數字化環境下提高醫院檔案的管理效能探索

丁冬

摘 要：目前，數字化技術不斷發展，對各行各業的影響日益顯著。在醫療行業中，數字化環境的出現為醫院檔案管理帶來了新的機遇和挑戰。本文旨在探討數字化環境下醫院檔案管理效能的提高，通過分析目標、尋找存在的問題以及提出解決方法，為醫院管理者提供可行的解決方案。

關鍵詞：數字化環境；醫院檔案管理；效能提高

中圖分類號：G271；R197.32? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2024）05-0018-04

醫院檔案管理是醫療機構重要的管理工作之一，直接關系到醫院的運營與服務質量。然而，傳統的紙質檔案管理存在許多問題，如檔案存儲占地面積大、檢索效率低下、易受損等。為解決這些問題，許多醫院逐漸引入數字化技術，將檔案從紙質形式轉化為電子形式，以提高檔案管理的效能。

1 數字化環境下醫院檔案管理效能提高的目標

在數字化時代的今天，醫院檔案管理的效能提升成為一個不容忽視的議題。隨著科技的迅猛發展，傳統的紙質檔案管理方式已經無法滿足快速、準確和安全的需求。數字化環境下的醫院檔案管理，是一個全新的方向，旨在通過信息技術的應用，提高醫院檔案管理的效率和質量，為醫療服務的提供者和受益者帶來便利和更好的醫療體驗。數字化環境下醫院檔案管理效能提高的目標眾多，以下將詳細探討其中的幾個方面。（1）數字化環境下醫院檔案管理的目標之一是提高檔案的存儲和檢索效率。傳統的紙質檔案管理存在著信息檢索不便、易丟失和易損壞等問題，給醫院工作人員帶來很大的困擾。而數字化檔案管理系統可以通過電子化存儲和智能檢索技術，將大量的檔案信息整合到一個平臺上，并通過關鍵詞、病歷號等方式進行快速檢索，提高了檔案的存儲和檢索效率。（2）數字化環境下醫院檔案管理的目標還包括促進醫療服務的協同和共享。在傳統的紙質檔案管理方式下，不同科室之間信息溝通和交流的效率較低。通過數字化檔案管理系統，醫務人員可以實時查看和更新患者的病歷信息，提高醫療服務的協同和共享能力。例如，某一科室的醫生可以通過系統查詢患者的過往病歷和檢查報告，從而更好地了解患者的病情，為其提供更加個性化的診療方案，提高醫療質量和患者滿意度。（3）數字化環境下醫院檔案管理的目標還包括保障檔案信息的安全和隱私。傳統的紙質檔案管理方式存在著檔案易丟失、易被非法竊取或篡改的風險，給患者和醫院造成了安全隱患。數字化檔案管理系統可以通過采用加密技術、權限控制和審計策略等手段，確保檔案信息的安全性和隱私性。只有經過授權的醫務人員才能訪問和修改患者的檔案信息，有效地保護患者的隱私和醫療機構的信息安全。（4）數字化環境下醫院檔案管理的目標還包括提高醫院管理的科學性和決策的準確性。通過數字化檔案管理系統，醫院可以收集和分析大量的檔案信息，從中發現疾病的規律和趨勢，為醫院管理者提供科學依據，指導醫院的戰略決策和資源配置。例如，通過分析患者的病歷信息和治療效果，醫院可以及時調整醫療服務的方向，提高醫療資源的利用效率，為患者提供更好的醫療服務[1]。

2 數字化環境下醫院檔案管理存在的問題

2.1 數字化技術應用不成熟

就醫院檔案管理而言，我們不得不承認，數字化技術的應用在這個領域還顯得不夠成熟。雖然數字化技術已經在醫療領域取得了一些進展，但仍然存在一系列問題和挑戰。（1）數字化技術應用不成熟的一大問題是數據質量的不穩定。醫院檔案是醫生和患者信息的重要載體，其數據的準確性和完整性至關重要。然而，在數字化環境下，由于數據采集和錄入的不規范，可能存在各種問題，如數據缺失、錯誤錄入等。這些問題會導致醫院檔案的可靠性受到影響，給醫療工作帶來一定的風險。（2）數字化技術應用不成熟還表現在信息安全方面。醫院檔案涵蓋了大量的個人隱私信息，如病歷、病情資料等，這些信息的泄露將對患者的權益和醫院的聲譽造成嚴重的影響。然而，當前的數字化技術在信息安全方面仍存在一些薄弱環節，如網絡安全防護不夠完善、數據傳輸加密手段不夠高效等。這些問題使得醫院檔案管理的信息安全風險增大，需要進一步加強相關技術和措施。（3）數字化技術應用不成熟還表現在系統的互通互聯方面。醫院檔案管理涉及多個系統的協同操作和數據的共享，這需要各個系統之間能夠進行有效的互聯互通。然而，在實際應用中，由于各系統之間的標準和接口不統一，導致數據的傳輸和交換困難，影響了醫院檔案管理的高效運行。這需要在數字化技術的應用中加大標準化和協同化的力度，以實現醫院檔案管理的整體優化。數字化環境下醫院檔案管理效能提高存在數字化技術應用不成熟的問題[2]。數據質量的不穩定性、信息安全的薄弱性以及系統的互通互聯困難等，都需要我們進一步加強技術研發和管理措施，以提升數字化技術在醫院檔案管理中的成熟度和可靠性。

2.2 檔案管理模式不健全

在數字化環境的浪潮下，醫院檔案管理的效能提高成為當前的熱門話題。然而在數字化環境下，醫院檔案管理模式的健全性卻面臨著諸多問題。（1）檔案管理模式的不健全體現在人員配置方面。在許多醫院中，由于對數字化檔案管理缺乏重視，所配置的檔案管理人員數量嚴重不足。檔案管理是一個專業性很強的工作，需要熟悉相關法規、熟悉醫療行業的人才進行操作和管理。然而在現實中，許多醫院將檔案管理交給一些兼職人員或者其他非專業人士，導致對檔案的管理和維護無法得到有效保障，進而影響了醫院整體的檔案管理效能。（2）檔案管理模式的不健全還表現在技術支持方面。數字化環境下，電子檔案的建立和管理離不開大數據和信息技術的支持。但目前一些醫院的檔案管理系統的技術水平相對落后，無法滿足日益增長的檔案數據存儲需求和查詢速度要求。由于技術設備的滯后，醫院檔案管理的效能受到嚴重限制，慢慢地形成了一個瓶頸。（3）檔案管理模式的不健全還體現在檔案保護和安全性方面。在數字化環境下，檔案的保護和安全性尤為重要。由于檔案管理模式不健全，許多醫院的檔案保護意識薄弱，對檔案的保密工作和防篡改工作缺乏必要的重視[3]。這使得檔案遭受泄露、損壞甚至丟失的風險不斷增加，給醫院和患者的利益造成了潛在的威脅。

2.3 缺乏數字化管理人員

數字化管理是現代醫院檔案管理的重要組成部分，其作用不言而喻。然而，我們不得不面對一個現實的問題——醫院在數字化管理方面缺乏專業人員。這不僅對醫院檔案管理效能的提高構成了障礙，也限制了醫院在數字化發展方面的進步。（1）缺乏數字化管理人員導致醫院檔案管理效能的提高受阻。數字化管理不僅僅是將紙質檔案轉化為電子檔案，還需要專業人員對電子檔案進行分類、整理、存儲和維護。只有專業人員對檔案進行科學管理，才能確保醫院檔案的安全性、完整性和可靠性。由于缺乏數字化管理人員，許多醫院只能依賴醫務人員自行管理檔案，這勢必導致檔案管理的混亂和低效。例如，檔案存儲不規范、信息檢索困難、檔案損壞丟失等問題頻發，嚴重影響了醫院的工作效率和醫療質量。（2）缺乏數字化管理人員限制了醫院在數字化發展方面的進步。隨著信息技術的快速發展，數字化管理已經成為醫院管理的必然趨勢。數字化管理可以幫助醫院提高工作效率、減少人力成本、提升服務質量，甚至為醫院的科研創新和數據分析提供更多的可能性。然而，由于缺乏數字化管理人員，許多醫院在數字化發展方面遭遇困難。他們不僅缺乏專業的技術人才來建設和維護數字化系統，還沒有足夠的人力資源來開展數字化管理相關的培訓和宣傳工作[4]。這不僅限制了醫院數字化管理應用的范圍和深度，也阻礙了醫院在數字化發展方面與國際先進水平接軌。

3 數字化環境下醫院檔案管理效能提高的方法

3.1 融入先進數字化技術

在當今先進的數字化時代，各行各業都迫切需要適應新的科技發展趨勢，醫療行業尤其如此。醫院檔案管理作為醫療服務的重要組成部分，也需要緊跟數字化技術的步伐，以提高效能和服務質量。隨著信息技術的迅猛發展，傳統的紙質檔案已經逐漸被數字化檔案所取代。數字化檔案管理系統可以將所有患者的信息集中存儲于云端，通過網絡實現多部門、多人員的協同操作。這種新興的數字化檔案管理方式不僅能提高工作效率，還能降低人力成本，并且具有更好的數據安全性。（1）數字化檔案管理系統可以極大地提高醫院的工作效率。相比傳統的紙質檔案，數字化檔案可以通過智能化的搜索引擎快速查找需要的信息，而不再需要耗費大量時間去翻找和整理紙質檔案。同時，數字檔案還能夠實現自動化的數據錄入和更新，減少人為錯誤和重復工作，從而提高工作效率。（2）數字化檔案管理系統能夠實現多部門、多人員的協同操作。傳統的紙質檔案需要多次復印和傳遞，容易出現信息丟失和錯誤。而數字化檔案可以通過網絡實現各部門之間的即時溝通和數據共享，不僅減少了信息傳遞的時間和成本，還能夠提高數據的準確性和一致性。醫生、護士、藥劑師等各個醫療團隊成員可以在數字化檔案系統中實時查看患者的病歷、診斷和用藥信息，以便更好地協同工作，提高患者的治療效果。（3）數字化檔案管理系統還具有更好的數據安全性。傳統的紙質檔案容易遭受自然災害或人為破壞的風險，但數字化檔案通過數據備份和加密等技術手段，能夠更好地保護檔案的完整性和機密性。同時，數字化檔案系統還可以設定不同級別的權限，對患者的隱私信息進行保護，防止未經授權的人員查看和篡改檔案。（4）要實現數字化檔案管理的全面推廣，還需要克服一些挑戰。首先是技術層面上的問題，醫院需要建立完善的信息技術基礎設施，包括網絡、服務器等設備的配置和維護。其次是人員培訓和適應的問題，醫護人員需要接受相關的培訓，熟悉數字化檔案管理系統的操作和使用方法。最后是法律和隱私保護的問題，醫院需要嚴格遵守相關的法律法規，加強對患者隱私信息的保護。

3.2 健全數字化檔案管理模式

在數字化環境下，醫院檔案管理效能的提高是每個醫務工作者都渴望實現的目標。為了健全數字化檔案管理模式，可以采取以下方法：（1）建立完善的數字化檔案平臺。在數字化檔案管理模式中，醫院應該建立一個完善的檔案管理平臺，該平臺可以將各個部門的檔案信息整合起來，確保醫療信息的準確性和及時性。同時，該平臺還應該具備強大的數據存儲和處理能力，能夠滿足醫院日常運營和管理的需求。（2）加強數字化檔案管理的規范性。在數字化檔案管理模式下，醫院應該制定相關的規范和標準，明確各類檔案的管理要求和流程。同時，醫院還應該加強對醫務人員的培訓，提高其對數字化檔案管理的認知和技能，確保檔案管理的規范性和一致性。（3）引入先進的技術手段。數字化檔案管理模式需要借助先進的技術手段來實現。醫院可以引入人工智能、大數據分析等技術，對檔案信息進行自動化處理和分析，提高檔案管理的效率和準確性。同時，醫院還可以使用云計算等技術，實現檔案的遠程存儲和共享，方便醫務人員和患者隨時隨地獲取和查閱檔案信息。（4）加強安全保障措施。數字化檔案管理模式下，信息安全是一個重要的問題。醫院應該加強對數字化檔案的安全保護，采取多種手段防止信息泄露和黑客攻擊。同時，醫院還應該建立健全的權限管理機制，確保只有具有相關權限的人員才能訪問和修改檔案信息。

3.3 搭建高素質管理團隊

在當今數字化環境的大背景下，醫院檔案管理的效能提升已成為醫療行業的重要課題。為了應對這一挑戰，醫院需要搭建一個高素質的管理團隊，以推動檔案管理工作的優化和創新。以下將從人員選擇、培養和激勵等方面，探討如何搭建這樣一個擁有高素質的管理團隊：（1）在搭建高素質管理團隊的過程中，人員選擇是至關重要的。醫院應當根據檔案管理工作的特點和要求，招聘具備相關專業知識、技能和經驗的人才。這些人才應當具備良好的溝通能力、團隊合作意識和解決問題的能力。在選拔過程中，醫院可以通過面試、考核和背景調查等方式，全面評估候選人的綜合素質，確保選擇到最適合的人才。（2）醫院需要注重培養管理團隊的專業技能和領導能力。檔案管理工作涉及大量的數據處理、信息管理和技術運用等方面的知識和技能。因此，醫院應當提供相關的培訓和學習機會，使管理團隊能夠不斷更新自己的知識和技能，適應數字化環境下檔案管理的要求和挑戰。（3）醫院還應該鼓勵管理團隊成員參加相關的學術交流和研討活動，提升他們的專業水平和思維能力。除了專業技能外，領導能力也是一個高素質管理團隊不可或缺的要素。醫院應當為管理團隊成員提供機會，培養他們的領導能力。可以通過組織項目，讓管理團隊成員充當項目負責人，提供他們獨立決策和團隊管理的機會。醫院還可以安排一些領導力培訓課程，幫助管理團隊成員了解領導角色的重要性和技巧，提升他們的管理能力和影響力[5]。

3.4 提升檔案服務水平

在醫療領域，醫院檔案作為患者就醫過程中的重要記錄，面臨提升服務水平的迫切需求。為了更好地滿足廣大患者的需求，醫院檔案管理需要借助數字化手段實現效能的提高。（1）醫院檔案管理部門應當加強數字化檔案系統的建設與運用。傳統的紙質檔案管理方式存在許多弊端，如速度慢、空間占用大、易造成檔案丟失等問題。而采用數字化檔案系統，則能夠有效地解決這些問題。通過將患者的病歷、檢查報告、醫囑等相關信息進行電子化存儲和管理，不僅節省了大量的存儲空間，還能夠提高檔案檢索的速度和準確性，進而提升醫院檔案管理的效能。（2）醫院檔案管理部門應當注重完善數字化檔案系統的功能性。除了基本的電子存儲和檢索功能外，數字化檔案系統還應當具備一定的數據分析和應用能力。通過對患者檔案中的數據進行統計分析，醫院能夠更好地了解患者的就醫需求和疾病特征，進而制定更科學合理的診療方案。此外，數字化檔案系統還應當與其他醫療信息系統進行無縫對接，實現患者信息的共享和交流，提高醫療服務的連續性和協同性。（3）醫院檔案管理部門應當加強對醫護人員的培訓和指導。數字化檔案系統的使用需要一定的技術知識和操作技巧，而醫護人員又是檔案信息的主要錄入和維護者。因此，醫院檔案管理部門應當組織相應的培訓和指導，提高醫護人員的數字化檔案系統應用能力。

4 結束語

綜上所述，數字化環境下醫院檔案管理的提升是醫院管理者必須面對的課題。通過設定明確的目標，分析存在的問題，并采取相應的方法，醫院可以提高檔案管理的效能，為醫院運營和服務質量的提升做出貢獻。在數字化時代，醫院檔案管理將迎來更加高效和便捷的發展。

參考文獻：

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〔3〕馮旋.探索數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用[J].行政事業資產與財務，2020，15（10）：105-106.

〔4〕秦占霞，董婉婷.試論信息化時代醫院檔案管理工作的創新[J].蘭臺內外，2023，40（07）：16-18.

〔5〕周迅.關于數字化檔案管理系統的幾點認識[J].中國新通信，2020，22（09）：116-117.