“四維體系”構建高校辦公室印章管理新模式

摘 要：高校辦公室作為高校行政管理的樞紐，對于確保學校各項工作順利開展具有極其重要的作用。印章管理被視為學校行政權力行使的最終屏障，被視為學校管理服務的重要一環。印章管理工作不僅關乎高校對內行政和對外合作的質量和效率，同時它也直接影響高校的自身發展利益。因此，如何有效強化印章管理，成為高校行政管理人員持續關注和深入思考的問題。

關鍵詞：高校辦公室；印章管理；規范性

中圖分類號：C939 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2024）14-0154-04

高校印章是學校行使權利、履行義務、承擔責任的法律憑證。無論是簽訂合同、發布行政文件，還是進行學術認證，都需要加蓋學校印章，以確保相關文件的正式性和法律效力。而印章的規范管理需要良好的機關作風作為基礎，高校應當通過加強作風建設，不斷提升印章管理水平，為師生提供更加優質、高效的服務，維護高校的正常運行和合法權益。

一、高校印章規范管理的必要性

（一）法律效力

高校機關作風強調的是規范、高效的服務和管理。印章作為高校正式文件和決策的法律憑證，其管理必須遵循嚴格的規范的流程。高校機關作風要求工作人員在工作中要嚴謹細致，印章管理同樣需要這種嚴謹性。印章的每一次使用都應經過嚴格的審核和批準，防止濫用印章或因管理不善導致的法律風險。良好的機關作風能夠促進印章管理的規范化，確保印章的每一次使用都符合學校規章制度，都有利于維護高校的合法權益。不規范的印章使用可能導致合同無效，以至于可能損害學校的聲譽，甚至受到法律責任追究。同時，在法律訴訟或其他法律事務中，高校印章用于證明文件的正式性和學校的立場，具有重要的證據價值。通過嚴格的印章管理，可以有效預防和控制不必要的風險，如防止未經授權的使用、偽造或篡改文件等。

（二）內部管理

良好的機關作風要求工作人員在辦理各項事務時嚴謹認真。印章是機關行使職權的有形象征，對印章的管理必須嚴格規范，確保每一次使用印章都是在合法合規的框架內。印章管理是高校內部管理的重要組成部分，涉及權限分配、使用程序、審批流程等多個方面，是維護學校秩序和規范行為的重要手段。在學校的日常行政管理中，印章用于簽署各種行政文件，如規章制度、決策文件、人事變動通知等，以確保行政指令的正式性和嚴肅性。規范的印章管理能夠簡化流程、明確責任、提高效率。通過建立審批流程、使用登記等制度，可以確保每一次印章的使用都是必要、合理的，從而提高管理效果。同時，高校機關作風倡導公開、透明的管理方式。印章管理的透明化是這種作風的體現，通過公開印章使用的標準和流程，可以增加工作的透明度，提高工作效率。

（三）對外交流

高校印章的管理和使用是學校管理工作的重要組成部分，對于維護學校的正常運行和合法權益具有重要意義。印章的使用代表著機關的正式意見和決策，因此，印章管理必須遵循法律法規和政策規定，確保每一份蓋章文件都具有法律效力。良好的機關作風要求機關在行使權力時必須經過相關審批，印章管理是這一要求在操作層面的具體執行。高校印章是學校行使職權、發布官方文件和聲明的重要工具，加蓋印章的文件具有法律效力和權威性，代表學校的正式立場和認可。印章的使用不僅涉及學校內部的文件、通知、公告等，也涉及學校與外部單位之間的合作協議、合同等，促進高校與科研機構、企業、政府部門的溝通，代表學校對外的形象和信譽。因此，高校印章的管理和使用必須嚴格規范，確保每一項印章的使用都有明確的規定和記錄。

（四）教育教學

印章在教學管理中發揮作用，如學位證書、成績單、畢業證書等，是學生學術成就和資格認證的證明。高校在進行科研活動和其他學術合作時，印章用于簽署合作協議、項目批準書等，確保合作雙方的權益得到保障。在學術領域，印章代表了學術團體或個人的學術責任和誠信。合作協議、研究成果等均需要加蓋學校印章，以證實其真實性和學術價值。由此可見，印章的使用與管理極其重要，直接影響學校的利益，所以也對工作人員提出高要求。高校機關作風要求工作人員對自己的行為負責。印章管理中的責任制確保了每一次用印行為都能夠追溯到責任人，這對于維護高校的形象和防止違規行為至關重要。同時，印章的安全管理是機關作風的物質保障。如果印章管理不善，就可能導致重要文件泄露、偽造或篡改，造成嚴重后果。因此，確保印章的安全是維護機關正常運轉和形象的重要環節。

由此可見，高校印章的重要性不容忽視，它不僅是學校行使職權和對外合作的工具，其作用還是維護學校秩序、保障師生權益和提升學校形象的重要環節。在使用和管理印章時，需要嚴格按照相關法律法規和學校規章制度進行。

二、高校印章管理工作存在的主要問題

（一）高校印章管理存在不規范現象

一些高校的印章管理缺乏完善的制度，沒有明確的審批流程、使用規范和責任主體，導致出現印章使用混亂等情況。首先，印章使用不規范。部分高校可能存在印章使用不嚴格的現象，未經過適當的審批流程，增加了印章被濫用的風險。其次，印章審批流程不規范。審批流程煩瑣或缺失，可能導致一些高校的印章審批流程不夠標準化，缺少明確的審批權限和責任劃分，使得印章使用過程中出現隨意性和不透明性。同時，在大批量使用印章的情況下，傳統的審批流程可能無法滿足時效性需求，導致工作效率降低。最后，印章保管不規范。部分高校可能未對印章的保管制定嚴格的制度，以致印章可能被隨意放置或無專人看管，增加印章丟失或被私用的風險。

（二）印章信息化程度不高

在信息化快速發展的今天，一些高校的印章管理仍停留在手工階段，缺乏電子化、數字化的支持，不利于信息的快速檢索和監控。在傳統的高校環境中，銅章作為一種普遍的印章形式，其使用依賴于手工操作，缺少自動化和信息技術支持，從而導致在印章的使用效率和識別方面存在一定的限制。尤其是在處理大量印章需求的情況下，例如在畢業季為大量的畢業證和學位證加蓋學校印章、在科研項目審批過程中處理大量的文件、或者在頒發大量獲獎證書時，銅章的這些局限性就顯得尤為突出。在這些情形中，可能需要加蓋成千上萬個印章，不僅會耗費大量的時間，而且需要投入大量的人力和物力資源，從而降低了工作效率，甚至可能影響關鍵科研項目審批的進度[1]。雖然現代信息技術已廣泛應用于高校管理中，但印章管理方面的信息化程度還有待提高。許多高校的印章管理仍然依賴于手工操作，效率低下，且容易出錯。與此同時，還可能存在印章信息記錄不完整的現象。由于有些高校可能沒有建立或維護一個完整的印章信息記錄系統，導致無法準確追蹤印章的使用歷史和狀態。

（三）高校辦公室管理人員缺少專業培訓

高校印章管理是學校行政管理的重要組成部分。作為高校辦公室管理人員，承擔著協調各方的責任、促進內外部溝通與合作的任務，因此必須具備優秀的行政和文秘處理能力。然而，現實情況卻不盡如人意。一方面，一些管理人員缺乏印章管理培訓。有些管理人員沒有接受過系統的印章管理培訓，不熟悉印章管理的規范和流程，可能導致在印章管理工作中對相關制度理解不透徹、審批流程不熟悉、規章規定執行不嚴格的問題，甚至出現蓋章位置不準確、圖案不清晰等狀況，從而影響印章的質量和效果。另一方面，內部監督不到位。高校內部對印章使用的監督力度不夠，缺乏定期檢查和審計，使得一些潛在問題無法及時發現和糾正。有些高校可能未設立專門的監督機構或崗位，對印章使用的監督不夠，難以及時發現和糾正不規范行為。這些問題不僅降低了工作效率，還可能被不法分子利用，給高校帶來不必要的風險和隱患[2]。

三、高校辦公室印章管理規范化路徑

（一）立足制度，規范高校印章管理體系

良好的機關作風要求工作人員在辦理各項事務時嚴謹認真，印章管理正是這種嚴謹性的體現。印章是機關行使職權的有形象征，對印章的管理必須嚴格規范。首先，要建立健全印章管理制度。高校應當制定一套詳盡的內部規章制度，這些規章制度應當涵蓋印章的各個方面，包括印章的種類、用途、使用范圍、審批流程、使用權限、保管責任等。此外，每一項印章的使用都應有明確的規定和記錄，確保印章使用的合法性和可追溯性。其次，要規范印章使用程序。高校應當建立一套嚴格的印章使用審批程序，確保任何印章的使用都必須經過相關負責人的審批。這一程序應當包括用印申請、審批、使用、登記和歸檔等環節，以便日后追溯和核查。對于重要文件和對外協議，應使用專門的用印審批系統，以加強對這些文件的管理。最后，要明確印章保管責任。高校應當明確指定印章保管人，并實行印章保管責任制。印章保管人應對印章的安全負責，確保印章不被非法使用或遺失。此外，高校應制定印章丟失或被盜的應急預案，一旦發生此類情況，應立即報告并采取措施，如公告作廢、報警處理等，并追究相關責任人的責任。

（二）立足技術，加強印章信息化管理

隨著信息化發展，構建智慧校園建設已經成為高校工作重點，快速高效的工作效率也是信息化社會必然要求[3]。因此，高校應利用現代信息技術，建立一套完善的印章管理信息系統，實現印章的在線申請、審批、使用和備案。第一，應引入印章管理系統。高校選擇的印章管理系統應具備用戶權限管理功能，以便對不同角色的用戶進行權限分配，確保系統的安全性和數據的保密性。同時，系統還應具備操作記錄追蹤功能，以便在出現問題時能夠追溯到責任人。此外，系統還應具備電子審批流程功能，以便實現印章使用的在線審批，提高工作效率。第二，應加強制度建設。建立健全印章使用的申請、審批、使用、歸還等流程的規章制度，明確各個環節的責任和要求。同時，制定系統的維護和管理規定，確保系統的正常運行和數據的完整性[4]。第三，應強化安全防范舉措。加強印章信息化的安全保障措施，如定期更新密碼、使用多因素認證、數據加密傳輸和存儲、定期備份數據等。這些措施可以有效防止信息泄露和濫用，確保系統的安全性和可靠性。通過信息化手段，可以提高工作效率，減少人為錯誤，確保每一次印章的使用都符合規定。

（三）立足實際，強化工作人員印章管理系統培訓

高校應當逐步構建并完善辦公室工作人員印章管理業務系統化培訓體系，并將辦公室印章管理培訓整合進入學校整體的管理培訓框架內。首先，要定制化培訓內容。要根據不同崗位和職責，定制化培訓內容，確保培訓的針對性和實用性[5]。要加強對高校管理者和使用者的法律法規教育，提高他們的法律意識和風險防控能力，確保印章使用的合法性和安全性。其次，要采用多樣化培訓方式。除了傳統的線下培訓，還可以采用在線培訓、視頻教程等多種方式，以滿足不同員工的學習需求。再次，要引導實踐操作。要在培訓中加入實際操作環節，讓員工在模擬環境中進行操作，提高實際應用能力。通過系統培訓，工作人員可以更加熟悉系統操作，從而降低由于操作不熟悉而導致的錯誤率。最后，要定期評估和反饋。對工作人員印章使用的效果要進行定期評估，收集員工的反饋，及時調整培訓內容和方式。總的來說，要立足實際，強化工作人員印章管理系統培訓。這樣，不僅可以提高工作效率和確保工作安全，還可以增強團隊協作和提高員工滿意度，從而為學校的長期發展打下堅實的基礎；同時，還可以。提高法律風險防控能力。

（四）立足責任，建立監督管理機制

第一，加強印章監督和檢查。良好機關作風要求工作人員廉潔自律。由于印章管理不當容易導致權力濫用、滋生腐敗，高校應當設立專門的監督機構或指定專門的監督人員負責對印章使用進行不定期的檢查。這種檢查可以是現場檢查，也可以是通過審計印章使用記錄來進行的檢查。同時，監督機構還應負責對印章保管情況進行檢查，確保印章的安全存放和正確使用。第二，定期開展印章使用審計。高校應定期對印章使用情況進行審計，這可以由內部審計部門或者第三方專業機構來完成。審計的目的是檢查印章使用的合規性和合理性，以及印章管理制度是否得到有效執行。審計過程中發現問題應及時糾正，并對相關責任人追責。第三，建立應急處理機制。高校應制定一套詳細的應急處理機制，包括報告流程、應急措施、后續處理等環節。一旦發生印章丟失或被盜的情況，應立即啟動應急處理機制，迅速采取措施，如公告作廢、報警處理、通知相關部門和人員等，以減少損失和防止后果擴大。

綜上所述，機關作風與印章管理密不可分，良好的機關作風有助于印章管理的規范化和科學化，而有效的印章管理又是良好機關作風的具體體現。通過建立健全印章管理制度、規范印章使用程序、明確印章保管責任、加強印章監督和檢查、定期開展印章使用審計以及建立應急處理機制等措施，不斷改進機關作風，可以有效提高高校辦公室印章管理的規范性和安全性，防止印章的濫用和盜用。因此，各高校應充分認識到印章管理的重要性，切實加強印章管理工作，為高校的持續發展提供有力保障。

參考文獻：

[1] 李悅.信息化時代高校辦公室印章管理工作創新[J].就業與保障，2020（22）：174-175.

[2] 白鷺，王楠.加強高校辦公室印章管理規范化的實踐思考[J].辦公室業務，2018（18）：54，70.

[3] 張聰.高校印章檔案管理實踐與思考：以濰坊醫學院為例[J].辦公室業務，2018（16）：44-45.

[4] 彭勁.高校印章作廢之后何處去：高校印章檔案管理亂象原因探析[J].黑龍江檔案，2013（4）：49-50.

[5] 李蘭.高校辦公室寒暑假期間印章管理工作探討[J].統計與管理，2017（12）：177-178.

Constructing a New Model of Seal Management in University Offices Through the “Four Dimensional System”

LI Dan

（Heilongjiang Bayi Agricultural University， Daqing 163319， China）

Abstract： As the hub of administrative management in universities， university offices play an extremely crucial role in ensuring the smooth progress of various work in the school. Seal management is regarded as the ultimate barrier for the exercise of school administrative power and an important part of school management services. The management of seals not only concerns the quality and efficiency of internal administration and external cooperation of universities， but also directly affects the development interests of universities themselves. Therefore， how to effectively strengthen seal management has become a continuous concern and in-depth consideration for administrative personnel in universities.

Key words： University offices; Seal management; Normativeness

[責任編輯 興 華]