數智時代檔案治理現代化的范式構建

數字技術的普及推廣與數字思維的全面滲透，使諸多傳統行業逐漸朝著數智方向轉型，即利用數字技術及數字思維，對具有應用價值的優質數據進行處理，提煉有效信息，并且作用于原有工作體系中。在數字環境下，人們對于檔案信息及服務的需求呈現不斷上升的趨勢，傳統檔案治理模式的局限性隨之顯露，因此，有必要在充分改革現有工作思維和方法的基礎上，搭建現代化檔案治理范式，激活數據的生產要素功能，不斷驅動傳統檔案治理模式轉型升級。

一、數智時代檔案治理現代化的內在驅動力

（一）技術變革開辟數智檔案空間

數據革命時代，代表“數智”概念的人工智能、大數據等技術，快速滲透于各個領域，催生了許多以數字生態為核心的新業態，也在很大程度上顛覆了傳統治理形態。傳統檔案治理工作主要集中在對紙質檔案的整理與保護，而隨著數字技術應用范圍的擴大，數據提取、數據加工、數據分析、虛擬現實情境創設等技術開始在檔案治理領域被廣泛應用，為治理人員提供了可視化監管、即時感知、科學施策的新治理路徑，“數智檔案空間”由此形成[1]。在新的檔案治理空間內，檔案信息存在與利用的方式將趨于多元化，檔案治理流程再造、智慧場景升級等功能也將得以實現，有助于推進檔案治理各功能的全面拓展。

（二）政策支持促使檔案治理轉型

基于數字化發展趨勢的必然性，國家出臺了一系列政策文件，以引領數智檔案治理工作的規劃與落實。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》就檔案治理問題提出“推動檔案全面納入國家大數據戰略”“積極探索知識管理、人工智能、數字人文等技術在檔案信息深層加工和利用中的應用”等具體要求[2]。數字技術作為當前創新驅動發展的先導力量，對檔案治理的工作方法、邏輯思維、結構關系能夠產生重要影響，在充分把握這一機遇的前提下，信息化對于數智檔案格局建設的加速作用也將得以充分凸顯。

（三）社會需求引導服務質量提升

在數智時代背景下，大眾獲取信息與利用信息的形式發生根本轉變，加上社會公共文化需求的不斷延伸，對檔案服務質量提出了更高的要求。檔案治理現代化轉型也緊密圍繞著社會需求的變化實況，通過獲取、轉化大眾反饋數據，形成后續治理工作調整的依據，在滿足大眾服務需求的同時，帶動檔案治理工作模式的整體優化，促使檔案服務由傳統的“供給導向”朝著“需求導向”轉變。譬如，根據受眾對檔案資料提取的便捷性需求，許多地區通過開設線上檔案查詢與管理平臺，為廣大人民群眾提供了權限范圍內的檔案信息查詢與利用通道，極大地提升了檔案治理工作效率。

二、數智時代檔案治理現代化的具體表現

（一）治理對象數據化

在傳統技術模式下，檔案信息載體多為紙質形態，人們采用人工手段完成“模擬態”紙質檔案的收集、審核、保管與利用[3]。隨著計算機網絡技術的普及應用，以顆粒度存在的檔案信息數據開始大范圍代替傳統檔案記錄形態，大眾對于信息資源的價值追求與衡量尺度也隨之發生轉變，檔案治理的對象與重心因此轉移。較之傳統紙質檔案文件，數據化的檔案信息體量更為龐大，結構、類型也更為豐富，并且在內容的系統性與關聯性方面均出現了明顯升級，通過同步升級智慧管理手段，可進一步挖掘檔案信息中的潛在價值，進而轉化為生產動能。

（二）治理邏輯清晰化

傳統檔案治理邏輯存在明顯的事后性特征，通常在問題或矛盾產生之后，才能通過感知后果、分析原因的形式追溯其源頭，存在效率滯后、預判不足的弊端[4]。在數智時代下，大體量、多維度的數據資源為檔案治理工作提供了相對完善的信息補充，治理主體由此設計了更智能的算法模型，使檔案治理思維呈現更科學、清晰的脈絡，形成系統化的邏輯框架。當獲得的數據體量足夠龐大、覆蓋的范圍足夠廣闊時，不同要素信息的內在關聯、演化動態也可被洞察與捕捉，將事物變化規律直觀呈現在治理主體面前，形成對檔案治理風險進行事前預測、提前防御的可靠依據，實現治理關口的前移。

（三）治理結構扁平化

數智檔案模式在原有的單點連接結構基礎上進行了拓展，朝著扁平化方向轉變。一方面，行政權力運行的組織結構實現了縱橫聯通。得益于大數據、人工智能等技術的無邊界特征，在數智檔案治理中，各部門之間的數據信息得以流通共享，過去的信息孤島困境被逐步瓦解，部門與部門、個體與個體的協同合作治理成為常態，相互聯動的扁平化治理格局基本成型[5]。另一方面，檔案治理主體結構呈現多元化狀態。在數智環境下，檔案治理相關主體能夠依托網絡空間的虛擬性、非線性特征，共同參與到數字技術的利用與數據資源的開發中，在各司其職的框架中匯聚群體智慧。譬如，企業、科研機構、社會組織、公眾等主體均可通過網絡渠道參與檔案治理并享受檔案服務，共同推進檔案治理系統的優化。此外，數字革命帶來的信息自由優勢也尤為明顯，檔案治理也因此由傳統等級式轉變為以共同參與為主要特征的分權式，檔案部門在治理工作中更多地扮演“掌舵者”角色，適當將部分治理權、監督權讓渡給其他主體，從而規避因權力過度集中而導致的信息封閉問題。

（四）治理場域動態化

傳統紙質檔案管理工作大多集中在線下物理空間內，治理場域相對單一、狹窄。而在數字科技變革背景下，檔案治理的重心開始轉向線上，治理場域也因此延伸至云上、遠端，在拓展時空維度的同時，也使治理要素的交叉性、變動性增強，進而對治理場域產生反作用，使其在治理要素作用下不斷發生擴張、轉移，呈現動態化趨勢。由于數智環境具有開放性特征，各類智能終端、社交平臺涌現，許多檔案信息也公開展現在公眾視野內，檔案治理問題與民生利益的關聯性也與日俱增，如何應對數智場景下衍生的新風險成為大眾關注的重點。

（五）治理速度高效化

治理效率是衡量檔案治理現代化程度的重要指標。傳統檔案治理模式受限于存儲空間、人力資源、技術能力等因素，總體效率普遍低下，難以從根源上提升檔案信息服務質量。數字技術具有細粒度特質和精準特征，能夠通過構建數字治理空間，將需要整合、分析、利用的檔案信息集中于空間內進行統一處理，同時依托智能化關聯分析、個性化推送等功能，達到精準供給、精細治理的目的，一些治理難點、風險也可通過自動篩選與識別功能進行初步歸類，有效縮減人工處理工序。譬如，許多地區的檔案部門通過開設數字化檔案服務平臺，為大眾提供“一網查檔”服務，使大眾能夠足不出戶完成權限范圍內的檔案查詢操作，較之以往必須前往線下辦理的情況，實現了辦理效率的極大提升。

三、數智時代檔案治理現代化的范式構建策略

（一）完善頂層設計規劃，打造全新治理格局

構建檔案治理的現代化范式，不僅要徹底擺脫傳統治理思維的局限，開辟全新的治理格局，還應從戰略視角著手，結合數智時代特征與檔案治理要求，宏觀統籌總體檔案治理資源，完善治理工作的頂層設計規劃，將可行的戰略理論方法合理運用于各個治理環節。

一要堅持走系統規劃、整體治理路線。數智化檔案治理區別于傳統檔案治理的核心要素不僅在于技術層面，更在于思維、理念層面。檔案治理主體需要立足于國內外發展格局及演變趨勢，秉承開放、共享的系統創新意識，聚焦檔案治理現代化的根本目標，搭建層次分明的一體化戰略布局，依托數據分析等功能，對檔案治理現代化轉型中的關鍵變量、潛在風險等要素進行系統歸納，并且據此有序推進治理框架建設。

二要夯實制度保障根基。目前，國家出臺了一系列用于扶持檔案治理現代化轉型的政策，但要從根本上發揮保障效應，檔案部門、企業等主體還需從制定配套制度的方向出發，及時適應數智環境下的新技術標準與業務規范。譬如，針對檔案數據管理問題，可結合現有短板，設計一套用于規范管理運行的數據信息安全維護制度，補充原有管理的缺口；同時，圍繞《基于文檔型非關系型數據庫的檔案數據存儲規范》等政策文件，對制定的制度細則進行修正，進而緊跟時代發展腳步。

三要加快資源配置優化。資源要素配置是戰略規劃的重要一環。在檔案治理現代化進程中，可通過對可調用的資源要素進行整合、再分配，使之在必要環節發揮最大效益，達到“物盡其用”的效果。一方面，在資源配置過程中，注重采用人工智能、大數據、5G等智能化技術對各類資源內容進行智能分析，通過對資源數據的深入挖掘，精準把握檔案資源的潛在價值，為后續檔案資源優化配置奠定基礎。另一方面，數智時代檔案治理工作還應加強跨部門協同與共享，有效消解不同部門之間存在的資源割裂、信息孤島、互動不足等問題，通過構建完善科學的資源協同共享機制，有助于實現檔案資源利用效率的最大化和信息配置的最優化。

（二）深化資源共享效應，優化檔案治理方案

在數智時代下，檔案數據信息體量急速增長，在充分提煉其中可利用信息的前提下，可將其轉化為新的數據資源，助力檔案治理事業產生更高的社會價值。因此，有必要從革新檔案治理方式方法的方向出發，擺脫傳統時期的載體脆弱、管理滯后等問題，激活信息資源集聚共享效應。

一要加大數據資源收集與質量管控力度。樹立數據資源集成觀念，扭轉以往僅僅面向體制機構進行檔案收集的狹隘認知，擴大數據采集范圍，包括民生數據、社交媒體數據等，并且將其匯入檔案數據資源庫中，通過調整結構來形成科學合理的信息梯隊。同時，以地區為單位，由檔案部門與數據部門展開協同合作，共同針對當前社會運行中產生的企業數據、網格管理數據、民生需求數據等內容進行收集整合；對收集到的檔案數據進行篩選、清洗、加工、修復、保護，確保其來源可靠、數據完整真實，最后完成歸檔。

二要實行數據確權，保障檔案數據權利。檔案數據權利的保護是檔案治理工作的重要目標之一。鑒于檔案數據具有易復制、易傳播、易修改等特征，在保護不善的情況下，可能出現丟失、遺漏或被惡意修改的后果。因此，需要明確檔案數據主權的定義，即國家對本國所擁有檔案數據的權屬，包含檔案數據管轄權與控制權；針對可能出現的檔案數據歸屬不明、跨界流通、隱私侵犯等問題，設計完善的權利保障制度，做到有力懲處、嚴厲警示，堅決抵制一切侵害檔案數據權利的行為。

三要打通檔案數據開放流通渠道。搭建覆蓋面廣、分類科學、服務高效的檔案數據共享利用服務平臺，依托泛在互聯技術、日志采集技術實現對海量數據的挖掘、處理與展現，構建能夠支持檔案數據生態系統可持續發展的價值產業鏈條，兼容更多的檔案信息供應功能，激活檔案數據潛能。在具體實踐過程中，檔案治理主體要建立統一的檔案數據標準，將碎片化、標準不一的檔案數據進行統一化識別處理，為后續檔案數據開放共享奠定基礎。同時，從生態治理視角出發，打造涵蓋生產、存儲、加工、分發、利用等在內的檔案數據價值鏈，確保整個檔案數據體系的開放性和流通性。

（三）引進科學方法理念，實現知識創新治理

鑒于科學知識理念在數智時代的智慧創新功能，應在不斷引進科學方法理念的基礎上，催生知識聚合與動態呈現效應，使之轉化為新的創新治理動力。

一要洞察社會知識信息需求動向，加大知識產品開發力度。檔案數據知識化開發與社會生活方式、生產方式的變革緊密相關，可通過提取檔案數據中隱含的知識細胞、知識元素，繪制結構完整的知識地圖，一方面用于提高對下一階段的知識需求預測準度，另一方面用于創新檔案知識智慧化功能，將潛在知識微粒匯聚成系統化的知識源泉，形成知識轉化、傳播與增值的動能。

二要開發集多元智能服務于一體的檔案信息智能管理系統。參考上海、浙江等地區在智能檔案服務方面的探索經驗，嘗試推行AI輔助檔案鑒定、電子文件全流程自動歸檔檢測等智能管控方案，為檔案信息的管理者與使用者提供更高效便捷的互聯互通平臺，以科技力量帶動檔案服務效能的提升。

三要完善智慧決策創造體系。根據地區檔案治理現狀，打造一體化檔案信息智慧決策咨詢體系，設計包含語義關聯、智能分析等技術在內的數據研報系統，有針對性地分析不同專題內數據信息間的潛在關聯，運用數據挖掘、機器學習、自然語言處理等技術對檔案數據展開深度挖掘，借助于智能化手段進行檔案信息的自動化分類、標注等，在此基礎之上形成治理方案創新依據，促進檔案治理決策體系不斷優化。

（四）開辟數字人文陣地，彰顯檔案文化價值

在數智時代下，檔案治理工作也應重視數字人文陣地的開發，從提升“軟實力”的方向發揮檔案的文化功能。

一要突出數字人文內核，傳承檔案歷史文化。數字人文作為數智時代人文實踐的新方向，具有信息開發、文獻管理、數據統計、文化記憶等多維度功能，檔案治理可立足于此，將數字技術與人文情懷進行融合，將治理工作根植于傳統歷史文化土壤，兼顧人的需求、知識信息的傳播需求、數字化檔案資源管理需求，采用多媒體敘事手段，對檔案數字文本進行闡釋，使其在大眾傳播層面被更多人接收到。

二要將傳統文化與現代化科技進行深度結合。利用多媒體數字技術，采集關于紅色檔案、珍貴史料等方面的信息內容，經過深加工處理后轉化成宣傳視頻、數字文創等，同時開發VR體驗、高清直播等數字功能，利用現代化科技手段全方位展示傳統文化魅力，還可推出紅色檔案文旅項目，與當地旅游產業交融，產生更大的創收價值。

（五）兼顧信息安全問題，融入生態治理意識

數智環境下的信息安全風險劇增問題直接影響著檔案治理生態，應基于數字生態治理目標，積極開展檔案信息安全治理工作，避免陷入“唯技術論”的檔案治理誤區。

一要遵循技術倫理，關注實際應用語境。數字技術的濫用可能造成檔案信息的過度泛化，反而制約有效資源的提取。應從技術生態視角出發，考慮具體應用語境所對應的技術應用邏輯，有針對性地選擇技術體系構建方向，同時加強自主技術的研發，形成安全性較高的迭代升級路線。

二要持續性加固檔案信息安全生態堡壘。在提升檔案信息存儲容量的同時，針對信息資源結構中的不合理之處進行改進，創設良好的檔案信息資源生態，并且完善隱私保護、風險排查、權限設置等配套信息安全管理機制，營造安全可控的檔案資源應用環境；打造一支數字技術應用水平較高的檔案治理人才隊伍，以人力智慧應對數智環境涌現的新治理需求，對潛在的信息安全風險做出精準預判，強化提前干預效果。

綜上所述，在檔案治理現代化改革中，需要立足數智環境、順應時代要求，找準數智要素嵌入契機，從而構建符合環境特征的檔案治理新范式。目前，檔案治理工作的治理對象、治理邏輯、治理結構、治理場域、治理效能已隨著數智時代的來臨發生重大變革，可從完善頂層設計規劃、深化資源共享效應、引進科學方法理念、開辟數字人文陣地、兼顧信息安全問題等層面出發，推進檔案治理格局、治理方案、治理動力、治理文化、治理生態的綜合優化，形成可持續循環的現代化治理范式。

參考文獻：

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作者單位：中共邯鄲市委辦公室