智慧校園環境下的高校檔案管理數字化路徑研究

摘 要：檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，高校檔案管理內容豐富，管理價值較高，要求高校重視檔案管理工作的優化。智慧校園作為高校發展的現代化趨勢，能夠提升校園管理質量，因此，高校檔案管理工作需要融入智慧校園體系，以實現檔案管理數字化。通過應用物聯網、云計算等技術，高校檔案管理數字化能夠提升檔案管理效能。文章基于智慧校園，就高校檔案管理數字化路徑展開研究，以此為高校檔案管理工作提供相關參考，提高高校檔案管理服務能力。

關鍵詞：智慧校園；高校檔案管理；數字化路徑；措施

中圖分類號：C931.9 文獻標識碼：Ａ

數字化技術、信息化技術在高校的應用不斷增加，推動著高校的現代化發展，智慧校園應運而生。新時代對于智慧校園的建設，最為核心的是如何高質量運用信息技術與數字化技術等，為檔案管理提供數字化平臺和數字化工具。在數字化時代，高校基本實現了檔案信息的快速檢索、共享、存儲，不但提升了檔案的管理效率，也使檔案可靠性和安全性得到進一步增強。

一、智慧校園與高校檔案管理數字化建設

1.背景

在時代發展過程中，高校管理要緊跟時代步伐，與時俱進，順應時代發展要求，以保障高校管理體系滿足各項管理需求。智慧校園能夠依托物聯網、/MLlNzaX6HqWfgQyaNZ/7A==信息技術，融合學生學習、教師教研和校園管理等工作，對提升高校管理效能十分重要。檔案管理是高校管理的重要組成部分，檔案沉淀學校記憶，服務學校發展，服務師生員工，其工作水平也是衡量學校教育管理水平的一項重要標志。因此，高校檔案管理工作非常重要，應不斷提升檔案利用價值，優化與創新檔案管理模式。目前，智慧校園環境下的高校檔案管理數字化建設成為當務之急。

2.智慧校園

智慧校園基于各類技術的支撐，使學生、教師各主體能夠更加便捷地參與學校教學、科研等各項管理。例如，學生可以依托智慧校園展開圖書館選座，提前鎖定學習位置；教師通過智慧校園實行學生管理，對學生學習考勤、生活情況展開數據分析；領導可以通過智慧校園靈活查閱各類檔案，促進各類工作有效進展。由此可知，智慧校園能夠為高校內部各項工作提供便利。

3.高校檔案管理工作

高校檔案管理內容十分復雜，門類包含黨政檔案、教學檔案、教研檔案、人事檔案以及基礎建設等，檔案形式包含圖片、文字、聲像和實物等，不同門類和形式的檔案管理要求不同。將現代化檔案管理與數字化技術融合，可以合理配置檔案信息資源，實現檔案管理工作的智能化，從而提高高校檔案管理工作效能。

二、高校檔案管理數字化建設的價值

1.提高檔案管理效率

在時代發展中，檔案管理數字化建設已然成為檔案管理工作的主要趨勢，能夠確保檔案資源的高效利用，助力高校檔案管理效率的提高。

在高校檔案管理過程中，會不可避免地出現各類重復性工作內容，在紙質檔案管理的情況下，檔案管理工作效率不高。與傳統檔案管理模式相比，檔案管理工作數字化模式優勢明顯，可以依據信息技術，自動分類管理檔案內容，減少時間、空間和人力的投入。利用數字化平臺，能夠實現線上檔案的查閱與下載，使各_{a1X3fUw6KbiMk35kOdWc/A==}項工作開展更便捷，并能避免檔案丟失等問題，檔案資源整合更加高效，輕松實現檔案管理。總之，高校檔案管理數字化工作效能價值明顯。

2.實現檔案服務共享

數字化檔案管理能夠實現檔案服務的共享，檔案服務范圍不受校園檔案館的約束。借助信息化等技術，檔案管理工作能夠實現服務范圍的拓展，對落實檔案管理工作的共享具有重要意義。

智慧校園是基于網絡技術所實現的線上校園平臺，平臺內部功能性較強，能夠實現學生跨區域打卡、預約等功能，借助智慧校園，高校檔案管理工作的數字化建設也將落實線上管理。通過線上數字化檔案資源，學生與教師可以在符合要求且網絡安全可靠的情況下，靈活調閱檔案資料，實現信息交互與檔案傳遞，能夠拓展校內外檔案服務范圍，有利于教職工相關工作的開展，對整合檔案資源、挖掘檔案管理價值具有重要意義。檔案服務在共享的情況下，高校檔案管理體系也將不斷優化。

3.檔案信息查閱更加精準

在智能技術體系的構建中，技術與服務器軟硬件都在不斷更新，也是保障高校檔案管理數字化建設的關鍵。在多種高新技術的加持下，檔案信息的標簽更加多樣，對提高檔案檢閱效率具有積極意義，也是提升檔案調取精準性的關鍵。

高校檔案管理數字化建設過程中，紙質檔案開始向數字化檔案轉變，但由于檔案內容存在一定的重復性，導致檔案無法被精準調閱。檔案資源的調取需要具備精準性，在數字化檔案管理工作下，檔案標簽更加多元，能夠結合檔案檢索信息，為查詢人員提供更加精準的檔案搜索結果，對提高檔案資源利用率具有重要作用。同時，在精準定位檔案信息的情況下，整個檔案查閱時間也將明顯縮短，對提升檔案利用價值十分重要。

三、智慧校園環境下的高校檔案管理數字化建設問題

1.軟硬件設備設施有待優化

智慧校園環境下的高校檔案管理數字化建設需要更加先進的軟硬件設備設施與技術，以滿足海量數據的存儲需求，支撐數據庫的構建，確保整個數字化平臺能夠穩定運行。傳統的高校檔案管理模式以紙質檔案管理為主，對軟硬件設備設施的需求一般，導致軟硬件設備設施的性能無法滿足數字化檔案管理的需求。

2.檔案管理人員認知不足

傳統檔案管理與數字化檔案管理工作方法不同，對檔案管理人員的業務能力要求不同。數字化檔案管理人員除了要不斷提升思想意識和業務工作技能，還要具備數字化檔案管理的專業技能，應具備檔案管理業務能力與計算機技術等能力。但由于人力成本等因素的影響，大部分工作人員難以滿足崗位工作需求，甚至檔案管理專業人才匱乏。因此，高校檔案管理數字化建設需要高素質的工作人員，以滿足數字化管理的要求，提升檔案管理工作質量。目前，有些檔案管理人員對數字化工作模式的認知存在欠缺，數字化檔案管理工作無法落到實處，直接影響高校檔案管理工作效能。

3.數字化檔案管理標準不明確

目前，由于檔案管理數字化建設標準尚未統一，高校應基于學校工作與檔案管理的實際需求，進一步規范數字化檔案管理體系，從而確保智慧校園與高校檔案管理數字化工作的落實。

另外，在領導不夠重視，工作缺乏支持的情況下，檔案管理效能和服務水平很難滿足預期目標。同時，檔案管理工作如果缺乏考核，日常檔案監管工作也將無法有效落實，無法保障檔案管理工作質量，甚至會出現檔案管理無序等現象，也是導致檔案管理數字化建設出現問題的主要因素。

4.檔案信息安全性有待提升

數字化檔案管理模式主要依托計算機與互聯網，有可能會導致在黑客、病毒等攻擊下，難以保障檔案安全。高校檔案管理人員如果不能快速提高專業技術能力，在檔案管理工作平臺安全性不足的情況下，就會無法保證檔案信息的安全。尤其是在過度依賴第三方安全維護的情況下，一旦出現防火墻失效或者黑客攻擊問題，系統將受到影響，將無法保障檔案安全，甚至會出現檔案丟失、被泄露等問題，甚至會給高校造成一定的損失。

四、高校檔案管理數字化建設原則

1.服務性原則

開展檔案管理數字化建設是為了提高高校檔案服務水平，因此，高校要以師生檔案管理需求為主，以此打造特色化高校檔案管理工作模式，實現檔案管理工作效能的提升，確保各項檔案資源能夠與智慧校園平臺不斷融合，為師生提供更加便利的檔案管理服務。

2.創新與共享性原則

高校在構建檔案管理數字化的過程中，要以智慧校園為基準，創新其服務模式，以增強用戶體驗感，確保檔案管理效能的提升。在廣泛應用信息技術的情況下，高校要加強檔案管理部門與其他工作部門的聯系與溝通，以實現檔案信息的共治共享。

3.循序漸進原則

高校檔案管理內容較多，且不同領域的檔案管理工作等級不同，甚至部分檔案涉密，要求檔案管理數字化建設要具備循序漸進的原則。可以將檔案內容劃分，逐步將傳統檔案轉型為信息化檔案管理，以此確保高校的檔案質量。

4.真實性原則

檔案作為對事件、資料的記錄，數字化檔案管理要保障檔案資料的真實性與安全性，確保后續檔案利用的價值。為了確保檔案信息的真實，高校檔案管理部門需要從軟硬件設備設施、安全保密技術以及數字化架構等方面著手，以此切實推動高校檔案管理數字化進程。

五、智慧校園環境下的高校檔案管理數字化建設路徑

1.著眼檔案管理，完善智慧系統架構

智慧校園作為校園管理的線上平臺，在平臺使用過程中為確保高校檔案管理工作與智慧校園的融合，需要加緊完善當下所使用的智慧系統平臺架構，確保其能夠支撐海量檔案信息的管理功能。

首先，智慧校園系統平臺相對成熟，校內工作人員對智慧校園功能架構十分熟悉，在此基礎上拓展系統架構比設計全新的檔案管理系統更具有優勢。因此，技術人員可以依據高校檔案管理工作內容，不斷優化和完善智慧系統架構；其次，軟硬件設備設施作為智慧系統架構的基礎，需要大量的資金、技術、人力的投入，學校應確保投入足夠的建設資金。再次，技術人員要加緊完善系統功能架構，開展相應的調研，并結合師生需要，打造符合高校特色的檔案管理工作系統，為師生提供個性化服務；最后，智慧系統架構的完善屬于長期性工作，技術人員要不斷將高新技術引入系統架構中，以確保系統運行的安全性與穩定性。

2.開展工作培訓，提升檔案管理服務質量

培訓是提升檔案管理人員工作質量的關鍵，也是確保檔案管理數字化建設的基礎。在數字化理念下，檔案管理工作模式出現了極大的變化，檔案管理以信息化平臺為主，要求檔案管理人員具備信息技術應用能力。

檔案管理工作具有專業性與技術性，在選擇培訓內容的過程中，要依據國家檔案人才培育指標、檔案法律法規等落實相關內容，以確保高校檔案管理工作人員的專業性，提升檔案管理工作質量。另外，高校可以招聘一批高質量人才，應具備計算機與檔案管理能力，此類復合型人才能夠滿足高校檔案管理數字化工作需求，能夠更好地為檔案管理工作保駕護航；為提升檔案管理人員工作的積極性，要制定獎懲制度，以激發員工的工作積極性，提升檔案管理工作效能。

3.提高建設標準，形成完善的檔案管理體系

在檔案管理工作的數字化建設過程中，檔案管理工作要不斷梳理，以此為工作人員提供工作標準，確保各項檔案管理工作的完成。高質量的檔案管理體系能夠為各環節工作提供基礎，但在數字化背景下，檔案管理體系也要隨之優化。

第一，檔案管理工作數字化建設成員，要統一思想認知，強化對檔案管理工作的重視程度，以此從各環節實現檔案管理工作質量的把控。在日常的工作過程中，檔案管理人員也要形成規范化的領導體系，以就工作流程、工作責任劃分，確保數字化檔案資源庫的不斷完善。

第二，檔案管理工作要求要不斷提升在數字化背景下，高校檔案管理模式將不斷優化創新，這也就要求在檔案管理服務中，要基于數字化功能不斷拓展檔案服務效能，彰顯檔案管理資源價值。

第三，以網絡化為抓手，檔案工作要以信息化工作模式為主，對高校檔案管理的現代化工作體系不斷完善，確保檔案管理工作規范。

第四，高校檔案管理數字化建設工作的開展，需要在智慧校園打造背景下，完善檔案信息安全管理體系。通過應用先進的技術手段和工具，確保檔案信息的完整性和安全性。并定期開展檔案人員的培訓，讓他們對最新的檔案技術、檔案知識及時了解，并樹立良好的信息安全意識，對自身工作的重要性有正確的認識。

4.重視檔案安全，構建智慧防御機制

數字化檔案管理工作能夠助力高校檔案資源價值的彰顯，同時，也增加了檔案管理安全性問題。對此，相關人員要不斷提高工作能力，完善數字化檔案管理工作平臺的智慧防御機制。

高校檔案管理工作人員具備豐富的工作經驗，在一定程度上提升了檔案管理工作的安全性。但值得注意的是，檔案管理工作人員要相互監督，嚴格把控工作細節，以規避各類潛在的風險問題。對于數字化檔案管理系統來講，技術人員要不斷提升軟硬件設備設施的性能以及防火墻技術，完善對病毒的查殺與處置能力，減少病毒對系統運行安全的影響。同時，對于加密的檔案資源要落實密級處理機制，從制度上約束檔案管理工作人員，最大化地確保檔案信息內容的真實和安全，提升高校檔案管理工作質量。

六、結語

智慧校園屬于教育信息化的主要途徑，利用各類信息技術為學生學習與教師工作提供便利。檔案管理屬于高校的重要工作內容，在現代化發展趨勢下，傳統檔案管理工作要不斷優化轉型，高校檔案管理數字化建設是提升檔案管理價值的關鍵，需要高校各部門就檔案管理數字化路徑的落實提供保障。

參考文獻：

[1]曾 茜.AI背景下高職院校電子檔案管理機制與服務路徑研究[J].濟南職業學院學報，2024（01）：98-102.

[2]陳 航.智慧校園背景下高校綜合檔案信息化建設路徑分析[J].蘭臺內外，2024（03）： 63-65.

[3]易 蓮，張 俐.智慧校園環境下基于用戶需求的高校數字檔案資源體系建設[J].湖北成人教育學院學報，2024，30（01）：28-32.

[4]賈喜華.智慧校園建設視閾下高校檔案管理機制現狀與優化路徑[J].辦公室業務，2024，（01）：68-70.

[5]李曉娟.“智慧校園”背景下高職院校電子檔案一體化服務路徑探究[J].天津職業院校聯合學報，2023，25（07）：76-81.

作者簡介：毛玉霞（1988—），女，漢族，江蘇丹陽人，本科，工程師，研究方向：檔案管理、工程管理。