淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

時東艷

摘 要：隨著信息化時代的全面到來，很多單位辦公室開始應用電子檔案來取代紙質檔案，切實有效提升了檔案管理的有效性。但從文書檔案收集與歸檔工作的角度來看，也加大了工作人員的工作量，需要工作人員具備更高的素養和較強的工作能力，以保障文書檔案收集與歸檔工作質量符合要求。文章從實際情況出發，分析了辦公室文書檔案收集與歸檔工作的主要內容，探究其工作開展的現狀，并提出了辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展的有效策略。

關鍵詞：辦公室；文書檔案；收集；歸檔

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理概要

文書檔案是指社會組織、國家機關或者事業單位在行政管理工作或者社會工作開展中形成的信息資料的原始記錄，這些檔案對個人或組織的發展有著較為重要的推動作用，是對社會發展的側寫，也是一種有效的記錄形式，能夠體現出組織和個人的活動歷程，并為后續多種決策的合理制定提供有效的依據。

文書檔案的收集和整理指的是將文書資料整合到一起的過程，是將需要存檔的文件和即將存檔的文件整合到一起的工作，工作人員應該從文書檔案的屬性出發，將相關資料分類與整合，確保多種檔案具備規律和秩序，能夠得到有效歸檔與存儲，為多個部門的查詢提供必要的便利。在歸檔過程中，應該采取多種歸檔方法，確保數據資料和信息的使用壽命達到預期要求，保障相關工作的開展符合預期要求。文書檔案收集與歸檔工作都是收集和保存文件的一種手段，是對人的活動的一種記錄。檔案管理人員需要根據已經發生事件的具體情況，將留下的文字、視頻和聲音等資料整合到一起，并通過對應的載體加以記錄，這一階段更強調文件的安全性與完整性，從而使后人能夠對歷史文件加以有效借鑒，保障文書檔案的作用和價值得到充分發揮。文書檔案收集與歸檔工作更具全面性與綜合性，其內容包羅萬象，需要整合大量與事件相關的材料，需要精準、迅速地提供資料。新時期，辦公室文書檔案收集與歸檔工作也更具復雜性，需要相關工作人員具備較強的專業素養，才能為多種工作的有序開展奠定更加堅實的基礎。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現狀

1.文書檔案原始憑證依然以紙質形式存在

隨著檔案管理現代化進程的不斷推進，辦公室也開始革新文書檔案收集與歸檔工作的形式，當前文書檔案原始憑證收集更多以紙質形式存在，說明了檔案管理工作受到傳統檔案管理理念的束縛，很多辦公室在文書檔案收集與歸檔中，采取的方式較為落后，人工整合的方式較多，這種情況下，不利于原始憑證保存，容易出現資料損壞的情況。紙質檔案也容易受到環境因素的影響，相關檔案的保管需要預留充分的空間，保管成本也相對較高，導致檔案收集與歸檔工作存在效率較低的問題，在整合過程中也需要耗費大量的時間。

2.歸檔范圍不夠清晰

當前，很多辦公室在歸檔工作中還存在著歸檔范圍不清的問題，工作人員沒有科學劃分歸檔范圍，對檔案的界限不夠明確，甚至出現了將重要檔案與日常檔案混淆的情況。歸檔范圍是歸檔管理工作開展的重點，如果歸檔范圍過大，會導致歸檔工作量不斷提升，而保管檔案如果缺乏重要性，也會導致人力和物力資源被浪費，導致檔案管理人員的工作負擔不斷加重；如果歸檔范圍較小，有些重要的檔案則可能會被漏存甚至被銷毀，工作人員對于文書檔案的重要程度、收集機制以及保存價值缺乏應有的判斷，是辦公室文書檔案歸檔工作管理中存在的主要問題。

3.紙質檔案與電子檔案轉化的問題

在實際的文書檔案收集工作中，雖然很多辦公室開始應用信息技術開展文書檔案收集與歸檔工作，但是有些電子文件在轉換過程中不會保存既有的格式，導致很多批示內容、印章和簽字等重要內容無法顯示，而一些聲音和視頻資料則無法直接轉換成為紙質檔案。紙質檔案資料在收集中，也存在著多種信息難以得到有效收集和讀取的情況，如果這些問題無法得到有效解決，將會對文書檔案收集與歸檔工作的開展造成較為不利的影響，需要辦公室在日后工作開展中，采取行之有效的策略，提升文書檔案收集與歸檔工作的靈活性和高效性。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的有效策略

1.制定完善的管理制度

目前，辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理中，依然存在制度不夠完善、管理體系不夠健全的問題。單位領導要對文書檔案收集與歸檔工作給予高度重視，認識制定完善的管理制度對于開展相關工作的重要作用與意義。還要構建標準化的管理體系，為檔案管理工作的有序開展提供堅實的保障與依托。

首先，制定檔案安全管理制度。安全問題一直是文書檔案收集與歸檔工作需要解決的首要問題。在檔案管理過程中，無論是電子檔案還是紙質檔案，都應該遵循公平公正的原則，權衡諸多方面的利益關系，保障檔案收集、歸檔工作和檔案使用符合安全性的要求，不會出現重要檔案數據信息被泄露的情況。

其次，要遵循實事求是的原則。在實際管理制度的制定過程中，必須遵循實事求是的原則，根據辦公室檔案管理人員的綜合素養、設備設施配置情況和檔案管理情況，制定相應的管理機制，還要制定檔案管理人員培訓制度、設備設施維護管理制度和檔案管理制度，不能存在表面化和形式化的問題。同時，要全面貫徹相關制度的要求，能夠有效指引辦公室文書檔案收集與歸檔工作。

最后，要考慮多方面利益的平衡。確保在管理制度上，各方面資源達到合理優化的要求，提升辦公室資源優化配置的力度，以制度保障多種信息權利得到合理行使，確保權利與義務全面統一。還要確保制度的建設符合多方面的要求，應廣泛征求單位各部門的意見與建議，確保檔案管理制度更具科學性、民主性和開放性。

2.提升檔案管理人員的綜合素養

隨著科技的發展，數字化檔案管理已經成為現代檔案管理的重要趨勢。管理人員需要掌握數字化工具和系統，將紙質檔案轉換為電子文檔，并有效地存儲、檢索和共享，且在數據泛濫的背景下，管理人員需要加強對信息安全政策和流程的理解，確保檔案信息受到嚴格的保護。

相比于紙質檔案而言，電子檔案管理的工作難度系數較高，對管理人員也有著更高的要求。目前，很多辦公室在檔案管理上，由于工作人員缺乏先進的意識，電子檔案管理經驗不夠完善，在日常工作開展中也會面臨多種問題，所以要求相關工作人員能夠轉變管理觀念，主動創新管理機制，迅速掌握電子檔案的使用方法，改變傳統的管理機制，確保紙質檔案與電子檔案有效轉化，滿足信息化建設的實際要求。檔案管理人員應該全面分析辦公室文書檔案收集與歸檔工作的需要，探究檔案使用者的本質需求，在不同的時期，開展辦公室檔案管理工作有著不同的意義，檔案管理人員在文書收集與歸檔時，也應該以動態化的眼光分析需求的改變，有針對性地開展文書收集與歸檔工作。檔案管理人員應該充分結合信息技術的發展方向，革新自身服務方式和服務理念。信息技術的全面到來，為文書收集和歸檔工作開展提供了堅實的技術保障，作為工作人員也應該以信息技術為依托，不斷推動相關工作的轉型發展。檔案管理人員也應該優化和完善檔案服務工作，辦公室可以通過多種渠道宣傳檔案管理工作，提升檔案服務與管理工作的完善性。

檔案管理人員應該不斷革新自身知識體系。檔案管理人員在實際工作開展中，必須樹立終身學習的意識，掌握檔案管理的多種理論知識，充分認識文書收集和歸檔工作的要求，不斷完善自身知識儲備，積極參與檔案管理的繼續教育活動，提高自身知識水平，滿足不斷發展變化的檔案管理工作要求。檔案管理人員必須不斷掌握全新的信息化管理制度和操作技能，熟練運用現代化信息技術獲取文書資料，做好歸檔整合工作。辦公室也應該定期組織業務培訓，提高檔案管理人員的技術能力和業務能力。此外，還要注重檔案管理人員與其他部門的交流和溝通，在不斷地學習與交流中，吸取他人經驗，提高自身能力。檔案管理人員必須具備強烈的事業心和責任心，有著良好的職業素養和道德意識，能夠將自己的時間和精力奉獻到文書檔案收集與歸檔工作上，為檔案使用者提供更加便捷和高效的服務，創新管理機制，推動相關工作的有序開展。

辦公室也應該著力培養復合型檔案管理人才，使其能夠應對文書檔案收集與歸檔工作帶來的多方面挑戰。單位領導應具備培養檔案人才的意識，幫助工作人員調整知識結構，有計劃、方案的促進檔案管理人員不斷提高綜合能力。此外，不僅要幫助員工提高業務能力，還要具備較為廣博的知識背景，有自己的見解和思維，能夠勝任自己的本職工作，不斷分析和解決在實際工作中遇到的問題，充分調動其個人潛力。

當前，單位辦公室已經逐步引入高科技設備設施，包括掃描儀、光盤和微縮設備等，檔案管理人員必須能夠有效運用這些設備設施，保障辦公室檔案管理工作的有序開展。

除此之外，也要不斷提升檔案管理工作人員的協調能力。在文書檔案收集與歸檔工作中，需要負責資料的收集、整理、分類、鑒定、統計和保管工作，涉及的內容較為復雜，之間的環節和流程聯系也較為緊密，相關工作人員必須具備較強的協調能力，不斷提升自身在實際工作中的組織能力、協調能力和事務處理能力。在具體工作開展中，要通過協調組織機構的方式，保障相關工作人員能夠通力合作，形成密切配合的機制，從而確保檔案管理工作的高質量。

3.加強文書檔案收集與歸檔工作的基礎設備設施建設

文書檔案收集與歸檔工作是一項系統化和長期性的工作，時間緊迫，內容豐富，涉及面廣泛，辦公室應該抽調更多的人力參與到文書檔案收集和歸檔工作中，推進數字化建設進程，配置硬件設備設施。還要有專人負責檔案的掃描與錄入，根據檔案管理工作開展的實際要求，配置專用的電子設備，如電腦、打印機、掃描儀和復印機等，為檔案管理工作的高效開展提供堅實的保障。

第一，與辦公室分離，組建專門的檔案室。檔案室不僅要配置計算機等設備設施，還要安裝防盜門、防盜窗等安全基礎設施，達到防霉防蛀的要求，定期做好檔案的檢查工作和保管工作，保障檔案管理的安全性。

第二，要確保文書檔案的裝訂質量達到預期要求。可以引入新型卷夾，在檔案收集中按照規范要求修訂，并按照歸檔工作的要求做好檔案設備管理工作，確保檔案的裝訂和裝具與實際規定要求相符。

第三，要不斷推動數字檔案室的建設進程，確保檔案保存更具完整性與安全性，提高檔案室的管理水平。依托現代化科學技術，提高數字化檔案資源的利用效率，并構建信息化管理平臺，提升檔案管理的安全性，使檔案室的電子設備能夠準確、有效地存儲數據和信息，保障檔案信息處理的水平達到預期目標，使辦公室檔案管理工作邁向新的臺階。此外，還應該充分利用計算機技術，對歸檔工作和文書整理工作賦予現代化管理機制，確保辦公室工作的多種需求得到全面滿足。

4.構建文書檔案綜合化管理系統

第一，根據檔案管理的要求，規范軟件的應用機制，通過對文書的掃描、數碼成像技術，將辦公室檔案以數字化的形式加以錄入，并及時掃描新歸檔的紙質檔案，將新的數據和信息保存到檔案信息化管理系統中。還要將有價值的視頻、光盤等資料轉化成數字化管理模式，為后續電子檔案的管理、查詢和使用提供必要的保障。還可以依托系統網盤，分類錄入對應的電子檔案，并對儲存文件的公開性、保密層級、保管期限以及文件的字號、標題和發文機關等內容展開綜合分析，提高辦公室檔案的管理效率。

第二，創設相應的文書檔案加工系統。結合文書檔案管理工作開展的實際要求，對獲取的資料開展初步加工，通過相應的系統，收集和整理需要存檔處理的文件資料信息，為管理系統引入錄入、修改、刪除以及打印功能，并將其設置成檔案管理系統的重點功能，有助于不斷提高檔案工作效率。

第三，要構建對應的數據庫體系。文書檔案管理工作涉及內容相對較多，有著較大的任務量，需要通過數據庫的建設開展文書資料的整合以及歸檔管理?？梢詫⒕哂斜４鎯r值的資料錄入數據庫中，保障各種資料和信息具備相應的完整性。從實際情況出發，確保數據庫具備目錄檢索功能和自動化統計功能，統一文書檔案的格式，開展分類存儲管理，確保辦公室檔案管理工作順利開展。

第四，考慮文書檔案和歸檔工作具有保密性的特點，應該研發一套保密系數較高的軟件，分類整合不同保密層級的檔案資料，設置綜合檔案管理系統的權限接口，并賦予不同的權限，方便相關部門調動檔案和使用檔案。同時，構建對應的工作管理機制和檔案利用機制，確保具有相應權限的部門能夠隨時瀏覽、下載檔案資料以及借閱和使用電子檔案。此外，對系統用戶也可以設置相應的文件上傳和下載功能，如果文件的保密層級較高，用戶在使用時必須填寫對應的申請表，有著較為完善的保密程序與流程，從而確保文書檔案收集與歸檔工作的成果達到預期，保障文書檔案的安全性符合實際要求。

四、結束語

隨著信息化時代的全面到來，辦公室文書檔案收集與歸檔工作也應該引入數字化管理機制，將文書檔案錄入電子信息系統中，并以合理的方式歸檔。然而，從辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展的實際情況來看，依然存在著一定的問題，需要進一步加強制度建設，完善工作體系，構建文書檔案綜合化管理系統，不斷提升相關工作人員的綜合素養，推動辦公室文書檔案收集與歸檔工作的高質量開展。

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