數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應用探究

摘 要：中央檔案館館長會議提出要加快推進檔案信息化建設，充分利用大數(shù)據(jù)、云計算以及人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理和服務水平。當前，信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應用面臨安全保障、技術(shù)更新與兼容性和人員技能與培訓等難點。文章提出加強安全保障措施、保持技術(shù)更新與兼容性、提升人員技能與素養(yǎng)等建議，以期充分發(fā)揮信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的作用。通過信息通信技術(shù)的應用，可以實現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)手工操作向自動化、智能化轉(zhuǎn)變，提高檔案管理效率。通過加密和備份確保檔案安全，通過網(wǎng)絡共享打破時空限制，提高檔案利用率，將有力推動檔案管理現(xiàn)代化，為黨和國家事業(yè)發(fā)展提供堅實的檔案保障。

關(guān)鍵詞：信息通信技術(shù)；數(shù)字化檔案管理；應用；安全；成本

中圖分類號：TN91；G270.7 文獻標識碼：A

2023年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)了《“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，提出要推動檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，加快推進檔案信息化建設，提高檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化水平。在數(shù)字化時代背景下，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。一方面，大數(shù)據(jù)、云計算以及人工智能等現(xiàn)代信息通信技術(shù)為檔案管理帶來了新的發(fā)展契機，為提高檔案管理效率、確保檔案安全、促進檔案資源共享提供了有力支撐；另一方面，檔案管理工作也面臨著諸如技術(shù)更新迅速、數(shù)據(jù)安全風險以及成本投入較大等難點。如何充分利用信息通信技術(shù)推動數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新發(fā)展、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是擺在檔案工作者面前的一項重要課題。

一、信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中應用的意義

信息通信技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應用，為檔案管理工作帶來了革命性的變革。傳統(tǒng)的檔案管理主要依賴人工操作，存在效率低、易出錯以及檢索困難等問題。而信息通信技術(shù)的引入，使得檔案管理實現(xiàn)了自動化和智能化，極大地提高了工作效率和管理水平。

通過使用計算機系統(tǒng)和專業(yè)的檔案管理軟件，可以對海量的檔案實行快速、準確的分類和編目，建立完善的檔案元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)多維度、多條件的檔案檢索，節(jié)省了人力和時間成本。數(shù)字化檔案不僅可以長期保存，還可以通過先進的存儲技術(shù)，實現(xiàn)異地備份和容災，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。同時，信息通信技術(shù)還提供了強大的安全保障措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制以及操作審計等，可以最大限度地防止檔案信息被泄露、篡改或刪除，維護檔案的完整性和可靠性。

信息通信技術(shù)還為檔案資源的共享和利用開辟了廣闊空間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受地域和時間限制，難以實現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的共享和協(xié)同利用。而數(shù)字化檔案通過網(wǎng)絡技術(shù)，可以實現(xiàn)異地、遠程的訪問和調(diào)用，打破了時空界限，使得檔案資源能夠最大限度地被利用，不僅提高了檔案的使用效率，還為跨部門、跨地區(qū)的協(xié)同工作提供了便利，促進了信息資源的整合和優(yōu)化配置。

二、信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中應用的難點

1.安全保障難題

隨著信息通信技術(shù)的廣泛應用，數(shù)字化檔案管理在提高效率和便捷性的同時，也不可避免地面臨著信息安全的巨大挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡環(huán)境下，數(shù)字檔案更容易受到各種安全威脅，如黑客攻擊、病毒入侵以及數(shù)據(jù)被泄露等，都可能導致檔案數(shù)據(jù)的丟失、篡改或被泄露，給國家安全和個人隱私帶來嚴重風險。

2023年3月，國家互聯(lián)網(wǎng)信息辦公室發(fā)布的《中國互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡安全報告》顯示，2022年，我國網(wǎng)絡安全形勢依然嚴峻，全年共監(jiān)測到各類網(wǎng)絡安全事件18.7萬起，其中泄露數(shù)據(jù)事件1.3萬起，同比增長14.3%。這表明，數(shù)字化檔案也面臨著越來越多的安全挑戰(zhàn)。

數(shù)據(jù)被泄露是數(shù)字化檔案管理面臨的最大安全風險之一。檔案數(shù)據(jù)通常包含大量敏感信息，如個人隱私、商業(yè)機密、國家機密等，一旦被泄露，后果不堪設想。2023年5月，某省檔案館因系統(tǒng)漏洞，導致近100萬條居民檔案信息在網(wǎng)上被泄露，包括姓名、身份證號、家庭住址等隱私數(shù)據(jù)，引發(fā)了社會的廣泛關(guān)注和批評。這一事件再次敲響了加強數(shù)字化檔案安全保護的警鐘。

數(shù)據(jù)篡改是另一重大安全隱患。檔案數(shù)據(jù)具有法律證明效力，真實性和完整性至關(guān)重要。然而，在數(shù)字環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)更容易被惡意篡改或刪除，且難以被察覺。一旦發(fā)生數(shù)據(jù)篡改，不僅會影響檔案的權(quán)威性和可信度，還可能導致嚴重的法律糾紛和經(jīng)濟損失。

網(wǎng)絡攻擊也是數(shù)字化檔案管理面臨的現(xiàn)實威脅。檔案信息系統(tǒng)作為關(guān)鍵信息基礎(chǔ)設施，往往成為黑客攻擊的重點目標。通過SQL注入、DDoS攻擊等手段，黑客可能竊取檔案數(shù)據(jù)或者導致檔案業(yè)務癱瘓系統(tǒng)，造成災難性的后果。2023年2月，國家檔案局發(fā)布了《檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡安全管理辦法》，要求各級檔案部門加強網(wǎng)絡安全防護，增強安全意識和技術(shù)能力，有效應對網(wǎng)絡安全威脅。

2.技術(shù)更新與兼容性

信息通信技術(shù)日新月異，新技術(shù)、新標準層出不窮。根據(jù)工信部發(fā)布的《2023年中國數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展報告》，2022年，我國數(shù)字經(jīng)濟規(guī)模達到45.5萬億元，同比增長9.6%，新一代信息技術(shù)加速演進，云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能以及區(qū)塊鏈等新技術(shù)在各行業(yè)被廣泛應用。面對技術(shù)的快速迭代，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)也必須與時俱進，不斷更新?lián)Q代，以適應新的技術(shù)環(huán)境和業(yè)務需求。

然而，技術(shù)更新也帶來了一系列兼容性問題。一方面，新老檔案數(shù)據(jù)的遷移和轉(zhuǎn)換是一項復雜而艱巨的任務。許多檔案數(shù)據(jù)存在格式陳舊、內(nèi)容失真等問題，需要實行數(shù)據(jù)清洗和格式轉(zhuǎn)換，才能在新系統(tǒng)中正常使用，不僅工作量大，還容易出錯，稍有不慎就可能導致數(shù)據(jù)丟失或損壞。以江蘇省檔案館為例，該館從20世紀90年代開始開展數(shù)字化建設，積累了大量的檔案數(shù)據(jù)。但由于早期技術(shù)和標準的局限性，這些數(shù)據(jù)大多采用了專有格式，難以在新系統(tǒng)中直接使用。為此，該館從2023年啟動了檔案數(shù)據(jù)遷移項目，利用大數(shù)據(jù)清洗、智能識別等技術(shù)，對近1000萬頁檔案數(shù)據(jù)實施遷移轉(zhuǎn)換，計劃用3年時間完成這一艱巨任務，不僅需要投入大量的人力、物力，還對檔案工作人員的技術(shù)能力提出了更高要求。

另一方面，不同檔案管理系統(tǒng)之間的兼容性問題也不容忽視。由于缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標準和規(guī)范，不同廠商開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)往往各自為政，數(shù)據(jù)格式、接口協(xié)議等不盡相同，導致系統(tǒng)之間難以實現(xiàn)互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享，不僅影響了檔案數(shù)據(jù)的利用效率，還給檔案管理工作帶來了很大不便。

三、信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應用建議

1.加強安全保障措施

數(shù)字化檔案管理面臨著諸多安全風險和挑戰(zhàn)，必須建立健全安全保障體系，全方位、多層次地保護檔案數(shù)據(jù)的安全。應充分利用現(xiàn)代信息通信技術(shù)，構(gòu)建縱深防御、智能感知以及動態(tài)響應的立體化安全防護網(wǎng)絡。

一是建立嚴密的數(shù)據(jù)加密機制。采用量子密鑰分發(fā)（QKD）技術(shù)，實現(xiàn)密鑰的絕對安全分發(fā)和管理，杜絕泄露密鑰風險。對敏感的檔案數(shù)據(jù)，要采用國密算法，如SM4實行全生命周期加密保護，包括存儲加密、傳輸加密以及應用加密等，確保數(shù)據(jù)即使被泄露也難以被破解。

二是實施嚴格的訪問控制。基于零信任安全模型，對所有訪問主體實行持續(xù)認證和授權(quán)，采用多因素認證技術(shù)，結(jié)合生物特征、硬件令牌等實現(xiàn)動態(tài)身份驗證，防止賬號被盜用與冒用。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對用戶行為開展智能分析，及時發(fā)現(xiàn)異常訪問行為并采取限制措施。

三是建立完善的安全審計機制對于保障系統(tǒng)的安全運行至關(guān)重要。利用區(qū)塊鏈技術(shù)對用戶的所有操作行為實行全程記錄和存證，可以確保操作記錄的真實性、完整性和不可篡改性。每一次操作都會生成一個加密的數(shù)據(jù)塊，并與前一個數(shù)據(jù)塊通過密碼學方式相連接，形成一條安全可靠的數(shù)據(jù)鏈條。任何對數(shù)據(jù)塊的篡改都會導致后續(xù)數(shù)據(jù)塊的校驗失敗，從而可以快速發(fā)現(xiàn)并追溯異常行為。此外，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)被泄露、非法訪問等安全事件，系統(tǒng)可以快速回溯事件過程，鎖定責任人。由于操作記錄的不可篡改性，任何試圖隱藏或偽造證據(jù)的行為都將無法逃脫審計系統(tǒng)的追蹤，不僅有助于事后的問責和追責，更重要的是還可以起到強有力的預防和警示作用，促使用戶自覺遵守安全規(guī)范。

四是運用人工智能技術(shù)對海量的審計日志展開智能分析，可以自動識別可疑行為模式，實現(xiàn)實時預警和響應。通過機器學習算法，系統(tǒng)可以從歷史數(shù)據(jù)中學習正常行為模式，并與實時操作行為做對比，一旦發(fā)現(xiàn)異常，立即觸發(fā)預警并采取相應的防御措施。這種主動式的安全防護機制，可以有效降低安全風險，提高系統(tǒng)的整體防御能力。

五是定期開展安全漏洞掃描和風險評估。利用云端智能安全掃描平臺，對檔案管理系統(tǒng)實行全方位的安全檢測，及時發(fā)現(xiàn)和修復系統(tǒng)的安全漏洞，降低被攻擊的風險。應建立量化的安全風險評估模型，綜合考慮威脅發(fā)生的可能性和影響程度，科學評估系統(tǒng)面臨的安全風險，制定有針對性的安全防護策略和應急預案。

2.保持技術(shù)更新與兼容性

信息通信技術(shù)日新月異，新技術(shù)、新標準層出不窮。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)必須與時俱進，不斷更新?lián)Q代，以適應新的技術(shù)環(huán)境和業(yè)務需求。這就要求檔案管理部門與信息通信技術(shù)供應商保持緊密合作，共同推動系統(tǒng)的技術(shù)更新和兼容性保障。

檔案管理部門要建立技術(shù)更新機制，定期評估現(xiàn)有系統(tǒng)的技術(shù)水平和業(yè)務適應性，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足。要密切關(guān)注信息通信技術(shù)的最新發(fā)展動向，特別是云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等顛覆性技術(shù)，評估其在檔案管理中的應用前景和價值。與技術(shù)供應商保持順暢溝通，了解其產(chǎn)品的升級計劃和路線圖，確保系統(tǒng)能夠平穩(wěn)過渡到新技術(shù)平臺。

在技術(shù)更新時，要注重兼容性設計，確保新系統(tǒng)能夠與原有系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式、接口標準等實現(xiàn)無縫銜接。可以采用微服務架構(gòu)，將系統(tǒng)拆分為多個松耦合的服務組件，通過標準化接口實現(xiàn)靈活組合和獨立升級。同時，要充分利用虛擬化、容器化等技術(shù)，實現(xiàn)應用和數(shù)據(jù)的平滑遷移，避免一次性的大規(guī)模替換，降低升級風險和成本。

對于老舊的檔案數(shù)據(jù)，要制訂詳細的遷移計劃，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。要充分利用大數(shù)據(jù)清洗、智能識別等技術(shù)，對歷史數(shù)據(jù)展開格式轉(zhuǎn)換、質(zhì)量檢查等預處理，提升數(shù)據(jù)的規(guī)范性和可遷移性。對于不可直接遷移的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如圖像、視頻等，可以采用人工智能技術(shù)，如光學字符識別（OCR）、語音識別等，提取關(guān)鍵信息并轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。同時，要采用增量遷移策略，先遷移關(guān)鍵數(shù)據(jù)和高頻訪問數(shù)據(jù)，再逐步遷移其他數(shù)據(jù)，確保業(yè)務的連續(xù)性。

3.提升人員技能/3iJ0dOSU3rA1tFSu2VLv1lfGUoRKMScr+KPXWAVFv0=與素養(yǎng)

數(shù)字化檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，既需要先進的信息通信技術(shù)作支撐，也需要高素質(zhì)的檔案管理人才來運用。隨著信息通信技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應用，檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和能力素質(zhì)也面臨全面重塑。因此，大力提升檔案管理人員的信息化技能和素養(yǎng)，是推進數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵所在。

首先，要建立常態(tài)化的技能培訓機制，采用線上線下相結(jié)合的方式，有針對性地提升檔案管理人員的信息通信技術(shù)理解和應用能力。線上培訓可以依托數(shù)字化學習平臺，開發(fā)檔案信息化專題課程，涵蓋信息技術(shù)基礎(chǔ)、元數(shù)據(jù)管理以及數(shù)字檔案保護等內(nèi)容，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)培訓資源的共享；線下培訓可以通過實踐教學、案例分析、專題研討等方式，加強實操演練和經(jīng)驗交流，提升技術(shù)應用的實效性。例如，上海市檔案局與華東師范大學合作，利用虛擬現(xiàn)實（VR）技術(shù)開發(fā)了檔案管理情景模擬系統(tǒng)，學員可以在虛擬環(huán)境中練習檔案數(shù)字化、檔案異地備份等操作，極大地提升了培訓的沉浸感和互動性。

其次，要鼓勵檔案管理人員積極參與行業(yè)交流和學習，以開闊視野、更新知識、拓展能力。支持其參加國內(nèi)外檔案信息化會議、培訓和考察，了解前沿技術(shù)動態(tài)和發(fā)展趨勢，學習借鑒先進經(jīng)驗和優(yōu)秀案例。可以搭建檔案信息化專業(yè)社區(qū)和交流平臺，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對社區(qū)內(nèi)容實行智能分析和推薦，為檔案管理人員提供個性化、精準化的學習資源和服務。同時，還可以通過技能競賽、優(yōu)秀案例評選等方式，激發(fā)檔案管理人員的學習熱情和創(chuàng)新動力。

四、結(jié)束語

信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應用是大勢所趨，是推動檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。檔案管理部門應積極順應時代發(fā)展趨勢，加強與信息技術(shù)企業(yè)的合作，加大資金和人才投入，不斷研發(fā)和更新適用于檔案管理的先進技術(shù)和系統(tǒng)，完善數(shù)字化檔案安全保障體系，優(yōu)化成本效益，充分發(fā)揮信息通信技術(shù)在提高檔案管理效率、確保檔案安全、促進檔案資源共享等方面的積極作用。只有不斷創(chuàng)新，與時俱進，才能高質(zhì)量地開展檔案管理工作，為黨和國家事業(yè)發(fā)展提供更加有力的信息支撐和檔案服務保障。

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作者簡介：魏見黎（1973—），女，漢族，山東鄆城人，本科，副研究館員，研究方向：人社檔案管理。