基于固定資產管理軟件的資產預警與盤點方式研究

在企業規模化發展中，隨著固定資產數量的增多，固定資產種類也在不斷增多，為了加強對企業固定資產的有效管理，多數企業逐步引進并使用固定資產管理軟件。固定資產管理軟件存在兩個重要的功能，即資產預警和盤點。在固定資產管理過程中，通過資產預警可以幫助企業及時發現潛在的風險和問題，幫助其迅速采取措施進行處理，使企業能夠更為精準地掌握固定資產情況，保障決策依據的可靠性。本文主要分析了固定資產管理軟件的關鍵功能，結合常見的資產預警方式，總結預警規則的設置，通過把固定資產管理軟件的盤點方式與傳統盤點方法進行對比，結合軟件所支持的判定方法，加強對數據的記錄與處理，實現對報表的有效查看。在探討資產預警與盤點的協同作用時，進一步探討固定資產管理軟件在實施過程中的注意事項，以供參考。

固定資產管理軟件具有多種關鍵的功能，如資產的錄入與查詢、資產折舊與報表的生成、資產盤點與預警等，能夠在企業資產管理工作中提供更為全面的解決方案，推動資產管理朝著數字化、信息化的方向轉型，有利于提升企業的競爭能力，助力企業實現可持續發展的目標。

當前的商業環境具有復雜多變的特性，加強對企業固定資產的有效管理十分必要。固定資產作為企業在日常運營中的關鍵支撐，需要采取科學的管理模式，促進其管理效率的提升，為企業的持續發展提供持續的支持與動力。在企業固定資產管理工作中，要順應信息技術的快速發展趨勢，合理運用固定資產管理軟件，促進企業資產管理的變革創新，在緊抓機遇的同時，有效提高企業競爭能力。

一、固定資產管理軟件的關鍵功能

固定資產管理軟件具備資產錄入與查詢的功能，可以把企業相關固定資產的信息全部錄入系統中，不僅可以打破時間與空間的局限，還能夠確保信息查詢和調用的便利性。借助軟件的數據分析功能，企業可以清晰掌握各類資產的數量、分布情況以及使用狀況等信息，為企業決策提供有力支持。

固定資產管理軟件具有資產折舊與報表生成功能，在運行時，可以根據資產的購置日期、折舊年限等基本信息，自動完成對折舊數額的計算，從而順利生成各類報表，例如折舊明細表、資產負債表等，幫助企業有效減輕財務工作負擔。

利用固定資產管理軟件的資產盤點與預警功能，定期開展資產盤點工作，及時發現企業資產的變動情況，如增加、減少等，確保資產數據的準確性。在運用固定資產管理軟件時，還可以對資產閑置、資產即將到期等狀況進行預警，通過預警，便于企業快速采取相應的控制措施，減少資產浪費，避免資產流失。

在固定資產管理軟件的幫助下，企業能夠實現資產管理的信息化、數字化發展目標，利用軟件中的數據分析功能，幫助企業更好地了解各類資產的具體使用狀況，通過對資產的配置進行優化，提升資產利用率。在軟件的支持下，為企業提供充足的數據與信息，幫助企業有效應對各類挑戰，實現持續發展的目標。

二、常見的資產預警方式

在固定資產預警工作中，一般是運用固定資產管理軟件，以前期預設的規則與條件作為參考，以自動化形式針對固定資產使用過程進行檢測，針對其中存在的異常情況，能夠盡快予以提醒，幫助企業合理規避資產損失或者浪費問題。

（一）資產過期預警

在固定資產管理軟件的運行過程中，可以結合相關數據信息，完成自動檢測任務，例如資產的使用壽命、資產的購置日期等，在及時發現即將過期的資產時，能夠對管理人員進行及時提醒，幫助企業盡快落實報廢更新等多項工作，使企業能夠更好地掌握各項資產狀況，避免出現多數資產過期現象，有效規避資源浪費，從而減少安全隱患。

（二）資產閑置預警

結合資產的利用率，可以運用固定資產管理軟件開展實時監控，如果部分資產長時間處于閑置狀態，在固定資產管理軟件的支持下，通過自動檢測并進行提醒，幫助企業盡快發現閑置資產并進行妥善處理，促進資產利用率的提升，從而實現對成本的合理控制。

（三）資產異常使用預警

采用數據分析、實時監控等多種方式，利用固定資產管理軟件針對資產在使用中的異常狀況進行檢測，及時提醒管理人員，幫助企業盡快落實核查處理等工作。如資產存在長時間連續使用的狀況或在非正常時間使用等異常行為，企業能夠盡快發現資產使用問題，減少異常現象和資產損壞。

（四）資產維修預警

部分固定資產需要定期維修或者更新，將維修記錄作為參考，按照預設的維修計劃，運用固定資產管理軟件分析相關數據，對維修時所需要運用的資產進行自動檢測，及時發出更換、維修等操作提醒，幫助企業掌握資產維修實況，確保維修工作及時落實，減少生產中斷問題發生，避免出現安全事故。

（五）規則設置

針對種類相對較多的固定資產，要利用泛微OA系統幫助企業實施有效管理，該類資產的使用周期相對較長，總體的使用地點具有分散化的特征。對于相關固定資產責任人，需要明確其責任，杜絕出現固定資產流失問題，減少重復購置資產的現象，降低企業運營成本。在設置庫存預警、出庫校驗、歸還提醒、庫存自動更新等多方面的規則時，要找出存在異常現象的數據并進行妥善處理，正常數據則需要有效保存。掌握固定資產實際狀況后，可以在減輕盤點工作負擔的同時避免出錯，合理規避錯盤、漏盤、重盤等問題，確保固定資產數據的完整性、真實性與可靠性。

（六）功能實現步驟

固定資產表設置庫存預警，低于某個值自動提醒補貨。企業可以利用泛微OA系統針對固定資產表實施統一管理，在新建、修改、查看的環節，對所有資產信息進行自定義，按照庫存設置消息的提醒，若某一項庫存數據較低時，對資產管理人員進行自動提醒。

資產出庫審批設置校驗，小于庫存量時才能出庫。對于固定資產的領用、調撥和借用，可以按照固定資產領用審批表，由資產管理人員設置出庫校驗，針對出庫量與庫存數量進行對比，由系統做出自動判斷，當前者小于后者時允許出庫，若當前者大于后者時系統自動發出無法出庫提示，避免反復確認。

資產出入庫自動計算庫存，實時知悉資產變化。在固定資產的出庫、入庫等環節，隨著數量的變化，針對領用表單和入庫表單可以分別設置觸發規則，在出入庫提交確認之后，庫存會相應減少或增加。

系統自動進行數據統計，杜絕人工盤點失誤。對于固定資產的登記、領用和入庫表，相關數據可以由系統自動填寫，從而完成匯總、分析等工作，幫助資產管理人員清晰掌握各項資產的價值、數量以及流向，從而減少人工手動盤點的錯誤。

一鍵構建固定資產管理系統，突出工作重心。按照各項表格中的具體狀況，如固定資產登記表、固定資產領用表、固定資產歸還表等，資產管理人員可以借助系統一鍵構建固定資產管理工作內容表單和審批表單，使工作重心得以突出，借助協作功能促進效率的提升。

三、固定資產管理軟件的盤點

（一）盤點方式

1.傳統盤點方式

通過管理人員手動操作的方式，在清查和管理固定資產時，針對各項資產的信息需要逐一核對，例如名稱、型號、規格、編號等，總體工作量相對較大，稍有不慎則容易出錯。但使用傳統盤點方式，資產管理人員可以與資產實物直接接觸，便于全面了解和掌握資產狀況。

2.快速盤點方式

運用固定資產管理軟件，借助其中預設的快速盤點功能，在資產的清查和管理中可以促進盤點效率的提升。通過對資產條碼的掃描或者采用掃描RFID標簽的方法，幫助管理人員盡快獲得資產信息，實現高效化的盤點目標。與此同時，通過對資產信息的逐一核對，利用系統中的自動化功能，通過對比和糾錯，減少人為失誤。

3.遠程盤點方式

運用固定資產管理軟件，通過遠程訪問和對資產的清查，能夠完成遠程盤點任務。通過網絡與遠程訪問服務器的連接，打破時間與空間的限制，幫助管理人員隨時隨地了解資產狀況和信息數據。盡管管理人員不在現場，也能夠及時完成對資產的清查，為資產管理提供便利。

（二）傳統盤點方式與軟件輔助盤點方式對比

傳統盤點方式的優點在于無需額外投入軟件，初期成本低，但主要依靠人工手動記錄和核對，容易出現錯誤和遺漏，效率較低，尤其是面對大量資產盤點時耗時費力，數據統計和分析較為困難，難以快速生成準確的報表，而且難以實時掌握資產動態，信息更新可能不及時。

軟件輔助盤點的優點在于準確性高，可減少人為失誤，能大大提高盤點效率，可快速掃描、識別和記錄資產信息，能實時更新資產數據，可隨時掌握資產狀況，便于進行數據的匯總、分析和生成詳細報表，并且可以設置各種預警和提醒，從而提升資產管理的精細度。但是，軟件需要一定的軟件采購或開發成本，同時對操作人員的軟件使用能力有一定要求。

（三）軟件支持的盤點方式

專業的固定資產管理人員在登錄APP之后，通過進入盤點環節，利用APP對盤點進行掃描，針對資產的具體使用信息加以確認，并與臺賬進行對比，保障兩者高度一致，并且能夠在APP中完成修改任務。采用員工自動盤點的方法，可以借助企業微信、PC釘釘等平臺，針對個人名義的固定資產進行盤點。另外，借助掃描代碼的方式可以順利完成自動盤點任務，促進固定資產盤點效率的提升，從而有著更高的精確程度。

（四）盤點數據的記錄與處理

將盤點數據全部上傳系統，在數據處理環節可以利用系統自動處理功能，避免出錯。一旦發現異常數據，需要做出妥善處理，在4e53337150f1e07d39af01b680b513fe95316aba526c51b44fb2192a1f67f50d手動編輯處理環節也需要認真校對，保證數據的準確性。在用戶登錄系統之后，按照順序點擊業務模塊、資產盤點、盤點任務等三個菜單。

在進入盤點任務界面之后，針對盤點單完成狀態進行查看，選擇盤點任務已經完成的單據，通過雙擊之后能夠查看詳細的盤點信息。針對實際盤點數據列表的查看，顯示缺失狀態的資產可以采用自動默認的處理方式，即報廢處理。通過對缺失狀態資產的查看，可以點擊忽略盤點異常不予處理的選項，勾選忽略不處理這一缺失狀態資產處理選項。

通過對實際盤點列表進行查看與反復確認，若發現部分設備狀態與實際情況不符，采用手動編輯的方式，將其狀態改為正常，再點擊確定按鈕后關閉編輯對話框，此時的資產實際盤點狀態顯示正常。在數據處理工作完成后，點擊盤點處理按鈕，隨著盤點處理提示框的彈出，再點擊確定，從而完成整個盤點任務。在進入盤點任務列表后，對單據中的完成進度進行查看，均顯示已處理，則表示盤點完成。

四、資產預警與盤點的協同作用

資產預警可以提前為盤點工作作出重要的信息提示。比如當某項資產臨近報廢期限的預警發出后，在盤點時就能特別關注該資產的狀態和處理情況；資產位置異常預警可以讓盤點人員在進行實地盤點時重點核實其實際位置是否與記錄相符；資產價值變動預警也能在盤點過程中對其價值情況進行針對性確認。

盤點是對資產預警的一種實際驗證和落實。通過盤點，可以確切地了解資產的實際狀況是否與預警信息相符，從而確保預警系統的準確性和可靠性。同時，盤點過程中發現的新問題或異常情況也可能成為新的預警觸發因素，可以進一步完善資產預警機制。

資產預警與盤點具有協同作用，能夠更好地提升資產管理的全面性、準確性和及時性，幫助企業更有效地掌握資產的變動情況，保證資產的安全與合理利用，促進資產管理水平的不斷提高。

五、利用固定資產管理軟件的注意事項

（一）先固化再優化

對于固定資產管理軟件的運用，企業可以采用先固化再優化的模式，待明確軟件模塊后，先運行資產業務流程，避免過度苛求內部操作細節，后續可以通過針對性的解決辦法解決內部終端操作細節問題。前期應充分熟悉固定資產軟件，避免對軟件設施產生誤導，借助正確的取舍方式，發揮固定資產管理軟件的優勢。

（二）確定部門負責人

在確定固定資產管理軟件負責人時，一般需要應聘專業人員，同時還需要加強與軟件供應商團隊的對接。針對各部門軟件的部署、安裝和使用情況，充分做好監督工作。對于各個部門固定資產管理軟件運用操作中出現的問題，需要由軟件負責人進行篩選并統計，加強與各主體方的交流，通過及時反饋協商，找到有效的解決辦法。各個部門需要指派一名部門負責人，要加大對本部門員工固定資產管理軟件應用的監督力度，規范其操作方式，對于操作中出現的問題進行匯總并及時反饋，由固定資產管理軟件總負責人協商解決。

（三）提高員工對固定資產管理軟件的接受度

在固定資產管理軟件的運用過程中，企業可以采用召開員工動員大會的方法調動員工的積極性，提高員工對固定資產管理軟件的接受度。在必要情況下，還需要建立完善的獎懲考核制度，對于積極配合的員工給予一定的獎勵并作為榜樣，加強員工之間的監督，確保軟件正常運行。

結語：

為提升企業固定資產管理水平，在運用固定資產管理軟件的過程中，要發揮其資產預警和盤點等功能優勢，幫助企業更好地掌握固定資產的實際狀況，明確各項資產的使用情況，促進資產管理效率的提升，充分保證固定資產的安全。固定資產管理軟件資產預警和盤點功能，也能夠幫助企業合理控制成本，提升企業生產效益。因此，完善的資產預警和盤點功能對發揮固定資產管理軟件的實用價值很有作用。