高校人事檔案信息化管理現狀與發展對策

摘 要：通過分析當前高校人事檔案信息化管理的發展現狀，系統梳理人事檔案信息化在基礎設施建設、檔案數字化進程、管理流程優化、安全保障措施以及管理隊伍素養等方面取得的進展和面臨的問題，剖析高校人事檔案信息化在技術與管理、法規與政策等方面存在的突出矛盾和挑戰，并在此基礎上提出推進新時代高校人事檔案信息化管理變革的優化路徑和策略建議。高校要推動人事檔案管理與現代信息技術深度融合，以信息化帶動和支撐人事檔案管理理念、制度和流程的系統性重構。

關鍵詞：高校；人事檔案；信息化；管理；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

高校人事檔案是學校開展人事管理工作的基礎和依據，其信息化管理水平直接影響高校人力資源管理的效能。隨著信息技術的快速發展和高等教育事業的不斷推進，高校人事檔案管理呈現出數字化、網絡化、信息化的發展趨勢。當前，信息化管理已經成為現代高校人事檔案管理創新和變革的主要驅動力。深入分析高校人事檔案信息化管理的現狀，準確把握面臨的機遇與挑戰，探索切實可行的發展對策，對提升高校人事管理效能，促進高校的可持續發展具有重要意義。

一、高校人事檔案信息化管理現狀

隨著信息技術在高校管理中的廣泛應用，人事檔案管理信息化已經成為高校人力資源管理的重要組成部分。通過對全國20所高校的網絡調研和數據分析，筆者發現當前高校人事檔案管理信息化呈現出一些積極進展。一些高校逐步加大信息化基礎設施建設投入，人事檔案數字化進程穩步推進，信息化管理流程不斷優化，信息安全保障措施逐步完善，管理隊伍信息化素養持續提升，為高校人事檔案信息化管理奠定了堅實基礎。但同時，受制于觀念更新、技術創新、制度完善、人才培養等因素，高校人事檔案信息化管理仍面臨一些現實挑戰。部分高校信息化基礎設施建設相對滯后，檔案數字化仍處于起步階段，信息化管理流程有待進一步優化，信息安全風險不容忽視，管理隊伍的信息化素養參差不齊，一定程度上制約了人事檔案信息化管理水平的整體提高。

1.信息化基礎設施建設現狀

信息化基礎設施是開展高校人事檔案信息化管理的物質基礎。通過對調研數據分析，筆者發現高校人事檔案信息化基礎設施建設總體呈現出以下特點：

一是投入力度不斷加大。高校逐年增加信息化基礎設施建設經費。據統計，2023年高校人事檔案信息化建設投入較2020年增長了30%以上。

二是硬件配置逐步完善。多數高校已配備了專用的檔案數字化設備設施，如高拍儀、掃描儀等，一些高校還引進了人事檔案管理系統。

三是系統集成與平臺化發展。將人事檔案信息系統與校園其他管理系統集成，形成一個綜合的信息管理平臺，有助于打破信息孤島，實現數據的互聯互通。

然而，信息化基礎設施建設仍存在不平衡現象。省屬重點高校建設投入較大，進展較快；而地方高校，尤其是西部地區高校，受經費等條件限制，信息化基礎設施建設相對滯后。縮小區域、校際差距，夯實人事檔案信息化管理基礎，還需要政府、學校等多方持續努力。

2.檔案數字化進展

一是高校人事檔案數字化率不斷提高。截至2023年底，被調研高校人事檔案數字化平均完成率已達30%，較2020年提高了5個百分點。檔案數字化質量和規范化水平也有所提高。部分高校對檔案元數據、掃描參數等實施規范，提高了數字檔案的規范化和可檢索性。

二是檔案數字化進程仍不均衡，部分高校數字化工作推進緩慢。調研發現，受數字化設備短缺、人手不足等因素制約，近80%的高校人事檔案數字化率不足50%。質量把控也參差不齊，個別高校重數量、輕質量，數字檔案質量不高。數字檔案管理與紙質檔案管理脫節也造成管理困難。

3.信息化管理流程優化

傳統的人事檔案管理流程主要依賴紙質檔案和手工操作，信息化管理流程的引入，旨在通過電子化手段簡化操作流程，提高工作效率。部分高校積極探索信息化條件下的人事檔案管理流程再造。通過引入信息技術，簡化業務環節，優化工作流程，實現了人事檔案管理提效率、降成本。

4.信息安全保障措施

人事檔案信息涉及教職工隱私和學校不宜公開數據，信息安全至關重要。調研發現，高校普遍重視人事檔案信息安全，采取了一系列安全保障措施，但仍存在薄弱環節。在技術上，多數高校搭建了檔案管理系統安全防護體系。通過部署防火墻、入侵檢測、數據加密等安全設備和技術，提高了系統抵御外部攻擊和非法訪問的能力。在管理上，多數高校制定了相應的信息安全管理制度，但也有高校管理措施流于形式，紙質檔案數字化等環節缺乏嚴格管控，存在信息被泄露風險。

5.管理隊伍信息化素養

高校人事檔案管理隊伍信息化素養總體有所提升，但還不能完全適應信息化管理要求。從年齡結構看，高校人事檔案管理隊伍呈現出老中青相結合的特點。被調研的高校人事檔案管理人員50歲以上占10%，40-49歲占30%，40歲以下占60%。中青年管理人員比例較大，他們普遍接受過高等教育，具有一定的計算機應用基礎，信息化適應能力較強。從知識技能看，高校加大了人事檔案管理隊伍信息化培訓力度。80%的高校定期或不定期為管理人員提供信息化專題培訓。

高校人事檔案管理隊伍的信息化素養還不能完全適應新形勢要求。部分管理人員，特別是部分50歲以上管理人員的信息化意識相對薄弱，習慣于傳統的手工管理模式。人事檔案管理隊伍的專業化水平也有待提高。多數管理人員缺乏系統的計算機和檔案管理專業背景，對大數據分析、數據挖掘等前沿技術了解不多，數據思維和大數據應用能力偏弱，難以適應檔案數字化后的深度開發利用需求。

二、高校人事檔案信息化管理面臨的挑戰

高校人事檔案信息化管理是一項復雜的系統工程，涉及技術、管理、政策法規等多方面因素。雖然各高校在推進信息化管理方面做了一些努力，取得了一定成效，但仍面臨很多挑戰。

1.技術與管理挑戰

高校人事檔案信息化管理既面臨技術挑戰，也面臨管理挑戰。兩者相互交織，共同影響著人事檔案信息化管理的發展進程。

從技術層面看，大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等新技術的快速發展，為人事檔案管理變革帶來了新的機遇，但也對高校的信息化建設能力提出了更高要求。調研發現，多數高校在人事檔案大數據采集、存儲、分析，智能化管理等方面還較為薄弱。一些高校的檔案管理系統缺乏規范的元數據標準。

從管理層面看，高校人事檔案信息化是一場深刻的管理變革，傳統的管理理念、方式、流程都面臨重構。當前不少高校對信息化的深層次影響認識不足，存在信息化建設“重技術、輕管理”的傾向，缺乏統籌規劃和頂層設計，管理創新滯后于技術應用。

2.政策與法律法規挑戰

高校人事檔案信息化管理涉及教職員工的切身利益，事關學校改革發展穩定大局。當前，相關法律法規和政策制度還不完善，一定程度上制約了人事檔案信息化管理工作的規范化、制度化和法治化進程。

從政策層面看，高校在人事檔案信息化管理中缺乏統一的指導性政策規范，工作思路、實施路徑各不相同，改革舉措碎片化問題突出。一些高校對上級主管部門的人事檔案信息化政策理解不到位，落實不到位，高校內部相關配套制度不健全，人事檔案信息收集、整理、保管、利用等環節缺乏嚴格規范，數字檔案管理的標準不統一，不僅影響了檔案管理效率，還增加了檔案信息被泄露、丟失的風險；從法規層面看，組織部門對人事檔案管理的法律法規主要側重傳統紙質檔案管理，對電子檔案、數字檔案的管理還缺乏明確、具體的規定。同時，檔案管理法規與信息安全、個人隱私保護等方面存在交叉盲區，相關規定不夠銜接。

三、高校開展人事檔案信息化管理對策建議

破解高校人事檔案信息化管理中存在的難題，推動高校人事檔案信息化管理創新發展，需要有關部門、高校、社會多方協同發力，在體制機制、人才培養等方面持續用力，從多個層面采取針對性的優化策略。

1.夯實信息化管理基礎

人事檔案信息化管理的有效推進，離不開堅實的基礎設施支撐。高校要充分認識加強信息化基礎建設的重要性，加大投入力度，完善設施配置，為人事檔案信息化管理創造必要條件。

一是加快人事檔案數字化進程。科學制定檔案數字化規劃，合理配置數字化設備，改善作業環境，提高數字化效率。建立健全人事檔案數字化標準規范，加強數字化質量控制，確保數字化人事檔案的真實性、完整性和可用性。

二是加強技術標準體系建設。人事檔案內容相對固定，建立統一規范的元數據標準和數據交換格式對后續利用工作大有裨益。積極參與行業、地方標準制修訂，推動人事檔案信息化標準的協同應用。加強標準宣貫培訓，提高管理人員標準化意識和能力。

三是強化經費保障。將人事檔案信息化建設經費納入學校預算，并與學校整體信息化建設統籌考慮。

四是營造良好的信息化環境。加強人事檔案管理場所建設，強化信息化設施日常維護，確保系統平穩運行。注重信息化應用氛圍營造，提高信息化參與度。

2.創新管理模式與流程

高校要立足新時代人事檔案管理新要求，順應信息技術發展新趨勢，以機制創新為動力，以流程再造為抓手，推動人事檔案管理理念、模式、業務流程的系統性重構，不斷提升管理效能。

一是轉變管理理念。堅持為學校教學科研管理服務的工作導向，樹立大數據思維，加強人事檔案數據的深度整合和關聯分析，提升管理的科學化、精細化水平。主動擴大人事檔案信息服務覆蓋面，充分發揮人事檔案的服務功能。

二是創新管理模式。積極探索“互聯網+人事檔案”管理新模式，推行網上預約、遠程服務等線上線下相結合的信息化服務模式，提供個性化、精準化的檔案管理服務。

三是優化業務流程。系統梳理人事檔案管理各環節流程，運用信息技術手段，對整理、查詢、利用等關鍵業務實施流程再造。加強業務協同，簡化工作環節，壓縮辦理時限，提高工作效率。

四是健全工作機制。建立人事檔案管理統籌協調機制，加強人事、信息化等部門的溝通協調，形成工作合力。完善人事檔案安全保密與數據共享開放機制，明確安全責任，促進人事檔案信息在學校管理過程中的利用。

五是強化制度建設。圍繞人事檔案收集、整理、保管、利用等關鍵環節，研究制定相關工作制度。建立健全人事檔案信息化管理標準規范，加強指導監督，促進各項工作有章可循、有據可依。完善人事檔案信息化績效評價、安全保密等配套制度，織密管理的制度籠子。

3.加強人才隊伍建設

高素質專業化人才隊伍是高質量開展高校人事檔案信息化管理的關鍵力量。高校要把隊伍建設擺在人事檔案信息化管理的突出位置，加大人才培養力度，完善人才發展機制。

一是優化隊伍結構。立足學校人事檔案管理需求，科學規劃人才隊伍建設，優化人才梯隊結構。注重引進檔案學、計算機、大數據等相關專業人才，提高隊伍專業化水平。加大青年人才培養力度，為人事檔案信息化管理輸送新鮮血液。

二是完善培養機制。建立健全人事檔案管理人才教育培訓制度，綜合運用線上線下培訓、實踐鍛煉等多種培養途徑，提升培訓的針對性和有效性。健全人才交流機制，促進人才跨部門流動，拓寬人才成長空間。

三是強化繼續教育。把人事檔案管理納入干部教育培訓總體規劃，將繼續教育作為提升管理人員素質的重要抓手。緊跟信息技術發展前沿，提升管理人員信息化應用能力。

4.深化數據開發利用

高校人事檔案記錄了教職員工成長發展的重要過程，蘊藏著豐富的信息資源。高校要樹立大數據思維，推Lq/Zo8F30KxvE50I9k+5hj9PDxurPjl2DBj+4/aNJB0=動人事檔案管理從“以檔管人”向“以數治人”轉型。

一是推進數據匯聚共享。加強人事檔案數據與人事管理、科研教學等業務數據的集成，打通信息孤島，擴大人事檔案的服務輻射面。

二是創新數據分析應用。運用大數據、人工智能等新技術，對人事檔案數據開展深度挖掘和智能分析。開發人才畫像、知識圖譜等數據分析模型，實現對教職員工的全景式、多維度畫像，精準把握人才成長軌跡、專業發展態勢。

三是拓展數據服務內涵。積極開發基于檔案大數據的延伸服務。探索利用人事檔案大數據開展人才趨勢預測、政策效果評估等，為學校人事人才政策優化完善提供參考。

四是加強數據安全保護。樹立數據安全意識，嚴格規范人事檔案數據采集、傳輸、存儲、使用等環節的安全管理。完善數據分級分類、訪問控制、權限管理等安全防護措施，加強數據脫敏技術應用，切實保護個人隱私。

四、結語

高校人事檔案信息化管理是新時代高校人才治理的重要內容。面對日益增長的人才競爭需求和信息技術變革帶來的新機遇與新挑戰，高校需要持續推進人事檔案信息化管理理念、制度、流程、技術和模式的深刻變革，推動人事檔案管理與現代信息技術的深度融合，全面提升人事檔案管理效能，更好地服務學校人才強校戰略。

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基金項目：本文系安徽省高等學校檔案工作協會2023年基金重點研究項目“高校人事檔案信息化管理研究” （項目編號：2023ZD017）階段性研究成果。

作者簡介：徐緒琴（1982—），男，漢族，安徽宿松人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案信息化、人事檔案管理現代化。