事業單位政府采購內部控制和完善策略研究

政府采購管理是機關事業單位的一項重要工作內容，不僅要體現公開、公正、透明的原則，還要厲行節約，深化“放管服”改革，規范政府采購行為。在優化公共資源配置的同時，最大限度地提高資金使用效率。隨著政府采購規模、種類、模式的不斷變化和更新，機關事業單位需要不斷規范政府采購行為，對全過程做到有效管控。只有不斷完善政府采購的預算申請、計劃執行、采購履約、采購驗收等工作流程，才能對政府采購行為起到自我監督和社會監督的作用，使政府采購的管理水平蒸蒸日上，促進政府廉政建設和社會經濟發展。

一、研究背景

（一）政府采購概述

根據《中華人民共和國政府采購法》，由于采購的品目和限額的不同，將行政事業單位的采購分為政府采購和非政府采購。政府采購是指政府作為采購人，通過訂立合同的方式向社會公開購買貨物、服務和工程的經濟活動，其是全部預算的重要組成部分。

2002年6月29日，我國通過了《中華人民共和國政府采購法》。該法的順利實施，標志著我國政府采購進入全面推行階段。2013年9月26日，國務院辦公廳下達了《關于政府向社會力量購買服務的指導意見》，督促各級地方政府轉變政府職能。2014年12月31日通過了《中華人民共和國政府采購法實施條例》，進一步提高了政府采購的透明度。2019年12月31日，財政部下達了《關于印發<地方預算單位政府集中采購目錄及標準指引（2020年版）>的通知》，規范了地方政府集中采購的范圍。我國出臺的一系列法律法規，體現了對政府采購的重視。事業單位對政府采購流程的完善及內控建設，具有重要的研究意義。

（二）事業單位政府采購流程概述

事業單位政府采購按照采購方式分為公開招標、邀請招標、競爭性談判、競爭性磋商、詢價以及其他采購方式。本文主要以山東省某事業單位為例，介紹公開招標的主要流程。

首先由采購人在本年年初編制政府采購預算，通過預算一體化系統發布采購需求。達到條件后在中國山東政府采購網公開，進而選擇采購代理機構簽訂委托代理協議。協議簽訂后，代理人根據采購項目預算和需求編制招標文件，由中國山東政府采購網發布公開招標公告，同時在山東省政府采購評審專家庫中隨機抽取評審專家，主持開標。

投標人編制投標文件后，等待采購代理機構審查投標人資格，符合資格的投標文件將由評標委員會評審，評審結果將以評標報告的形式送交采購人。采購人根據評審報告確定中標供應商后，發出中標通知書，在山東政府采購網公告采購結果。公告后，采購人與中標供應商簽訂采購合同，雙方履行各自的合同義務。采購人驗收供應商合同履行結果后，向中標供應商支付資金。

（三）政府采購存在的財務風險

1.跨部門溝通亟需加強

預算編制工作一般由財務部門完成，然而采購執行部門與財務部門有時溝通不及時，導致預算的編制缺乏準確性和完整性。財務部門將年度預算上報財政部門績效科后，經常由于績效填寫不全面導致預算被駁回，增加了工作負擔。另外，由于很多事業單位沒有獨立的資產管理部門，有些閑置的固定資產不能及時入回公物倉，財務部門沒有對接到相關數據，盲目做采購計劃，導致出現資產閑置，資金浪費的情況。

2.付款及時性問題

由于受經濟環境等因素的影響，一些地方政府資金緊張，銀根縮緊，無力支付政府購買的商品、服務和工程產生的應付款項。不少供應商撥打政務熱線，投訴當地政府拖欠工程款，導致工人工資不能按時支付。在這種情況下，地方政府面臨著公信力大幅下降的危機。同時，如果供應商停供，原材料供給不足，工程項目進度停滯，嚴重影響機關工作的正常運行。

3.缺乏獨立的采購部門

事業單位一般沒有獨立的采購部門，而是將政府采購的職能掛靠在相關科室之下。比如，辦公用品的購買掛在綜合科或辦公室，消防設備的購買掛靠在安全消防科等。這些掛靠的科室對政府采購的掌握和市場發展方向把握不足，容易造成決策上的失誤。

4采購流程控制執行不到位

一方面，在對供應商的資格審查中，存在形式主義或執行不到位的情況，使得未達標的供應商被盲目選入中標企業。這種行為容易采購到質次價高的產品和服務，嚴重影響政府機構工作的正常運轉。另一方面，采購過程比較復雜，涉及到采購人、采購代理機構、采購評審專家和供應商等多個部門。多環節、多流程、多方人員的協調之間更易出現舞弊風險。使采購過程流于形式，違背了政府采購的初衷，和預期效果存在較大差距。

二、政府采購的內部控制和主要流程

為了更清晰地介紹政府采購內部控制，下方引入一個流程圖，便于對政府采購的流程有一個概括性的了解。政府采購的內部控制流程圖如下所示：

（一）提出采購需求，編制采購預算和采購計劃

采購實施人提出采購需求，對供應商的資質條件進行市場調研、確定合同訂立方式和驗收方案，并由采購負責人審核。財政部門批復采購預算和采購計劃后，采購負責人要在采購計劃的指導下開展采購活動。若在執行過程中更改計劃，需要報財政部門批準。比如采購實施人采購辦公用品，搜索政府采購網上商城，比較不同供應商供應同一種產品的價格、性能和質量后選中意向供應商，報采購負責人審核、主要負責人審批，確定采購計劃并實施采購。

在編制預算時，由預算編制負責人聯系采購項目對口科室，確定預算金額、預算細分支出明細，按照預算編制要求進入項目庫，填寫政府采購的基本信息、申請依據、年度計劃表、項目測算表和績效目標指標表。預算批復后，填寫采購計劃，明確采購方式、采購的組織形式、具體的采購品目和預算金額。

（二）對接歸口科室，跟進采購進程

針對部分單位未設立專業采購部門的情況，財務部門與歸口科室間的協作溝通十分重要。歸口科室應負責初步匯總并上報采購需求，經分管領導和主要負責人審批后，進一步向財務部門提交詳細的采購項目、采購清單和采購細分支出報告。財務部門將在此基礎上整合并形成采購計劃，向同級財政部門提交審批，確保采購流程的順暢與合規性。

（三）合同的履約和驗收

資產入庫后，財務人員應及時進行賬務處理，將購買的資產錄入預算一體化系統中，保證賬實相符，使預算一體化系統能夠根據業務動態真實反映數據，保障政府采購項目整個業務鏈的完整性。

公務倉的管理人在收到采購貨物后應及時驗收、登記、做好庫存商品入庫和盤點工作。在后續管理中，財務部門應不定期抽查庫存商品的質量、數量及規格是否與供應商提供的清單相符。

（四）采購完成和支付

采購完成后應將采購文件整理歸檔，具體包括采購合同、采購備案資料和響應文件等。這些資料作為驗收和支付的參考依據，需要完善、規范地保存，為事后的監督管理提供依據。

采購支付工作是政府采購的最后一步。對于工程項目類的采購，需要確定合同履約進度，并以此作為支付依據。例如開工時先支付工程款的30%，工程完工并驗收后支付60%，質保期結束后支付完畢。采購支付過程應嚴格按照合同履約進度支付采購款，提高防范風險的意識和支付效率。

三、政府采購中的主要風險及完善策略

（一）完善風險評估機制

采購過程是一個涉及范圍較廣的過程，從選擇采購代理機構到選定入圍供應商以及最后敲定中標單位，其中的每一個環節都取決于主觀的判斷，存在人為操作的空間。因此，需要針對政府采購的全流程完善風險評估機制，提高事業單位政府采購流程的合規性。首先，通過全程追蹤政府采購過程，識別并判斷風險，對風險點形成初步的認識。進而，通過評估風險發生的頻次、可能性、帶來后果的嚴重程度以及是否在可控制范圍內等維度，確定關鍵風險點。針對識別出的關鍵風險點，提前采取必要的規避手段，將風險發生的可能性降到最低。

（二）強化財務部門與業務部門的溝通

為確保預算編制工作既及時又高效，財務部門與業務部門應建立穩定的溝通渠道，并定期召開協作會議。例如，在財務部門與歸口科室的溝通會議中，雙方可以共同確立和統一預算申報的流程與標準，協調解決在預算編制過程中遇到的問題，共享最新的預算政策及執行情況。這種定期的交流有利于增強各相關部門間的協同效果，從而提升預算編制的質量和響應速度，確保財政資源得到更加合理和有效的分配與使用。

（三）促進資產管理數字化

相關部門應通過升級和完善內部信息技術系統來促進資產管理的數字化。這個信息系統應可以實現記錄每項固定資產的編碼，同時確保對于資產的使用狀態、采購需求以及報廢狀態的實時監控與信息共享。通過各部門之間信息的即時共享和透明化，有效減少重復采購和資產積壓的情況，確保每一分資金的合理投入和現有資源的充分利用。

（四）加強資金管理

首先，需要明確項目資金的歸口科室，明確責任主體，清晰劃分權利與職責，以保證財政撥款能及時撥付到位。其次，完善票據保管和簽發的流程，在政府結算票據已經基本實現電子化的情況下，需要建立更加完善的信息系統，實現多種票據的線上管理。同時，非財務人員接觸結算印章和票據，需要相關業務科室負責人和財務部門負責人審批，以保證非公開財務信息的安全性。最后，相關財務部門和審計部門可以實行聯動機制，不定期地抽查單位制定的財務制度和相關內部控制制度，確保制度真正落到實處，保證財務資金的安全和使用效率。

（五）加強采購人員培訓

當前，大多數事業單位仍無法實現建立專業的采購部門。在這樣的背景下，加強內控管理人員與采購管理人員的培訓十分重要。第一，加強內部控制管理人員隊伍建設，將培養道德素質和業務能力提上日程。只有內控人員提高風險意識，及時發現潛在風險，才能在源頭上遏制風險、控制風險，保障政府采購工作的順利開展。第二，加強采購管理人員隊伍建設。為采購人員提供系統的崗前培訓和在職教育，使采購人員對預算一體化的采購流程有總體的把握和認知。第三，可以考慮邀請外部專家指導政府采購內控建設，優化滿足單位特色需求的采購流程。第四，建立單位內部資格認證制度，對政府采購人員加強考核管理。通過有效的激勵降低員工的抵觸心理，維護采購團隊積極向上的工作氛圍。

（六）完善信息公開與采購評價體系

部分事業單位當前的采購過程缺乏自我監督意識，也沒有及時接受群眾監督。因此，需要完善信息公開機制與采購評價體系，營造清廉的工作氛圍。

第一，建立政府采購評價指標體系。針對采購方式、采購額度、采購成本的評估，建立評價體系。通過制度構架的約束，以硬性手段規范采購人員和供應商的行為，提高采購工作的執行力和透明度。

第二，建立供應商信用監督體系。追蹤供應商在投標、評標、中標以及履約過程中的行為。對于不良供應商，應在網上發布公告，增加其失信成本，使其主動約束和規范自身行為，承擔社會責任，實現風險分擔。

第三，建立投訴機制。對于收到的群眾投訴要嚴肅對待、及時處理，追蹤問題的根源，合理地化解矛盾和風險。

結語：

政府采購作為政府向社會購買商品、服務和工程的手段，像一只無形的手對市場經濟實施宏觀調控，是我國經濟蓬勃發展的動力之一。通過加強政府資金管理，可以控制資金流向。完善風險評估機制，可以識別政府采購過程的風險點，實現風險控制和風險分擔。還要加強政府采購人員隊伍建設，提高采購人員的綜合素質和專業能力。最后，完善信息公開和采購評價體系，建立投訴舉報制度，使政府采購工作不斷適應新時代的變化。在完善政府采購工作的同時，促進國家經濟發展和廉政建設。