新時期高校財務工作若干問題分析

摘"要：文章針對高校財務工作中的效率、風險規(guī)避、內(nèi)部控制與信息系統(tǒng)融合四個方面存在的共性問題進行了探討，為解決這些問題，文章提出了務實求真、直面問題的解決思路，并詳細闡述了優(yōu)化工作流程、提高預算編制科學性與執(zhí)行剛性、健全完善內(nèi)控流程、強化財務風險意識等具體措施。同時，文章從借助AI提供智能分析與決策支持的角度分析了提升高校財務工作效率與質(zhì)量的新路徑。文章旨在為高校財務工作提供有益的參考，以推動高校財務管理水平的提升，為高校的持續(xù)健康發(fā)展提供保障。

關鍵詞：AI；財務工作；財務風險意識

中圖分類號："F810.6文獻標識碼：A文章編號：1005-6432（2024）23-0135-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.23.034

1"研究背景

高校財務工作，作為高校管理工作的關鍵內(nèi)容之一，一直以來被研究者持續(xù)關注。自2017年至今，國家不斷推進行政事業(yè)單位的會計改革工作，特別是在《預算法》修訂背景下，2022年1月，財政部對《事業(yè)單位財務規(guī)則》進行了修訂，2022年6月，財政部、教育部又修訂了《高等學校財務制度》。相關制度的完善，旨在進一步推進高校治理體系的現(xiàn)代化，新的《高等學校財務制度》中引入管理會計報告的概念，規(guī)定“管理會計報告主要以提供決策和管理支持為目標，根據(jù)相關使用者的需要編制，反映高等學校績效管理、成本管理、內(nèi)部控制、國有資產(chǎn)管理等情況”，這表明高校財務工作在高校管理中的重要程度持續(xù)提升。

高校財務工作存在的問題，有個體差異，但歸納起來，也存在相當程度的共性。從行政管理的角度看，這些共通之處主要集中在工作效率、風險規(guī)避、內(nèi)部控制與信息系統(tǒng)的融合四個方面。近年來，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)高速發(fā)展，特別是2023年以來，以ChatGPT為代表的AI技術(shù)獲得突破性進展，2024年，OpenAI發(fā)布的Sora讓通用AI助手的到來加快了腳步。如何在新時期做好高校財務工作，解決高校財務工作存在的共性問題，成為高校財務研究必須關注的問題。

2"高校財務工作存在的共性問題

2.1"財務工作效率問題

財務工作的效率問題，在不同類型、不同發(fā)展階段的高校一定程度上都客觀存在，影響高校財務工作效率的因素也有很多，歸納來看，主要有以下三個方面：

（1）報賬人員對工作流程不熟悉。報賬工作，是財務日常工作中非常重要的一環(huán)。報賬人員的身份可能是教師、學者等教學科研工作者，也可能是行政管理人員，一些情況下學生也會以報賬人員的角色出現(xiàn)（比如學生參與一些科研項目或社會實踐活動時發(fā)生經(jīng)費支出的情形，可能會由本人參與報賬），這些人員中，有一些是擔任常規(guī)報賬業(yè)務的工作人員，相對熟悉報賬業(yè)務，能夠輔助提升財務工作的效率。但是，報賬人員由其他崗位工作人員兼職、頻繁進行崗位調(diào)整等情形，給財務工作帶來一些負面影響，直接表現(xiàn)是，由于沒有經(jīng)過基本的財務報銷流程培訓，導致財務人員需要付出大量的精力對報賬人員進行指導，從而降低了財務工作的運行效率。

（2）財務人員對工作流程不熟悉。在高校改建升本、合格評估、申碩申博等快速發(fā)展階段，大多伴隨著師資需求的增加和行政人員的補充，還有一些高校，在穩(wěn)定發(fā)展階段，招生規(guī)模增加的情況下，也往往需要必要的人力資源補充，以上情形均會出現(xiàn)財務崗位有一定數(shù)量的新進職工。新入職的財務人員中應屆生大多缺少實踐工作經(jīng)驗，而社會招聘的工作人員熟悉高校財務規(guī)章制度與內(nèi)控流程也需要時間。除此之外，由于高校內(nèi)部人員調(diào)動涉及的財務崗位輪換等原因，也會造成“結(jié)構(gòu)性摩擦”，而財務崗位中預算管理、薪資核算、結(jié)算報銷等工作還有一定程度的“內(nèi)部專業(yè)性”，即便是財務專業(yè)的科班出身，也需要一定的時間來熟悉制度要求和工作流程。因此，在以上情形下，就會出現(xiàn)財務人員對工作的不熟悉，造成工作效率的降低。

（3）業(yè)務量增加導致財務處理不及時。業(yè)務量的增加，主要存在于快速發(fā)展或轉(zhuǎn)型期的高校，這些高校人員規(guī)模增加，基建項目數(shù)量增多，籌資渠道拓寬，各項開支隨之增長，財務工作中預決算、薪資核算、涉稅處理、結(jié)算報銷等各項業(yè)務都會隨之增加。業(yè)務量影響工作效率，主要有“員工專業(yè)素養(yǎng)”與“員工數(shù)量”兩個因素，其中，“員工專業(yè)素養(yǎng)”又受到所學專業(yè)、工作經(jīng)驗兩個因素的影響。從短期來看，快速提升員工專業(yè)素養(yǎng)的目標很難實現(xiàn)，而崗位編制數(shù)量的有限性，又決定了通過增加員工數(shù)量的方式來解決問題的途徑亦不通暢，特別是對于階段性業(yè)務量增加的高校，增加員工數(shù)量也不符合可持續(xù)發(fā)展的原則。

2.2"財務風險規(guī)避問題

財務風險的概念內(nèi)涵比較豐富，但對于高校而言，可以簡單地概括為因?qū)Y金籌措、使用的決策失誤而導致的對日常運行產(chǎn)生的不利影響，集中體現(xiàn)為資金短缺，負債率過高。而高校產(chǎn)生財務風險的主要原因，概括為以下三個方面：

（1）預算的編制不夠科學。預算的編制是對資源調(diào)配的預估，關系到關鍵項目能否順利推進，關系到管理者的規(guī)劃、戰(zhàn)略能否落地實現(xiàn)，同時進一步影響一個單位未來資金狀況，因此，預算編制工作非常嚴肅。就高校而言，部門負責人對預算編制的重要性認識不足，各部門預算編制人員專業(yè)能力不足，是影響預算編制科學性的兩個因素。實務中，提報預算的各部門負責人對預算認識的科學性有較大的差別，部分負責人持“預算即估計概算，無須過于精準”“即便預算提報不足，還能追加”的態(tài)度。此外，一些非常規(guī)項目或者復雜項目的預算編制（例如人員經(jīng)費、教學業(yè)務經(jīng)費、科研經(jīng)費、基本建設經(jīng)費等），對專業(yè)性要求非常高，如果編制人員不熟悉部門工作，不了解預算編制的要求，再疊加高校預算編制機制不完善的因素，預算編制人員在很難獲得有效的專業(yè)指導的情形下，預算的編制就只能淪為數(shù)字游戲，自然也就很難具備較高的科學性。

（2）預算的執(zhí)行缺乏剛性。高校預算執(zhí)行剛性不足的主要表現(xiàn)是預算資金超范圍使用，年末突擊報賬，預算調(diào)整頻繁，資金未嚴格做到專款專用，預留經(jīng)費的使用約束力與規(guī)范性不強。造成預算執(zhí)行剛性不足的原因，一是預算編制不科學，預算編制不夠細化，缺乏規(guī)范有序的財務預算審批程序，導致預算執(zhí)行過程中存在較大的隨意性和不規(guī)范性，進而與實際執(zhí)行差距過大；二是缺乏有效的監(jiān)督機制：部分高校缺乏有效的預算監(jiān)督機制，對預算執(zhí)行的監(jiān)督力度不夠，導致預算執(zhí)行過程中的問題難以及時發(fā)現(xiàn)和糾正；三是績效評價體系不夠健全：部分高校缺乏健全的預算績效評價體系，對預算執(zhí)行的績效評價不夠科學、全面，導致預算執(zhí)行的效果難以評估和改進。

（3）風險管理意識不足。高校長期受到國家政策的保護，在這種平穩(wěn)的運行環(huán)境中，高校管理層對財務風險以及其所帶來的潛在威脅考慮不夠充分，一定程度上會忽視對財務風險的管理。這種深層次的風險意識缺失，使得管理層在面臨財務風險時，往往缺乏有效的預警機制和應對措施，從而出現(xiàn)財務風險的評估不夠準確、干預不夠及時的情形。更為嚴重的是，風險管理意識的缺失，會在無形中削弱財務管理的核心職能，進一步影響財務管理在風險防控方面的作用。當財務風險悄然來臨時，由于缺乏必要的風險意識和應對措施，高校往往陷入被動應對的境地，甚至可能因此遭受重大的經(jīng)濟損失和聲譽損害。

（4）政府教育經(jīng)費投入不足。長期以來，盡管國家和地方政府對教育高度重視，但一些地區(qū)投入的經(jīng)費總額仍顯不足，未能滿足高校日益增長的發(fā)展需求。特別是在經(jīng)歷了相當一段時期擴招的大背景下，一些高校面臨著擴大基礎設施建設以提升教學科研條件的壓力，因此，不得不尋求其他籌資途徑，這些途徑主要有銀行貸款、提高學費、社會籌資三個。對于大多數(shù)普通高校，提升學費必然面對潛在生源的減少，學校知名度不高、校友資源有限等客觀條件又使得社會籌資難度極大，因此，銀行貸款成為許多普通高校的主要選擇，但是，銀行貸款雖然短期內(nèi)能夠解決資金需求的問題，但從長期看，如果缺少約束、缺少對于未來的合理規(guī)劃，過度依賴銀行貸款，可能使學校負債率過高，本付息負擔過重。

2.3"財務內(nèi)部控制問題

財務內(nèi)部控制，是高校內(nèi)控的核心構(gòu)成部分，但是，高校財務內(nèi)控或多或少的存在諸如審批程序不規(guī)范、崗位設置不合理、職責劃分不明確等方面的問題，財務內(nèi)部控制與其他行政部門工作流程的不協(xié)調(diào)，也一定程度上阻礙了學校整體管理效率的提升。

（1）審批程序不規(guī)范。一些高校快速發(fā)展擴張過程中，由于追求工作“效率”，推進工作進度的原因，對于財務審批制度的執(zhí)行“松勁”，出現(xiàn)審批流程跨級越級、審批的前置程序未嚴格履行、審批的支撐性文件不完整等問題，這些程序的不規(guī)范，本質(zhì)上是內(nèi)部控制環(huán)境不完善，管理者對程序的嚴肅性與工作業(yè)績之間的關系把握不準、認識不清，長遠規(guī)劃不足，忽略了程序的不規(guī)范，會引發(fā)廉政風險，忽略了資金使用透明度的缺失，會導致資金使用效率降低，甚至帶來資金的浪費。

（2）崗位設置或安排不合理。不相容崗位的分離，是內(nèi)部控制工作中相互牽制原則的直接體現(xiàn)，但有些編制緊張的高校，或者財務部門員工外出深造、上級借調(diào)、女性員工生產(chǎn)等導致的實際在崗人員短缺的高校，財務崗位的設置或臨時性安排未能充分考慮不相容崗位的分離，甚至出現(xiàn)會計出納由一人擔任的情形。當然，造成這種現(xiàn)象的原因，很多時候伴隨著管理者不熟悉財務工作，財務部門負責人的專業(yè)素養(yǎng)不足等問題。

（3）與其他行政部門工作協(xié)調(diào)性不足。內(nèi)部控制是一個整體概念，財務內(nèi)部控制是整個單位內(nèi)部控制的一環(huán)。財務預算的編制，需要各部門報送，需要財務部門指導，需要反復調(diào)整；財務費用的報銷，需要報銷人員整理報銷票據(jù)，提交報賬申請；到賬經(jīng)費的使用，需要經(jīng)費負責部門或人員認領、收賬、授權(quán)使用。這些工作中，如果財務工作處理流程不能有效的嵌入其他工作之中，職責劃分模糊、流程不清晰，均會導致責任難以有效落實。

2.4"信息系統(tǒng)融合問題

當前，為提升預算編制、審批、執(zhí)行、調(diào)整等環(huán)節(jié)規(guī)范性，實現(xiàn)全面預算管理，很多高校在探索財務系統(tǒng)與教學、科研、人事、組織、科研管理、后勤管理系統(tǒng)之間的融合，但在相關工作的具體實踐中，高校也存在一些共性問題。

（1）信息系統(tǒng)開發(fā)不同步。高校內(nèi)部各管理系統(tǒng)的開發(fā)往往不是同步進行的，財務管理系統(tǒng)可能與其他系統(tǒng)（如教學、科研管理等）在開發(fā)時間、開發(fā)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等方面存在差異，這種不同步會給系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換、信息共享帶來一定的阻礙。例如，財務系統(tǒng)可能采用了一種較舊的技術(shù)架構(gòu)，而教學系統(tǒng)則采用了更新的技術(shù)，兩者在數(shù)據(jù)格式、接口標準等方面的區(qū)別，很容易導致數(shù)據(jù)互通無法實現(xiàn)。即使兩個系統(tǒng)都采用了相同的技術(shù)，但由于開發(fā)時間和開發(fā)團隊的不同，也可能在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和功能上存在差異，從而影響系統(tǒng)間的融合。

（2）部分系統(tǒng)融合涉及信息保密問題。在高校管理中，財務、人事、科研系統(tǒng)中的部分信息具有一定的保密性，在工作中，由于主管部門的要求不同，信息屬性有區(qū)別，各管理系統(tǒng)間的保密標準并不一致，信息共享融合過程中，如果處置不當，可能會導致敏感信息的泄露，給高校和個人帶來負面影響，但機械地將信息進行“物理隔離”或“傳輸隔斷”，又無法充分利用這些信息進行管理分析。因此，如何更好地兼顧保密性與利用的效率，是信息系統(tǒng)融合中必須關注的問題。

3"解決問題的邏輯思路與路徑

3.1"解決問題的關鍵：務實求真，直面問題

（1）通過強化面向財務工作人員的培訓、面向報賬人員的有效流程指導，提升業(yè)務效率。以下是一些具體的參考措施：定期組織財務工作人員內(nèi)部交流和學習活動，分享經(jīng)驗，促進知識的更新，從而使新進或新轉(zhuǎn)崗員工能夠較快熟悉報銷流程和財務工作的基本要求；通過對現(xiàn)有的財務工作流程進行全面梳理，識別出不必要的環(huán)節(jié)和耗時點，有針對性地進行調(diào)整，從而優(yōu)化和改進工作流程；組織人員制定清晰、簡潔的操作指南，為報賬人員提供明確的工作指引。

（2）通過加強對預算編制人員的指導、科學設置決策程序等來提高預算編制的科學性與預算執(zhí)行的剛性。財務部門可以組織精干力量對預算編制中需要注意的問題進行整理，并對各部門負責預算提報工作的具體人員進行培訓和專業(yè)的指導，特別是針對關鍵項目、復雜項目的預算編制，高校管理層應當高度重視，設置必要的前置議事程序，對預算數(shù)據(jù)進行論證，從而提升預算編制的科學性和精準性。要強化預算執(zhí)行的剛性，嚴格落實“三重一大”決策制度、黨委會、校長辦公會等議事制度，從決策層面對預算進行資金調(diào)配和使用進行約束。此外，應建立有效的預算監(jiān)督機制和績效評價體系，確保預算的有效執(zhí)行。

（3）通過增強財務風險意識，建立和完善財務風險預警機制來規(guī)避財務風險。高校應加強對管理層和財務人員的風險教育，制定明確的風險管理政策，定期進行風險評估和演練，引入外部審計等監(jiān)督機制。此外，應將流動比率、負債比率、經(jīng)費自給率、人均債務額、自有資金啟動率、基建資金保障率等指標納入風險預警模型，根據(jù)高校普遍情況設定預警標準，定期分析風險狀況，根據(jù)超出預警標準的程度設定應急預案，并對預案的可操作性做定期評估。

（4）通過建立健全制度、強化監(jiān)督、完善整體內(nèi)控架構(gòu)來推動財務內(nèi)部控制流程的規(guī)范化。管理者重視內(nèi)部控制的意識不是與生俱來的，嚴肅執(zhí)行審批程序等良好的管理環(huán)境不是一蹴而就的，跨部門的工作流程與崗位職責梳理不是財務一個部門可以牽頭完成的。主動完善制度的工作部署，源頭的重視來自高層管理者的專業(yè)性，來自管理者的教訓或警示教育體會；制度的嚴格執(zhí)行，關鍵在于良好的內(nèi)部控制環(huán)境的形成，更在于部門牽制形成的行政監(jiān)督與審計監(jiān)督、紀檢監(jiān)察監(jiān)督等形成的合力監(jiān)督；科學合理的高校整體內(nèi)部控制架構(gòu)的實現(xiàn)，在于不斷的磨合，在于在高素質(zhì)中層干部的配備基礎上專業(yè)負責的思考與實踐。因此，可以說財務內(nèi)部控制規(guī)范化是一項系統(tǒng)工程建立后自然實現(xiàn)的目標，但這一項系統(tǒng)工程的實現(xiàn)，也需要財務部門自身不斷的努力。

3.2"解決問題的路徑：大數(shù)據(jù)技術(shù)與AI輔助工具的使用

大數(shù)據(jù)技術(shù)與AI輔助決策必將是各行各業(yè)轉(zhuǎn)型升級的重要驅(qū)動力，對于高校財務工作而言，相關技術(shù)的引入，也是切實可行、不得不行的工作措施。這些措施，不僅能夠提升工作效率，還可以挖掘數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢、發(fā)現(xiàn)潛在的財務風險點、識別財務管理工作的優(yōu)化空間，為高校財務工作的持續(xù)改進提供有力支撐。

可以設想的是，在未來大數(shù)據(jù)技術(shù)與AI輔助工具的專業(yè)性與普及性都大幅度提升的基礎上，高校財務工作的模式一定會有顯著的變化，工作質(zhì)效也一定會有大幅度的提升。那么，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)與AI輔助工具，可能在哪些環(huán)節(jié)改變高校財務工作？筆者認為，大的方向有以下三個：一是智能培訓與個性化指導：AI助手為新上崗財務人員、非專業(yè)報銷人員、復雜部門或項目預算的編制人員提供有針對性的指導，這將大幅度降低培訓指導成本與溝通產(chǎn)生的摩擦矛盾。二是財務風險的智能識別與實時監(jiān)控：在高校管理信息一體化的基礎上，AI助手將各個環(huán)節(jié)的財務數(shù)據(jù)進行縱向、橫向?qū)Ρ龋瑢?shù)據(jù)的變化與安全范圍內(nèi)的指標進行對比，實時將可能存在的風險推送給管理人員。三是專業(yè)介入與工作替代：在大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎上，大模型訓練將使財務AI助手更具專業(yè)性，對于一般性的財務預算編制，AI助手可以考量歷史數(shù)據(jù)和編制規(guī)則，初步生成預算方案；對于財務報銷，一旦電子票據(jù)普及基本實現(xiàn)，報賬處理、賬簿登記極有可能全流程由AI助手實現(xiàn)。

然而，要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)和AI輔助工具的優(yōu)勢，高校財務工作還需要在以下多個方面改進：一是要加強數(shù)據(jù)治理工作，要通過治理確保數(shù)據(jù)準確完整，為數(shù)據(jù)挖掘和分析打好基礎。二是要加強對財務人員的相關培訓，培訓的重點是信息化素養(yǎng)和日常使用AI的邏輯。三是要加強與外部專業(yè)機構(gòu)或同行從業(yè)人員的合作交流，以跟蹤掌握最新的技術(shù)動態(tài)和應用實踐。

當然，任何技術(shù)的引入和使用都伴隨著一定的成本，大數(shù)據(jù)技術(shù)與AI輔助工具的使用也不例外。在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和AI輔助工具提升高校財務工作效率與質(zhì)量的過程中，引入成本包括技術(shù)購買與集成、人員培訓以及數(shù)據(jù)遷移與清洗三個主要方面。使用成本方面，則包括維護與更新、技術(shù)支持與服務以及數(shù)據(jù)分析與挖掘等費用。引入自動化和智能化技術(shù)，應當充分評估現(xiàn)有系統(tǒng)的狀況和需求，制定合理的升級方案。在上述過程中，高校必須高度重視信息系統(tǒng)的安全保障，應投入必要的資源，采用先進的網(wǎng)絡安全技術(shù)，如防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等，構(gòu)建多層次、全方位的安全防護屏障以抵御外部攻擊和數(shù)據(jù)竊取行為；要定期對系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和風險評估，及時發(fā)現(xiàn)并修補安全漏洞，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行；此外，還應建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復制度，定期對重要數(shù)據(jù)進行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的可恢復性。

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［作者簡介］"呂立群（1983—），女，中級會計師，研究方向：高校財務。