、轉發、使用等工作都有序化，避免出現沖突、不兼容等現象。其次，統一技術標準規范，包括文檔的數據存儲壓縮規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等。同時，企業應該根據自身的特點和行業特點，在規范使用人事檔案管理軟件的同時，建立健全人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案管理工作有章可循，科學規范。

3 開展人事檔案信息管理系統工作

3.1 逐步推進國有企業人事檔案信息化管理

建立人事檔案管理信息系統。首先，信息化系統的規劃設計和具體實施周期較長。由于人事檔案的特殊性，系統具體的搭建過程中，要充分考慮安全性和保密性需求，如與辦公OA等內部系統互通時采取嚴格的安全管理措施，以保證人事檔案信息的絕對安全。其次，人事檔案電子資源的轉化和積累需要時間。檔案資料的電子化是檔案信息化建設的基礎內容，其數據的建立、更新是一個逐步積累的過程，短時間內不可能全面實現檔案資料的全庫電子化。無論是信息系統的規劃設計和實施，還是電子檔案資源的積累和共享，都需要一個過程，要分步驟分階段的實施，制定好每一階段的重點，最終實現資源豐富、功能強大的人事檔案信息管理系統。

應用人事檔案管理系統：首先要建立起人事基本信息數據庫，這些數據可以作為構建人事檔案管理信息系統的基礎。其次，在人事檔案材料從紙質檔案到電子檔案的轉變過程中，要確保人事檔案信息本身的準確性和完整性，如通過掃描儀、縮印影像轉化為易于復制的電子格式。再次，人事檔案的內容要全面詳實、信息準確，通過數據庫建立人事檔案，便于檢索、分析、比較、統計。該系統既要有良好的應用界面，又能方便用戶將信息導入、導出，具有修改、檢索、統計等功能，也能對所有人員信息的情況進行研究總結，提供信息統計分析和情況預測。

3.2 加快人事檔案信息網絡化建設，實現資源共享

人事檔案信息化管理的終極目標是實現資源信息的網絡化。當然，根據檔案信息的不同，其開放程度和開放范圍要嚴格控制，要建立健全網絡身份驗證系統，在保證信息安全的前提下實現人事檔案的網絡資源共享。為了充分實現人事檔案的信息共享，應該在集團內網實現人事檔案信息管理系統的網絡化，向需要利用人事檔案信息的個人、部門和領導提供及時、有效和詳實相關信息資源和數據。

4 做好人事檔案數據資料的保密和安全工作

信息技術在為人事檔案的管理帶來高效和便利的同時，也給檔案管理的安全性帶來了隱患。軟件系統的不斷更新升級或數據庫變更，都可能造成兼容性問題。病毒感染將成為一大威脅，同時，存儲器也會因外力等不確定因素而故障，這就要求維護人員要定期的對數據庫進行自動備份，有條件的可考慮釆取雙機熱備、異地數據備份的形式，建立安全有效的防火墻、入侵檢測系統，防止數據的外泄、篡改、丟失風險，確保人事檔案信息的安全。

5 加強學習，增強檔案管理人員素質

人事檔案信息化管理順利開展的根本是人才，要加強人才建設。人事檔案要實現信息化和網絡化，信息專業和檔案專業知識必不可少。工作人員應樹立終身教育的理念，不斷增加自己的知識技能儲備，拓展自己的知識面。同時，組織再教育的學習機會，參觀學習等業務交流也是必不可少的。企業人事檔案服務水平的高低，很大程度上取決于人事檔案管理人員素質的高低。要把國企人事檔案管理工作做好，必須要定期對檔案管理人員的政治素質和業務素質進行定期培訓。

6 爭取資金支持，加強軟硬件基礎設施建設

要把信息化建設所需資金納入企業的年度預算，最好能實現相關經費的專項預算常態化和制度化。狠抓基礎建設以求達到設施完備，功能完善，技術先進。信息化建設本來就是資金密集型工程，需要大量的資金投入來進行相應的購置硬件、軟件設計，這就決定了人事檔案管理的信息化建設初始必然有一個高投入階段。需要花費大額資金用于購買服務器、計算機、數據庫軟件、掃描儀、影印設備、照相機等現代化設備，軟件的開發也需要投入大量的人財物，網絡化更是一個系統工程，資金投入量大。

總之，企業要推進與提高人事檔案信息化建設工作的進程與質量，結合國家檔案事業規劃綱要，加強基礎設施建設，提高對于檔案信息化建設的認識與定位，完善管理體制強化意識，讓檔案信息化建設有一定的標準可循。根據實際需求，確定明確的信息化目標，構建高素質的信息化管理團隊，做好信息化標準和規范建設工作，并規范其安全保密工作，整合各個方面的資源，開發綜合應用平臺，努力把人事檔案工作建設成為企業人力資源中心庫，更好地為企業發展服好務。

7 結語

在移動信息化、大數據、云結算迅速發展的21世紀，本文所提及的人事檔案信息化建設具有普適性。各個單位在實施的過程中如果不根據自己的實際情況作實時的調整可能會出現適用性不強的情況，具體使用的軟件技術有待探討。

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[責任編輯：鄧麗麗]