檔案管理現代化存在的問題及應對策略分析

袁偉

摘 要：隨著信息技術的快速發展，檔案管理現代化成為提升組織決策質量、優化風險管理、加強知識管理與創新以及提高業務流程效率的關鍵。基于此，文章簡單分析了檔案管理現代化的重要性，并結合檔案管理現代化探索常見問題，深入探討對應解決策略，包括動態更新檔案管理意識、加強引導培訓、建立橫向合作機制以解決協同困境以及引入專業人員以解決人員困境、大力開展智能化檔案管理探索等內容，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；現代化；智能化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案管理作為組織信息管理的重要組成部分，隨著數字化和信息化時代的到來，檔案管理現代化成為不可逆轉的趨勢。然而，在檔案管理現代化的探索過程中，眾多組織面臨著檔案管理意識落后、部門間協同不力、復合型人才短缺以及智能化管理水平低下等問題，這類問題必須設法解決。

一、檔案管理現代化的重要性

1.提升決策質量

在信息化時代，數據與信息是企業制定決策的重要依據。通過采用先進的檔案管理系統，企業能夠實現對歷史數據和實時信息的快速檢索與分析，確保決策者能夠基于全面、準確的信息進行判斷。此外，現代檔案管理系統多具備高級分析功能，可對大量數據挖掘和分析，進而指導戰略決策。檔案管理的現代化不僅加速了信息的流通速度，還大幅提高了決策的科學性和準確性。

2.優化風險管理

隨著法規要求的日益嚴格，企業必須確保其操作和檔案管理遵循相關法律法規，以避免潛在的法律風險和經濟損失。現代化檔案管理能夠幫助企業有效監控和管理信息存儲、處理和傳輸過程中的合規性問題，通過設定訪問權限、加密敏感信息等措施可確保信息安全。此外，現代檔案管理還能夠依托先進的軟硬件，自動記錄所有文件的處理歷史，為企業提供必要的審計軌跡，以應對法律審查和合規審計，進一步降低法律風險。

3.加強知識管理與創新

檔案管理的現代化促進了知識的積累、共享和創新，在知識經濟時代，企業的競爭優勢越來越依賴于對知識資產的有效管理。現代檔案管理系統通過對企業內部文檔、項目報告和研究成果的系統化歸檔，可實現對知識資源的有效整合與共享，進而提高員工獲取相關知識的效率。同時，通過跨部門的知識流動，也能夠促進創新思維的碰撞和創新項目的孵化，這種情況下檔案管理現代化成為推動企業持續創新和維持競爭力的關鍵因素，理應得到重視。

4.提高業務流程效率

現代化檔案管理通過自動化的文件處理和流程管理，可顯著提高業務流程效率。自動化的文檔處理能夠減少對人工操作的需求，降低錯誤率，并加速文件的處理速度。同時，通過電子文檔管理系統（EDMS）等技術的應用，企業能夠實現文檔的電子流轉，簡化審批流程，減少紙質文件的使用和存儲成本。此外，檔案管理系統的集成化設計使得不同業務模塊能夠共享數據和信息，避免出現信息孤島，整體業務流程的協同性和綜合效率自然可隨之提高。

二、檔案管理現代化探索常見問題

1.檔案管理意識落后

在檔案管理現代化探索過程中，部分企業存在檔案管理意識落后的問題，未能充分認識到檔案管理在保障信息安全、提高工作效率、促進知識共享等方面的價值。具體而言，落后的檔案管理意識表現為對檔案的重要性缺乏足夠的認識，將其視為一項次要的行政工作，而非組織戰略規劃的一部分。此外，這種觀念還體現在對檔案管理專業性和系統性要求的忽視上，很多企業不愿意投入必要的資源來培訓檔案管理人員或升級檔案管理系統。受這種落后的管理意識制約，檔案管理工作往往無法與組織的發展步伐同步，企業決策的準確性和執行實效性自然會受到影響。

2.部門間協同不力

部分企業的不同部門在信息共享、資源配置和工作協調方面存在的障礙，檔案管理工作往往會受到負面影響。由于缺乏有效的跨部門溝通機制和統一的檔案管理標準，各部門很容易形成信息孤島，難以實現資源的優化配置和信息的高效流通。此外，部門間缺乏協同還可能導致檔案管理工作重復或遺漏，影響檔案的完整性，這一系列問題必須設法解決。

3.復合型人才短缺

在檔案管理現代化的探索中，復合型人才的短缺是一個不容忽視的問題。所謂復合型人才，指的是那些不僅具備人事檔案專業知識，同時還擁有數字化系統開發能力，能夠理解人事檔案管理的全鏈條、全過程及其質量要求的專業人員。這類人才的缺乏，直接影響了檔案管理現代化進程的有效推進。由于缺乏既懂技術又通曉管理的復合型人才，許多組織在實施檔案數字化、智能化改造項目時遭遇重重困難，無法有效將先進技術與檔案管理需求相結合，進而影響了整個項目的順利推進，該現狀必須引起重視。

4.智能化管理水平低下

隨著時代的快速發展，智能化管理已經成為檔案管理現代化探索的重要方向。但結合實際調研可以發現，許多組織在智能化管理水平上仍顯不足，這對檔案管理現代化發展造成了一定制約。智能化管理水平低下主要表現在兩個方面，一是在技術應用上缺乏深度和廣度，如未能普遍應用人工智能、大數據分析等先進技術來優化檔案管理流程。二是在智能化策略的制定和執行上存在缺陷，缺乏對檔案管理智能化轉型的系統規劃和持續投入。這種狀況不僅影響了檔案信息的快速檢索和高效利用，還限制了組織在提高知識管理和決策支持方面的能力。

三、檔案管理現代化優化開展

1.動態更新檔案管理意識，加強引導培訓

檔案管理現代化的有效推進，不僅需要先進的技術支撐和完善的管理體系，還離不開檔案管理意識的動態更新。動態更新檔案管理意識，意味著必須根據時代發展的需求，不斷調整和優化對檔案管理的認識，確保其與時俱進，這一過程要求組織領導層對檔案管理的重要性有充分的認識，并將之視為組織戰略發展中不可或缺的一部分。組織應在內部建立一種持續學習和改進的文化，鼓勵所有員工關注檔案管理領域的最新發展趨勢和技術進步。隨著云計算、大數據、人工智能等技術的發展，檔案管理已從傳統的文件歸檔、保管等物理形態，轉向數字化、智能化的管理模式，組織應定期評估現有檔案管理系統的效能，識別技術升級或流程優化的需求，并據此調整檔案管理策略。同時，還應加強引導培訓。培訓內容應涵蓋檔案管理的基礎理論、相關法律法規、最新技術應用、檔案信息安全等多個方面。特別是在數字化技術應用方面，應重點培養檔案管理人員對電子文件管理系統的操作能力以及對數據分析、云存儲等現代技術的應用能力，并加強對檔案管理倫理和檔案信息安全意識的培訓，確保檔案管理工作在遵循法律法規的同時，也能夠保障信息安全。具體可采取多種方式培訓，如內部研討會、在線課程學習、外部專業培訓等，并鼓勵檔案管理人員參與國內外檔案管理領域的學術交流和技術研討，以此更好拓寬視野，及時掌握行業最新動態和前沿技術。

2.針對協同困境，建立橫向合作機制

在檔案管理現代化進程中，跨部門之間的協同合作是實現信息資源共享、提高工作效率的重要環節。針對協同困境，企業應構建有效的橫向合作機制，以此優化部門間的信息流通和資源共享，提高整個組織的運營效率。為實現該目標，可從以下幾個方面入手：

第一，從組織結構調整角度出發。企業應當打破傳統的垂直管理模式，引入更為靈活的矩陣管理結構，以便于不同部門之間的交流和協作。例如，通過設立跨部門項目組、工作小組、聯合工作委員會等形式，將不同部門的人員根據項目需求臨時組合在一起，共同完成特定任務。這種結構有助于打破部門壁壘，還能促進知識和信息的交流與共享。第二，流程重設計。企業需要對現有的工作流程展開全面審視，識別需要跨部門協作的關鍵環節，并通過流程再設計來優化這些環節的工作流程。可以考慮引入流程管理軟件來支持跨部門的協作，確保信息的及時傳遞和反饋，減少工作重復和延誤。第三，文化塑造。通過鼓勵開放性、合作性和共享精神，鼓勵員工跨部門交流，企業可建立起一種團隊合作、共同完成任務的氛圍。此外，還需要通過定期的團隊建設活動、跨部門交流會等方式，增強不同部門之間的了解和信任，消除可能存在的隔閡和偏見，從而為檔案管理現代化發展奠定堅實基礎。

以某歷史悠久的制造業企業為例，該企業的檔案管理方式因時間推移顯得過時且效率低下。為實現檔案管理現代化，該企業開展了組織文化層面的改革，依托文化重塑項目，將創新、共享、協作的理念深植于企業文化之中。在具體實踐中，該企業通過系列高層研討會和員工大會，廣泛宣傳檔案管理現代化對企業發展的重要性，強調每個員工都是檔案管理和信息共享的責任主體。接著，企業設置了一系列機制來鼓勵員工之間的知識共享和協作，如設立“最佳協作團隊”獎項、開展跨部門檔案管理挑戰賽等，并在內部網絡平臺，建立依托檔案資料的知識共享平臺，員工可基于該平臺獲取價值較高的檔案資料并展開討論。經過一段時間的實施，該企業的檔案管理效率顯著提高，信息流通更加順暢，企業決策水平也隨之持續提高。

3.針對人員困境，引入專業人員

為實現檔案管理現代化發展，人員能力的提升和專業人才的引進不容忽視，企業可以考慮與高等教育機構合作開展專業人才培養項目，通過建立實習基地、共建研究實驗室、聯合舉辦研討會等形式，為學生提供更多實踐學習的機會，企業也能夠在這一過程中引進最新的理論和技術。例如，通過與本地高校信息管理與信息系統專業建立長期合作關系，共同開發一系列針對檔案數字化和智能化管理的課程和實訓項目，培養一批既懂檔案管理專業知識又具備數字化技能的復合型人才。這一過程中，單位還應在內部選拔具有豐富經驗和高度專業技能的員工作為“內訓師”，負責開展定期的培訓課程和技能分享會，促進知識和技能的內部傳承。同時，通過外部專業培訓和引進行業內的專家開展專題講座，優化團隊的知識更新和技能提升，增強員工的歸屬感和參與感，培訓的針對性和實效性均可由此提升。

以某企業的相關實踐為例，該企業從外部引進了幾位檔案管理領域的資深專家，作為“內訓師”，負責制訂培訓計劃和課程體系。“內訓師”不僅擁有豐富的理論知識，還具備深厚的實踐經驗，能夠針對企業的實際需要，提供定制化的培訓。在“內訓師”機制實施后，檔案人員的專業技能和工作效率大幅提升，通過定期的培訓課程、一對一的輔導，檔案相關人員在檔案數字化、數據分析、電子檔案系統維護等方面的能力得到了顯著提高，單位內部的知識傳播和經驗分享也同時優化，使得團隊溝通協作得到強化。“內訓師”機制的推廣不僅培養了一支高水平檔案管理隊伍，還充分激發了員工的學習熱情和創新精神，為企業的持續發展注入了新的活力，具有較高的借鑒價值。

4.大力開展智能化檔案管理探索

智能化檔案管理需要聚焦智能收集、智能整理、智能利用三大環節，在檔案智能收集階段，可以依托于模式識別和實時轉寫系統的技術應用，實現對多種類型檔案資料的自動識別和轉錄。其中，實時轉寫系統能夠在會議或訪談過程中自動將語音內容轉換為文字記錄，大幅節省人工轉錄的時間和成本。以某單位基于模式識別技術的智能檔案收集系統為例，該系統通過高級圖像識別和聲音識別技術，可自動識別和收集各類檔案資料。具體應用中，系統利用圖像識別技術自動掃描紙質文件，通過預設的模式匹配算法，識別文件中的關鍵信息，如日期、標題和文號等，并將這些信息轉錄入電子檔案庫中。此外，系統的聲音識別技術可應用于會議記錄的自動轉錄，實時捕捉會議中的討論內容，并通過語音到文本的轉換技術，自動生成會議記錄文檔。

在檔案智能整理環節，該環節主要依賴機器學習和自然語言處理技術。前者可通過算法模型的訓練，使計算機系統能夠基于數據特征實現自我學習和優化，實現對檔案資料的自動分類、標簽生成和摘要提取。例如，對于電子郵件檔案，機器學習模型可以根據郵件內容、發件人和接收日期等特征，自動歸類和標注重要程度。自然語言處理技術則用于處理和理解人類語言，使得機器能夠理解檔案內容的語義，自動提取關鍵詞、生成內容摘要，甚至展開情感分析，為后續的檔案檢索和利用提供便利。在檔案智能利用環節，可以依托模式識別、機器學習和專家系統，實現對檔案資料的高效檢索和智能推薦。以專家系統為例，其能夠通過模擬專家的決策過程來解決問題，結合機器學習對檔案內容的深入理解和模式識別技術的精準定位，為用戶提供精確的檔案檢索服務，用戶可以通過輸入自然語言的查詢指令，系統即可基于內容理解和模式匹配，快速返回最相關的檔案資料。此外，利用用戶行為分析和偏好學習，專家系統還能夠實現檔案資料的智能推薦，提高檔案利用的便捷性和個性化程度。

四、結論

隨著技術的不斷進步和組織需求的日益復雜化，檔案管理現代化面臨的挑戰將會更加多樣化。展望未來，檔案管理領域需要持續關注新興技術的發展，如人工智能、區塊鏈等，探索它們應用在檔案管理中的可能性。同時，組織應加強檔案管理人才的培養和引進，尤其是復合型人才的培養，以適應檔案管理現代化的需求。未來的檔案管理將更加智能化、高效化，由此開展的相關探索必須得到高度重視和大力支持。

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