加強疾控機構科研檔案管理規范化和標準化路徑探析

摘 要：科研檔案管理主要負責科研課題、科研成果申報及管理等多方面工作。文章主要圍繞疾控機構科研檔案管理的意義、主要問題等展開論述，探討了科研檔案管理的規范化建設路徑。

關鍵詞：疾控機構；檔案管理；規范化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

科研檔案主要記錄了疾控機構科研成果及相關資料，是科研項目在研究準備、研究實驗、鑒定驗收、成果評價、獎勵申報、推廣應用等過程中形成的、具有保存價值的文字、數據、圖表、聲像等形式載體的文件材料。科研檔案管理是科研管理工作的重要內容，是疾控科研活動的重要環節，是疾控科研管理規范化、信息化的重要標志。目前，大多數疾控機構在科研資料的保存、整理及利用方面仍然存在一定的不足與疏漏。因此，探索建立規范化、標準化的科研檔案管理工作機制，統一科研檔案管理工作流程、內容與方式方法，提高工作的規范化、標準化水平，最終實現科研檔案收集、整理、歸檔、保管及利用等工作的提質增效。

一、科研檔案的特性

1. 科研檔案形成時間長

科研檔案的形成與科研工作時間密切相關。科研工作時間越長，科研檔案形成的時間也會變長。科研檔案是在科研項目立項論pNv4ShZD1JiEjr36FNLqpdlcAsdJek32MPR6PcVGe8M=證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的。科研項目一般要經過申報、立項審批等流程，需要多個部門的審批和鑒定，整個課題申報、立項、結題通常需要耗費兩到三年的時間，重大專項科研項目消耗的時間會更長，應將所有階段的科研檔案資料匯總在一起，最終形成完整的科研項目檔案資料。由此可見，科研檔案貫穿課題研究的整個過程。因此，其相關科研材料收集時間相對較長。

2.保密性強

疾控機構的科研數據主要包括病原體檢測數據、流行病學調查數據和疫苗接種數據。這些數據對于防控疫情和制定公共衛生政策具有重要意義。同時，這些數據也涉及個人隱私和公共安全等問題。因此，疾控機構的科研檔案也具有保密性。

3.參考性及實用性強

科研檔案是經過收集、歸類、整理、鑒定等科學方法形成的具有保存價值的資料，是科研項目成果最真實的反饋及水平體現，對于今后疾控機構的科研工作具有重要的參考價值。疾控機構科研人員通過查閱以往的科研檔案，可以了解前人的研究成果、研究方法和思路，避免重復研究，提高研究效率。同時，它能在科研管理、科技決策、科學研究、技術交流、著書立說、職稱晉升、經驗總結等方面提供信息和依據，起到憑證和參考作用。

4.專業性強

疾控中心科研檔案涉及大量的醫學、生物學與統計學等專業領域的知識，具有很高的專業性。開展檔案管理工作時，需要遵循專業標準和規范，確保檔案內容的準確性和可靠性，并需要專業人員對其整理、分類和保存。

5.多樣性與復雜性

疾控中心的科研檔案涵蓋多種類型的數據和信息，包括實驗數據、研究論文、研究報告、專利申請等，管理具有一定的難度。

二、疾控機構科研檔案管理規范化建設的重要意義

在科技日新月異的時代，科研檔案的管理日益顯現出其重要性。

1.提高檔案管理工作效率和協同創新能力

檔案規范化建設有助于提高疾控機構科研檔案管理的工作效率和質量。通過制定統一的管理標準，實現檔案的分類、歸檔、整理、利用等各個環節的規范化和標準化，可以減少不必要的工作量和時間浪費，提升檔案的準確性和完整性，減少錯誤和遺漏，提高檔案的利用價值。同時，還可以促進各部門之間的協同創新，為科研和業務工作提供有力支持。

2.保障科研信息安全

科研檔案是疾控機構的重要資產，其中包含大量的科研數據、技術成果、學術交流信息等，具有極高的價值和敏感性。實施科研檔案規范化管理，可以確保這些信息的安全性和保密性。通過建立嚴格的檔案管理制度和流程，采取有效的安全措施，防止信息被泄露、篡改或濫用，確保科研檔案的完整性和真實性。

3.提高科研能力以及成果產出

科研能力的提升、科研成果的突破、科研手段的創新不可能一蹴而就，這些都離不開前人研究的基礎和經驗借鑒。科研檔案是疾控機構記錄科研活動的重要資料和依據，科學、合理的檔案管理能夠提供科研過程和結果的翔實信息，有助于科研成果的追溯和評估，對于推動疾病預防控制學科的發展和提升具有重要意義。規范化的檔案管理可以確保這些資料的完整性和準確性，為科研人員提供有力的數據支持，促進科研成果的產出和轉化。

4.便于監督和評估

規范的檔案管理利于科研管理人員實時監控科研項目。通過系統地整理和歸檔科研數據、實驗過程等相關資料，可以使管理層能夠及時了解項目的實際進展，確保科研資源得到合理分配和有效利用。科研檔案管理對科研項目的評估具有積極作用。通過詳細、完整的檔案資料，評估人員可以全面了解科研項目的過程和成果，為項目驗收、成果鑒定等環節提供有力支持，有助于提高評估的公正性和準確性。

三、疾控機構科研檔案管理存在的主要問題

在國家政策的支持下，各級疾控機構近年在科研方面投入大量精力，每年均有科研項目處于課題申報、立項和研究實施、結題階段，產生大量的科研項目相關材料。針對科研項目不同階段產生的文件資料，如何收集、整理和歸檔，并保證資料的完整性、準確性和規范性以及如何在保證科研知識產權安全的前提下，實現科研檔案的共享和利用等諸多方面存在需要解決的問題。

1.科研檔案整理與歸檔不齊全，質量不高

科研項目本身具有周期較長，涉及研究領域多等特點。因此，在檔案管理過程中，檔案管理人員需要投入大量時間和精力來收集、整理和分類檔案資料。一方面，是檔案管理人員針對科研檔案的收集與歸檔的意識相對薄弱；另一方面，檔案管理人員不明確科研檔案的歸檔范圍和內容，未能及時跟蹤科研項目，與科研工作者的溝通不足，導致不了解各個科研項目的實際進度，使科研檔案資料的收集和歸檔進度落后于科研項目的實際進度，導致科研檔案資料的收集和歸檔存在諸多疏漏，檔案資料未能得到完整的收集和妥善保存。

2.科研檔案管理信息化建設力度薄弱

隨著現代互聯網技術和計算機等技術的快速發展，檔案管理也在不斷變革，信息化已經成為檔案管理的重要趨勢。目前，部分疾控機構的科研檔案管理信息化建設仍然滯后，主要采用傳統人工搜集和形成紙質卷宗檔案的管理模式。該模式信息化程度低， 存在許多弊端：其一，長年積累的大量紙質科研檔案需要購買大量的檔案袋和柜子，其保存和放置還需要占據較大的空間，增加了科研檔案管理的成本；其二，紙質檔案的檢索和利用效率低下，翻找目標檔案需要耗費大量的時間和人力，且找到的信息也不一定符合要求；其三，紙質檔案的保存和維護比較困難，需要注意防潮、防蟲、防曬和防火等問題，需要定期檢查檔案，評估檔案存放質量。因此，要想解決這些問題，紙質檔案應該轉變為電子檔案。目前，大部分疾控機構在電子化和信息化建設方面進展緩慢，主要原因是缺乏電子管理設備設施以及信息化平臺，導致電子檔案存儲和檢索困難，科研檔案利用率難以提高。

3.缺少健全的科研檔案管理體制

目前，大多數疾控中心科研檔案的管理仍存在檔案管理體制不完善的問題。例如，沒有及時更新科研檔案管理的規章制度，沿用傳統且落后的檔案管理制度，傳統的檔案管理制度可能已經無法適應現代科研活動的復雜性和多樣性。部分疾控中心甚至沒有成立科研檔案管理部門或科室，由各業務科室自行保管科研檔案；缺乏標準化和規范化的檔案管理流程，檔案管理人員的工作職責和權限劃分模糊，缺乏有效監管以及管理制度執行規范和操作標準依據，導致工作人員在實行檔案規范管理的過程中存在執行力不足，不能及時對疾控中心檔案實施整理、收集，容易造成檔案管理混亂，影響檔案的利用效果。同時，這種情況還可能對檔案的保密性和完整性產生隱患。

四、疾控機構科研檔案管理規范化建設路徑

1.提升檔案管理人員職業素養

針對科研檔案整理與歸檔不完備等問題，應提升檔案管理人員的專業素養及管理意識。檔案管理人員是推動疾控機構檔案管理規范化建設的關鍵，隨著檔案管理以及科研工作的不斷發展，對于檔案管理人員的專業素養要求也在逐步提升。為了保證檔案管理的準確性和規范性，疾控中心應定期組織開展檔案管理規范化培訓，以提高檔案管理工作人員的專業知識和技能水平。此外，加大對科研檔案管理重要性的宣傳和教育，提升疾控機構檔案管理人員對檔案規范化管理的認識，樹立正確的檔案管理觀念。

2.加強檔案管理信息化建設

科研檔案信息化建設是將疾控機構開展的各類科研活動資料整理形成電子成果載體，與傳統檔案管理模式有所區別，檔案電子化為疾控科研提供更加便捷、高效、準確的科研檔案管理服務，為后續更高水平的科學研究、科技創新提供研究基礎和技術支撐，更有效地激發疾控機構科研創新的靈感和動力。此外，疾控機構科研檔案數字化建設的實施能夠有效激活科研技術資源，繼續深化科研，提高疾控機構快速了解自身科研結構和層次的能力，為引進科研型人才、重點學科建設統籌謀劃提供可視化依據，從而進一步推動科研合作和優質科技成果轉化落地應用，提高疾控機構協同創新和服務國家重大戰略需求的能力。近年來，互聯網等信息技術迅速普及，在各行各業應用廣泛。因此，加強疾控機構檔案信息化建設是我國新時代檔案管理工作的重要任務。疾控機構可以通過現代科技手段，包括大數據、人工智能等，從而實現科研檔案的數字化和智能化管理，提高科研檔案管理的效率、準確性和創新性。 推進科研檔案數字化管理。疾控機構需要配備充足的掃描設備，將大量的紙質檔案掃描轉化為電子格式，并建立相應的電子檔案庫。推動紙質檔案向電子化轉變，加大人力投入，爭取在短時間內將所有紙質科研檔案轉化為電子版，可以節省大量的人力和存放紙質檔案的物理空間。

應著重加強檔案室的網絡基礎設施建設，確保網絡全覆蓋。同時，建設科研檔案管理信息化平臺，在平臺建立科研檔案管理數據庫，并及時將電子科研檔案錄入，以實現科研檔案的高效信息化管理。疾控機構內部人員查閱科研檔案數據信息時，需要提出查閱申請，經過審批后，可以直接登錄科研檔案信息管理平臺查閱相關數據資料和文獻。通過科研檔案信息管理平臺的檢索功能，能夠快速查詢想要的檔案信息，提高科研檔案的利用效率，節省查找翻閱的時間。

通過人工智能技術，科研檔案智能化管理可以提供更智能化、精準化的檔案服務。例如，通過利用機器學習等技術，可以自動對檔案歸類、標注和索引，從而實現檔案自動化管理；通過圖像識別技術，可以自動識別和提取檔案中的關鍵信息；通過數據挖掘和分析，可以挖掘出檔案中隱藏的規律和知識，并為科研工作提供有價值的參考。此外，還需要重視信息保護和隱私保密，做好科研檔案信息管理平臺的技術維護工作。雖然信息化管理讓檔案管理更加高效和便利，但信息化平臺與互聯網連接存在一定的網絡安全風險。加強信息平臺的維護，以確保網絡信息安全，敏感信息不被泄露和濫用。

3.完善科研檔案管理體制

依據《科研檔案工作規范》等檔案管理文件，建立健全科研檔案管理體系，規范檔案管理流程，并明確檔案管理工作人員的職責，加強對檔案管理體制的監督，確保檔案管理工作順利開展。其一，要建立完善的科研檔案管理規章制度。規章制度是保障科研檔案管理工作有序開展的基礎。在制定規章制度時，要充分考慮檔案的分類、歸檔時間、檔案利用方式等方面，確保各項規定符合實際情況，有利于檔案管理工作的開展；其二，明確并落實檔案管理人員的崗位職責。檔案管理人員是科研檔案管理工作的具體執行者，其工作是否負責直接影響到檔案管理的效果。明確崗位職責，利于增強檔案管理人員的責任意識，促使他們更好地完成工作任務。相關人員應熟悉檔案管理的基本知識和技能，熟練掌握檔案管理軟件的使用，以確保檔案的完整、準確和及時歸檔。在日常管理過程中，強化監管力度，定期核查與盤點，關注檔案文件的完備性與合規性，梳理工作中所存在的瑕疵與不足，并有針對性地提出建設性意見與改進措施，以推動管理質量持續優化和提升；其三，規范檔案管理流程是提高管理效率的關鍵。規范相關環節的操作，可以確保檔案在管理過程中的安全性和便捷性。在實際操作中，要注重檔案的保密性和隱私保護，防止檔案信息被泄露。此外，還應加強對檔案管理體制的監督和檢查。監督和檢查是確保檔案管理工作順利開展的重要手段。有關處室應定期對科研檔案管理工作開展審查，確保各項制度得到有效執行。

五、結語

綜上所述，加強檔案規范化管理對于推動疾控機構科研及人才教育培訓發展具有重要意義。通過提升科研檔案規范化管理意識、完善科研檔案管理體制、加強檔案信息化建設等措施，可以逐步實現科研檔案的規范化管理，有效提升疾控機構科研檔案管理的質量和效率，為疾控機構的科研工作提供有力支持。

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作者簡介：劉彩麗（1985—），女，漢族，陜西咸陽人，本科，館員，研究方向：檔案管理。