高校檔案信息化建設(shè)中的跨部門(mén)協(xié)同機(jī)制研究

[摘 要]高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要多個(gè)部門(mén)的緊密協(xié)作。本研究深入分析了跨部門(mén)協(xié)同在高校檔案信息化建設(shè)中的重要性，并揭示了當(dāng)前存在的協(xié)同意識(shí)缺乏、溝通渠道不暢、協(xié)同機(jī)制不健全等問(wèn)題。為解決這些問(wèn)題，研究提出了優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機(jī)制、完善溝通協(xié)調(diào)體系、構(gòu)建利益協(xié)調(diào)和監(jiān)管保障的對(duì)策建議，為高校建立高效的跨部門(mén)協(xié)同機(jī)制提供了可行的路徑。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；信息化建設(shè)；跨部門(mén)協(xié)同；協(xié)同機(jī)制

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)成為加強(qiáng)高校檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。然而，高校檔案信息化建設(shè)涉及多個(gè)職能部門(mén)，需要全面地協(xié)調(diào)配合，因此，構(gòu)建高效的跨部門(mén)協(xié)同機(jī)制是確保建設(shè)順利推進(jìn)的關(guān)鍵。

一、高校檔案信息化建設(shè)中跨部門(mén)協(xié)同的重要性

（一）檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)性特征

高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，具有明顯的系統(tǒng)性特征，涉及多個(gè)職能部門(mén)。檔案信息化建設(shè)不僅涵蓋了檔案館等專職部門(mén)，還需要信息技術(shù)中心、網(wǎng)絡(luò)中心等信息化建設(shè)主體部門(mén)的全程參與，也離不開(kāi)相關(guān)職能部門(mén)如組織人事部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等的支持和配合。多部門(mén)的深度介入，使得信息化建設(shè)成為一項(xiàng)跨部門(mén)的系統(tǒng)工作。由于參與主體多、專業(yè)領(lǐng)域交叉，如果缺乏高效的協(xié)調(diào)機(jī)制，將導(dǎo)致職責(zé)分工不明確、工作推進(jìn)緩慢、資源利用效率低下等問(wèn)題。只有各部門(mén)在統(tǒng)一的工作平臺(tái)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范下通力合作，精誠(chéng)協(xié)調(diào)配合，才能最大限度地整合各方資源優(yōu)勢(shì)，保證建設(shè)過(guò)程有序高效[1]。

（二）跨部門(mén)協(xié)同機(jī)制的作用

建立高效的跨部門(mén)協(xié)同機(jī)制對(duì)高校檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要，其作用主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。一是跨部門(mén)協(xié)同可以提高工作效率。信息化建設(shè)涉及多個(gè)職能部門(mén)，如果缺乏順暢的協(xié)同機(jī)制，將導(dǎo)致決策流程冗長(zhǎng)、部門(mén)推諉扯皮、工作銜接不暢等低效狀況。有效的協(xié)同機(jī)制可以明確各方職責(zé)，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化工作流程，使各部門(mén)有條不紊順利銜接，從而提升整體工作效率。以浙江大學(xué)為例，通過(guò)建立檔案信息化專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組來(lái)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確館內(nèi)外各部門(mén)在文件數(shù)字化、系統(tǒng)運(yùn)維等環(huán)節(jié)的分工，使建設(shè)任務(wù)合理分解、高效推進(jìn)。二是跨部門(mén)協(xié)同可以優(yōu)化資源配置。缺乏協(xié)同將導(dǎo)致資源分散利用，加劇部門(mén)間的資源孤島效應(yīng)；有效的協(xié)同則能實(shí)現(xiàn)信息共享、資源整合，避免重復(fù)建設(shè)浪費(fèi)。以云南大學(xué)為例，通過(guò)校園一體化平臺(tái)建設(shè)，整合了人力資源、財(cái)務(wù)、基建等多個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，形成了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用模式，提高了資源利用率。三是跨部門(mén)協(xié)同可以保證檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)作為系統(tǒng)工程，需要各方精誠(chéng)合作、協(xié)同配合，方能將頂層設(shè)計(jì)、技術(shù)實(shí)施、服務(wù)應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)做好，從而確保建設(shè)質(zhì)量。

二、高校檔案信息化建設(shè)中跨部門(mén)協(xié)同存在的問(wèn)題

高校檔案信息化建設(shè)，無(wú)疑是一項(xiàng)龐大而精細(xì)的系統(tǒng)工程，它需要校內(nèi)多個(gè)職能部門(mén)的默契協(xié)作與無(wú)縫對(duì)接。然而，現(xiàn)實(shí)的挑戰(zhàn)卻不容樂(lè)觀。跨部門(mén)協(xié)同存在諸多困境和障礙，制約了建設(shè)的質(zhì)量和進(jìn)度。這些困境，亟待我們共同面對(duì)，合力破解，以確保檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。

部分相關(guān)職能部門(mén)對(duì)檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)性和重要性認(rèn)識(shí)不足，將其等同于單一的技術(shù)工程，忽視了本部門(mén)在其中所應(yīng)發(fā)揮的重要作用。由于缺少統(tǒng)一的協(xié)調(diào)平臺(tái)和工作機(jī)制，各單位大多是獨(dú)立運(yùn)作、互不銜接。這種分散的工作模式不僅增加了溝通成本，還容易導(dǎo)致信息傳遞的滯后和誤差，影響了建設(shè)的效率和質(zhì)量。大多數(shù)高校的跨部門(mén)協(xié)同機(jī)制不健全，職責(zé)分工不明確，缺乏頂層設(shè)計(jì)統(tǒng)籌和工作規(guī)范。具體表現(xiàn)為：各部門(mén)在檔案信息化建設(shè)中的角色和職責(zé)沒(méi)有明確界定，導(dǎo)致工作中推諉扯皮；各部門(mén)在實(shí)施過(guò)程中各自為政，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，難以形成合力。部門(mén)利益分歧、職責(zé)邊界交叉混亂、缺乏有效監(jiān)督等問(wèn)題，加劇了協(xié)同推進(jìn)的阻力和困難，導(dǎo)致資源整合利用率不高、執(zhí)行效率低下等弊端。[2]。

三、構(gòu)建高效的高校檔案信息化建設(shè)跨部門(mén)協(xié)同機(jī)制的對(duì)策

（一）優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機(jī)制

優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機(jī)制有助于明確各部門(mén)在檔案信息化建設(shè)中的權(quán)責(zé)分工，厘清職能邊界，避免職責(zé)交叉重疊、相互掣肘，也有利于建立科學(xué)高效的決策機(jī)制，確保決策周期合理、程序規(guī)范，并形成暢通的反饋渠道，促進(jìn)決策落實(shí)。

1.明確各部門(mén)在建設(shè)中的職能定位

明確各部門(mén)在檔案信息化建設(shè)中的職能定位是優(yōu)化組織架構(gòu)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。需要系統(tǒng)梳理和科學(xué)規(guī)劃，合理劃分各參與方在建設(shè)全流程中的職責(zé)范疇和權(quán)限邊界，避免出現(xiàn)職能交叉混亂、相互掣肘的狀況。通過(guò)細(xì)致的工作分析和頂層設(shè)計(jì)，可以明確各部門(mén)的具體職能分工：檔案館作為牽頭單位，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌謀劃整體建設(shè)規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；信息技術(shù)中心承擔(dān)技術(shù)架構(gòu)搭建和系統(tǒng)運(yùn)維職能；公文辦公室負(fù)責(zé)文件資料的流程再造和數(shù)字化錄入工作；人力資源部門(mén)則負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)保障和績(jī)效考核等。在明確職能的同時(shí)，還應(yīng)合理劃分各自的權(quán)限邊界，避免出現(xiàn)職責(zé)交叉和沖突。例如，雖然信息技術(shù)中心和檔案館在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)環(huán)節(jié)存在一定的工作交集，但應(yīng)明確界定兩者之間的分工，前者負(fù)責(zé)技術(shù)開(kāi)發(fā)和運(yùn)維，后者負(fù)責(zé)需求梳理和流程優(yōu)化，避免扯皮推諉。職能定位清晰，權(quán)責(zé)分工明確，不僅有利于充分發(fā)揮各單位的專業(yè)優(yōu)勢(shì)和職能作用，而且有助于形成科學(xué)有序的工作流程和制衡機(jī)制，確保各方通力合作、相互協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。這是優(yōu)化組織架構(gòu)、促進(jìn)跨部門(mén)協(xié)同的基礎(chǔ)性工作，必須予以高度重視。

2.建立科學(xué)的決策流程和反饋機(jī)制

建立科學(xué)的決策流程和反饋機(jī)制是優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機(jī)制的重中之重。這不僅關(guān)乎信息化建設(shè)決策的質(zhì)量和效率，也是促進(jìn)各部門(mén)高效協(xié)同的重要保證。

首先，需要成立高校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，作為決策和反饋的權(quán)威平臺(tái)。領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)由校領(lǐng)導(dǎo)和各相關(guān)職能部門(mén)主要負(fù)責(zé)人組成，集中體現(xiàn)行政權(quán)威和專業(yè)力量。同時(shí)，要明確集體決策的程序和議事規(guī)則，確保決策過(guò)程民主、科學(xué)、高效。其次，應(yīng)建立常態(tài)化的工作例會(huì)機(jī)制，作為各部門(mén)直接對(duì)接交流的渠道。可定期召開(kāi)專題會(huì)議，通報(bào)進(jìn)展、分析問(wèn)題、研究對(duì)策，實(shí)現(xiàn)信息互通有無(wú)。比如，可借鑒蘇州大學(xué)的做法，每季度召開(kāi)一次這樣的多部門(mén)聯(lián)席會(huì)議。會(huì)議不僅有各部門(mén)負(fù)責(zé)人出席，還邀請(qǐng)第三方監(jiān)管專家和技術(shù)人員參與，形成全方位的研討交流。最后，還應(yīng)建立科學(xué)有效的反饋評(píng)估機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以糾正。可采取定期檢查、實(shí)時(shí)反饋、責(zé)任追究等多種方式，對(duì)工作中的失誤和偏差予以反饋評(píng)估，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。同時(shí)對(duì)工作中的亮點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)要及時(shí)總結(jié)并加以推廣，形成良性的反哺循環(huán)。

（二）完善溝通協(xié)調(diào)體系

1.構(gòu)建信息共享平臺(tái)促進(jìn)數(shù)據(jù)交互

構(gòu)建信息共享平臺(tái)是促進(jìn)跨部門(mén)數(shù)據(jù)交互和資源整合的關(guān)鍵舉措。需要統(tǒng)一技術(shù)架構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整合各類信息資源，搭建覆蓋全校的一體化信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)數(shù)據(jù)的無(wú)縫集成和高效共享。以浙江大學(xué)為例，該校已構(gòu)建了集校園網(wǎng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、圖書(shū)館系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)等于一體的綜合信息服務(wù)平臺(tái)，各類信息資源實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一入口獲取和高效利用。其中，檔案信息服務(wù)系統(tǒng)與其他核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)互通共享，避免了重復(fù)采集和建設(shè)，極大提高了資源利用率。建設(shè)這一共享平臺(tái)的過(guò)程中，要統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，需要各部門(mén)緊密配合，在技術(shù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)格式、接口規(guī)范等方面達(dá)成共識(shí)，促進(jìn)整合和互聯(lián)互通。比如要制定統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案編碼標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)等，確保不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)融合無(wú)障礙。此外，共享平臺(tái)的建設(shè)還應(yīng)以用戶為中心，突出數(shù)據(jù)服務(wù)功能，提供個(gè)性化定制和數(shù)據(jù)資源定制服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)按需獲取和智能應(yīng)用。例如，人力資源部門(mén)可訂閱教師資格檔案數(shù)據(jù)，并與績(jī)效考核相結(jié)合；教務(wù)部門(mén)則可調(diào)取學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)，為管理和決策提供支撐等。通過(guò)統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)數(shù)據(jù)的順暢集成和智能交互，不僅能最大限度地整合和利用資源，還能促進(jìn)信息共享和工作協(xié)同，提高工作效率，這是跨部門(mén)協(xié)同的工作基礎(chǔ)。

2.定期召開(kāi)多部門(mén)聯(lián)席會(huì)議研討協(xié)調(diào)

定期召開(kāi)多部門(mén)聯(lián)席會(huì)議是加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)、促進(jìn)跨部門(mén)協(xié)同的重要機(jī)制。這種面對(duì)面的直接交流方式，不僅有助于信息充分互通、觀點(diǎn)互鑒、達(dá)成共識(shí)，更能化解分歧、凝聚合力，確保協(xié)同工作高效有序開(kāi)展。可以借鑒蘇州大學(xué)的做法，建立常態(tài)化的聯(lián)席會(huì)議制度。每個(gè)季度都定期組織涉及檔案信息化建設(shè)的各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人召開(kāi)專題會(huì)議，通報(bào)工作進(jìn)展、分析存在問(wèn)題、研究應(yīng)對(duì)策略。與會(huì)人員不僅包括檔案館、信息中心、公文辦公室等主要業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人，還邀請(qǐng)了第三方專家學(xué)者和專業(yè)技術(shù)人員參與。這種多方參與的聯(lián)席會(huì)議模式，具有幾個(gè)突出優(yōu)勢(shì)：一是決策和建議的科學(xué)性更強(qiáng)，專家學(xué)者能提供獨(dú)到見(jiàn)解和專業(yè)指導(dǎo)；二是溝通的渠道更為暢通，各部門(mén)負(fù)責(zé)人可以直接對(duì)話交流，消除隔閡和分歧；三是監(jiān)督機(jī)制更為堅(jiān)實(shí)，第三方的參與也起到了外部監(jiān)督的作用。因此，這種聯(lián)席會(huì)議模式被蘇州大學(xué)視為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)跨部門(mén)協(xié)同的“強(qiáng)力引擎”。除了定期召開(kāi)例行會(huì)議外，遇到重大決策、專項(xiàng)討論時(shí)，也可隨時(shí)臨時(shí)召集相關(guān)人員開(kāi)會(huì)研討。通過(guò)直接溝通交流、達(dá)成共識(shí)，不僅能統(tǒng)一思想、明確方向，更能將各方的合力整合起來(lái)，協(xié)同一致，高效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)工作。可以說(shuō)，定期的多部門(mén)聯(lián)席會(huì)議機(jī)制是保證跨部門(mén)協(xié)同高效運(yùn)轉(zhuǎn)的“黏合劑”。

（三）構(gòu)建利益協(xié)調(diào)和監(jiān)管保障

1.制定合理的績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制

制定合理的績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制，是推動(dòng)跨部門(mén)協(xié)同高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要激勵(lì)約束手段。這需要結(jié)合各部門(mén)在檔案信息化建設(shè)中的實(shí)際分工和貢獻(xiàn)程度，設(shè)置科學(xué)合理的差異化考核體系。首先，應(yīng)明確各部門(mén)的工作職責(zé)和目標(biāo)任務(wù)，并將其分解為一系列具體的考核指標(biāo)，如工作進(jìn)度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)應(yīng)用率等，作為績(jī)效評(píng)價(jià)的依據(jù)。在此基礎(chǔ)上，針對(duì)不同部門(mén)的差異化職能，設(shè)置不同的權(quán)重分值，并與該部門(mén)及其工作人員的薪酬績(jī)效、職務(wù)晉升等利益直接掛鉤。其次，還需結(jié)合考核結(jié)果，建立科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。對(duì)于工作成績(jī)突出、貢獻(xiàn)卓著的部門(mén)和個(gè)人，可予以相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和榮譽(yù)表彰，充分體現(xiàn)“重賞厚遇”；而對(duì)于工作消極怠慢的，則要加大問(wèn)責(zé)力度，酌情給予一定程度的懲處，起到“疾風(fēng)勁草”的警示作用。以上獎(jiǎng)懲措施的出臺(tái)和實(shí)施，必須堅(jiān)持公開(kāi)、公正、公平的原則，避免私情化和隨意性，確保制度的權(quán)威性和約束力。最后，還應(yīng)將考核結(jié)果及時(shí)予以反饋，并定期評(píng)估和調(diào)整考核辦法，與實(shí)踐相適應(yīng)，不斷完善和優(yōu)化。合理的績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制，能充分調(diào)動(dòng)各方的工作積極性和主動(dòng)性，充分發(fā)揮其專業(yè)特長(zhǎng)，確保各司其職、全力以赴，從而達(dá)到優(yōu)化資源配置、提高工作效率、保證建設(shè)質(zhì)量的目的，對(duì)于促進(jìn)跨部門(mén)協(xié)同發(fā)揮著重要的激勵(lì)約束作用。

2.建立動(dòng)態(tài)的經(jīng)費(fèi)投入調(diào)節(jié)機(jī)制

建立動(dòng)態(tài)的經(jīng)費(fèi)投入調(diào)節(jié)機(jī)制對(duì)于合理配置和利用有限的資金至關(guān)重要。檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，需要持續(xù)且大量的經(jīng)費(fèi)投入，但由于高校財(cái)力有限，如何公平分配和精準(zhǔn)調(diào)度這一“稀缺資源”，事關(guān)建設(shè)的效率和質(zhì)量。具體做法是，根據(jù)各部門(mén)在不同階段的實(shí)際工作任務(wù)和進(jìn)度，建立動(dòng)態(tài)調(diào)整的經(jīng)費(fèi)撥付機(jī)制。在建設(shè)的初期階段，可適當(dāng)向牽頭部門(mén)如檔案館等撥付更多啟動(dòng)經(jīng)費(fèi)；到中期的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)環(huán)節(jié)，則可向信息技術(shù)中心等部門(mén)適當(dāng)增加投入；后期的系統(tǒng)運(yùn)維和數(shù)據(jù)應(yīng)用階段，則可適當(dāng)增加公文辦公室等部門(mén)的經(jīng)費(fèi)比重。此外，還應(yīng)建立嚴(yán)格的經(jīng)費(fèi)審核把關(guān)機(jī)制。定期對(duì)各部門(mén)的經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行評(píng)估考核，對(duì)那些投入產(chǎn)出不成正比、資金利用效率低下的部門(mén)，要及時(shí)調(diào)減經(jīng)費(fèi)投放，避免資金的閑置浪費(fèi)；對(duì)工作成績(jī)突出、重點(diǎn)急需的部門(mén)，則要適當(dāng)增加經(jīng)費(fèi)支持，做到資金的精準(zhǔn)管控和動(dòng)態(tài)調(diào)節(jié)。經(jīng)費(fèi)的分配使用也要堅(jiān)持公開(kāi)透明、民主監(jiān)督的原則，確保程序的公正合理。可定期公布經(jīng)費(fèi)分配和使用情況，并設(shè)立意見(jiàn)征詢和反饋渠道，接受社會(huì)各界和校內(nèi)各部門(mén)的監(jiān)督，對(duì)于出現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為要嚴(yán)懲不貸。只有建立起科學(xué)合理、動(dòng)態(tài)調(diào)節(jié)的經(jīng)費(fèi)投入機(jī)制，并接受有效監(jiān)督，才能真正實(shí)現(xiàn)有限資金的優(yōu)化配置，為各部門(mén)協(xié)同參與創(chuàng)造必要的經(jīng)費(fèi)保障，確保檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)工程的高效推進(jìn)。

結(jié)束語(yǔ)

高校檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要多個(gè)部門(mén)密切配合。本研究從優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機(jī)制、完善溝通協(xié)調(diào)體系、構(gòu)建利益協(xié)調(diào)和監(jiān)管保障三個(gè)方面，提出了構(gòu)建高效跨部門(mén)協(xié)同機(jī)制的對(duì)策建議。通過(guò)明確各部門(mén)職能定位、建立科學(xué)決策流程、促進(jìn)信息共享交互、定期召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議，以及制定合理的績(jī)效考核、經(jīng)費(fèi)調(diào)節(jié)和監(jiān)管措施，可以有效消除部門(mén)利益分歧、增進(jìn)相互理解和信任、形成合力，從而確保檔案信息化建設(shè)的高質(zhì)量推進(jìn)。

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作者簡(jiǎn)介：范衛(wèi)杰（1969— ），男，漢族，河南新野人，南陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，中級(jí)，碩士。

研究方向：黨建黨務(wù)。