信息技術在疾控中心文書檔案管理中的應用分析

郎需玲

遼寧省疾病預防控制中心 遼寧 沈陽 110172

引言

隨著信息技術的飛速發展，各行各業都在積極探索將信息技術應用于各項業務工作中，以提高工作效率和質量。疾控中心作為負責疾病防控工作的重要機構，其文書檔案管理工作同樣需要與時俱進，適應信息化時代的發展需求。本文旨在分析信息技術在疾控中心文書檔案管理中的應用，探討其優勢、挑戰及未來發展方向，以期為疾控中心文書檔案管理的現代化、高效化提供理論支持和實踐指導。

1 應用于疾控中心檔案管理的信息技術

1.1 信息存儲技術

在現代信息技術中，信息儲存技術是最基礎的。該技術將有助于疾控中心創建一套以計算機磁盤存儲為主的大型檔案管理系統和信息資料庫。云存儲是互聯網技術發展的必然結果。它既保留了磁盤技術的快速讀取和方便檢索的優勢，又能將檔案存儲到云中，防止因磁盤破壞而導致的檔案丟失，是一種較傳統磁盤技術更為安全的存儲方式。它能通過互聯網直接傳送檔案。此外，該系統還充分發揮了其近乎無窮無盡的存儲能力，實現了海量疾控檔案的高效存儲。

1.2 多媒體技術

多媒體技術擁有豐富的圖像、文字、音頻、視頻等多種功能，能夠將疾控中心的紙質檔案轉化成數字多媒體信息，大大豐富了信息內容。同時，也方便了檔案內容的獲取，方便了檔案管理員對檔案的管理。另外，對于疾控中心的其他工作人員來說，查找資料也會變得更加容易，因為這樣才能最大限度地發揮這些資料的價值。

2 應用信息技術于疾控檔案管理工作的意義

2.1 提升文書檔案管理質量和效率

在傳統理念中，檔案與檔案的管理以手工為主，工作人員必須按照特定的管理要求與檔案的存放要求，對檔案與檔案進行收集、整理、分類與保存。這樣的管理方式無疑是耗費時間、人力、物力，不僅工作量巨大，而且加大了對復合型人才的需求。利用信息化技術對疾控中心檔案進行管理，使檔案資料轉變成電子化，更便于檔案的搜集、整理、分類、存檔等環節[1]。這將對文書檔案的管理進行全面的優化與更新，減輕了管理員的工作負擔，并全面提升文書檔案的管理效率。同時，檔案資源的利用率也得到了顯著的提高。

2.2 便于查找和搜索資料

辦公管理軟件是最簡單的信息技術應用，通過簡單的計算機軟件技術和網絡技術來實現。在具體的應用過程中，由于崗位的責任和工作的性質不同，對軟件的功能也有不同的要求。鑒于疾控中心工作的特殊性與重要性，應充分關注疾控中心的檔案管理行為。疾控中心應采用功能齊全、功能強大的信息化管理軟件對疾控中心的檔案進行管理。它既能為檔案資料的保存提供便利，又能增強檔案保存的保密性。另外，利用信息化管理軟件，可以使疾控檔案管理員對檔案資料進行更為全面和系統的檢索，隨著檔案由傳統的紙質檔案向電子檔案的過渡，文書檔案的信息可以由信息管理系統自動識別，并保存到后臺的數據庫中。

2.3 便于更新疾控中心健康信息

運用多種信息化技術對疾控中心的檔案進行管理，能有效地加快檔案的整理與搜集，并能對有關疾病與健康的信息進行及時更新。對疾控中心的科研人員而言，科研工作要求有更多的專業信息與資料[2]。信息化的普及，將大大提升科研工作的效率與水平。同時，在公共健康方面的教育者，也能更好地運用檔案資料信息，更好地進行有關教育，使學員能及時掌握有關社會健康議題的信息，進而提升公共健康方面的教育。

3 疾病控制機構文書檔案分類中存在的問題

3.1 檔案管理制度存在疏漏

目前，我國大多數疾控中心對疾控檔案管理不夠重視，沒有建立完善的疾控檔案管理制度。盡管有一些條款已經建立，但是還沒有相應的指南或者評價，而且管理的工作范圍和責任并不清楚。在日常工作中，對一些高發病種的病歷，往往忽視了一些較為特殊、頻率較低的病歷，從而導致病歷遺失。目前，我國疾控工作中存在著許多問題，如疾控檔案管理體制不完善、疾控檔案管理觀念落后、疾控檔案管理方法不夠科學等。

3.2 檔案收集與分類交叉問題嚴重

在疾控中心的檔案管理工作中，文書檔案的管理與專業檔案的管理有著本質上的不同，但是在實踐中，它們之間也有一些交叉、重復。比如，在專科檔案管理方面，涉及疾病?？苾热莸囊巹?、指示、規范等，都屬于?？茩n案范疇；按相同的分類方式，將歸入行政管理范圍內的病歷檔案歸入病歷檔案歸類。另外，也有部分科研檔案，如科研方案、科研論文等，雖屬專業性檔案，但對科研工作者而言，卻是個人工作檔案。同時，對那些在工作中表現優異的疾控技術人員，其所獲得的獎勵通知與資料，也是與其自身的專業技術、業務有關的，屬于職業檔案。但由于認定決定和通知等行為，都是歸檔管理的一部分，其具體內容也將體現在歸檔中。

3.3 工作人員的專業能力不強

疾控中心檔案工作的好壞，在很大程度上取決于疾控中心工作人員自身的素質與能力。但當前我國疾控中心的檔案管理員大多是沒有檔案工作經驗的非專業人士，其業務水平和工作責任心都不強，致使其工作效率低下，嚴重影響了其工作的開展。同時，用人單位也缺少對檔案管理人員的培訓，很多檔案管理人員在運用信息化技術的過程中，沒有意識，沒有技巧。這就造成了疾控檔案管理工作的低效和存在的問題。

3.4 基礎設施不健全

當前，我國疾控中心的檔案信息化建設尚未全面落實，有關信息化建設的規劃也僅停留在紙面上，很難得到有效的落實。在這樣的條件下，有些軟硬件很難得到充分的利用，而且相應的配套設施也不完善，使得檔案員的工作效率很低。另外，個別疾控中心對信息化手段的運用并未給予足夠的重視，致使某些防護措施無法落實。在這樣的條件下，無法使資源分配達到最優。同時，疾控中心沒有對檔案的掃描和有關資料的記錄進行科學、有效的控制，造成了電子檔案的不能得到充分的使用，這極大地影響了信息技術在檔案管理中的普及與應用，造成了信息化建設的嚴重滯后。

4 信息技術在疾控中心檔案管理中的應用

檔案管理信息化是檔案部門工作的一項基本任務，也是檔案部門工作實現信息化的必然途徑。同時，也是評價檔案管理的一個重要指標，即檔案管理的信息化，既要實現設備的信息化，又要實現檔案管理的規范化[3]。在此過程中， 信息技術和管理思維信息化疾控中心加大了檔案基礎設施的投入，擴大了檔案室的面積，并按需要對其進行了改建。在資金緊缺的情況下為公司配備相關的電腦等設備，并購置文件箱等必需的設備。

傳統的紙本文件主要是以手寫或打印的方式進行記錄，它把不同的語言、文字、符號等信息，以一種直觀、簡潔的方式記錄下來；在數字化建設中，以磁性介質為載體的電子文件，往往要經過電腦處理，才能轉化成直觀的可視信息，或者印刷到紙面上。在分析了電子文件產生的基本原理后發現，電子文件具有方便修改、復制、檢索、分類、編目、編輯、移動、粘貼、新編輯組合等優點。

5 信息技術在疾控中心檔案管理中的應用配套措施

5.1 加強疾控中心檔案管理的建設

組建由兼職檔案人員、專職檔案人員和各部門負責領導組成的檔案管理隊伍，構成了以各部門為主體、檔案室為中心、檔案人員為輻條的檔案工作格局。并且以國家相關的檔案法律法規為依據，并與單位的工作實際相結合，對檔案管理的規章制度進行調整，對各項管理制度進行完善，并明確責任[4]。要想增加信息化的投資，就必須加強硬件的購置，軟件的引進，以及對檔案工作人員的調整與培訓。只有加大對管理人員的培訓與學習力度，使各個部門與檔案管理人員的責任明晰化，利用好與信息技術有關的設備與軟件，才能制訂出一個信息技術建設的長遠發展計劃。同時，對疾控中心檔案管理員的工作進行了嚴格的考核，并對其進行了有效的獎勵和懲罰。

5.2 強化疾控中心檔案管理理念

以往檔案在耗費了大量的行政費用之后，就很少再被利用。這樣的管理方法對促進企業的信息化管理是不利的。要使檔案信息化得到大范圍的普及，就必須轉變傳統的管理方式，采取適應時代發展的新型管理方式。疾控中心所搜集的資料足以為疾病的社會預防工作提供足夠的資料。新型的信息管理方式能為我國疾病防治工作提供有力的保障。疾控中心的檔案管理實踐表明，要想在檔案管理中更好地運用信息科技，就必須更新檔案管理觀念，意識到信息科技在檔案管理中的重要作用，重視檔案管理，運用信息科技來提升檔案管理的信息化程度。同時，檔案工作人員及相關領導也應不斷更新檔案工作觀念，以先進的管理觀念來開展檔案工作，加大對檔案工作的信息化力度，加大對檔案工作的投入。

5.3 提升疾控檔案管理人員綜合能力

信息化建設是疾控中心檔案工作發展的必然途徑，也是疾控檔案工作發展的根本方向。沒有人的參與，信息化建設就是一場空。所以，在沒有對管理人員進行職業技能訓練的情況下，疾控中心的檔案管理小組是非常關鍵的。對于有計算機操作能力的檔案員，疾控中心應向檔案員講授，或舉辦學術討論會、研討會及其他學習活動，以協助檔案員累積更多的資料。

在培訓完畢后，企業會對參與訓練的管理人員，適時地進行信息科技與信息技巧的考核，并會將考核結果納入管理人員的日常工作表現中，給予適當的獎勵與懲罰?？梢越M織正式的檔案管理人員到示范性的機構進行學習和考察，互相學習，從而提升自己的專業水平。在招錄過程中，要從培訓階段著手，加大對未入職員工的篩選力度，并適當提高入職門檻；對管理人員在信息管理方面有較高的要求。

5.4 加強基礎設施建設力度

檔案管理的信息化，離不開軟件和硬件的支持。但是，從現狀來看，很多地區的疾控中心雖然加大了對儀器的投資，但是對病歷的基礎設施建設卻不夠重視，對軟件和硬件的投資也不夠多[5]。比如，很多疾控中心沒有安裝專用的除濕器，空調，以及其他一些設備，這就造成了檔案的受潮，霉變和檔案的破壞。與此同時，由于缺少與之相適應的數據輸入與存儲的軟件與設備，使得檔案信息管理很難順暢地進行，無法有效地提升檔案管理的效率。面對這樣的現狀，疾控中心要對各類資源進行合理配置，并在檔案管理中投資購置必要的各類軟、硬件設備，以進一步強化疾控中心的防范工作，保證檔案管理信息化工作的順利進行。

6 結束語

在疾控中心的工作實踐中，要使各方面的工作相互銜接，使每一方面的工作都發揮出最大的價值與功能，才能使其更好地發展。文書檔案管理作為整個檔案管理工作的重要組成部分，對疾控中心業務的發展起著重要的推動作用。身為檔案管理人員，他們要加強自己的管理技能，不斷地更新自己的管理觀念，并在實踐中將現代化的管理手段充分地運用到自己的工作中，使檔案管理的信息化程度得到明顯的提升，保證檔案管理工作的開展能夠滿足現實的需求，為檔案資源的完美應用提供有力的支撐和保證。