淺析當下高校科研經費財務管理與信息化建設

余莎

茅臺學院 貴州 遵義 520382

引言

科研興教，科研有助于高校教學質量的提高，但很多高校科研經費管理制度體系、信息化建設等存在一系列問題，給科研工作帶來了嚴重的阻力，基于該背景，本文通過對科研經費財務管理及信息化建設的現狀進行分析，并提出相應的優化途徑及道路。

1 高校科研經費財務管理的背景

隨著科技興國發展理念不斷地轉化為實踐，高校這支科技主力軍的作用日益凸顯，承擔的科研項目越來越多，科研經費投入逐年增長，科研經費在高校資金收入中占比越來越大，資金使用要求更加嚴格、對資金列支范圍也做了相關規定，如《關于優化科研管理提升科研績效若干措施的通知》《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》（國辦發〔2021〕32號）等一系列優化科研經費管理的政策文件和改革措施，但還存在政策執行不力、經費管理僵化、經費報銷困難等問題[1]。

2 高校科研經費財務管理及信息化建設現狀

2.1 項目信息斷層，管理滯后

當下許多高校科研項目管理由科研部門、財務部門、項目負責人三部分組成，其中科研部門負責項目經費管理、指導編制項目經費預算、核定科研經費的類型、跟蹤合同經費情況，辦理合同登記和收入的核定；財務部門負責項目經費的管理和會計核算，協同科研部門指導項目負責人編制和審核項目經費預算，審查項目決算數據，指導項目負責人按規定使用經費；項目負責人負責編制項目經費預算和決算，按規定使用經費并對項目經費使用的真實性、合法性承擔經濟與法律責任。在項目管理方面，科研部門對科研項目的管理使用的是獨立科研系統，財務部門使用的專門的經費核算系統，兩個系統沒有銜接，內容無法共享、同步，形成“數據煙囪”，結果就是科研部門不了解項目資金支付情況，財務部門不清楚項目運行情況，而項目負責人掌控項目整體情況時，則需分別到兩個部門獲取相應的數據及信息。這種滯后的交叉管理模式導致多項工作重復，效率低下，不利于科研工作的開展。

2.2 預算編制不科學，質量不高

一是重申報輕預算。對于科研人員而言，關注的是項目能否申報下來，實際工作中會花費更多的時間去跑項目，為了獲得項目，按部就班地把審核部門各種條條款款的資料準備齊全，把重心放在對項目任務書的撰寫上。撰寫是根據申報項目要求而編寫而不是純粹從項目本身的基本情況、研究目標及內容、實施方案等相關信息來編制預算支出，根據申報部門的要求，對經費預算各大版塊支出明細，按比重來分割，然后填寫到相關預算科目下，但是在項目啟動后，產生的實際費用卻與預算有差異，或有結余或有超支情況。二是預算科目設置不合理，目前大部分的科研項目預算設置3個等級，第一級直接費用和間接費；第二級直接費用下面設備費、業務費、勞務費，間接費用下設績效支出、管理費；第三級為設備費下設固定資產購置、設備改造與租賃費，從預算科目來看，部分預算科目在實際工作中很少運用到，如業務費下設的燃料動力費，它是指研究期間有關大型儀器設備和專用科學裝置運行過程中可單獨計量的水、電、氣、燃料消耗，而項目研究所需的儀器及裝置無法單獨計量消耗量，大部分都與學校其他設施設備消耗一起計量，還有一些實際是項目產出的費用，但是卻找不到相對應的預算科目，如自然科學類項目在研究過程中所產生的菌種保藏費。

2.3 報銷流程煩瑣，效率低下

首先報銷環節及細節多。一所高校的規章制度及經費報銷管理相關的文件多而雜，且適時地還會作相應變動，對于科研人員來說，除了給學生上課，剩余的時間都投入到科研工作中，沒有時間去研究學校的制度文件，但是到報銷的時候就會因為各種資料的缺失被告知不能報銷。如一項科研儀器的購買，涉及資產管理部門、審計部門、財務部門、科研部門等相關部門，從立項、采購、驗收、報銷整個過程比較復雜，科研人員需要從頭跟到尾，這種環境硬是把科研人員逼成“專業會計”[2]。其次，審批流程長。科研人員報銷經費首先把紙質資料整理好后到財務部門排長隊等待審核，待財務部門審核完又要到科研部門、分管校領導甚至校長處進行資金審批，審批完再把資料送至財務部門安排付款，付款時財務部門由出納自下而上又走一道流程，整個審批流走完最快也要五天左右，辦事效率大打折扣。

2.4 經費管理粗放，核算混亂

財務部門核算系統未對科研項目經費來源渠道進行分門別類的核算，科研人員在使用時混合報銷，弄不清楚資金支付到底是使用自籌部分還是外單位撥款部分，資金使用混亂。其次，項目結余資金管理不善，很多項目已結項但是項目資金仍有結余，結余資金或者一直掛賬，成為“僵尸”資產，或者被其他在研課題及科研無關活動支出擠占。此外，橫向項目支出缺乏明確的管理制度，因合同約定重視成果的輸出，對于經費的開支未做明確的要求，報銷時，不合理的費用也在其中列支。

2.5 資產監管不足，資源浪費

科研項目所需要的固定資產、試劑耗材、圖書等實物資產往往是從項目本身需要做的預算，這些實物資產僅僅為該項目服務，資產也是由項目組人員管理，一般的流程是項目人員按預算自行購買，到貨后由項目組直接簽收及使用，基本沒有入庫、出庫這個流程，若遇項目組人員離職或者調動，也不按相關流程辦理資產交接工作，經歷多次變更，最終使得一些資產隨人員流動而流失，如一些圖書、實驗所用的低值易耗品等。此外，科研項目所購設備尤其是大型固定資產，基本屬于“定制”版，此類設備價值高但不能共享，造成重復購置設備、資金浪費、利用率低。

3 完善高校科研經費財務管理及信息化建設的建議

3.1 推進集約化信息平臺建設，優化服務質量

信息平臺建設是高校科研工作發展的重要保障，也是高校財務管理的必然趨勢。加強科研管理信息化建設，打破科研項目管理系統及財務核算系統壁壘，不僅能適應財務管理的科學化要求，提高科研經費管理水平和管理效率，把財務人員從繁重的人工賬務中解脫出來，還能提高對科研經費的管理和控制能力，有效規范科研經費的使用。科研人員、財務人員等可通過信息平臺，實時了解科研項目經費的使用情況，即當前項目經費余額和每一筆明細支出是否超過相應的預算科目。高校信息化平臺建設還需將學校的教學、科研、后勤、人事、學工等資源整合起來，形成資源共享，使得部門之間的信息溝通順暢，為財務部門與其他部門數據交換提供了便利，真正實現信息資源優化融合、數據互認共享、服務便捷高效。

3.2 科學編制預算，優化支出結構

項目預算是確定項目預算期內經費安排的依據，是項目各任務合理分配和使用資源的基礎。項目預算按規定程序審核通過后，作為合同和任務書的組成部分,是預算執行、監督檢查和財務驗收的重要依據。申報項目時，要仔細了解相應的項目管理辦法和資金管理辦法，不同類型項目對不同類別預算要求不同，要深入了解具體要求，做好相應的預算，支出明細按項目實際情況進行設置預算科目，減少少用及不實用的科目，增設項目相關性的預算支出科目。同時財務部門要積極參與項目預算編制工作，并進行相關業務指導，按照精細化預算要求，部門預算編制要細化到目級科目，每一項預算支出要反映其最終去向和用途，按照現有預算項目與經濟科目的對應關系，屬于哪一項目的支出就應列支在哪一項目支出下，不同科目支出不能調劑，還要充分利用好財務輔助賬，在核算科研項目支出時，設置與預算編制一致的輔助核算科目，一方面既能準確地反應項目預算執行情況，另一方面也能準確無誤地完成會計核算工作。

3.3 改善財務報銷方式，提升工作效率

一是嚴格落實《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》（國辦發〔2021〕32號）文件精神，建立科研助理隊伍，為科研項目匹配科研助理，科研助理為科研人員的預算編制、賬務報銷、結題決算等基礎工作提供專業服務，讓科研人員從科研報銷數據中解放雙手[3]。二是推廣無紙化線上報銷系統。隨著電子發票的普及，無紙化票據和電子簽名將是未來的發展趨勢，無紙化報銷就是報銷人員將所有的報銷資料上傳到報銷系統，相關部門及人員進行線上審批，在系統內完成整個報銷的審批流程，數據跑路代替人工跑腿。無紙化財務報銷系統不僅可以查驗電子票據的相關信息，辨別真偽，還可以降低人工輸入的成本，以原始報銷憑證在互聯網上的流轉取代紙質憑證的線下流通，從而節約審批時間，提高服務效率。

3.4 完善經費管理體系，規范收支核算[4]

一方面，科研經費實行精細化管理，科研項目按資金來源匹配項目預算指標，同一個項目，經費來源分為自籌及外單位撥款，財務核算賬套設置資金來源輔助核算，按照項目任務書（合同）設置預算指標的控制規則，將控制規則前置到財務報銷系統內，準確地把各項報銷支出控制在預算范圍內，以避免資金超支及使用混亂。另一方面，規范管理項目結余資金，結題前完成結賬工作，對于結余資金，可在一定時間限制內報銷與該課題相關的支出，逾期沒有完成的，或者原渠道退回，或者學校收回到科研經費專戶，用作學校科研相關活動的直接支出。對于橫向項目應制定專門的經費管理辦法，項目經費有合同、協議約定預算內容及開支范圍的按合同、協議約定執行，項目委托方未約定預算內容及開支范圍的，由項目主持人根據國家相關法律法規要求合法、合規、合理地進行開支，可嘗試經費“包干制”，實行項目負責人承諾制，提高經費使用自主權，賦予科研人員更大資金使用權，讓靈活的報銷機制助力科研工作。

3.5 強化管理意識，建立實物資產管理體系

提高對科研實物資產的管理意識，將重要性提升到資金管理這個層面，二者同等重要。一是建章立制，規范實物資產管控。從采購、入庫、出庫等流程均需相關部門介入把控，不能讓科研項目人員自行處理，科研項目經費不是個人賬戶資金，要有制度的約束和監督，在項目人員變動時候要做好資產交接工作，同時有關部門做好固定資產定期清查，保證賬實相符。二是資源共享，盤活閑置資產。建立資產調撥平臺，對閑置的資產按用途統一管理，統一調度，各部門可以根據教學活動按需申請調撥使用，減少功能相同的資產重復購置，尤其是價值高的資產，充分利用好經費預算，提高資金使用率，節約開支，降低成本。

4 結束語

科技興則民族興，科技強則國家強。科技創新活動需要不斷加大科技研發經費投入，科技投入成為衡量一個國家科技創新水平、能力的重要指標，科研經費投入的快速增長對科研經費管理提出了更高要求。高校科研經費管理不應該停留在報銷費用、記賬、財務報表獲取等基礎財務工作上，要充分利用信息技術，建立聯動機制，讓科研項目的立項、申報、報銷、核算等所有信息實時共享，要更加規范、科學地管理科研經費，提高科研經費使用效率，使科研經費更好地為科研工作服務。