人工智能在公文辦理中的應用研究

摘要：隨著科技的飛速發展，人工智能技術不斷進步，其在公文辦理領域的應用日益廣泛。本文通過對當前公文辦理現狀中多種問題的分析研判，闡述了人工智能在公文辦理中提高運轉效率、降低人力成本，以及提升數據安全等方面的突出作用，并針對應用中可能存在的風險提出了相應的對策和建議。

關鍵詞：人工智能；公文辦理

引言

人工智能是一個覆蓋諸多研究方向的科學領域，包括人臉識別、圖像識別、語音識別、自然語言處理、計算機視覺等。其通過硬件軟件相結合，生產出一種類似人類行為方式作出反應的智能機器，通過規則設置達到人類想要的功能預期。隨著信息技術的飛快發展，人工智能的應用已覆蓋各個領域，其中公文辦理作為政府機關、企事業單位日常工作的重要組成部分，也迎來了人工智能技術的革新。本文通過闡述人工智能在公文辦理中的應用，對未來公文辦理流程優化、效率提升進行分析與展望。

1. 公文辦理現狀與挑戰

作為政府機關和企事業單位履行職能、處理公務的規范體式文書，公文在日常工作中發揮了巨大的作用，而隨著社會經濟的各種新變化，公文辦理中也呈現了一些不容忽視的問題，主要體現在以下兩方面。

1.1 創作與審核的“高門檻”導致的“低效率”

不同主體的公文涉及政治、經濟、法律、科技和社會學各個領域，內容繁雜，需要擬稿者豐富政策法規、數據信息、案例等素材的知識儲備，同時公文創作有其相對規范和嚴格的格式和邏輯，涉及文種、表述、敏感詞等多方面，公文創作中的疏忽反映到社會現實中，會影響發文單位的權威和公信力。與公文創作的高門檻嚴要求相對應的則是新入職人員往往需要投入大量時間和精力學習和積累，造成人力成本的浪費和工作效率的低下。最后傳統的人工審核校對流程過于依賴審核者的個體素質，效率低下且易錯。

1.2 “數據孤島”現象導致的資源浪費

實踐中，部門壁壘和保密等要求導致大量優秀的歷史辦文素材沉淀，辦文過程中相關資料查找難、借鑒難。一方面，這些歷史辦文素材往往分散在各個部門、不同人員的手中，缺少統一、集中、規范的管理平臺和整合工具，導致查閱困難。即使有了電子化的存儲，但如果缺乏合理的分類、標簽、數據整合，也會導致檢索效率低下。另一方面，不同的公文有不同的背景、目的和要求。即使找到了相關的歷史辦文素材，應用中仍然需要剖析拆離，科學借鑒需要較高的判斷和分析能力。

2. 人工智能在公文辦理中的應用

自動化公文處理系統是基于人工智能和信息技術的新型公文處理模式，其基本架構包括以下多個方面。

（1）數據輸入：負責接收來自各個渠道的公文信息，如OA公文、掃描件、電子文檔等。

（2）初步處理：對接收到的公文進行初步處理，包括格式轉換、光學字符識別（OCR）等，以確保公文的標準化和可讀性。

（3）智能處理：利用自然語言處理（NLP）、機器學習等技術，根據預制公文規則庫、格式庫、敏感詞庫等（包括文中使用、書面格式安排、版面樣式、用紙規格以及印裝格式等要求），對公文內容提供實時語法糾錯和詞匯補充推薦，確保公文用詞的準確性和豐富性，并對公文數據深度挖掘和分析，對公文的寫作風格、用語習慣以及處理流程等方面的問題，提出改進建議，幫助公務人員提升公文處理的質量和效率。

（4）審批流轉：AI可根據公文的內容、類型等特征，自動將其分類到相應的文件夾中。同時，還能根據設定的規則，自動將公文發送給指定的收件人，并自動抄送相關人員。收件人通過短信提醒跟蹤辦理，在辦理過程中，可一鍵簽批，也可語音簽批。自動化功能可有效減輕公務人員的工作負擔，提高公文處理的效率。

（5）數據存儲：AI可記錄辦文流程、修訂頒布，同時可對各相關附件和原始數據進行存儲作為憑證，實現檔案的數字化歸檔。運用AI圖像識別和文本分析技術，可以根據檔案接收部Bmf5im1zYlLJVQoec2cxl3Oyi6Y8S6X+wcc4n5zD4sQ=門歸檔要求及預設識別值，自動識別檔案中的關鍵信息，如單位名稱、主題或相關內容、文檔編號、日期等，進行自動編目并完成歸檔規則校驗，校驗通過后上傳至歸檔服務器。檔案接收部門可根據檔案管理時限，定期將數字檔案從歸檔服務器同步至檔案接收部門服務器，既可避免由于公文變更帶來的麻煩，也可省去檔案接收部門在檔案數字化中的經費支出。

（6）智能推薦：基于大數據和機器學習技術的智能推薦系統在公文辦理中的應用，包括個性化推薦、自動化處理、實時優化等方面。

3. 案例分析

在公文辦理中，人工智能的應用越來越廣泛，本節將以漳州市薌城區為例，探討人工智能在政府公文辦理中的具體應用。

3.1 公文辦理

（1）智能撰寫，解決公文處理量大問題。快速擬定簽批文頭，通過關鍵字段，精準識別擬文意圖，快速形成審批稿件。

（2）審核校對，解決人工出錯及發文格式問題。系統能夠對公文進行語法、語義、格式等多方面的自動校對，確保公文的準確性和規范性。對于發現的錯誤，系統會提供詳細的修改建議。

（3）智能審批流轉，解決辦理流程緩慢問題。系統通過算法分析預測審批路徑，自動將公文推送給相關責任人，并提醒及時處理、制定催辦時間。

（4）來文自動提醒，解決文件接收消息滯后問題。因工作性質，在政府日常工作中，公文的來文時間無法確定，特別是半夜緊急來文，自動接收提醒功能可以解決文件接收消息滯后問題。

（5）智能推薦，解決文案素材沉淀問題。公文推薦，盤活歷史公文資源，形成知識圖譜，歷史公文精準匹配參考。

3.2 政務服務

漳州市薌城區利用人工智能技術開展政務服務。融合大語言模型和新興技術，打造“語音申報模式”創新服務應用場景，提升政務服務事項網上辦理的現實需求。主要服務內容有：（1）整合提供語音申報模式和傳統申報模式，兩種模式隨時隨意切換，符合用戶各階段需求；（2）用戶語音表述轉換為文字信息，內容抽取后自動回填到相應的表格中，減少用戶填寫動作；（3）通過感知用戶的辦件意圖，多次命中后即可觸發辦件，自動提示可進行業務辦理流程；（4）定制專業的公務員形象，頁面交互創新，數字人同步語音答復用戶問題，語言表達自然。

3.3 政務工作

文會事協同助手通過自然語言分析和OCR技術，支持根據公文內容，一鍵發起會議和督辦，并結合歷史同類型任務分解主題推薦歷史分解信息，完成對督辦任務詳情、辦理部門、辦理時間準確分解。

總的來說，人工智能在公文辦理中的應用已經取得了顯著成效。通過引入AI技術，政府部門不但實現服務大眾，同時也實現了公文的高效流轉、協同編輯、版本控制以及寫作輔助等功能，從而提高工作效率、降低錯誤率并提升公文質量。

4. 人工智能在公文處理中的優勢與挑戰

任何事物都有兩面性，作為一種新興技術，人工智能已經不可阻擋地進入社會生活各個領域，并開始發揮越來越重要的作用。ChatGPT已經向世人展示了人工智能在文字創作領域的巨大優勢。應當科學看待人工智能的正向作用，同時警惕存在的風險，在充分認知的基礎上規劃好、應用好人工智能，在公文處理領域同樣如此。

4.1 人工智能在公文處理中的優勢

4.1.1 提高公文處理效率，減少人力成本

智能編輯與流轉：基于深度學習和自然語言處理技術的AI系統，可以根據預設模板和特定場景，自動生成公文的基本框架和內容，如針對通知公告等常見公文類型，AI能迅速完成初稿，并在語法、用詞規范等方面提供實時校驗和修正建議。同時，分析預測審批路徑，提醒相關人員及時處理，從而縮短公文審批時間。

4.1.2 降低人為錯誤率，提高公文質量

精確的數據處理：人工智能具有強大的數據處理能力，能夠快速、準確地處理和分析大量數據。在公文辦理中，AI可以自動識別和提取關鍵信息，避免因人為疏忽或錯誤導致的信息遺漏或錯誤，避免因錯誤累積而導致的公文質量下降。

4.1.3 實現24小時不間斷服務，打破服務時間局限

實時響應與快速處理：人工智能系統不受工作時間限制，能夠全天候實時響應和處理公文辦理需求。這意味著無論是白天還是夜晚，政府部門都能及時接收、處理和反饋公文，大幅提高了工作效率。

4.2 存在的風險和挑戰

4.2.1 數據安全與隱私保護問題

在政府公文辦理中，人工智能的應用帶來了便利和效率的提升，但同時也面臨數據安全與隱私保護問題的挑戰。

（1）數據泄露風險。政府公文往往包含敏感信息，如政策文件、機密數據等。在利用人工智能進行公文處理時，如果系統存在安全漏洞或被黑客攻擊，這些敏感信息可能會被泄露，給政府和社會帶來嚴重損失。

（2）隱私侵犯問題。人工智能在處理公文時，可能需要訪問和存儲個人信息，如果使用不當或濫用這些信息，就可能侵犯個人隱私權。

（3）數據加密與保護。為保障數據安全，需要對數據進行加密和保護。然而，人工智能在處理加密數據時可能會面臨性能下降或無法處理的問題。

4.2.2 技術更新與人才培養問題

（1）技術快速迭代。人工智能領域的技術發展日新月異，新的算法、模型和工具不斷涌現。政府公文辦理系統需要不斷更新和升級，以適應這些新技術的發展，確保系統的先進性和有效性。

（2）人才短缺。目前，人工智能領域的人才供給相對不足，尤其是既具備技術能力又了解政府公文辦理流程的人才更是稀缺，導致政府在引進和培養人工智能技術人才方面面臨一定的困難。

（3）教育體系滯后。目前，我國的人工智能教育體系尚未完全建立，尤其是在政府公文辦理領域，缺乏針對該領域的人工智能課程和教材，導致政府公文辦理人員在接受人工智能培訓時缺乏系統性和針對性。

4.2.3 法律法規問題

（1）數據保護與隱私安全。人工智能系統在公文辦理過程中會處理大量的個人和機構信息，包括敏感數據和隱私信息。如何確保這些數據在收集、存儲、處理和使用過程中的安全性和合規性，避免數據泄露和濫用，是當前面臨的重要法律法規挑戰。

（2）法律責任界定。當人工智能系統出現錯誤或故障時，如何界定法律責任是一個復雜的問題。

5. 對策與建議

基于上述人工智能在政府公文辦理中面臨的數據安全與隱私保護、技術更新與人才培養以及法律法規等問題，提出以下幾點對策和建議。

第一，在數據安全與隱私保護方面：（1）強化數據加密技術。使用先進的加密算法對數據進行加密，確保數據在傳輸和存儲中的安全性。（2）嚴格訪問控制。建立嚴格的訪問控制機制，限制只有經過授權的人員才能訪問和處理公文數據。（3）定期安全審計。定期對系統進行安全審計，發現潛在的安全隱患并及時修復[1]。

第二，在技術更新與人才培養方面：（1）加強技術研發和投入。政府應加大對人工智能技術研發的投入，鼓勵和支持科研機構和企業開展相關研究和創新，推動政府公文辦理系統的技術更新和升級。（2）建立人才培養機制。政府應建立人才培養機制，加強與高校、科研機構和企業的合作，共同培養具備技術能力和政府公文辦理流程知識的人才。同時，政府還可以通過設立獎學金、提供實習機會等方式吸引更多的優秀人才加入該領域。（3）加強國際合作與交流。政府應加強與國際組織和其他國家的合作與交流，學習借鑒他們在人工智能技術應用和人才培養方面的先進經驗和實踐，推動我國政府公文辦理領域的人工智能技術發展和人才培養。

第三，在法律法規方面：（1）制定和完善相關法律法規。政府應制定和完善相關的法律法規，明確人工智能系統在公文辦理中的權利、義務和責任，規范人工智能系統的開發、使用和管理。（2）建立監管機制。政府應建立對人工智能系統的監管機制，對人工智能系統的開發、使用和管理進行監督和檢查，確保其符合法律法規要求。（3）加強公眾教育和宣傳。政府應加強公眾對人工智能技術的了解和認識，提高公眾對人工智能技術的信任度和接受度，同時，加強公眾對人工智能技術在公文辦理中應用的監督和反饋機制，確保人工智能系統的合法、合規使用[2]。

結語

人工智能為公文辦理工作帶來了諸多便利并提升了工作效率，其在自然語言處理、智能審批和流程管理、智能推薦和預測、效率提升與自動化、數據驅動決策、優化用戶體驗等領域已經取得了一系列令人矚目的成就，使公文辦理效率得到了前所未有的提升，用戶體驗也得到大幅度優化[3]。通過智能問答系統，用戶可以快速獲取所需信息；通過智能推薦系統，用戶可以更輕松地找到相關的公文或資源[4]。人工智能在政府推動公文辦理現代化、智能化方面的重要作用不斷凸顯，不僅提高了政府工作的效率和質量，還推動了政府數字化轉型和創新發展。未來，隨著技術的不斷進步和應用場景的不斷拓展，人工智能將在政府工作中發揮更加重要的作用。

參考文獻：

[1]杜勝賢，廖晨陽，于勁松，等.公文處理系統智能化服務的提供方式[J].辦公自動化，2021，26（9）：33-36.

[2]方義，齊鶴，陸鵬，等.基于人工智能技術的鐵路電子公文數據智能化分析及關聯方法研究[J].鐵路計算機應用，2024，33（1）：67-71.

[3]段洋.互聯網時代機關單位審校工作的新思路[J].記者觀察，2022（29）：34-36.

[4]佘恒健，黃煥清，余鐘昌，等.基于BiLSTM-CRF的政務公文實體識別[J].電腦編程技巧與維護，2022（8）：119-121.

作者簡介：沈源，本科，高級工程師，研究方向：人工智能在行政服務管理中的應用。