企業(yè)檔案安全文化建設(shè)的必要性及實施對策

在社會檔案意識不斷提高的背景下，企業(yè)逐漸認(rèn)識到檔案資源具備不可替代的重要作用。企業(yè)檔案作為企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理過程中生成的最具保存和查考價值的信息資源，是對企業(yè)發(fā)展沿革、生產(chǎn)運(yùn)營等多方面信息的記錄，是企業(yè)信息資源與知識資源的關(guān)鍵組成。近年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展與企業(yè)的轉(zhuǎn)型變革，企業(yè)檔案不僅面臨著傳統(tǒng)環(huán)境下的各類安全問題，也面臨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)下各類新技術(shù)應(yīng)用為企業(yè)檔案安全管理帶來的挑戰(zhàn)。在企業(yè)檔案面臨的安全風(fēng)險中，刨除網(wǎng)絡(luò)安全因素外，最關(guān)鍵的就是檔案工作人員自身的安全意識不足或采取的不安全行為等。因此，企業(yè)有必要基于“以人為本”的理念，將檔案安全工作提升至文化層面，加強(qiáng)重視，將其視為促進(jìn)企業(yè)檔案室樹立“安全文化形象”的重要手段，從精神文化、制度文化、行為文化、物質(zhì)文化等多個視角開展檔案安全文化的建設(shè)工作。

一、企業(yè)檔案安全文化建設(shè)的必要性

1.我國檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的必然需要。我國檔案工作任務(wù)要筑牢安全防線，對于檔案工作而言，檔案安全是生命線，各級檔案部門必須重視起檔案安全工作，持之以恒緊抓安全工作，以保證檔案的萬無一失。長久以來，保證檔案實體與內(nèi)容的安全一直都是我國檔案事業(yè)發(fā)展的前提條件和基礎(chǔ)保障，企業(yè)檔案作為國家檔案資源中的重要組成之一，促進(jìn)企業(yè)檔案完全工作的開展，強(qiáng)化檔案安全文化建設(shè)，既是我國國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的有力支撐，也是奠定國家檔案事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。鑒于此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在檔案工作計劃中納入檔案安全文化建設(shè)，從精神、行為、制度、物資、技術(shù)等多個方面對其進(jìn)行重點關(guān)注，以加快檔案全文化的建設(shè)進(jìn)程，從而滿足企業(yè)對檔案實體及信息的安全需求，更好地完成國家下發(fā)的檔案工作任務(wù)，助推我國檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。

2.企業(yè)檔案工作實踐的必然選擇。在企業(yè)檔案工作中筑牢檔案安全防線始終是第一前提，而檔案安全文化建設(shè)則是利用文化的力量為檔案安全提供必要保障。企業(yè)檔案在改善企業(yè)經(jīng)營管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、維護(hù)合法權(quán)益、增加經(jīng)濟(jì)收益等多個方面都具有不可替代的優(yōu)勢，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、研發(fā)和服務(wù)等活動的重要數(shù)據(jù)支持，也是企業(yè)開展業(yè)務(wù)的“指路明燈”，是實現(xiàn)科學(xué)決策的重要依據(jù)。只有在確保檔案實體與內(nèi)容安全的基礎(chǔ)上，企業(yè)檔案工作才能順利開展，而檔案安全文化建設(shè)則是其中的重要途徑。同時，企業(yè)檔案工作的開展離不開人的參與，檔案工作人員對安全的認(rèn)知會直接影響檔案安全工作開展的效果，正確地認(rèn)知有利于檔案安全工作的成功，反之則會致使檔案安全工作走向歧途。而檔案安全文化建設(shè)則將檔案安全問題提升至文化層面，以文化引導(dǎo)檔案工作人員樹立正確的檔案安全意識，培養(yǎng)檔案工作人員的安全態(tài)度、安全價值觀和安全道德等，全方面提升檔案工作人員的安全工作能力。

3.企業(yè)文化建設(shè)發(fā)展的必然方向。從本質(zhì)來看，企業(yè)文化屬于企業(yè)擁有的一種無形資產(chǎn)，有助于企業(yè)核心競爭力的提升，在良好的企業(yè)文化氛圍下，企業(yè)員工的使命感、歸屬感和責(zé)任感均能得到有效激發(fā)，促使員工之間的凝聚力不斷增強(qiáng)，最大限度上發(fā)揮員工的主觀能動性，從而使員工在潛移默化中為提升企業(yè)的軟實力而奮斗。在企業(yè)文化建設(shè)過程中檔案具有十分重要的地位與作用，其作為對企業(yè)發(fā)展歷程和經(jīng)營管理的記錄，是建設(shè)企業(yè)文化的重要載體，也是促進(jìn)文化交流的重要媒介。現(xiàn)階段，企業(yè)檔案管理全過程難以實現(xiàn)絕對性的安全，而企業(yè)檔案安全文化建設(shè)工作則能有效提升檔案工作人員的安全意識和素養(yǎng)，引導(dǎo)其在日常工作中加強(qiáng)對檔案安全問題的重視，關(guān)注可能造成檔案安全問題的內(nèi)外部因素，盡可能將檔案安全問題的負(fù)面影響降至最低，從而貫徹落實“安全第一，預(yù)防為主”的指導(dǎo)方針，切實保證檔案安全，進(jìn)而為企業(yè)文化建設(shè)提供更好的服務(wù)。

二、企業(yè)檔案安全文化建設(shè)面臨的主要問題

1.企業(yè)檔案安全制度文化建設(shè)水平較低。首先，企業(yè)檔案安全保護(hù)制度不健全。一套完善、規(guī)范的制度有助于檔案安全管理向著系統(tǒng)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，能夠涉及檔案安全管理中的所有環(huán)節(jié)，不僅能夠?qū)n案工作人員的行為予以規(guī)范，避免做出不安全的行為，還能促進(jìn)企業(yè)檔案工作的高效運(yùn)營。但目前，企業(yè)對檔案安全制度的重視程度不足，檔案安全制度基礎(chǔ)十分薄弱，現(xiàn)有制度體系的系統(tǒng)性和整體性不足，嚴(yán)重影響檔案安全文化建設(shè)的制度環(huán)境與宣傳效果。其次，缺少檔案安全監(jiān)督評價機(jī)制。檔案安全監(jiān)督評價機(jī)制是一種能夠起到約束作用的“軟文化”，目前我國多數(shù)企業(yè)已經(jīng)在安全生產(chǎn)等方面建立了完善的制度，但涉及檔案安全的監(jiān)督評價機(jī)制卻普遍缺乏，致使企業(yè)檔案安全管理工作無法得到有效的監(jiān)督和反饋，影響工作效果。企業(yè)有必要建立合理、嚴(yán)格的檔案安全監(jiān)督評價機(jī)制，明確各崗位職責(zé)，從安全管理成效、工作人員安全行為、安全技術(shù)應(yīng)用等多個方面進(jìn)行綜合考量，從而確保檔案安全文化建設(shè)工作的順利開展。最后，檔案安全考評制度的細(xì)化程度不足。在企業(yè)檔案安全管理工作中，安全考評制度發(fā)揮著重要的激勵作用。目前企業(yè)針對激勵機(jī)制的研究與應(yīng)用多在工作人員績效考核上，在檔案安全管理中的應(yīng)用極少，導(dǎo)致企業(yè)檔案安全管理工作缺少約束，易出現(xiàn)不安全因素，從而為企業(yè)檔案帶來安全隱患。

2.企業(yè)檔案安全文化建設(shè)氛圍欠佳。一方面，企業(yè)管理層對檔案安全管理工作不重視，對檔案安全文化建設(shè)氛圍的營造有所忽視。雖然目前越來越多的企業(yè)逐漸重視起檔案安全管理，但對于部分小微企業(yè)而言，其更重視生產(chǎn)營利，在檔案工作方面的各項投入明顯不足，致使檔案安全管理和其他業(yè)務(wù)部門的安全管理相比存在顯著差異。另一方面，企業(yè)針對檔案安全文化建設(shè)的宣傳不力，企業(yè)內(nèi)部員工缺少對檔案安全文化的正確認(rèn)知，存在很多員工錯誤認(rèn)為檔案安全文化建設(shè)是企業(yè)檔案安全精神文化建設(shè)，將其視為“形式化”工作，這種認(rèn)知上的不充分與不全面，致使企業(yè)員工難以從發(fā)展性和系統(tǒng)性的角度正確看待檔案安全文化建設(shè)工作。同時，受企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型與發(fā)展的影響，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案安全管理模式已經(jīng)無法應(yīng)對企業(yè)內(nèi)外部面臨的嚴(yán)峻考驗，員工對檔案安全文化的狹義理解必然遠(yuǎn)不足以支持企業(yè)檔案工作的發(fā)展，必須要求員工能夠從廣義的視角看待和理解檔案安全文化，并將檔案安全意識和精神具化到自身行動上，貫徹落實檔案安全管理工作。可見，企業(yè)應(yīng)當(dāng)大力宣傳檔案安全文化建設(shè)工作，逐步調(diào)整員工的認(rèn)知結(jié)構(gòu)，以保證檔案安全文化的作用得到充分發(fā)揮。

3.企業(yè)檔案安全文化建設(shè)的結(jié)構(gòu)失衡。一方面，企業(yè)檔案安全文化建設(shè)中的人員配備失衡。不同企業(yè)在檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)上也有所不同。部分企業(yè)的檔案專業(yè)人員、技術(shù)人員和安全管理人員配備較差，行動力不足，致使企業(yè)成立專門的檔案安全文化建設(shè)小組受到擱置。同時，很多企業(yè)也沒有配備具有計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的檔案工作人員。這些問題的存在導(dǎo)致在發(fā)生檔案安全問題時，無法及時派出專人解決，也難以在事后對相關(guān)者進(jìn)行追責(zé)，從而為檔案工作埋下諸多安全隱患。另一方面，企業(yè)檔案安全文化建設(shè)與外部力量結(jié)構(gòu)參與之間出現(xiàn)失衡。現(xiàn)階段，部分企業(yè)受傳統(tǒng)以盈利為主要目標(biāo)的觀念影響，導(dǎo)致對檔案安全文化建設(shè)工作存在錯誤理解，認(rèn)為其僅需檔案部門或安全管理部門介入即可，無需外界力量參與。在一定程度上，企業(yè)對外部力量參加檔案安全文化建設(shè)的忽視，會導(dǎo)致人才培養(yǎng)部門、應(yīng)急管理部門和文化宣傳部門等難以滲透到檔案安全文化建設(shè)之中，不僅會影響企業(yè)員工對檔案安全文化的認(rèn)同，還會對建設(shè)進(jìn)程有所限制。

4.企業(yè)檔案安全文化建設(shè)的物資有限。一方面，物質(zhì)環(huán)境不僅是影響企業(yè)員工思想觀念的關(guān)鍵要素，也能對員工自身的行為活動起到改造作用，可見，檔案安全物質(zhì)環(huán)境的優(yōu)劣會對企業(yè)員工的觀念與行為造成直接影響。但目前多數(shù)企業(yè)對檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入不足，難以為員工營造一個良好的檔案工作環(huán)境，必然會影響員工對檔案安全工作重要性的認(rèn)知，無法充分調(diào)動起員工的檔案安全意識，難以實現(xiàn)員工檔案安全專業(yè)能力的有效提升，也不易引導(dǎo)員工在檔案安全文化建設(shè)工作中的自主參與。另一方面，國家檔案工作開展有檔案干部教育機(jī)構(gòu)作為支撐，但企業(yè)檔案工作卻缺少專業(yè)性的安全文化培訓(xùn)平臺。在這樣的背景下，企業(yè)雖然會組織有關(guān)檔案工作的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育計劃，但并沒有將重點放在檔案實體和信息安全方面，這些培訓(xùn)活動雖然為企業(yè)檔案工作人員提供了教育平臺，但針對檔案安全主題的培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)置有限，加之企業(yè)培養(yǎng)檔案安全人才的數(shù)量也十分有限，致使多數(shù)檔案工作人員難以參與到高水平的培訓(xùn)活動之中。

三、企業(yè)檔案安全文化建設(shè)的實施對策

1.企業(yè)檔案安全精神文化建設(shè)對策。企業(yè)檔案安全精神文化建設(shè)能夠充分發(fā)揮文化的“教化”作用，提高企業(yè)員工的安全價值觀、情感與行為表現(xiàn)。首先，企業(yè)要強(qiáng)化檔案安全管理工作的影響力，引導(dǎo)員工樹立正確的安全意識。利用榜樣的示范、引領(lǐng)作用，借助對典型榜樣的選拔、宣傳與推廣，以先進(jìn)引領(lǐng)后進(jìn)，強(qiáng)化檔案安全管理影響力。同時，依照工程實際情況，大力宣傳有關(guān)檔案安全管理的先進(jìn)典型與工作經(jīng)驗，營造“學(xué)先進(jìn)、促先進(jìn)”的文化氛圍，深化員工對檔案安全的認(rèn)知與理解，實現(xiàn)對檔案安全精神文化的培育。同時，企業(yè)要確保檔案安全管理工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任落實到人，充分發(fā)揮主管部門領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，實施“逐級管理、群策群防”的模式，在調(diào)動全體員工參與檔案安全管理工作積極性的同時，持續(xù)提升檔案安全管理的影響力。其次，企業(yè)要推動檔案安全宣傳的向心力，以宣傳教育為先導(dǎo)，充分利用線上與線下的雙媒介，促使檔案安全意識深入人心。企業(yè)可以組織檔案工作人員在線下對有關(guān)檔案安全的制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行專題學(xué)習(xí)，并借助微信公眾號等形式在線上加強(qiáng)對檔案安全知識的宣傳。企業(yè)也可以借助特殊的時間節(jié)點開展以檔案安全文化建設(shè)為主題的宣傳工作，如“國際檔案日”、“安全生產(chǎn)月”等，從而強(qiáng)化企業(yè)員工的檔案安全意識，營造積極的檔案安全精神文化氛圍。

2.企業(yè)檔案安全制度文化建設(shè)對策。企業(yè)檔案安全文化建設(shè)離不開制度保障。首先，企業(yè)需要對檔案安全制度予以完善。企業(yè)檔案部門應(yīng)能夠傳統(tǒng)環(huán)境和信息環(huán)境兩個角度對檔案安全制度進(jìn)行完善的制定，在傳統(tǒng)環(huán)境方面，應(yīng)做好防盜、防火、防潮、防蟲、防高溫等措施，詳細(xì)分析會對檔案安全造成影響的人為與自然因素，結(jié)合相關(guān)規(guī)范性文件和企業(yè)發(fā)展實情對檔案安全制度進(jìn)行制定。而在信息環(huán)境方面，企業(yè)則應(yīng)在信息技術(shù)安全的基礎(chǔ)上，主要從檔案的收集、保管和利用三個方面制定檔案信息安全制度，保證檔案的完整性與真實性。其次，企業(yè)需要對檔案安全文化建設(shè)的監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行構(gòu)建，并以制度的形式對責(zé)任予以明確，從而通過制度文化實現(xiàn)對檔案安全文化建設(shè)工作的約束與規(guī)范。企業(yè)所構(gòu)建的監(jiān)督機(jī)制不僅要符合實際檔案工作的開展情況，還要與企業(yè)其他安全管理制度相適配。同時，企業(yè)構(gòu)建的監(jiān)督機(jī)制要具有較強(qiáng)的可操作性，具有雙向約束作用，在督促員工自律的基礎(chǔ)上強(qiáng)化他律，并激勵企業(yè)管理者以身示范，充分發(fā)揮出管理層的監(jiān)督作用。最后，企業(yè)還應(yīng)對哦檔案安全文化建設(shè)的評價標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，從多個方面對檔案文化建設(shè)工作進(jìn)行高效且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑u估。企業(yè)設(shè)置的評價指標(biāo)應(yīng)涉及檔案安全工作的全流程，囊括工作目標(biāo)、環(huán)境、人員、技術(shù)、設(shè)備、合作等多個方面。并保證評價指標(biāo)與企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)趨勢相適應(yīng)，加強(qiáng)對電子文件前端控制、線上歸檔和安全性檢測等方面評價的重視。

3.企業(yè)檔案安全行為文化建設(shè)對策。企業(yè)檔案安全行為文化主要分為企業(yè)的管理行為以及員工的工作行為。一方面，從企業(yè)管理行為角度來看，企業(yè)要成立專門的檔案安全文化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，利用領(lǐng)導(dǎo)的安全心理與行為來帶動員工執(zhí)行力的提升。在此過程中，企業(yè)需要對具體的工作責(zé)任進(jìn)行劃分并落實，可以指派安全部門負(fù)責(zé)人作為領(lǐng)導(dǎo)小組的組長，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌工作，由檔案室負(fù)責(zé)人作為副組長，由于對企業(yè)檔案工作狀況較為了解，有助于檔案安全文化建設(shè)各層級工作的順利開展。由企業(yè)內(nèi)部各部門派出相應(yīng)的員工作為組員，主要負(fù)責(zé)檔案安全文化建設(shè)各項工作的落實。企業(yè)通過對參與領(lǐng)導(dǎo)小組中所有成員工作職責(zé)的明確，能夠確保整個檔案工作的安全性。另一方面，從員工工作行為角度來看，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作人員的安全教育和技能培訓(xùn)。企業(yè)可以組織入職培訓(xùn)，由專職的檔案工作人員向入職者講解本企業(yè)的檔案管理制度，并利用案例法引導(dǎo)入職者樹立正確的檔案安全意識，盡快地完成角色變化，使檔案安全文化滲透到員工精神之中。此外，企業(yè)可以在日常檔案工作中開展安全管理和保護(hù)技能培訓(xùn)，邀請領(lǐng)域內(nèi)的專家進(jìn)行培訓(xùn)，要求企業(yè)內(nèi)的專、兼職檔案工作人員以及安全管理相關(guān)部門的人員悉數(shù)參加，從而強(qiáng)化檔案公開工作人員的安全意識，自覺規(guī)范自身行為，避免發(fā)生檔案安全事故。

4.企業(yè)檔案安全物質(zhì)文化建設(shè)對策。檔案安全物質(zhì)文化是企業(yè)檔案安全文化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。首先，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)有關(guān)檔案安全的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大在檔案庫房及相關(guān)附屬設(shè)施建設(shè)的資金投入，確保基礎(chǔ)設(shè)施滿足防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫等要求，進(jìn)一步提高檔案安全管理水平。同時，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中要加強(qiáng)對新型安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，例如，以引進(jìn)人工智能技術(shù)，借助其較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和預(yù)測能力實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)攻擊安全事件的預(yù)警，并及時采取阻斷措施。其次，企業(yè)可以對檔案工作環(huán)境進(jìn)行分階段的優(yōu)化。第一階段先加大資金投入，完善檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備，營造有專人管理和負(fù)責(zé)的檔案安全環(huán)境；第二階段應(yīng)適當(dāng)增加薪酬，避免檔案工作人員出現(xiàn)流失，關(guān)注對技能型人才的招募與激勵，營造一種和諧且富有激情的環(huán)境；第三階段，企業(yè)可以建立所有檔案安全問題的臺賬，營造一種井然有序的環(huán)境氛圍。再其次，企業(yè)要加強(qiáng)對檔案安全品牌形象的打造。企業(yè)可以深入了解企業(yè)的真實需求和員工意見，基于自身豐富的館藏檔案資源，對企業(yè)安全生產(chǎn)及發(fā)展的脈絡(luò)進(jìn)行分析，并借此深化對檔案資源的利用，基于“以人為本”的理念，打造檔案安全文化展覽室、文化長廊等實體空間，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案向安全文化產(chǎn)品的轉(zhuǎn)化，通過檔案資源與物質(zhì)實體的結(jié)合，營造出更具可視化和參與性的檔案安全文化氛圍。

四、結(jié)語

企業(yè)檔案安全文化建設(shè)工作的總體思路應(yīng)適應(yīng)國家檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要，適應(yīng)企業(yè)檔案工作實踐發(fā)展的需要，適應(yīng)企業(yè)文化建設(shè)的需要。企業(yè)檔案安全文化建設(shè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀與特點，持續(xù)完善檔案文化建設(shè)過程中的各個要素，做到責(zé)任到人、措施到位、激勵到位，以此確保企業(yè)檔案安全文化建設(shè)工作的順利、有序進(jìn)行。