科研項目電子檔案驗收環(huán)節(jié)的現(xiàn)實問題與優(yōu)化對策

黨的二十大報告指出，我國基礎(chǔ)研究與原始創(chuàng)新不斷加強，一些關(guān)鍵核心技術(shù)實現(xiàn)突破，戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展壯大[1]。近年來我國聚焦科學技術(shù)研究，多項科技發(fā)展速度不斷加快，科研項目數(shù)量持續(xù)增長，科研項目研究過程和管理階段產(chǎn)生大量的項目文件，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，將難以適應(yīng)當下科研項目發(fā)展的現(xiàn)實需要?？蒲许椖繖n案的電子化、數(shù)字化是必然趨勢，電子檔案驗收或?qū)⒊蔀榭蒲许椖框炇盏闹饕问?。作者立足實際工作，將從以下幾個方面淺談科研項目電子檔案驗收。

一、科研項目電子檔案驗收出現(xiàn)的必要性

（一）《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指明方向

新時代以來，為推動“十四五”時期檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱“規(guī)劃”）。《規(guī)劃》要求加大對不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案標準供給，完善檔案標準體系，重點推進電子檔案、科研檔案等標準供給[2]。信息化時代，我國正在加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，穩(wěn)步推進以檔案數(shù)字資源為主導的檔案資源體系建設(shè)?，F(xiàn)階段，檔案“存量數(shù)字化”取得新進展，全力推進檔案“增量電子化”，促進各類型電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案應(yīng)收盡收，電子驗收模式逐漸應(yīng)運而生。

（二）檔案行政規(guī)范性文件和標準奠定基石

電子檔案是信息化時代的必然產(chǎn)物。國家檔案局和相關(guān)機構(gòu)出臺了一系列與電子文件和電子檔案管理有關(guān)的國家標準和行業(yè)標準[3]，《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）明確了電子文件歸檔范圍、歸檔程序與要求，電子檔案的編目、存儲、移交、利用、統(tǒng)計和鑒定處置等內(nèi)容。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，我國大力提倡科研項目信息化管理，逐漸有更多的科研項目文件采用電子方式進行歸檔、管理和利用。2023年5月，國家檔案局發(fā)布《科學技術(shù)研究項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 2-2023），自2023年12月1日起施行，作為該標準的第一次修訂版，著重增加了科研檔案驗收或績效評價的形式與內(nèi)容。增加了第十三章“科研電子文件歸檔與科研電子檔案管理”，重點提及“科研項目管理系統(tǒng)建設(shè)時應(yīng)充分考慮科研電子文件歸檔要求，系統(tǒng)實施時應(yīng)采用符合歸檔要求的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和文件格式”。同時，符合國家有關(guān)規(guī)定形成或接收和管理的科研電子文件，可僅以電子形式歸檔保存。單軌制電子文件管理是趨勢所向，我國正朝著獨立地使用電子方式管理和保存檔案的道路前進 [4]。

（三）科研項目電子檔案驗收現(xiàn)實需要

電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件?？蒲须娮訖n案是政府主管部門、主研單位和參研單位研究科學技術(shù)，并在電子設(shè)備工具中產(chǎn)生的文件資料，是科學技術(shù)研究過程中的真實信息記錄，是科研項目驗收環(huán)節(jié)非常關(guān)鍵的組成要素。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代，電子檔案逐漸占據(jù)主導地位，電子檔案的驗收工作將是科研項目或者其他重點建設(shè)項目驗收過程中十分重要的內(nèi)容。與此同時，隨著科研項目數(shù)量不斷攀升，產(chǎn)生了規(guī)模龐大的檔案資料，檔案驗收工作強度和難度加大，電子檔案體量不斷增加。隨著檔案管理系統(tǒng)持續(xù)完善和優(yōu)化，電子檔案驗收具備了現(xiàn)實應(yīng)用的基本條件和系統(tǒng)環(huán)境。做好科研項目電子檔案驗收工作對于整個科研項目意義深遠，可以大幅提高文檔流轉(zhuǎn)效率和驗收效益，快速提升檔案利用服務(wù)水平。因此，現(xiàn)階段如何安全、有效地進行電子檔案驗收工作成為科研項目驗收環(huán)節(jié)中亟待解決的問題。

二、電子檔案驗收的現(xiàn)實問題

信息化時代浪潮席卷各行各業(yè)，新《檔案法》明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，能以電子形式作為憑證使用。社會各界普遍認識到電子檔案正在成為檔案管理的主要載體類型，電子檔案的主體地位將在未來檔案工作中越發(fā)明顯[4]，將是科學研究領(lǐng)域文件類型的形式主體。然而，由于電子檔案尚在規(guī)范化、普及化、推廣化發(fā)展階段，傳統(tǒng)載體檔案特別是紙質(zhì)檔案仍是大量科研項目檔案的主要形式，傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案常出現(xiàn)在同一個科研項目中?？蒲许椖繖n案驗收作為項目結(jié)題驗收前的重要內(nèi)容，檔案單項驗收通過與否關(guān)系著該項目能否順利結(jié)題[5]。科研項目在實施過程中，項目管理部門、科研技術(shù)部門或檔案管理部門都存在一些問題，導致部分科研項目未能一次通過檔案驗收，進而延誤項目的結(jié)題驗收。立足實踐工作，作者梳理了當前科研項目電子檔案驗收存在的四個問題。

（一）電子檔案管理和科研進展不同步

科研項目在立項論證階段、研究實施及過程管理階段、項目驗收或績效評價、成果管理階段產(chǎn)生各類型電子文件。各個階段需要對電子文件及時收集、有序整理、規(guī)范歸檔，形成項目電子檔案。然而，科研項目普遍存在電子檔案收集、整理、歸檔等工作滯后于研究進展，無法與科研項目的研究進度保持同步等問題，導致進展不協(xié)調(diào)，影響項目結(jié)題進程。大型科研項目研究周期長、研究內(nèi)容復雜，產(chǎn)生的檔案文件體量較大，技術(shù)文件、采購文件的歸檔常常滯后于科研進展和項目管理，甚至在項目完成技術(shù)和財務(wù)審計單項驗收之后，依舊遲遲沒有完成電子文件歸檔。檔案監(jiān)督檢查階段或者自查階段發(fā)現(xiàn)完整性和系統(tǒng)性較差的項目檔案，會延遲或取消檔案驗收計劃，耽誤項目檔案驗收的順利推進，嚴重影響最終的項目驗收進程。涉及本系統(tǒng)外參研單位或者參研單位數(shù)量多的科研項目在電子檔案管理和科研進展工作上具有嚴重的不同步現(xiàn)象。

（二）電子檔案管理自身的局限性

現(xiàn)階段，科研項目檔案驗收仍以傳統(tǒng)載體檔案為主體，電子檔案數(shù)量較多的項目逐漸采用電子驗收方式，科研項目電子檔案的管理存在較多問題，一方面涉及電子檔案管理系統(tǒng)，另一方面關(guān)系電子檔案本身。

1. 電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)展不均衡不協(xié)調(diào)

“十三五”以來，國家檔案局致力于推進企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，目前有幾十家單位通過驗收。多數(shù)企業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)尚在探索起步和摸索發(fā)展階段，存在較多問題。一是未建立明確的流程文件和使用說明，電子文件命名、文件夾結(jié)構(gòu)、權(quán)限設(shè)置等方面可能缺乏一致性，導致電子檔案的管理變得混亂且復雜，不利于文件的查找管理和獲取利用。二是應(yīng)用技術(shù)脆弱，隨著技術(shù)的快速更新和持續(xù)迭代，舊系統(tǒng)無法適應(yīng)新技術(shù)的要求，可能增加數(shù)據(jù)丟失或損壞風險。三是缺乏使用培訓和系統(tǒng)指導，發(fā)展不成熟的電子檔案管理系統(tǒng)可能意味著缺乏相關(guān)培訓和技能支持。項目成員可能不了解如何正確使用系統(tǒng)，缺乏檔案管理的優(yōu)良實踐，導致檔案管理系統(tǒng)無法充分發(fā)揮作用。

2. 電子檔案在管理過程中風險性相對較高

（1）電子檔案真實性難以保證。電子檔案在傳輸和遷移過程中，其真實性存在隱患，內(nèi)容可能被篡改，來源可能被偽造，影響檔案的質(zhì)量，進而影響科研項目管理和檔案驗收。

（2）電子檔案存在信息安全隱患。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案的存儲和利用過程容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，或?qū)е聶n案的信息安全問題，引發(fā)科研項目研究內(nèi)容的失泄密風險。

（3）電子檔案存在長期保存和遷移難題。電子檔案需要長期保存，但技術(shù)迭代和設(shè)備更新可能導致存儲介質(zhì)的不匹配，確保電子檔案能夠長期保存并安全有效遷移至新的技術(shù)平臺是一個亟待解決的難題。

（4）電子檔案的可訪問性和可用性問題。檔案的電子化管理應(yīng)當考慮到不同角色和權(quán)限的用戶對檔案的訪問和使用需求，如何確保檔案的可訪問性和可利用性至關(guān)重要，使各級研究和管理人員都能夠及時獲取所需信息。特別是在電子檔案驗收環(huán)節(jié)中，若驗收專家不能正常打開和查閱電子檔案，不僅會質(zhì)疑檔案質(zhì)量，還會對該項目電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性（以下簡稱“四性”）存疑，甚至影響檔案驗收進程。

（三）權(quán)責主體檔案意識有待加強

現(xiàn)階段部分科研項目依舊存在“重技術(shù)輕檔案”的現(xiàn)象，項目人員、科研人員檔案意識比較薄弱。存在科研項目權(quán)責主體認為檔案工作僅在項目檔案單項驗收或結(jié)題驗收時開始，研究過程中項目人員和科研人員較少關(guān)注項目檔案資料的管理，與檔案人員工作交流和業(yè)務(wù)互動不足，通常在檔案驗收關(guān)鍵節(jié)點時才重視檔案工作。權(quán)責主體檔案意識薄弱項主要表現(xiàn)：一是項目人員對項目文件歸檔范圍認識不足，鮮有對項目歸檔文件建立臺賬，且未及時移交給檔案人員；二是在合同執(zhí)行時對供應(yīng)商或采購合同，乙方應(yīng)歸檔的文件清單落實不到位，向檔案部門移交時、檔案監(jiān)督檢查時普遍存在或多或少的文件疏漏項；三是對項目檔案工作的難度認識不到位，預(yù)留給檔案部門準備驗收的時間短、任務(wù)重，檔案驗收準備工作存在不充分的現(xiàn)象；四是對項目及項目檔案相關(guān)規(guī)則和文件掌握不到位，應(yīng)答驗收或?qū)彶閷＜姨釂柋容^被動，在項目合規(guī)性文件的梳理方面還有待進一步強化。

（四）檔案人員信息化理念有待更新

科研項目檔案的“存量數(shù)字化、增量電子化”是不可阻擋的發(fā)展趨勢，未來電子檔案將逐漸占據(jù)檔案驗收主體地位?，F(xiàn)階段，部分檔案管理人員仍舊保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理理念，暫未及時轉(zhuǎn)變和適應(yīng)項目檔案的信息化管理需求，信息化工作理念相對滯后，較難高效地處理電子檔案驗收工作。部分檔案人員對電子檔案相關(guān)的國家標準、行業(yè)標準和政策文件掌握不夠，靈活有效地使用電子檔案管理系統(tǒng)能力較弱，依舊認為傳統(tǒng)載體檔案尤其是紙質(zhì)檔案在安全性、保密性上優(yōu)越于電子檔案，對電子檔案“單套制”理念接受程度較低。此外，還有部分檔案人員認可“雙套制”，要求電子檔案和紙質(zhì)檔案同時保存，不可否認這樣會降低工作效率，會耗費更多的物質(zhì)資源和人力成本，影響檔案信息化建設(shè)發(fā)展速度。

三、 電子檔案驗收環(huán)節(jié)優(yōu)化對策

（一）建立健全電子檔案驗收體系標準

現(xiàn)階段，科研項目檔案驗收的依據(jù)支撐文件有《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（國家檔案局 科學技術(shù)部令 第15號）、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號）、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）、《科學技術(shù)研究項目檔案管理規(guī)范》（DA/T2-2023）等。科研項目數(shù)量多、項目渠道豐富多維，未來進行電子檔案驗收是大勢所趨，建立健全電子檔案驗收環(huán)節(jié)的體系標準是當務(wù)之急。國家檔案局應(yīng)當逐步牽頭制定統(tǒng)一的電子檔案驗收標準，科研單位應(yīng)根據(jù)項目需要，制定更有針對性的科研項目電子檔案驗收管理規(guī)范。通過明確標準，可以確?？蒲许椖吭跈n案驗收環(huán)節(jié)中有應(yīng)遵循的規(guī)則和要求，避免各自為政、各不相同的情況。這不僅有助于提高整體驗收效率，還有利于保障電子檔案的“四性”。進一步落實具體的驗收方法、程序以及業(yè)務(wù)操作也將是必要的，以確保驗收的每個環(huán)節(jié)都得到妥善的管理和監(jiān)督。通過完善驗收環(huán)節(jié)體系標準和規(guī)范，科研項目電子檔案的“四性”得以保障，有效提升科研項目檔案的整體驗收質(zhì)量。這一舉措將有助于科研單位更好地掌握科研項目的信息，加強各個環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)與配合，進而確?？蒲许椖磕軌虬磿r、高質(zhì)量地完成。通過加強對電子檔案驗收的規(guī)范性管理，科研院所能夠更好地應(yīng)對日益復雜的項目管理挑戰(zhàn)，為我國各項科技事業(yè)的高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展提供堅實的檔案支撐。

（二）優(yōu)化電子檔案管理方式

隨著電子檔案指數(shù)級產(chǎn)生，檔案部門接收和長期保存電子檔案的工作面臨巨大挑戰(zhàn)，優(yōu)化電子檔案管理方式是新時代檔案工作直面的問題和挑戰(zhàn)。電子檔案的“四性”離不開電子檔案管理系統(tǒng)的功能完整性、運行穩(wěn)定性，國家發(fā)布《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）、《電子檔案證據(jù)效力維護規(guī)范》（DA/T 97-2023，于2023年12月1日起實施）等規(guī)范標準文件，相關(guān)業(yè)務(wù)人員通過學習此類檔案標準，探索研究優(yōu)化電子檔案的管理措施路徑，指導實際科研項目電子檔案驗收工作，改進與完善企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，從硬件、軟件維度進行技術(shù)基礎(chǔ)支撐。一方面，需要有關(guān)部門在電子檔案管理系統(tǒng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面加大資金投入和技術(shù)支持，以具備契合單位實際科研生產(chǎn)工作所用的服務(wù)器、計算機等設(shè)施，以便優(yōu)化電子檔案管理硬件環(huán)境。另一方面，需要部署網(wǎng)絡(luò)安全防護措施，如采用防火墻技術(shù)、加密技術(shù)等，以限制未經(jīng)授權(quán)的訪問，保障電子檔案的可用性和安全性。同時需要完善電子檔案管理系統(tǒng)的流程文件和使用說明，加強電子檔案管理系統(tǒng)的培訓學習。

（三）提升檔案部門項目參與度

提升檔案部門在科研項目中的參與度是實現(xiàn)電子檔案管理有效運行的關(guān)鍵步驟。檔案工作貫穿于科研項目的全生命周期，始于項目論證立項階段，并不隨著項目結(jié)題驗收而結(jié)束，還將為后續(xù)項目提供利用和參考價值，毫無疑問檔案資料是科研項目中不可或缺的關(guān)鍵要素。項目管理部門、科研部門應(yīng)與檔案管理部門緊密合作，確保電子檔案的收集、整理、歸檔等管理工作得到有效執(zhí)行和落實，推動科研項目順利完成電子檔案驗收和結(jié)題驗收[6]。檔案部門還應(yīng)對項目人員提供針對性的培訓和業(yè)務(wù)指導，確?？蒲许椖咳藛T具備必要的檔案管理知識和文件歸檔意識。

（四）提升業(yè)務(wù)人員檔案信息化素養(yǎng)

信息化技術(shù)發(fā)展迅猛，電子檔案將成為檔案管理的主體。無論是檔案人員、項目人員還是科研人員都應(yīng)該加強學習檔案信息化知識，培養(yǎng)檔案信息化意識，提升檔案信息化素養(yǎng)。通過系統(tǒng)學習檔案行政規(guī)范性文件、國家標準、檔案標準，針對性學習特定行業(yè)檔案標準和檔案管理辦法，強化培養(yǎng)檔案信息化意識，增加對電子檔案管理的認知。單位可以組織有關(guān)電子檔案的專項培訓，制定檔案信息化學習計劃，邀請檔案資深專家講座，各檔案部門同事可以相互交流業(yè)務(wù)，在工作實踐中不斷加深對電子檔案管理的認識和理解，提升檔案人員信息化素養(yǎng)和業(yè)務(wù)工作能力，培養(yǎng)檔案信息化高素養(yǎng)的人才梯隊。

四、結(jié)語

科研項目電子檔案管理貫穿項目全生命周期，為科研項目驗收環(huán)節(jié)提供有力文件支撐，為后續(xù)項目研究提供便利的檔案資源利用渠道。毋庸置疑，未來電子檔案驗收將占科研項目檔案驗收更大的比重，需要我們足夠重視電子檔案管理和電子檔案驗收，做好電子檔案驗收工作將高效賦能科研項目研究，持續(xù)為科學研究提供豐富的知識服務(wù)和信息資源支撐，助力檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻：

[1]習近平.高舉中國特色社會主義偉大旗幟 為全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家而團結(jié)奮斗——在中國共產(chǎn)黨第二十次全國代表大會上的報告[M].北京：人民出版社，2022.

[2]國家檔案局.中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[EB/OL].[2023-8-6]. https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[3]中華人民共和國國家檔案局官方網(wǎng)站.法規(guī)標準庫檔案標準庫[EB/OL].[2023-8-8]. https：//www.saac.gov.cn/daj/gjbz/dabz_list.shtml.

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[5]姚雪琴，岳振興.核電項目檔案驗收準備工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（23）：119-120.

[6]杜琳，胡奎.項目檔案驗收中的常見問題及應(yīng)對措施[J].檔案天地，2022（1）：55-58.

作者單位：中國核動力研究設(shè)計院