檔案保密與合理利用之間的平衡關系探討

李婷

摘 要：檔案保密和合理利用是檔案工作的兩大基本職責，需要相互平衡、相互促進。一方面，檔案中蘊含大量涉及國家安全、商業秘密和個人隱私的敏感信息，必須實施嚴格保密措施，防止被泄密和濫用；另一方面，檔案資源是國家寶貴的信息資源，應當在安全前提下充分開放利用，發揮其應有價值。實現檔案保密與合理利用的平衡，需要遵循合法合規、社會效益最大化、透明公開和科技創新等原則，通過健全法律法規、完善制度機制、推進數字化建設和鼓勵技術創新等舉措，不斷提高檔案保密與服務的能力水平。同時，還要加強人才培養，提升從業人員的業務素質，為檔案事業高質量發展提供智力支撐。只有妥善處理好檔案保密與利用的關系，堅持安全第一和高度公開利用相統一，才能充分發揮檔案在政府決策、經濟建設和文化傳承等領域的重要作用。

關鍵詞：檔案保密；合理利用；平衡原則

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A

檔案作為見證歷史的重要實物證據，記錄著國家、機構和個人的重大活動和發展歷程。它承載著寶貴的信息資源，對于保存歷史文化、服務決策管理和增進公眾知情權等具有重要價值。然而，檔案中也蘊含著一些國家秘密、商業機密和個人隱私等內容，如果處理不當，可能會危及國家安全、社會穩定和公共利益。檔案保密旨在通過相關制度和措施，防止涉密檔案內容被泄露或非法利用，維護國家安全和當事人的合法權益。合理利用則是在保密前提下，充分發揮檔案作為社會化治理工具的價值，最大限度地為公眾服務，提高檔案資源的社會效益。兩者既是矛盾統一體，又相輔相成、不可或缺。

當前，我國檔案事業正面臨新的機遇和挑戰。一方面，社會各界對檔案資源的需求與日俱增，需要不斷拓展檔案開放利用領域。另一方面，信息時代的到來，也給檔案保密和信息安全帶來了新的風險隱患。如何在保密與利用之間達成平衡，既能確保國家安全和公共利益，又能滿足公眾獲取信息的需求，成為擺在檔案工作者面前的一大課題。本文就檔案保密與合理利用的內涵、平衡原則以及推進途徑展開了深入探討，旨在為推動我國檔案事業的科學發展貢獻一份力量，讓檔案在維護國家利益和服務社會之間發揮更大的價值和作用。

一、檔案保密與合理利用的內涵

1.檔案保密的內涵

檔案保密是指對涉及國家安全、商業秘密和個人隱私等重要內容的檔案資料實行嚴格管控，防止被泄密或濫用，維護國家利益和公共利益。具體包括兩層內涵：一是對未公開的檔案資料予以嚴密保管，限制接觸和利用范圍。二是對已公開的檔案資料，仍需對涉密部分內容實行刪減或遮蓋。檔案保密工作貫穿檔案的全生命周期，包括收集、館藏和利用等各個環節。在收集和館藏階段，需要建立嚴格的保密制度和技術手段，確保檔案信息的安全；在利用階段，需要對申請者的身份和用途審查把關，對可能存在的泄密風險實施防范。

2.合理利用的內涵

合理利用是指在遵循相關法律法規、尊重檔案主體權益的前提下，為社會公眾充分開放檔案資源，實現檔案的最大化價值。其內涵包括兩方面：一是對已解密的檔案資源實行適度開放利用。二是在必要的保密審查基礎上，積極推進相關檔案資源的解密開放。合理利用檔案資源是發揮檔案資源價值的重要途徑。檔案蘊含著珍貴的歷史信息和文化內涵，不僅是國家的寶貴財富，還是公眾有權了解和利用的客觀資源。檔案部門有責任在保護檔案安全的同時，努力擴大檔案資源的利用面，為政府決策、學術研究等提供服務和支撐。同時，合理利用檔案資源需要體現公開透明的原則。檔案管理者要主動公開利用程序、條件和范圍，接受社會監督；對解密檔案要依法及時向公眾開放，保障公眾的知情權和監督權。通過適度開放檔案資源，充分釋放其內在價值，造福經濟社會發展。

3.做好檔案保密與合理利用平衡的意義

做好檔案保密與合理利用之間的平衡，對于維護國家安全、促進社會穩定、推動經濟發展以及推進檔案事業現代化都具有重要意義。一是通過建立健全保密制度和措施，能夠最大限度地避免涉及國家秘密、商業秘密以及個人隱私等重要內容的檔案資料被泄露，從而有力維護國家核心利益和社會公共秩序。二是適度合理利用非物質文化遺產等檔案資源，不僅有助于加強政務公開的透明度，提高公眾對政府決策的理解和信任度，還有利于充分挖掘檔案價值，將其轉化為經濟社會發展的智力支持和文化資源。三是科學處理好檔案保密和利用兩大職能，可以最大化發揮檔案信息資源的綜合效益。一方面，要嚴格保護好涉密內容。另一方面，要積極拓展檔案開放利用領域，使之在知識傳播、文化傳承和決策參考等方面發揮更大作用。例如，黃河流域珍貴的木版年畫、皮影戲等非物質文化遺產檔案，既要對一些技藝世家的秘籍實行保密，也要合理開放其他文字、圖像等檔案資料，為弘揚傳統文化營造良好環境。做好檔案保密與合理利用的平衡，不僅關系到國家安全和社會穩定，還是充分發揮檔案綜合價值、推動檔案事業高質量發展的必由之路。

二、檔案保密與合理利用之間平衡的原則

1.合法合規原則

檔案保密和利用活動必須嚴格遵守相關法律法規及政策的規定，操作應當由專業人員依照規定的權限和程序開展，不能隨意決定保密或開放內容及程度。合法合規是檔案保密和利用的前提和基礎，任何行為都必須有法可依、有章可循。保密和利用活動涉及國家安全、社會利益和公民權利，必須在法治軌道上運行，做到決策程序合法、操作流程規范、內容界限明確。只有這樣，才能確保檔案保密和利用在法律軌道上運行，避免濫用職權、違法違規的情況發生。合法合規原則要求檔案保密和利用工作必須嚴格遵守國家有關法律法規，包括憲法、檔案法和保密法等。檔案工作涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私等重要內容，必須按照嚴格的權限和程序操作，決不能擅自決定保密或開放的內容和程度。

2.社會效益最大化原則

在尊重檔案主體權利的基礎上，統籌考慮國家安全、公共利益和個人權益，實現各方利益的最大化。同時，應注重對檔案資源的深入挖掘和高效利用，為經濟社會發展作出貢獻。檔案保密和利用涉及國家、社會和個人多方利益，需要在不同利益主體之間權衡和平衡，努力實現社會整體效益最大化。一方面，要保護國家秘密和公民隱私，維護國家安全和社會穩定。另一方面，也要為公眾提供知情權和監督權，推動決策透明和政務公開。此外，檔案資源蘊含豐富的歷史信息和文化價值，是國家寶貴的信息資源。深度開發利用檔案資源，可以為政策決策提供依據，為學術研究提供素材，為文化傳承提供內容，從而推動經濟社會持續健康發展。

3.透明公開原則

檔案保密及審查的流程、內容范圍應保持適度透明，避免不當保密和盲目保密。同時，對已解密的檔案資源應主動公開利用，保障公眾的知情權和社會監督權。檔案保密的對象、范圍和標準應當對外公開，保密審查的程序也應當公開透明，接受社會監督，有利于防止濫用職權和暗箱操作，確保保密工作在陽光下運行。同時，對于涉及公共利益的政務信息，應當秉承公開為常態、不公開為例外的原則，主動向公眾推送信息，接受輿論監督。解密后的檔案資源是國家的寶貴財富，應為社會所共享。此外，還要通過多種方式宣傳推介、開放利用已解密的檔案資源，讓更多公眾獲知并參與檔案利用，最大限度地發揮檔案的社會價值。

4.科技創新原則

科技創新原則要求檔案工作與時俱進，緊跟信息時代的發展趨勢，主動擁抱新技術、新理念，通過科技手段不斷提高檔案保護和服務水平。在當前大數據、人工智能、云計算等新興技術蓬勃發展的時代，檔案領域必須與時俱進，勇于創新，努力推進檔案事業的科技化、智能化、現代化進程。科技創新原則要求在檔案保密和利用工作中大力應用新技術、新手段。利用大數據分析和人工智能技術，可以實現檔案內容的智能識別、加工和編目，大幅提高檔案處理效率；利用云存儲和區塊鏈技術，可以實現檔案安全保存和溯源管理；利用虛擬現實技術，可以為公眾提供身臨其境的檔案瀏覽和利用體驗。科技創新原則還要求在檔案管理理念和工作方式上與時俱進、不斷創新，并要加強頂層設計，優化工作流程，建立健全符合新時代特點的檔案管理體系。同時，還要與其他行業加強交流合作，學習借鑒先進理念和管理模式。

三、關于進一步推進檔案保密與合理利用的意見建議

1.健全檔案保密和利用相關法律法規

第一，盡快推動《檔案法》的實施工作，特別是涉及信息安全、利用管理等內容。實施《檔案法》是當務之急。建議在實施過程中，特別是信息安全、檔案利用管理等新內容，與時俱進，完善檔案法律法規實施細則。具體包括：規定檔案信息系統的安全保護要求；明確機密檔案的解密程序和標準；對檔案開放利用的程序和方式作出規范要求；涉及檔案數字化、網絡傳輸等新環節、新問題等。

第二，制定配套的部門規章和操作規范，細化保密審查、解密、開放利用等環節要求。《檔案法》作為上位法，側重原則性規定，具體操作層面需由部門規章和規范性文件進一步細化。建議各檔案主管部門制定保密審查辦法、解密利用辦法、開放服務細則等，對審查對象、程序、標準等作出明確規范，為操作層面提供可執行的規范依據和操作指引。

第三，形成法律法規的有效銜接，統一檔案工作管理標準。要注意檔案法規體系與其他相關法規的有效銜接，形成系統完備的法規體系。例如，與《保密法》、信息公開條例等相銜接，明確保密審查與公眾知情權的關系。同時，加強上位法與地方性法規、部門規章的統一協調，避免出現法律分化和沖突，確保全國檔案工作管理標準統一。

2.完善保密審查和利用服務制度

一是建立統一的保密審查機制，明確審查范圍、原則和責任主體。要建立統一的保密審查管理機制，制定明確的審查范圍、原則和標準，并明確審查主體和責任。首先，對政務檔案等公共檔案資源實行統一審查，對機構內部檔案資源由本單位負責審查。其次，審查對象原則上為未經審查的檔案。最后，審查原則包括保密原則、公開原則、利益平衡原則等。

二是對開放利用的檔案實行分級分類管理，制定利用審批制度。建議對已解密開放檔案實行分級分類管理，制定相應的利用審批制度。例如，可以將檔案分為機密級、內部級和公開級等，分別規定不同級別檔案的利用方式、利用對象范圍，對重點項目利用實行審批備案制度。同時，要建立利用情況的跟蹤反饋機制，加強對利用行為的監管。

三是加強檔案保管和利用人員的職業培訓，提高其業務素質。專業人才隊伍是保密審查和利用服務工作的重要基礎，要持續加大人才培養力度。重點培養保密審查、利用服務、數字化加工等復合型人才，提高從業人員的專業能力和職業素養，切實提高工作質量和服務水平。

3.積極推進檔案數字化和開放力度

一是繼續加大數字化建設投入，提高檔案信息化水平。數字檔案是大勢所趨，要繼續加大數字化建設力度，深入推進重要檔案的數字化轉換，打造統一的數字檔案資源庫和服務平臺，并加強基礎設備設施建設，擴大數字化項目范圍，提高資源獲取能力等。同時，要加強數字檔案資源管理，建立健全流轉管理、權限管理、版本管理等制度。

二是擴大解密檔案的范圍和數量，豐富檔案開放服務供給。繼續推進檔案解密工作，擴大解密檔案的范圍和數量，不斷豐富開放服務的檔案資源供給。可以定期公布解密名錄，主動公開重要解密檔案。同時，建立解密檔案的專門利用通道和綠色審批渠道，為公眾開放利用創造便利。

三是大力開展檔案科普宣傳活動，增強公眾檔案意識。加大宣傳力度，普及檔案知識，增強公眾檔案意識，提高檔案資源的利用效率。除了利用傳統媒體外，還可以發揮新媒體優勢，借助新興技術開展多元化宣傳。同時，要加強與學校等機構的合作，將檔案教育納入課程體系。

4.大力支持新技術在檔案領域的應用

一是運用大數據技術，實現檔案數據集成和資源開放共享。充分運用大數據技術整合各類異構數據，實現檔案數據集成和跨層級、跨系統的資源整合共享。建設全國統一的檔案資源大數據平臺，匯聚分布在各地的珍貴檔案資源，實現互聯網時代的檔案開放共享。二是引入人工智能技術，提高檔案管理和利用的智能化水平。大力引入人工智能技術，可以在檔案內容自動識別、智能加工編目和智能檢索利用等多方面發揮作用，大幅提高檔案管理和利用的效率和水平。例如，開發智能化管理平臺，實現檔案管理和服務流程的自動化操作，開發智能檢索利用系統，滿足公眾個性化檔案服務需求等。三是加強與相關科研單位合作，積極探索新技術與檔案工作融合。鼓勵檔案部門與高校、科研院所等單位開展密切合作，跟蹤學習新技術動態，結合檔案工作實際，共同探索新技術在檔案領域的創新應用。例如，區塊鏈技術在檔案溯源防偽方面的應用、虛擬現實/增強現實技術在檔案展示中的運用等，為檔案事業的創新發展注入新動力。

四、結語

檔案保密和合理利用是一對矛盾統一體，做好二者平衡是加強和創新社會治理的需要，是全面建設法治國家的應有之義，也是順應時代發展理念的必然選擇。我們應當立足國情實際，堅持合法合規、社會效益最大化、透明公開和科技創新原則，完善相應法律制度，強化保密審查，加大開放力度，大力支持新技術應用，不斷探索實現檔案資源保護和利用雙贏的新路徑。只有找準保密與利用的平衡點，才能充分發揮檔案的綜合價值，書寫檔案事業的發展新篇章。

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