數字時代檔案管理與信息安全

摘 要：隨著信息時代的到來，檔案管理工作也迎來了新一輪挑戰和機遇。傳統的紙質、封閉式的管理方式已經被打破。新型電子技術帶來全新變化，并衍生出無痕檔案館、自助檔案館等概念。在此背景下，產生一個新的問題，即網絡遠程服務與大數據環境下云存儲空間利用之間的矛盾以及云存儲空間安全性面臨著嚴峻挑戰。如何解決這一難題是檔案工作者急需思考和面對的重要課題之一。

關鍵詞：數字時代：檔案管理；信息安全

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著科技的不斷進步，檔案工作也發生了翻天覆地的變化，傳統紙質管理方式已經不能適應新時期發展要求。數字時代的計算機網絡技術、數據處理能力得到了很大提高。同時，電子文件存儲系統及傳輸系統等功能也越來越完善，為信息安全提供了重要保障作用。另外，計算機應用軟件程序、硬件設備設施的不斷更新與維護以及數據庫管理系統的升級和擴展使得檔案管理工作面臨著巨大挑戰，如何更好地適應新時代檔案管理要求，成為擺在檔案工作者面前的重要課題。

隨著社會的不斷發展，檔案管理技術也在逐漸成熟，但仍然存在著很多問題，如計算機、網絡技術飛速發展、電子信息量巨大化和數據處理速度快速提升等，都對傳統紙質文件管理模式造成了很大的沖擊。數字時代，電子文檔、網絡文件逐漸替代了傳統管理模式。為了使檔案管理與信息安全工作更加順利開展，應對現有技術和觀念深入了解。還需要注意的是，隨著社會不斷發展進步以及人們對于新事物接受程度越來越高，檔案管理與信息安全新情況會層出不窮且復雜化，應針對出現的各種問題采取相應的解決措施。

一、數字時代的檔案管理

1.數字時代的檔案管理原則

（1）保密性。網絡信息安全技術能夠確保重要數據不被泄露與盜取，有效保密檔案信息的安全，避免其在傳輸過程中出現被泄露或丟失等情況。同時，還可以保證計算機系統不會受到破壞或者黑客攻擊，防止病毒入侵等問題造成不必要的損失。

安全性。在數字時代的背景下，檔案管理人員應具備相應的安全意識，對計算機網絡、硬件設備設施以及存儲系統等嚴格的檢查，確保其能夠正常運行。同時，還要保證文件信息不會被他人隨意修改或泄露。對于重要數據要及時備份并妥善保管，以免造成不可挽回的損失。當遇到突發事件或者緊急情況時可以迅速做出反應并采取應急措施來應對處理問題。

合規性。檔案管理人員應具有保護信息安全、防止泄露機密文件的意識，確保檔案信息不會被非法拷貝，嚴格按照檔案管理標準要求，保證數據資料的合規性。

2.數字時代的檔案管理模式

在數字時代，檔案管理模式也發生了變化，從傳統紙質檔案管理轉型到電子檔案管理。一是檔案分類與存檔。通過計算機將檔案信息數據存儲于磁性材料上。隨著科技進步發展及數字儲存方式日益普及以及應用領域不斷擴大等特點，在保存過程中遇到困難時也可以采用多種形式來存放檔案。電子檔案存儲的主要特點是檔案信息存儲量較大，且不易丟失，易于查找。另外，紙質檔案管理模式在數字時代也是一種重要的管理方式，被廣泛使用和認可。但隨著計算機、網絡技術不斷發展成熟以及應用領域逐步擴大，檔案管理具有更多新型功能，如遠程抄寫記錄、檢索查詢等都可以實現智能化處理。同時，還能夠方便快捷地開展檔案信息管理工作，為數字時代背景下的電子檔案帶來了新的管理模式。

3.數字時代的檔案管理流程

（1）收集、整理、加工檔案信息。隨著信息技術不斷發展和進步，電子數據處理系統也越來越完善，應用也更加廣泛，不再適用傳統的管理模式來保存檔案資料。數字化時代，開始利用互聯網技術展開信息儲存與傳播，可以將其存儲到計算機中，通過互聯網技術來獲取檔案資料。

（2）管理部門和服務機構相互協作、配合與制約。在傳統管理模式下是由專門負責檔案管理的工作人員展開檔案的收集、整理、分類和歸檔。但是，隨著科技發展以及應用范圍不斷擴大，在保存信息時需要大量處理及相關操作流程，要求檔案管理部門和服務機構相互協作、配合與制約，并相應地升級技術。

4.數字時代的檔案管理方法

在數字時代，檔案管理方式方法也發生了變化，傳統紙質化、人工檢查等方法已經不能滿足信息化管理的工作需求。因此，需要改革和創新原有的工作流程和方法。一方面，應建立健全檔案資料管理系統，利用計算機技術提高檔案檢索速度和工作效率。通過網絡系統可以將文檔數據資源在第一時間傳遞到用戶手中，從而實現數字化檔案管理的目的；另一方面，應建立健全檔案信息資源數據庫。利用云服務的方法，將所有文件分類、統計和分析，成為一個檔案信息共享數據庫。

二、數字時代的檔案信息安全

1.數字時代對檔案信息安全提出的挑戰

隨著計算機技術的不斷的發展，數字化、網絡化已經成為信息管理和檔案工作未來發展趨勢，給人們在日常生活工作中帶來了很大影響。當前是一個信息化時代，信息的重要性不言而喻。在當下，誰掌握了信息，誰就掌握了一定的資源。因此，在數字化時代，檔案管理也面臨著諸多挑戰。（1）信息安全隱患。電子檔案數據具有繁多復雜等特點，加上網絡黑客或病毒的入侵，加大了系統癱瘓或者被破壞的風險，危及計算機信息系統安全和信息管理秩序，可能會給個人、企業財產造成巨大損害與威脅，甚至給國家和社會帶來難以彌補的后果。（2）信息安全挑戰。在網絡時代，由于計算機、信息技術的發展，使得人們能夠對大量數據及時處理。但同時，也因為計算機、信息技術自身所具有的開放性和共享特性，使一些不法分子為了牟取利益，惡意攻擊檔案管理信息系統，利用系統漏洞竊取他人隱私信息、企業商業機密等。（3）數字時代對電子數據安全提出了更高層次的要求。在網絡環境下，由于網絡的開放性和共享程度高，黑客可以通過遠程侵入計算機系統竊取用戶信息、篡改文件數據甚至破壞機密資料。因此，數字時代對電子檔案管理與信息技術提出了更高層次的要求。

2.數字時代檔案信息安全面臨的威脅

數字時代的到來，給檔案管理與信息安全工作帶來了新挑戰。一方面，由于計算機、網絡技術發展速度之快以及數據庫系統存在漏洞等原因，導致檔案在存儲和檢索過程中出現錯誤或不規范操作，可能會造成巨大損失，當前，計算機和相關網絡技術的快速發展，也為不法分子和相關黑客提供了攻破數據庫系統的技術手段，加上數據庫系統本身會存在一定的漏洞。因此，在檔案存儲和檢索的過程中，很容易出現檔案被泄露的問題，這在很大程度上影響了相關人員的利益；另一方面，也是最直接的影響因素之一，就是數據丟失或是被惡意篡改而帶來嚴重后果，甚至會威脅到檔案管理者處理業務活動，導致工作效率及質量下降。另外，還有檔案數據被泄密的風險。在數字時代背景下，許多文件都會被存儲于電子郵箱之中，通過網絡傳輸或者其他方式實行傳播和共享利用，如果檔案管理人員或用戶對計算機系統操作不當，就存在一定程度的泄密風險，可能造成不必要的損失。

3.數字時代檔案信息安全的應對措施

在數字時代背景下，檔案信息安全是一項系統工程，必須從多個角度采取應對措施。首先，要建立完善的網絡管理制度。計算機信息系統作為一個完整、結構龐大且復雜的工作系統，其運行涉及不同方面和部門間利益關系等問題。其次，應加強對工作人員操作技能培訓、職業道德教育以及相關法律法規的學習。最后，數字時代，要想進一步提高檔案信息安全，除了從檔案信息系統方面修補相關漏洞和改革之外，最重要的還是要建設相關的人才隊伍，加強相關人員的操作技術和能力，并且重視其相關職業道德水平的培訓和考核，讓相關檔案管理人員認識到數字化時代檔案保密的重要性。在數字時代背景下，檔案信息安全面臨著更多新情況與新挑戰。因此，必須從多個角度采取應對措施，以避免風險發生或降低損失。隨著信息時代的發展，檔案管理部門必須在數字化環境下不斷完善各項管理制度機制，才能更好地發揮檔案管理的作用。

4.數字時代檔案信息安全的發展趨勢

隨著科技的發展，數字時代檔案管理與信息安全問題也隨之出現，為了更好地保障用戶的利益和隱私安全，需要規范檔案信息化管理工作。首先，加強網絡技術。由于互聯網具有開放性、共享度高的特點，為黑客提供了可乘之機，給數字時代檔案管理與信息安全帶來巨大挑戰。為了避免在傳輸過程中丟失或被惡意破壞，需要采取一定的技術手段來對其實施保護；其次，是加強數據加密與解密。隨著信息技術的不斷發展，人們對檔案管理及信息安全意識不斷提高，對于檔案數據的保密性和安全性越來越重視，必須防止檔案信息在使用過程中被泄露或者篡改與竊取，而造成巨大損失；最后，建立健全法律法規，使檔案管理工作有法可依。只有在頂層設計上不斷完善，相關制度才能使得數字時代檔案信息糾紛有法可依，保障相關利益人的自身利益。

三、數字時代檔案管理與信息安全的應對策略

1.完善檔案管理體制

建立完善的檔案管理體制是實現數字化檔案館建設和信息資源安全利用的前提之一，對于提升檔案服務質量維護社會公共利益促進經濟發展具有重要意義。首先，要明確責任主體。明確相關管理人員的職責和權限，避免出現問題后互相推諉。其次，制定科學、合理的工作機制，保障其制度能夠實施到位。最后，加大相關法律法規宣傳教育力度。建立完善的檔案管理制度規范體系、標準和操作指南等，可以確保檔案管理工作有序開展，為信息安全有效利用提供堅實基礎，建立健全內部控制措施，明確責任和權利，確保檔案管理行為規范化與制度化。建立完善的檔案管理體制，一方面可以幫助當前檔案管理隊伍根據相應的文件推動檔案信息化的發展另一方面也可以使得在數字化時代，數字化檔案的管理更加具有條理性，進一步推動檔案管理的工作規范化、制度化，維護當前數字時代檔案管理與信息安全。

2.加強檔案管理隊伍建設

檔案管理涉及的內容非常多，要想使檔案信息安全得到有效的保障，就必須加強檔案管理隊伍建設。首先，應建立完善的數字化檔案管理工作機制，確保在開展檔案信息化管理時，工作人員有一個良好且穩定的工作環境，使檔案管理工作高效、規范有序、操作性強；其次，不斷提高檔案管理人員素質，提高其準專業管理能力水平以及對計算機網絡技術的掌握程度，從而使其能夠更好地為用戶服務，為檔案信息安全提供保障作用；最后，應加強數字化檔案管理工作隊伍建設，在實際工作中，可以通過引進專業人才，提高檔案管理人員的整體素質。此外，除了從外部引入相關的檔案人才，加強檔案管理隊伍的建設，還可以二次培養原有檔案管理隊伍的人才。對于現有的檔案管理隊伍的人員開展信息化知識的教學，幫助他們在當前檔案信息化的發展潮流下，能夠適應當前數字化檔案管理工作機制來提高檔案管理工作的效率。

3.提高檔案管理水平

檔案管理工作是一項復雜的工作，它不僅需要有專業知識，還必須掌握一定的計算機等技術。因此，檔案管理部門應該積極引進先進人才，提高檔案管理水平。第一，加強培訓相關人員。通過各種途徑來提高他們對于數字化辦公軟件的操作能力以及網絡安全防護的意識；第二，應及時更新單位內部系統漏洞和不足之處，并及時解決這些問題；第三，應該定期組織檔案管理人員總結工作中遇到的新情況與新問題，幫助檔案管理人員有一個更好的認識，提高自身的管理能力；第四，定期舉辦一些學習活動，通過多種方式來提升檔案管理人員的綜合素質，滿足電子檔案管理及網絡安全防范工作的要求，更好地應對數字信息時代的各種挑戰。

4.加強檔案信息安全保護

檔案管理是一項復雜的系統工程，涉及范圍廣、技術性強。因此，需要有一支專業化程度高且經驗豐富的管理隊伍。檔案管理部門應該加強對資深檔案管理系統的常態化檢查，加強對檔案信息的安全和保護。同時，嚴格審核檔案的存儲權限，以確保檔案信息不被泄露在有心人之手，除此之外，對于檔案信息的更改和替換，應該采用區塊鏈技術追蹤和儲存相應改動的行為，提高檔案信息管理的安全性和保密性。首先，在數字時代背景下加強數字網絡安全建設。利用計算機和網絡技術實現信息共享。其次，利用電子云存儲技術，并防止病毒入侵等問題。最后，還要建立針對檔案管理人員以及用戶的專門保護措施，在檔案管理過程中要全面保障用戶的信息安全，避免出現不必要的損失。在數字化時代，數字網絡技術發展迅速，計算機、網絡技術以及數據處理系統等已經被廣泛應用到人們的生活和工作中，帶來巨大的影響和改變。高效性和便捷性特點讓人們更加愿意使用信息技術開展檔案管理與服務等。因此，在信息資源共享過程必須解決用戶隱私權保護的問題，保證其擁有一個良好的安全環境。

四、結論

檔案管理與信息安全是密不可分的，要想做好數字化時代檔案管理工作，必須提高對數字技術、網絡信息技術等方面知識和技能。目前，有些單位沒有建立健全檔案管理制度，是造成檔案管理與信息安全存在漏洞的重要原因。此外，由于對數字化技術等方面人才培養力度不夠，在實際工作中缺乏對相關人員的培訓，無法滿足當前電子檔案管理的工作需求。同時，檔案信息化管理帶來的病毒入侵等問題，急需提高檔案的信息安全管理力度。隨著科學技術的發展日新月異，為了適應數字化時代的檔案管理及信息安全要求，需要從多個方面實行改善。

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作者簡介：林軍（1975—），女，漢族，山東聊城人，本科，中級，研究方向：檔案管理。