有一種管理方式叫少開會

被臨時邀約的頭腦風(fēng)暴會、下班前被通知的溝通會、被冠以傳播企業(yè)文化的“洗腦會”……職場人每天被各種各樣的會議所困擾，有時候不得不白天開會，晚上加班。

但站在公司的角度而言，開好會又很重要，因為開會是落實計劃的關(guān)鍵點。

其實，大家厭煩的不是會議本身，而是無效、浪費時間的會議。

已經(jīng)有不少文章從會議組織者的角色，去探討如何高效地開好一個會。但會議不僅是公司的溝通形式，更是推進戰(zhàn)略落地的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，我將從公司的角度來探討：公司每年有哪些標準的會議要開，如何把這些標準的會議開好。

開會的成本是多少？

任正非曾在一次內(nèi)部會上說：不斷地開會，是管理幼稚的表現(xiàn)。“開會來一大堆人，無關(guān)的人也要陪會，這樣我們的糧食就產(chǎn)少了，所以貢獻就小了。”

確實，中國人特別喜歡開會，很多領(lǐng)導(dǎo)可以稱之為“會長”，幾乎天天都在開會。但各位管理者有沒有算過一筆賬，企業(yè)每年花在開會上的時間有多少天？

一年365天，真正的工作日也就220天左右。這220天中，我們有多少天在開會呢？可以扳著手指頭來算一筆賬。我們通常認為：

參加會議的成本=人均日工資×人數(shù)×4

為什么會列這個公式呢？因為工資通常占到產(chǎn)值或者銷售額的20%～25%。如果公司一年營收1億元，發(fā)工資大約會占到一兩千萬元。如果30個人開會，什么都不算，一天就花了8萬塊錢。

所以，開會的成本是極高的。

企業(yè)一年中平均有多少天在開會呢？我們先從必需的會議說起。

按照年會三天、月會一天、周會半天的標準來算，也就差不多20多天，再加上其他零零散散的專題協(xié)調(diào)會，按四天來算，一年的會議天數(shù)原則上不會超過30天。一個高效的組織，標準的會議就這么多。

但現(xiàn)在很多企業(yè)面臨的問題是：開會的時間加起來遠遠超過30天，可以說大部分時間都在開會。

為什么會這樣呢？為什么企業(yè)平時要開那么多協(xié)調(diào)會，而且大部分都是臨時發(fā)起的？我的答案是因為標準的會議沒開到位，大量的零零碎碎的會議“議而不決，決而無果，果而無行，行而無終”，反復(fù)開，反復(fù)開。

如果標準的會議開不出效果來，不能有效地指導(dǎo)行動，就需要大量的其他會議來填充。

所以，我們的重點是要把關(guān)鍵的會開好。

企業(yè)關(guān)鍵的會有哪些？

如果必須要開會，我們到底應(yīng)該開哪些會呢？

我們稱之為“四大會議”：

第一個是年度目標分解會，第二個是月度經(jīng)營分析會，第三個是月度計劃分解會，第四個是每周計劃復(fù)盤會。

簡單來說：年會就是戰(zhàn)略共識、關(guān)鍵舉措、年度預(yù)算；月會就是問題分析、策略分析、計劃調(diào)整；周會就是工作啟動、工作停止、工作繼續(xù)。年度目標分解會大約會花費2～3天，但大家通常會用少則一個禮拜，多則幾個月的時間來做準備。

月度經(jīng)營分析會和月度計劃分解會，大約占用每月1～2天時間。當然，有些層級比較少的公司，通常會把這兩個會放在一起開。此外，每周計劃復(fù)盤會通常會占到半天到一天的時間，周計劃復(fù)盤會很重要，是抓落地的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1.年度目標分解會

一般會圍繞五個關(guān)鍵詞來達成共識：戰(zhàn)略、結(jié)果、驅(qū)動、策略、預(yù)算。

① 戰(zhàn)略。澄清戰(zhàn)略關(guān)系，戰(zhàn)略關(guān)系，就是誰驅(qū)動誰，比如是銷售驅(qū)動生產(chǎn)，還是生產(chǎn)驅(qū)動銷售，還是市場驅(qū)動銷售，或者銷售驅(qū)動市場？這被稱為戰(zhàn)略關(guān)系。

② 結(jié)果。部門的結(jié)果就是梳理部門的生意模式，即每個部門都把自己當成公司請來的外包團隊，要思考自己提供的產(chǎn)品是什么，客戶是誰，交付標準等等，并且要對此做好明確的定義。

③ 驅(qū)動。設(shè)計驅(qū)動公式、選擇驅(qū)動要素、測量驅(qū)動數(shù)據(jù)，為什么要做這個驅(qū)動公式呢？因為部門生意模式發(fā)生變化，驅(qū)動公式、驅(qū)動要素就會跟著變化。

④ 策略。驅(qū)動要素發(fā)生變化，策略就會跟著變化。我們要圍繞問題分析原因、策略組合、制定方案。

⑤ 預(yù)算。當方案變了，預(yù)算也就跟著變了。

在這個過程中，很多人會想到的問題是初始年往往缺乏數(shù)據(jù)，所以無從下手。但我們總是要有一個初始年，先解決有沒有的問題，再解決準不準的問題。

在第一年、第二年里不要糾結(jié)于數(shù)據(jù)準確不準確，不準確總比沒有好，我們先從有沒有開始做起。

2.月度經(jīng)營分析會

主要圍繞三個關(guān)鍵詞：問題、原因和策略。

第一，找出問題。在開月度經(jīng)營分析會的時候，首先是對標愿景值、現(xiàn)狀值和計劃值，然后找出偏差。愿景值是年底希望達成的數(shù)據(jù)，現(xiàn)狀值就是實際值，計劃值就是本月希望和計劃要達到的數(shù)據(jù)。

第二，分析原因。找出關(guān)鍵的問題后，開始分析原因，找邊界、找數(shù)據(jù)、找原因。

第三，討論策略，根據(jù)原因討論、優(yōu)化策略，最后形成策略組合。

月度經(jīng)營分析會，原則上來講是一個研討會，企業(yè)管理者一定不能把它開成一個一言堂的會議。既然是研討會，那么會議的形式、策略、手段、工具都不一樣。

首先它得是開放式的座位，而不是圓桌式。最好是要帶白板，或者是大白紙，三種顏色的白板筆，以及即時貼等等。所有跟頭腦風(fēng)暴有關(guān)的這些工具都得準備，這樣才能提升會議效率。

如果月度經(jīng)營分析會開成了“一言堂”，就起不到實際效果。因為會議當中90%以上的時間，是用于原因和策略分析的，而不是僅僅是為了宣貫，所以要營造出研討的氛圍。

3.月度計劃分解會

月度計劃分解會同樣會圍繞三個關(guān)鍵詞：問題、策略和計劃。

除了通過數(shù)據(jù)對比界定問題之外，還要給下面的員工團隊去宣貫，為什么要優(yōu)化這個策略，這個策略要達到什么成果？然后開始分解策略的步驟，描述產(chǎn)出、分解到人、分解到時間，從而形成計劃。

對重點任務(wù)要做風(fēng)險分析，并且制定預(yù)案，同時要確定啟動的標志。在月度計劃分解會當中，每個計劃步驟寫完之后，都要反復(fù)地問自己，我們這些計劃做完了，這個目標是不是一定能實現(xiàn)？前面那個問題是不是一定能解決？

如果心里沒底，說明這當中存在風(fēng)險，要把這些風(fēng)險點全部羅列出來，并進行風(fēng)險評估。

4.周會

周會就是要回答上周應(yīng)該做什么，實際做了什么？下周哪些事要開始做？哪些事要停止做，哪些事要繼續(xù)做。每個團隊每周都要梳理一下計劃。

到了周計劃里，就再也不能提“計劃趕不上變化”了。周計劃里排出來的計劃，原則上都要能做到。如果沒有做到，只能說明一點，你沒有全力以赴。周計劃就是要抓落實，說到做到。

周會是年度計劃落地的最后一公里。很多時候，所謂的目標達成疲軟就表現(xiàn)在“最后一公里”。作為管理者，一定要嚴格盯緊“周計劃”，一追到底、一查到底。

企業(yè)需要把組織的所有會議形成一套標準體系，每年、每個月、每周、每天要開什么會，甚至應(yīng)該怎么主持、做哪些記錄等等，都要形成標準化文件，變成常規(guī)動作。

如何評估行動計劃的有效性？

會議取得的成效如何，很大程度上在于計劃的有效性。我們怎么評估行動計劃的有效性呢？

如果你是部門管理者，以后看到下屬寫的計劃，你只要問一句話：以上這些計劃都做完了，前面那個問題能解決嗎？

對方通常會說：應(yīng)該還可以，只不過……只不過如果員工能力不行怎么樣，如果競爭環(huán)境發(fā)生變化怎么樣……

你就可以繼續(xù)問：競爭環(huán)境發(fā)生變化你會怎么做？這是在倒逼員工進行基于風(fēng)險的預(yù)案。

因為很多人在計劃做完之后，在執(zhí)行的過程中，經(jīng)常把計劃完不成歸結(jié)于一句話：“計劃趕不上變化”。這不是計劃趕不上變化，而是在計劃當中沒有充分考慮到變化，說明計劃做得不夠充分。

我們是不是進行了充分的風(fēng)險評估？風(fēng)險評估包括兩方面：一是評估風(fēng)險發(fā)生的可能性，二是一旦風(fēng)險發(fā)生，對我們解決問題的殺傷力有多強。

最大的風(fēng)險點需要去做預(yù)案，比如說：要舉辦一個200人的戶外活動，現(xiàn)在還有半個月的時間，它最大的風(fēng)險是什么？

其中一個風(fēng)險就是下雨。請問下雨的概率高不高，你要去比對，過去5—10年中在這個季節(jié)，這個地區(qū)，這一天下雨的概率有多少。

除此之外，一旦下暴雨，對這個活動的殺傷力有多大？你一旦形成的風(fēng)險等級很高，就說明你必須做預(yù)案了，比如說人手一個雨披、備選室內(nèi)場地等等。如果沒有這些預(yù)案，風(fēng)險就太大了。

為了保證計劃的有效性，管理者要不斷地反復(fù)問員工：這些計劃寫完了，能保證完成嗎？迫使員工不斷地修改完善計劃，整個過程是在幫助他理清楚思路、做好過程管控、并把各種有可能出現(xiàn)的意外，盡可能考慮進去。

現(xiàn)實生活中，不少領(lǐng)導(dǎo)都是老好人，平時工作很好講話。員工說：領(lǐng)導(dǎo)，這個計劃你看一下。領(lǐng)導(dǎo)就說：可以，先做吧。但很有可能的結(jié)果是，員工說：領(lǐng)導(dǎo)在你的英明領(lǐng)導(dǎo)下，我的事沒干成，我都跟你匯報過的。

這是領(lǐng)導(dǎo)的標準太低了。

月會多流汗，市場少丟人

從具體的操作層面而言，作為部門負責(zé)人，應(yīng)該如何在月度經(jīng)營分析會上進行匯報呢？建議匯報內(nèi)容可以從以下這些問題入手：

圍繞公司戰(zhàn)略目標以及本年度的目標，我們部門將承擔(dān)哪些結(jié)果指標？

圍繞這些結(jié)果指標，它的過程要素分別是哪些？

到年底應(yīng)該完成多少，到今天為止已經(jīng)完成多少？哪些已經(jīng)超額完成？哪些差距比較大？

圍繞偏差較大的問題，我們經(jīng)過分析，關(guān)鍵原因分別如下，接下來我們將采取哪些策略去應(yīng)對這個問題？

我將安排哪些同事做哪些具體的工作。如果他們能夠按時完成，能夠獲得多少績效，如果完不成將承擔(dān)什么責(zé)任？

為了保障最終結(jié)果，我們將在時間、資源、人力、物力上申請給予什么支持？

這樣的匯報就具有完整性，上面指向的是戰(zhàn)略，下面指向的是具體的計劃和成果，并且上個月、這個月和下個月之間要保持一致性。

當部門負責(zé)人匯報完之后，通常就會接受領(lǐng)導(dǎo)和同事的挑戰(zhàn)，如果不能在短時間內(nèi)快速回答，就反映出來思路不清楚。

回答完了這些問題，領(lǐng)導(dǎo)可能會提一系列的問題，你要經(jīng)受住考驗，比如：

1、你將來要完成的結(jié)果到底是多少？相對值還是絕對值？

2、你確定驅(qū)動要素的理由是什么？經(jīng)過哪些調(diào)研和測量？

3、這個問題的原因到底是什么？你做了哪些調(diào)研和分析？

4、有沒有由更大范圍的其他原因造成的？

5、你為什么說它是最佳策略，是否經(jīng)過測試、實踐？

6、負責(zé)執(zhí)行的人是否具備相應(yīng)的能力？

7、如果關(guān)鍵負責(zé)人離職了，還有沒有人能頂上來？

8、這么評價員工績效的理由是什么？

9、以上這些都實施了，你能保證完成既定目標嗎？

多少人剛開始的時候，都是戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢、磕磕絆絆。那就說明我們對經(jīng)營和管理的設(shè)計環(huán)節(jié)是沒有想通的，說白了存在大量的失控。

但這些問題浮現(xiàn)出來是好事，終有一天我們可以對答如流。

在公司內(nèi)部，思路不清楚往往沒有什么丟人的。在客戶面前思路不清楚，那才是真丟人。所以在內(nèi)部開會就是訓(xùn)練，不要擔(dān)心丟人。

會議中，我們越遭到挑戰(zhàn)、問題越尖銳，對我們的思維幫助就會越大，訓(xùn)練時多流汗、戰(zhàn)場時少流血；公司里多丟臉，市場上才會少丟人。

經(jīng)受住了這個考驗，你就能成為管理高手。

本文來源：筆記俠