科研誠信視角下科研院所科研檔案管理的思考

摘 要：開展負責任的科研已經成為全社會的廣泛共識，但是有些科研院所科研檔案管理還未能發揮監督和治理不負責任科研行為以及維護科研人員自身權益的作用。在新形勢下，如何加強科研檔案管理成為亟待探討的問題。文章通過闡述科研檔案管理的現狀，探析原因，提出科研誠信視角下科研檔案管理策略，為科研院所科研檔案管理提供可行性參考。

關鍵詞：科研檔案；科研誠信；管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著國家科技事業的發展，實現高水平科技自立自強成為時代的必然要求，開展負責任的科研成為全社會的廣泛共識。為此，中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別于2018年、2019年先后印發了《關于進一步加強科研誠信建設的若干意見》（以下簡稱《若干意見》）和《關于進一步弘揚科學家精神加強作風和學風建設的意見》（以下簡稱《意見》），科技部監督司于2023年發布了《負責任研究行為規范指引（2023）》（以下簡稱《指引》），對加強科研誠信建設，營造良好學術氛圍提出明確的要求。但是，科研不端和科研失信等違背科研誠信要求的行為仍有發生，少數科研人員學風浮躁、學術失范、誠信失守，嚴重破壞了科研管理秩序，損害了科技創新良好生態，對我國科技創新事業發展和科技界整體形象造成惡劣影響。

2018年至2024年4月，國家自然科學基金委員會網站共計通報了學術不端行為案件處理結果192項?？蒲性核绾螌ⅰ度舾梢庖姟贰兑庖姟泛汀吨敢返囊舐涞綄嵦帲瑥娀核蒲姓\信建設，杜絕科研失信行為，是擺在各院所面前的一個現實問題。

科研檔案是在科研項目的立項論證、研究實施及過程管理、項目驗收或績效評價、成果管理等過程中形成的具有憑證、查考等價值并歸檔保存的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的信息記錄以及標本、樣本等實物。其憑證性和查考性是監督和治理不負責5b46f39f184785ce8790a4f2208914e4ebf1417040c4ef6e5c586f59de51dc3e任科研行為的有效手段，也是科研人員維護自身權益的“尚方寶劍”。

一、科研檔案歸檔現狀

科研檔案歸檔要求，科研工作與建檔工作“四同步”，但這一要求并未在實際工作中完全落實，使得科研檔案在規范科研人員科研行為以及發揮憑證作用和可查考作用上大打折扣。科研檔案管理現狀與檔案部門、科研管理部門對檔案歸檔和使用的要求相去甚遠。

1.科研檔案歸檔不完整

《意見》要求加強科技計劃項目全過程的科研誠信管理，將科研誠信建設落實到項目指南、立項評審、過程管理、結題驗收和監督評估等科技計劃項目管理的全過程。2023年12月，由國家檔案局頒布實施的《科學技術研究項目檔案管理規范》（以下簡稱《規范》）從規范科研檔案歸檔范圍的角度，為落實科研誠信建設奠定了基礎。

科研檔案歸檔范圍涉及立項論證階段、研究實施過程管理階段以及驗收或績效評價管理3個階段?！兑幏丁穼㈨椖縿澐譃槿齻€類別，按照基礎研究、應用研究、開發研究分別細化其歸檔范圍。基礎研究項目歸檔范圍涉及35種科研文件，應用研究項目歸檔范圍涉及47種科研文件，開發研究項目歸檔范圍涉及51種科研文件。

由于上述《規范》頒布實施時間不長，現階段科研院所已歸檔的科研檔案主要集中在項目驗收或績效評價階段。以筆者所在的單位為例，歸檔的科研檔案主要包括項目申請書、任務書、驗收表、經費決算報告、驗收會議文件、科技報告、論文、專著、專利及項目實施產生的經濟和社會效益證明等10余種科研文件?，F階段，科研檔案歸檔情況暫時無法對科研全過程管理起到有效的監督作用，無法對院所科研人員的科研成果全覆蓋核查。

2.科研原始記錄檔案質量不高

科研原始記錄通常包括了實驗名稱、實驗目的、實驗設計或方案、實驗時間、實驗材料、方法、過程、使用的儀器設備、觀察指標、實驗結果、結果分析等內容的實驗記錄以及由實驗使用的計算機、儀器打印或生成的圖表、 檢驗報告、圖片、數據等原始資料，能夠真實還原科研工作的過程，是科研成果的重要原始憑證。

《意見》要求，論文等科研成果發表后1個月內，要將所涉及的實驗記錄、實驗數據等原始數據資料交所在單位統一管理、留存備查。《規范》要求，項目負責人將應歸檔科研文件材料在科研項目（課題）結題驗收后3個月內移交檔案部門歸檔?！兑庖姟穼φ撐牡瓤蒲谐晒脑加涗洑w檔時間提出更高的要求。

但從實際歸檔的情況看，由于對科研原始記錄沒有統一的標準要求，科研檔案普遍存在歸檔原始記錄質量不高，“缺斤短兩”現象嚴重，主要表現在：未展開全要素記錄；以實驗完成后補記的方式生成“原始”記錄；未對熱敏紙等不易長時間保存介質的原始資料介質轉化；未使用黑色鋼筆或簽字筆等工具原始記錄數據等。在歸檔過程中對科研原始記錄的忽視，將無法還原科研活動的全過程，必然削弱科研檔案在維護科研人員科研誠信和個人學術聲譽的憑證作用。

3.科研檔案利用形式單一

《規范》對科研檔案共享與利用做出了規定，指出檔案部門應制定科研檔案共享與利用制度機制，明確共享利用的方式和流程，要求在保密安全的前提下，開發利用科研檔案資源，既是提高國家科研創新能力有效途徑，又能杜絕不負責任科研行為的發生。

長期以來，科研院所檔案室的主要角色定位在科研檔案的收集、整理和歸檔，對于檔案的利用往往局限在項目組成員的查閱以及為科研院所年度工作報告撰寫、報表填報、院所評估提供統計數據。對于檔案共享與利用在杜絕不負責任科研行為方面的工作是空白。這與《指引》倡導的科研人員研究成果發表后，在不違反保密和知識產權規定的前提下，以適當方式開放共享所涉及的原始數據以及方法、試劑等材料的工作要求差距較大。

4.科研檔案歸檔分散

隨著信息化建設的發展，各級各類項目下達部門都建設有相對獨立的計劃項目申報、立項、驗收、評審以及成果報獎等管理系統，并通過該管理系統實現對結題項目的邏輯歸檔。因此，對于承擔科研項目的院所而言，其歸檔的檔案往往因為不同的項目來源，分散在不同的管理系統中。而多個項目評審、整合形成的科研成果以及后期成果轉化過程中的科研文件，大多是通過項目承擔院所的科研業績管理系統展開數據采集和歸檔。

科技計劃項目、成果評審、成果報獎、成果轉化和科研業績管理系統相互獨立，形成的科研檔案也“各有千秋”，無法整合形成完整的檔案資源庫，不利于科研檔案的管理與共享，無法實現《若干意見》要求的建設覆蓋全面、共享聯動和動態管理的科研誠信信息系統的目標。

二、科研檔案管理現狀產生的原因

1.缺乏相關的核查機制

由于各級各類項目下達部門在下達科研計劃時，并未完全將《規范》中規定的歸檔范圍納入項目管理辦法中，作為計劃項目驗收時必須考核和評價的指標。因此，在實際工作中歸檔的材料多局限在結論性的成果文件。人事管理部門在職稱晉升評審時，并沒有將科研誠信檔案、科研檔案的實質審查納入申報人員的資格審查中。同時，科研院所的科研業績獎勵發放審核往往只是對科研成果證明材料的核對，并未對科研業績成果的原始記錄核查。

2.缺乏科研原始記錄規范

目前，國家關于科研活動原始記錄管理的相關政策文件與具體要求尚不清晰，有關科研實驗記錄管理體制機制缺失，尚未建立實驗記錄管理責任網絡。同時，也沒有相關的技術指南或技術標準對科研活動原始記錄的內容、格式、記錄載體等提出較為詳細的規范要求。

3.缺乏科研檔案的準確鑒定

科研院所檔案管理部門對于檔案是否需要歸檔，保管期限等鑒定不夠準確，一定程度上制約了科研檔案的利用，使得部分科研檔案束之高閣，無人問津。對于定期保管的科研檔案在保管期限屆滿后，往往因檔案管理人員對學科專業性強的科研檔案是否公開拿捏不準，導致該開放的檔案未開放，一定程度上影響了科研檔案的共享利用。

4.缺乏科研檔案管理的頂層設計

隨著國家加快創新體系建設，科研項目資金來源也日趨多元化。為了便于管理，不同項目下達部門分別建設了相對獨立的管理系統，對于不同來源、不同計劃類別的項目，其管理要求也有所不同，這一點體現在不同管理系統的模塊設置上。

科研院所的檔案管理系統與項目管理系統之間缺乏相適應的系統管理標準，導致數據接口不同，無法形成有效的數據關聯。雖然科研項目在下達部門實現了邏輯歸檔，但是這樣形成的檔案數據庫如同一個信息孤島，分散在不同的系統中，無法保障科研院所檔案資源的完整性，無法形成一個服務科研誠信建設的檔案資源庫。

三、科研檔案管理策略

《中華人民共和國檔案法實施條例》（以下簡稱《條例》）作為新修訂檔案法的配套行政法規，《條例》中有5處分別從不同角度明確要求發揮檔案作用，為人民群眾利用檔案提供便利。科研檔案的服務功能則集中體現在其作為科學發展和科技創新的基石。同時，在服務科研院所誠信體系建設上發揮維護學術聲譽的憑證作用。而科研檔案服務功能的發揮是基于一個系統、完整和準確的科研檔案資源庫。

1.發揮制度導向作用，增強歸檔意識

制度是管理的重要工具和手段，是工作的行為規范和準則。要將國家層面的法律、規范融入與科研人員息息相關的院所項目管理、職稱評審、科研業績獎勵辦法等實施細則中，讓法律法規以“抓鐵有痕、踏石留印”的方式有效落地，從“遙不可及”成為“如影隨行”，從制度層面讓規范的檔案歸檔成為科研人員的自覺行為。

將《規范》中科研檔案的歸檔范圍納入各級各類項目下達部門的科研項目驗收管理辦法中，將科研項目檔案驗收作為科研項目驗收合格的一項考核指標。從職稱評審制度層面，改變職稱評審中科研誠信的審核機制，由對科研人員誠信承諾的審核轉變到對科研人員科研檔案的審質審查，對無法提供科研原始記錄的科研成果，在職稱評審中不予認定。將科研檔案歸檔的完整性納入科研院所科研業績獎勵發放管理辦法中，與科研人員的“錢袋子”掛鉤，對于無法提供科研原始記錄的科研成果，不予兌現績效獎勵。多措并舉，聯合發力，提升科研人員歸檔的自覺性和主動性，為科研檔案的“應歸盡歸”提供制度保障，解決檔案歸檔不完整、不準確的問題，豐富檔案資源，充實科研誠信建設的數據庫。

2.提升項目管理系統，實現“四同步”管理

著眼問題導向，結合科研實際工作，將實現科研誠信建設和科研檔案全流程管理作為目標，以項目申報為源頭，建立起全流程信息收集機制和規范。

將《規范》對基礎研究、應用研究、科研開發3類科研項目對文件材料歸檔范圍的不同要求，融入項目申報、項目立項、結題驗收和監督評估等科技計劃項目的全過程管理中，融入各級各類項目下達部門的科研項目管理系統中?？蒲腥藛T可以通過網絡技術，根據系統不同模塊的要求，將科研項目實施各階段形成的數據和信息及時上傳科研管理系統。最后，各項目承擔院所的科研檔案系統，通過標準化數據格式，與上述科研項目管理系統之間實現通信和數據互聯互通，在真正意義上實現數據從業務部門到檔案部門的全過程無縫對接。

提升項目管理系統，從源頭解決因科研歸檔范圍不同，標準不統一，歸檔不及時等帶來的檔案歸檔不完整的問題，解決因相對獨立的多個項目管理系統帶來的科研檔案歸檔分散的問題。真正實現了科研檔案工作“四同步”的工作目標，形成科研項目由始至終的全生命周期閉環管理，為科研誠信信息共享應用提供數據支撐，最大限度地保障科研人員的權益。

3.拓展科研檔案共享，發揮監督作用

在做好開放鑒定工作的前提下，讓科研檔案的利用從簡單的目錄級檢索轉變為對不涉及知識產權和技術秘密的檔案數據類型的開放，拓寬開放共享的內容與形式。

通過開展檔案編研業務，將非涉密科研項目的項目名稱、完成人、取得的突破性科研成果以及發表文章等綜合性、系統性開放。同時，將科研檔案編研成果通過科研院所官網、某信公眾號、匯編、展板以及宣傳冊等不同載體，以公開、透明的形式呈現在公眾眼前，是對科研檔案資源利用的深化，體現科研檔案開放共享和保密安全的有機結合。將檔案的無形價值以有形的方式呈現，既可以規避重復研究的風險，減少科研資源的浪費，又可以最大限度地杜絕剽竊、虛構實驗結果等行為，是對科研人員誠信建設的有效監督。

4.開展科研項目檔案驗收，保障檔案“三性”

長期以來，對一般性科研項目的驗收主要圍繞對項目目標任務完成情況以及經費使用情況的評價。驗收專家通常由同行評議專家和財務專家組成，缺乏科研檔案的驗收環節?？蒲许椖肯逻_部門應將科研檔案的完整性、準確性和系統性的評價納入科研項目的驗收工作中，對照《規范》的歸檔范圍、研究過程的流程完備情況、組卷的合理性等方面，為科研文件把好歸檔前的最后一道質量關。根據項目的大小，科研項目檔案驗收可以采用會議驗收形式，與科研項目驗收同步開展，給予驗收結論，也可采用審查驗收的形式，給予審查意見。對檔案驗收不合格的項目，項目負責人要及時整改，直至檔案驗收合格。

實現科研項目檔案驗收與項目任務驗收、財務驗收同步，避免了科研人員在項目任務完成后未按要求歸檔的問題，是保障科研項目歸檔的完整性、準確性和系統性的最后一道屏障。

四、結束語

綜上所述，為實現科研檔案服務科研誠信建設的目標，不僅要從提升項目與檔案管理系統的層面入手，還要從制度層面增強科研人員的檔案意識，從管理層面提高檔案人員的業務水平和服務意識，多管齊下，多維推進，不斷豐富檔案館藏資源，為科研誠信建設提供源頭之水，更好地發揮科研檔案的服務功能。

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作者簡介：張丹青（1982—），女，漢族，福建福州人，本科，館員，研究方向：科研檔案管理、科研管理。