基于高校協同辦公系統應用與優化策略探析

關鍵詞：協同辦公系統；高校協同辦公；高校信息化

協同辦公系統是一種自動化辦公方式。隨著信息化的快速發展，協同辦公系統已經成為現代辦公的重要手段，極大地提高了辦公效率。高校有著多部門、多人員的特點，因此，更需要協同辦公系統優化高校管理流程，實現多院系、多部門之間有效溝通及審批。

1 高校協同辦公系統的時代背景

中國高度重視數字經濟發展，《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》[1]明確提出，加快數字化發展，建設數字中國。黨的二十大報告中也提出建設數字中國，全力推進數字化轉型。

2024世界數字教育大會在上海閉幕。教育部部長懷進鵬在大會上發表“攜手推動數字教育應用、共享與創新”的主旨演講[2]，要聚焦“應用、共享、創新”，加快實現全球教育數字化轉型。

2023年中共中央、國務院印發了《數字中國建設整體布局規劃》[3]，明確了數字中國建設的戰略路徑、目標和重點，規劃指出，要在教育等重點領域，加快數字技術創新應用。

2021年教育部發布了《高等學校數字校園建設規范（試行）》的通知[4]，指出要推動信息技術與教育教學深度融合，提升高等學校信息化建設與應用水平，支撐教育高質量發展。

2018年教育部印發了《教育信息化2.0行動計劃》（教技〔2018〕6號）[5]并發布通知，為推進“互聯網+教育”提供了具體實施計劃，為教育強國提供了有效途徑。沒有信息化就沒有現代化，該計劃堅持以立德樹人為根本任務，以教育信息化引領教育現代化。

由此可見，高校采用信息化方式打造新型的教育模式是大勢所趨。數字校園不僅是實現教育、科研、管理及服務手段的現代化，更是人才培養的觀念和教育理念的一場深刻改造。高校采用數字化辦公有利于提高辦事效率，加強各業務部門之間的交流。

2 高校協同辦公系統應用的意義及現狀

協同辦公系統已經成為高校辦公和管理的重要手段，沈陽化工大學于2018年正式上線協同辦公系統，系統的使用推進了學校信息化的發展，大大提高了學校教職工的辦事效率，方便了學校的規范化管理，為學校高質量發展奠定了基本的信息化基礎。

2.1 基于高校場景下的協同辦公系統

隨著信息技術的不斷發展，高校管理逐漸趨于信息化、智能化。協同辦公系統作為高校信息化建設的重要組成部分，能夠有效提升學校的管理效率和教學質量。協同辦公系統將現代辦公和計算機技術結合起來，實現多部門統一整合、實時數據共享，并消除數據重復管理及數據不同步的問題，提升高校管理效益，規范辦事流程。

高校協同辦公協同以方便教師辦公的角度和業務需求為出發點，推動了信息技術與教育管理服務深度融合，提升了高等學校信息化建設與應用水平，同時也是智慧校園建設工作中的一大亮點。協同辦公系統應用在高校場景中，大大提高了高校的辦事效率，達到了教職工少跑路、審批快、辦事留痕、規范辦事流程、節省辦公成本等一系列效果，實現了辦公一體化，為高校未來的發展奠定了信息化基礎。

高校與企業不同，從組織架構上看，學校由校長、書記統籌全校工作，校領導分管各部門工作，高校機構設置分為組織機構、教學單位、科研院所等；從管理類型看，又分為教學、科研、管理等。高校結構復雜，人員數目和人員角色較多，需要建立一個系統平臺，提升院校管理效能，某主流協同辦公系統針對教育行業協同辦公系統平臺的框架如圖1所示。

2.2 基于沈陽化工大學的協同辦公系統

本文以作者所在高校為例，對協同辦公系統在高校中的應用進行探析。系統采用B/S架構，目前沈陽化工大學協同辦公系統是面向教職工開放。

本校目前協同辦公系統的功能主要為公文的收發、文件處理、通知、會議室預約及各部門的業務流程，涉及的部門有黨政辦公室、黨委宣傳部、人事處、教務處、財務處、資產處、后勤、保衛處、網絡與信息化中心、分析測試中心、招采辦等。常用的辦公流程有黨政辦公室部門的文件處理流程、發文流程、用印申請流程等。

流程使用過程中由系統管理員或指定人員監控流程，用戶也可以通過流程圖、流程狀態查詢流程的流轉狀態，全過程留痕，申請人員、相關部門領導也可及時跟進流程，查看最新的處理結果，審批節點的領導可通過移動端處理流程，不受時間、地點的限制，處理事務方便快捷，大大提高了辦事效率。

2.3 沈陽化工大學流程實例分析

協同辦公系統工作流程實現學校部門業務流程的線上辦理，將文本制度流程化、表單化，教職工可登錄系統門戶選擇要辦理的流程，填寫表單后提交申請。協同辦公系統流程的建設，避免了教職工在各個領導辦公室頻繁跑腿的現象，在領導或教職工出差期間也能通過電腦端或移動端進行業務處理，讓數據多跑路，大大提高了業務處理的效率。

以本校常用流程“用印申請流程”為例。為規范學校各類印章的使用和管理，提高黨政辦的服務質量和辦事效率，由黨政辦公室提出建設流程需求，網絡與信息化中心進行流程的二次開發。2017年開始使用該流程，截至目前已產生7 900余條數據，該流程一方面對用印申請全過程留痕，利于溯源；另一方面學校用印申請逐級審批、嚴格審核，規范了教職工的用印行為。

沈陽化工大學協同辦公系統流程建設分為流程圖建設、表單建設、審批節點配置等幾個步驟。首先，根據學校用印申請的相關要求制定流程圖，該流程從申請人開始，根據申請人的選擇情況，流程開始流轉，到歸檔結束，如圖2所示；其次，根據所需字段設計流程表單，流程表單內容如圖3所示；最后，配置每個審批節點的審批人，該流程共有6個審批節點，如圖4 所示。

3 高校協同辦公系統應用存在的問題

協同辦公系統功能強大，內容豐富，但是高校業務流程復雜，人員結構龐大，在使用過程中仍面臨著許多問題。從行政角度看該項目的頂層設計、統籌規劃等方面考慮仍有欠缺；從系統的使用者角度看仍有可以更加人性化的改進；從系統管理者角度看，面臨著管理和運營等方面的挑戰。

3.1 從高校協同辦公系統的行政角度看

系統推廣使用有難度。高校協同辦公系統投入運行之后，用戶接受度、使用率是首要關心的問題。系統出發點是好的，但是復雜的操作和流程讓用戶產生抵觸心理。并且系統的持續使用性是難點。協同辦公系統的作用之一就是提供流程工作平臺。通過前期調研工作，各部門對自己的業務流程進行梳理，在協同辦公系統上創建了辦事流程。但是，協同辦公協同旨在全部門協同辦公，缺少學校牽頭、統籌規劃，全局考慮還稍有欠缺[7]。由傳統辦公轉為協同辦公，缺少無紙化轉為電子辦公轉變的深度思考，缺乏辦公流程的完善和規范[6]。

3.2 從高校協同辦公系統的使用者角度看

協同辦公系統是高校辦公信息化的主要方式，但是因為系統新穎、功能豐富等特點，用戶操作起來還是有難度，缺少規范的系統使用培訓會導致教職工無從下手。系統的流程設定死板，一旦流程創建好，就必須按流程辦事，缺少靈活性。用戶在使用系統時，需要安裝插件才可以處理附件功能，但是不兼容問題卻頻頻出現，學校為了節約成本沒有做版本升級和后期維護服務的購買，給用戶帶來比較差的用戶體驗，出現了缺少管理、維護的現象。

3.3 從高校協同辦公系統的系統管理者角度看

協同辦公系統功能強大，底層邏輯復雜，對高校的技術管理人員也提出了高要求。除了用戶的正常使用外，由于需求的不斷增加，高校的系統管理人員還要負責流程的二次開發。本校的人力資源管理功能也是由系統管理人員負責，目前學校使用的協同辦公系統邏輯思維是權限跟人走，而不是崗位，這樣就導致人員調動時需要調整的地方就很多，特別是學校大換屆的時候，系統對人員調整會很麻煩。此外，還會涉及人員多重角色的問題[8]，但是目前本校使用的協同辦公系統沒有為此提供一個解決方案。

4 高校協同辦公系統應用的對策

基于高校的協同辦公系統不僅是信息化的創新，也是傳統辦公思維和信息化辦公思維的碰撞，做好信息化工作難點在于思想的突破，要結合好高校自身的情況，分步推進、不斷完善。

4.1 強化頂層設計和統籌規劃

協同辦公系統的意義不在于將辦公無紙化，它更應思考的是如何將工作思維與信息化手段結合出更為高效的辦公手段。針對這一問題，高校的領導者應高瞻遠矚，費些心思去思考、尋找答案。高校應從一線教職工入手，真正了解到大家的痛點及需求，走訪各部門進行調研，以問題為導向，多部門協同聯動。針對市面上大多數的協同辦公系統放在哪里都適用的這種問題，高校應從內部開始，以高校需求為主導，構建出適合自己校情的協同辦公系統。

4.2 做好網絡安全工作

網絡安全重在未雨綢繆，針對網絡安全問題，應在學校內部網絡使用該系統，確保系統的安全性；部署日志審計系統，要有可溯源性；用戶的賬號密碼強度設置要根據要求并且要保管好、定期更換，開啟雙因子認證，確保登錄的安全性；提升高校教工的網絡安全意識，定期開展網絡安全培訓會。高校的協同辦公系統里面存儲著高校的教職工個人隱私信息，同時也包含上級文件、校級發文等重要文件信息，更應做好網絡安全工作，保障系統正常運行的同時也應做好信息安全、數據安全的把控，防范化解重大風險，以免給學校、社會甚至國家造成重大損失。

4.3 做好移動端建設

手機相較于電腦來說，攜帶更為方便，處理事務更為快捷，應做好協同辦公系統的移動端設計。用戶在手機上下載多個App常感到煩惱和負擔，可以將其與企業微信打通，讓用戶通過微信即可辦公。同時，應注重移動端App的頁面設計，增強其各個手機系統、瀏覽器的適配性，做好移動端的消息推送，將電腦端協同辦公系統的功能盡可能全地做到移動端。移動端應實現公文處理、流程處理、會議管理、通知公告、協同公文處理等多項綜合業務功能，盡可能達到與電腦端一樣的效果。

4.4 推進系統信創改造

協同辦公系統涉及公文的收發、文件管理、電子簽章、內部審批等，肩負著高校內部管理與基礎信息安全的重任，因此協同辦公系統是信創改造的重要一環。信創涵蓋四大板塊：基礎硬件、基礎軟件、應用軟件、信息安全。協同辦公系統使用頻率最高、最核心的是辦公軟件，應采購國產基礎軟件完成信創改造，這也是未來的大勢所趨。

4.5 加強高校信息化隊伍人才建設

相較于高校協同辦公系統的建設，如何管理好協同辦公系統更是值得思考的問題。系統的管理離不開專業的技術人員，但在工作中，常常忽略技術人員這個角色，高校更是缺乏屬于自己的專業信息化人才隊伍。高校應拓寬技術人員的晉升空間，完善獎罰機制，激發技術人員工作熱情。互聯網行業日新月異，要加大技術人員的專業培訓力度，提升他們的專業能力和綜合素質，使其了解前沿技術，為學校的信息化發展提供專業的技術支持。

5 結束語

本文以沈陽化工大學為例，對高校協同辦公系統進行探析，分析其痛點并給出對策。以本校實際應用的流程為例，展示了流程圖、流程表單、流程審批節點的配置，形象具體地呈現系統的流程建設核心部分。從行政、使用者、系統管理者3個角度出發，結合學校協同辦公系統使用情況分析問題。圍繞頂層設計、技術支撐等方面提出解決辦法。最后，教育數字化是建設教育強國的重要基礎，協同辦公系統是數字校園辦公的主要手段，后續應從高校的實際需求出發，更好地為高校辦公服務。