水利工程檔案管理工作思考

趙菁菁

(甘肅省水文水資源局，甘肅 蘭州 730000)

水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄。

水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，是水利工程安全運(yùn)行、合理使用、生產(chǎn)維護(hù)、維修改造的重要依托，水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)。凡參建單位未能按規(guī)定提交工程檔案的，不得通過(guò)驗(yàn)收或質(zhì)量等級(jí)評(píng)定[1]。

水利工程檔案要做到完整、齊全、準(zhǔn)確，就要在水利工程檔案的收集、整理、組卷、歸檔的各個(gè)階段落實(shí)責(zé)任，做到水利工程檔案事事有人管，件件有人抓，才能在檔案驗(yàn)收時(shí)，水到渠成，順利通過(guò)，為水利工程的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，保駕護(hù)航。

一、水利工程檔案的收集

水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要部分，各參建單位要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，明確相關(guān)部門、人員的崗位責(zé)任，健全各項(xiàng)規(guī)章制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi)，確保水利工程檔案工作正常開(kāi)展。把握好以下原則，是做好水利工程檔案管理工作的基礎(chǔ)。

（一）誰(shuí)產(chǎn)生，誰(shuí)收集，誰(shuí)整理原則。水利工程建設(shè)過(guò)程中形成的，具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的文件材料均應(yīng)收集、整理、歸檔。水利工程建設(shè)過(guò)程中，建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)搞好水利工程檔案文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

（二）水利工程檔案收集和工程建設(shè)同步進(jìn)行原則。建設(shè)單位應(yīng)制定統(tǒng)一的管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，將水利工程文件材料的形成、收集整理要求及歸檔范圍納入各參建單位和部門的責(zé)任制，實(shí)行全過(guò)程質(zhì)量管理。要求檔案人員應(yīng)從水利工程建設(shè)前期介入，對(duì)工程各個(gè)階段的檔案收集、整理、移交提出明確要求，建設(shè)單位可將該項(xiàng)水利工程檔案管理寫進(jìn)合同，水利工程檔案工作完不成視同違約。

（三）責(zé)任到人原則。建立與工程文件收集工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，制定管理制度，配備文件檔案管理人員。檔案管理人員既要具備工程管理的資質(zhì)，又熟知檔案管理的知識(shí)，這項(xiàng)綜合性的工作需要這樣的復(fù)合型人才才能勝任，人員要相對(duì)穩(wěn)定，變動(dòng)要辦理移交手續(xù)。

（四）各負(fù)其責(zé)原則。勘察單位負(fù)責(zé)勘察測(cè)繪文件的收集匯總；設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件和圖紙等的收集匯總；施工單位負(fù)責(zé)收集施工文件和竣工圖，并整理匯總；建設(shè)單位收集水利工程前期和竣工階段的文件材料。屬于建設(shè)單位歸檔范圍的文件材料，有關(guān)單位應(yīng)按時(shí)收集、整理，向建設(shè)單位移交歸檔。

（五）加強(qiáng)督導(dǎo)檢查原則。水利工程項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對(duì)在建水利工程檔案管理方面的督導(dǎo)檢查，定期聯(lián)合檔案行政管理部門阻止行政執(zhí)法檢查，建設(shè)管理部門要積極配合檔案業(yè)務(wù)部門主管單位，認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好水利工程檔案工作。

二、水利工程檔案的整理

參建單位按照歸檔范圍、職責(zé)范圍、階段、專業(yè)、種類等檢查文件材料是否收集齊全，然后對(duì)工程建設(shè)各階段的文件材料及時(shí)地按規(guī)定進(jìn)行整編,確保各分部工程檔案的完整性以及整體工程的連續(xù)性,是水利工程檔案管理的基本要求,也是項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)質(zhì)量監(jiān)督、檢查、檢測(cè)、抽查的重要內(nèi)容。

水利工程檔案的整理，要注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

（一）水利工程文件材料的整理要符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2002）文件規(guī)定。檔案整理要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、字跡清楚、圖樣整潔、聲響材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚；歸檔圖紙按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-2009）要求統(tǒng)一折疊。

（二）重要活動(dòng)擠時(shí)間、原始地形地貌、建設(shè)過(guò)程中的工程形象進(jìn)度、隱蔽工程、關(guān)鍵技術(shù)、節(jié)點(diǎn)工序、重要部位、地質(zhì)或施工缺陷及處理、工程質(zhì)量、安全事故、重要芯樣等形成照片和音頻文件。

（三）文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰整潔、編號(hào)和簽字蓋章手續(xù)完備，并滿足耐久性要求。

（四）所有文件材料必須保證內(nèi)容的真實(shí)性，如實(shí)反映情況，任何部門和個(gè)人不得擅自修改、偽造。收集的文件材料應(yīng)為原件，因故用復(fù)印件時(shí)，要加蓋復(fù)制件提供單位公章和檔案證明章，確保與原件一致。

（五）竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖。

三、水利工程檔案的分類與組卷

水利工程檔案的組卷是水利工程檔案的核心工作，也是出現(xiàn)問(wèn)題最多的地方。組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用，應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件的內(nèi)容和數(shù)量組成一卷或多卷，卷內(nèi)文件內(nèi)容應(yīng)相對(duì)獨(dú)立完整。

（一）制定分類方案

項(xiàng)目法人要結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際特點(diǎn)，制定涵蓋工程建設(shè)的全過(guò)程和工程檔案的全部?jī)?nèi)容的分類方案，一般按照形成單位結(jié)合建設(shè)階段和專業(yè)進(jìn)行分類，按照形成單位大致分為建設(shè)綜合管理、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等不同類別，再結(jié)合不同的建設(shè)階段和專業(yè)具體細(xì)分。

類目設(shè)置要遵循的原則

1.排他性。

排他性，即類別之間互相排斥，只有唯一的類別屬性。這樣的類目設(shè)置既便于歸類也便于查考使用。

2.系統(tǒng)性。

系統(tǒng)性，即類目劃分是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，一旦確定，各參建單位都要同一個(gè)分類方案，在一個(gè)項(xiàng)目中要堅(jiān)持一以貫之，保持其連續(xù)性。如果不能連續(xù)使用，或者各單位不能統(tǒng)一使用，會(huì)給后人造成混亂，對(duì)于歸檔、保存、使用都會(huì)造成障礙。

水利設(shè)計(jì)部門和水利管理規(guī)劃部門一般采用流域（水系）—工程項(xiàng)目分類法。如：類別代號(hào)+水系代號(hào)+工程代號(hào)+階段代號(hào)+專業(yè)代號(hào)+案卷號(hào)[2]。項(xiàng)目法人制定的分類號(hào)及檔號(hào)，一般由全宗號(hào)+分類號(hào)（按照需要編制一級(jí)類目+二級(jí)類目）+案卷號(hào)組成，代字與類目間用“·”隔開(kāi)，類目與案卷號(hào)間用“-”隔開(kāi)[3]。分類方案是水利工程檔案整理的綱領(lǐng)，科學(xué)合理分類方案，能達(dá)到事半功倍的效果

（二）按照文件材料形成的有機(jī)聯(lián)系組卷

水利工程檔案的組卷過(guò)程，就是各參建單位按照項(xiàng)目分類方案，將該項(xiàng)目所形成的文件材料按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。按照問(wèn)題、階段、專業(yè)性質(zhì)組卷是最常用的組卷方法。在實(shí)際工作中，為了確保案卷組合的科學(xué)性，往往要結(jié)合運(yùn)用多種組卷標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)以組卷的特征，就是組卷的標(biāo)準(zhǔn)，按照一種標(biāo)準(zhǔn)組卷，就叫一種組卷方法。比如：項(xiàng)目前期文件，項(xiàng)目管理文件按事由結(jié)合時(shí)間順序組卷；其中招標(biāo)投標(biāo)、合同文件按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷；勘察設(shè)計(jì)文件按階段、專業(yè)組卷；施工技術(shù)文件按單位工程、分部工程或裝置、階段結(jié)合專業(yè)組卷。以上組卷方法，按問(wèn)題、按專業(yè)、按文種、按階段組卷，都不能將兩個(gè)以上單項(xiàng)工程的文件材料組合在一個(gè)卷內(nèi)。

四、水利工程檔案的歸檔和移交

水利工程檔案在完成組卷后，各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)，監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料應(yīng)進(jìn)行審核。施工文件組卷完畢經(jīng)施工單位自查后，依次由監(jiān)理單位、建設(shè)單位工程管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。經(jīng)參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審查合格后，向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交歸檔。

歸檔單位（部門）應(yīng)按照建設(shè)檔案管理要求，編制交接清冊(cè)、交接手續(xù)、檔案數(shù)量、案卷目錄、雙方清點(diǎn)無(wú)誤后交接歸檔。

建設(shè)單位可以通過(guò)六率來(lái)考核參建單位檔案管理是否達(dá)到歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求：即歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率、案卷合格。

結(jié)束語(yǔ)：水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理的重要組成部分,貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段,是確保水利工程質(zhì)量的重要依據(jù),所以水利工程參建單位要象重視水利工程的進(jìn)度與質(zhì)量一樣,重視水利工程檔案管理工作。