企業檔案管理數字化轉型的探索與實踐

摘 要：檔案管理數字化轉型是企業數字化轉型發展中十分重要的組成環節，是應對時代發展的需求。通過數字技術革新和優化檔案管理，完成企業全方位的升級改造。文章闡述了數字化檔案管理的基本概念，深入分析了檔案管理的具體內容，并從檔案資源、業務流程以及管理方式等多個維度全面解讀數字化轉型，為提高企業檔案管理數字化轉型效率，為企業的持續發展打下堅實的基礎。

關鍵詞：檔案管理；企業；數字化轉型

隨著數字化科技的普及與廣泛應用，企業必須不斷創新以適應市場競爭和行業變化，檔案管理工作在企業的發展中占有重要的地位，為了打造強勁且持續增長的企業，必須優化商業模式并提高生產效率，運用先進的數字技術能夠升級產品和服務。因此，實現企業檔案工作的數字化轉型已刻不容緩，是順應時代潮流發展的要求。

一、企業檔案管理數字化轉型的概念

企業的數字化轉型，就是利用大數據、5 G、云計算和人工智能等技術，革新企業的生產經營、綜合管理等工作，提高企業經營與發展的現代化水平，升級和優化企業組織，重組業務流程，使企業資源分配得到優化。檔案信息是企業的一項基本的數據資源，它將企業有形和無形資產的有關資料如實記載下來，是企業重大決策和業務發展的必要證明。在企業的數字化變革工作中，企業檔案管理的數字化轉型也包括在內，其核心就是要實現檔案管理手段、管理模式、管理思想和管理目標的信息化，文件資源、業務流程、管理方式和服務都是數字化的，通過數字科技來提升檔案管理的品質和效率。

二、數字化技術背景下企業檔案管理的特征

在數字化科技驅動下，企業檔案工作呈現出創新環境、創新條件與創新方式相互關聯的三大特性。從創新環境維度來看，數字化技術融合行業轉型與科技創新，顛覆了傳統檔案管理模式，不斷豐富并專注于檔案信息資源管理的全流程，如采用集成多個數字技術以實現檔案協同管理等策略。就其創新條件而言，以大數據、區塊鏈等為代表的新興信息技術，為企業的檔案管理帶來了良好的技術運用環境。企業要提高檔案工作的效能，必須掌握適當的數字科技手段。在創新方式方面，數字科技促進了多種創新途徑，在信息技術的支持下，企業檔案管理越來越重視多條途徑的協同推進以及多要素的協同支持，各種數字化技術促進了企業檔案工作的深入開展。由于企業的發展，其文檔數據量急劇增加，對傳統的檔案管理方式提出了新的要求。根據統計，企業中與生產經營有關的文件資料數量龐大、種類繁多，給有關檔案的識別和歸檔帶來了很大的工作量和困難。因此，創新企業檔案工作方式，就必須充分發掘其內在因素。

1.技術要素

數字化技術對檔案管理創新具有關鍵作用，利用電子檔案處理軟件可以極大地提高檔案的管理效率。另外，區塊鏈技術可以保證電子單據的真實性和可靠性，物聯網可以有機結合檔案和倉庫的安全管理等業務。例如，以科大訊飛為代表的人工智能領域，其研發的語音、視頻檔案信息的自動分類與利用方法引起了業界的高度重視。

2.理念要素

在管理觀念方面，數字科技促進了現代化、信息化檔案工作的理念，改變了傳統封閉、單一的理念。

3.管理要素

以“人”為核心的企業檔案創新管理，要求在理念、思想、方法、能力上都要與數字技術相適應。企業檔案管理部門應把握數字時代的機遇，推動檔案管理的集約化和高效化開展。

4.組織機構

以宏觀視角觀察，企業檔案管理的主要任務由檔案部門承擔。在數字科技發展的大環境中，改革檔案管理架構勢必要優化檔案運作環節。

三、企業檔案管理數字化轉型的內容

1.規范與完善基礎業務

基礎業務的規范和改進，進一步優化了企業檔案的管理機制，從而達到了對檔案的集中管理，通過制定一套規范的檔案管理體系，確保檔案數據資源的規范、統一。在檔案管理數字化轉型過程中，基礎業務的標準化和完善是最基本的工作，也是確保數字化轉型得以成功實施的關鍵。檔案管理體制不健全、管理方案不合理、業務流程不嚴謹、數據標注不標準、都有可能影響檔案管理的數字化轉型。

2.增量檔案的電子化

增量檔案的電子化，是將企業新增的檔案資源以電子文件的方式歸檔，從而形成電子檔案，具有諸多優點。首先，可以更好地展示數字檔案管理的效果。即使在增量檔案尚未完全完成數字化轉變的情況下，通過對檔案管理流程的數字化改造，仍然能夠極大地提高其數字化的優越性；其次，可以幫助管理者解決企業在開展信息化改造時所面臨的困難。一些企業在發展過程中，因為信息化管理快速發展產生了很多的信息數據，在數據資源的長期保存上有一些新舊系統之間的連接置換等問題，給企業的信息化建設帶來了很大困難。而檔案電子化則可以很好地解決上述問題，使企業的檔案管理工作向數字化轉型。增量文件的電子化，既包括管理客體的數字化，又包括管理流程的數字化，在實現數字化的過程中起著至關重要的作用。

3.存量檔案的數字化

存量檔案的數字化，是指將企業原有的傳統載體檔案資源數字化，建立在檔案目錄、數字圖像以及結構式數據信息等相關系統之上，實現對傳統檔案信息的全面數字化。數字化處理存量文檔，不僅是對其管理對象開展數字化處理，還是對其開展有效管理的一個重要環節。

4.檔案管理的智能化

智能化檔案管理主要涉及從傳統人工操作向基于數字技術的智能操作的轉變。這個過程的核心是深刻改革現有檔案管理系統，通過基于企業信息需求的專業電子檔案系統的開發和實施，將高效且全面的電子檔案系統集成到企業檔案管理流程中，旨在實現檔案管理的智能化和數字化，從而提升企業檔案管理的效率和質量。

5.提高檔案服務能力

提高檔案服務能力，應從以下幾個方面著手。第一，由原先的被動服務轉變為主動服務。檔案管理工作人員要能充分認識和分析檔案用戶的特殊需要，運用知識管理和大數據等技術，科學、合理地重構與構建電子檔案管理體系和檔案數據；第二，檔案信息服務由最初的基礎工作轉向深度工作，深入發掘和研究檔案工作，擴展檔案信息的多層次；第三，要更好地發揮檔案工作效能。在電子檔案管理系統的基礎上，優化和改進檔案的查詢、檢索等各個環節，從而提高了檔案信息的查詢效率，節約了檔案的管理時間。此外，還應充分運用移動技術將管理體系延展至智能化的終端設備上，進而實現了遠程控制的功能。并進一步通過拓展檔案服務的范疇，改良與完善電子檔案管理系統，使檔案信息數據得到持續的利用，從而達到增大檔案信息運用規模的目標，使得檔案服務輻射至更廣的企業外部環境，最終實現檔案管理效率的大幅提高。

四、企業檔案管理數字化轉型面臨的問題

1.數字化管理問題

隨著檔案管理數字化建設，檔案數字化外包服務逐漸成為趨勢，但也存在一些風險隱患，如實體檔案管理安全風險、檔案數據信息管理安全風險和檔案數據信息維護風險。因此，在電子檔案管理中如何實現高效的檢索和管理也成為一個挑戰。

2.缺少統一規劃的問題

在開展檔案管理信息化建設的過程中缺乏整體性，使得檔案部門與其他部門之間不能很好地溝通，可能會制約企業的經濟發展。數字化檔案管理系統和辦公系統不兼容，造成檔案格式頻繁轉換處理，電子檔案與紙質檔案并存，造成的損失進一步加劇。有些企業不能很好地利用數字化檔案，只是為了跟上時代的發展趨勢，在建立數字化檔案之后，僅僅對其展開簡單整理和歸納，耗費了大量的時間、精力，不利于對數字化檔案的建設。

3.人員素質有待提高

在當前的檔案管理工作中，有些企業的檔案管理人員不是檔案專業出身，也沒有經過專門的培訓，甚至有的是兼職人員。因此，檔案管理的質量很難得到保障。即使在檔案管理團隊中有專業的檔案管理人才，但由于他們對計算機知識、信息技術等方面知識不夠熟練，在檔案管理創新和轉型發展上會遇到很多阻礙。

五、企業檔案管理數字化轉型發展策略

1.立足企業業務數據歸檔，開展檔案資源數字化

首先，研究企業業務系統中的數據檔案。數據檔案不是數據備份，而是要對檔案數據還原的價值和現狀做系統性分析，生成有保存價值的數據內容、技術識別和保存方法。根據企業經營系統的數據構成特點，把經營系統劃分為四種類型，即綜合管理系統、操作管理系統、生產操作系統以及持續監測系統。在對各種檔案信息和數據展開存檔和保存的基礎上，制訂相應的管理和利用計劃；其次，加強企業檔案數據歸檔工作。一方面，引進數字化手段，精進業務環節，確保歸檔數據真實可信；另一方面，借鑒科學的歸檔方法，規整企業檔案數據資源。目前，已完成電子文件系統（OA）及合同、檔案管理系統的整合，多個模塊實施數字化歸檔，工程和生產技術管理系統亦初步積累了實踐經驗。此外，推動現有檔案的數字化轉化進程。在企業發展過程中，紙質資料的廣泛積累無法充分發揮其潛在價值，執行新的數字化檔案管理策略后，擯棄簡單的掃描模式，根據實際業務需求數字化處理檔案內容，以期充分挖掘企業檔案信息的附加值。

2.加強檔案管理數字化建設

在檔案管理數字化轉型時期，檔案管理信息化、數字化以及電子化已成為大勢所趨，企業要跟上時代發展的步伐，要充分意識到數字化轉型發展的重要性和必要性，并通過切實的手段加強檔案管理數字化建設工作，促進企業檔案管理工作的順利開展。首先，加強檔案管理信息化工作先要建立一種先進的管理觀念。作為企業的領導者以及檔案管理人員，都要主動打破常規、守舊的檔案管理模式，加強檔案管理工作的創新與優化。在數字化變革的大環境下，企業檔案管理部門應主動運用各類現代化的科技手段，促進檔案管理模式創新。作為企業負責人，要加強對檔案管理信息化的認識，在技術和資金上全面支持。作為檔案管理人員，應主動學習數字化檔案管理工作的相關知識和技能，提升自身的綜合素質，為做好數字化檔案管理工作努力。

其次，要想推進數字化檔案管理工作就必須加大軟件系統和硬件設備設施的資金投入力度。檔案管理信息化的關鍵是各種技術和設備設施的運用，沒有各種技術和設備設施的支持，很難實現檔案管理數字化的轉型。為此，企業必須根據檔案管理數字化建設的要求，完善和配置檔案管理場所、數字化管理設備設施和電子檔案管理設備設施。同時，引入和發展適合檔案管理的在線管理平臺、管理信息技術等。對于數字化檔案管理建設，企業應設立專用的資金，從根源上推進企業信息化管理的進程。

3.培養數字化檔案管理相關專業人才

隨著檔案信息化管理時期的到來，企業檔案信息數量也越來越多，因此，必須優化現有的檔案管理工作模式，從而更好地適應企業發展的需要。企業檔案管理部門在開展檔案數字化轉型工作之前，必須有計劃地培訓企業檔案管理人員，一方面，檔案管理人員應始終保持對這項工作的高度關注，通過培訓，熟練操作計算機、掃描儀等設備設施，并能夠掌握相關的信息技術，使其專業知識與管理水平得到進一步提高，打破原有的檔案管理理念的限制，讓數字化檔案管理為企業的可持續發展做出更大的貢獻。

4.建立數字化檔案管理標準與規范

在檔案管理數字化轉型的過程中，建立統一、規范的檔案管理標準和流程至關重要。這不僅能確保檔案信息的完整性、準確性，還有助于提升數字化檔案的管理效率和檢索效率。因此，企業應當根據自身業務特點和管理需求，結合國家和行業的檔案管理標準，制定一套適合自己的數字化檔案管理規范。這些規范應涵蓋檔案的收集、整理、分類、存儲、檢索、利用和處置等各個環節，確保數字化檔案管理的每一步都有明確的指導和依據。同時，企業還應定期對數字化檔案管理規范審查和更新，以適應企業發展和檔案管理技術的變化。

5.強化檔案信息安全保障

隨著數字化檔案管理工作的不斷深入，檔案信息的安全性問題也逐漸顯現出來，如何防止檔案信息被泄露、篡改和破壞成了檔案管理工作的重要課題。為了確保檔案信息的安全，企業必須采取相應的措施來加強對檔案信息的保密管理。具體而言，首先，要建立健全的檔案信息保密管理體系，明確檔案信息的保密職責與要求，并強化檔案資料存取的控制與審核，以此來防止檔案信息被非法獲取和使用。其次，為了保證檔案信息的安全性，企業可以采取多種技術手段，如對文件加密、身份認證以及防火墻等，以確保文件在傳輸和保存過程中不被惡意攻擊和竊取。同時，在加強檔案信息保密管理的同時，也需要加強檔案信息的備份與恢復工作，以保證檔案信息的完整性。此外，企業還應定期檢測與評價檔案信息的安全性，對存在的安全風險及時檢測與排除，從而確保檔案信息的安全與完整。因此，企業檔案管理的數字化改造將是一個長期性和復雜性的課題，需要企業在各個環節要付出努力，通過在企業業務數據歸檔的基礎上，加強檔案管理數字化建設，培養數字化檔案管理相關專業人才，建立數字化檔案管理標準和規范，加強檔案信息的安全性保證，公司能夠逐漸促進檔案管理數字化轉型的進一步深化，為公司的發展提供強有力的支撐。

六、結論

在數字經濟發展的大背景下，企業要面對外部環境中出現的種種風險因素和挑戰，唯有不斷更新自己的經營方式和觀念，才能確保企業長期、平穩地發展。為此，企業必須根據自身的發展要求，實現檔案數字化轉型，把數字化檔案管理建設作為工作重點，提升檔案管理工作的質量和效率，為企業的健康、良好發展奠定堅實的基礎。

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作者單位：五蓮縣公共就業和人才服務中心

作者簡介：劉雪梅（1978—），女，漢族，山東五蓮人，大專，館員，研究方向：企業檔案管理 。