檔案館庫房一體化智能管理探究

摘 要：檔案館，顧名思義負責檔案資料的收集、整理、保管、利用與研究的重要機構。其不僅承載著歷史的記憶與文化的傳承，還為社會各界提供檔案查詢、參考和咨詢服務，是連接過去與現在、促進信息交流與知識共享的橋梁。傳統檔案館是以紙質檔案形式在特定庫房展開保管，在需要調閱、使用時通過人工方式查找，耗費了大量的人力及時間成本。并且，紙質檔案庫房對保存空間的溫度、濕度等有著嚴格的要求，稍有疏忽可能導致檔案資料的破損、遺失等問題。隨著信息化時代的到來，各項信息技術日益成熟并在各行各業得到了廣泛應用，檔案館庫房管理模式也隨之發生了改變，傳統檔案館庫房管理方式也正在向一體化智能管理模式轉變。文章通過對檔案館庫房管理現狀及存在的問題展開分析，探索檔案館庫房一體化智能管理的有效路徑。

關鍵詞：檔案館；庫房管理；智能一體化

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

檔案是每個企事業單位自創立以來，在不斷發展與壯大的歷程中，各類信息、數據以文字、圖表、影音視頻等多種形式的真實、完整記錄。它們不僅承載著歷史的真實性，還具備高度的完整性，是企事業單位寶貴的知識資產，具有極高的利用價值和歷史意義。因此，檔案管理在企事業單位管理工作中占據著重要地位，是不可或缺的重要組成部分。檔案管理工作涵蓋了檔案收集、分類、歸檔、保存等環節，每個環節都遵循著嚴格的管理制度和工作模式，任何環節的疏漏或不足，都會直接影響檔案管理工作的整體質量和效率。

隨著我國經濟建設的蓬勃發展，檔案館在20世紀五六十年代逐步建立并迎來了迅速發展的黃金時期。檔案館的核心職能無疑是檔案的收集和保管。在信息化時代到來之前，檔案館對檔案的保管方式主要依賴于紙質檔案。包括了對紙質檔案的細致收集與科學歸類，隨后將其妥善存放于特定的庫房之中。當需要使用時，工作人員會通過人工查找的方式，從庫房中檢索出相應的檔案，將其取出，交使用者手中。這一過程不僅煩瑣復雜，且極易受到人為因素的干擾，導致紙質檔案出現破損、丟失等情況。考慮到大部分紙質檔案原件的唯一性與不可替代性，一旦遺失，帶來的損失將是難以估量且無法挽回的。為了應對這一挑戰，檔案館不得不投入巨大的人力與物力資源，專注于檔案庫房的管理工作，不僅造成資源的嚴重浪費，還給檔案館帶來了沉重的運營負擔。

一、檔案館庫房傳統管理模式中存在的問題

1.庫房管理制度不完善

檔案館庫房傳統管理模式是以紙質檔案的收集和保管為主要工作內容。人工管理方式沒有完善的管理制度予以制約，極容易發生人為原因導致的工作失誤。缺乏嚴格的管理制度，庫房管理人員在收集檔案時會出現資料收集不完整、對檔案資料的真實性缺乏必要的核實，從而導致檔案資料的完整性和真實性缺失。在對檔案分類保管時，會出現分類不清晰，保管放置區域不明確甚至是放置錯誤，為之后檔案查找、利用帶來了不便。

2.檔案庫房建設缺乏標準化

檔案庫房為了更好地保存紙質檔案，在建設中有明確的標準。針對紙質檔案的特殊性，庫房在濕度、溫度控制上有明確的標準，在建設過程中如果沒有嚴格按照標準施工，容易造成因濕度過大、溫度過高導致的紙質檔案脆化、受潮、腐蝕等嚴重問題。尤其是在我國一些地級市及區縣級檔案館中，由于投入資金有限以及相關人員對檔案工作重視程度不足，這些檔案館的庫房在設計與建設過程中往往未能嚴格遵循標準與規范。這種偏差不僅限制了庫房設施的完善程度，還直接增加了紙質檔案在保管過程中受損或管理不善的風險，對檔案的安全性與完整性構成了潛在的威脅。

3.檔案館庫房管理人員素質欠缺

檔案館在我國擁有悠久的歷史，然而，其對于社會與國家的關鍵性作用直至我國經濟蓬勃發展后才逐漸得到社會的廣泛重視。在成立初期，由于檔案館管理制度不完善，對檔案的社會價值和經濟價值認識不足，導致對檔案庫房的管理缺乏足夠的重視，庫房管理人員大部分由檔案館內部閑散人員擔任，缺乏足夠專業的保管、維護知識和負責任的工作態度，因人為因素導致的檔案破損、丟失現象時有發生，尤其是孤本檔案的破損、丟失，帶來了不可估量的損失。

4.檔案館庫房安全管理意識欠缺

檔案因其獨有的真實性與完整性，具有極高的使用價值和經濟價值，其社會價值也隨著我國市場經濟的發展得到重視。伴隨著市場競爭的日益加劇，各類蘊含高價值的檔案也成為不法分子窺視的目標。在傳統檔案館庫房管理中，因為管理人員的責任感缺失、個人受利益誘惑而導致的檔案被竊取、丟失等情況屢禁不止，給社會和單位造成了巨大的經濟損失。信息化時代，計算機、互聯網的廣泛應用，將網絡安全問題推到了萬眾矚目的地步。因此，檔案館庫房的安全管理已經成為檔案館重點關注的問題。

隨著我國社會信息技術的廣泛應用，尤其是計算機、互聯網應用的不斷深入，無紙化辦公、電子商務等應用范圍不斷擴大，電子文檔的數量急劇攀升，檔案管理模式也從傳統紙質實體檔案保管向電子檔案和紙質檔案雙重保管模式轉化，對檔案館庫房管理模式提出了新的要求，檔案館庫房管理向數字化、智能化方向發展，是新時代發展的要求，是順應時代發展的必然趨勢。

二、檔案館庫房一體化智能管理的必要性

1.信息化時代發展的要求

進入信息化時代，社會各界積極投身于轟轟烈烈的信息化建設，作為檔案收集和保管的核心機構，我國各級檔案館也緊跟時代步伐，加入了信息化建設的洪流。各級檔案館要把信息化建設擺在工作的首要位置，檔案信息化程度已成為衡量各級檔案館檔案管理現代化水平的重要指標。信息化檔案管理有利于檔案信息資源的收集、保管和利用，與傳統紙質檔案資料相比較，信息化檔案的最大優勢是能夠通過信息技術徹底改變檔案的保管和利用方式，通過網絡可以迅速流動，打破了檔案利用時間和空間的限制，加速檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能的轉變。只有實現信息化檔案管理，才能使檔案館從封閉走向開放，實現檔案信息資源的合理配置和現代化管理的需求。

2.社會形勢的必然要求

無紙化、自動化辦公的浪潮以及互聯網的普遍應用，給人們的工作和生活帶來了便利性，改變了人們的生活和工作的方式，也給檔案館工作帶來了巨大沖擊。檔案館的館藏以百萬、千萬計算，是社會不可或缺的豐富且極具使用價值的數據資源寶庫，這些珍貴的檔案資料如果不能為社會和廣大群眾所利用，將是巨大的損失和浪費。因此，加強檔案館信息化建設勢在必行。此外，檔案資料的載體變動要求檔案館加快信息化建設的步伐。當紙質檔案逐漸被電子檔案所代替，檔案館檔案收集、保管和利用的方式也將出現巨大轉變，而解決此問題的關鍵就是要加強檔案館信息化建設。

3.提高檔案利用率的必然需求

信息技術的應用，將傳統紙質檔案轉化為電子檔案，而互聯網的廣泛應用則打破了檔案資源受時間、空間限制的壁壘，實現了真正的資源共享。檔案資源因其完整性、真實性的特點以及蘊含極高的利用價值和經濟價值，已被社會各界人士充分認識，對檔案資源利用的需求日益攀升，成為當下社會發展的重要趨勢。傳統的檔案管理模式受人工影響較大，緩慢的查詢、調閱速度，煩瑣的工作流程已被廣泛詬病。因此，加強信息化管理模式，將信息技術不斷應用于檔案管理，可以大幅提高檔案的檢索、查詢效率，從而進一步提高檔案利用率以及檔案館服務質量，滿足社會大眾的實際需求。

三、檔案館庫房一體化智能管理的迫切性

檔案館信息化建設的不斷推進，促進了檔案館資料保存、調閱質量的極大提升。但作為檔案館管理人員應明確地認識到在檔案館信息化建設過程中，庫房智能化管理建設相較于其他領域而言，確實是亟待加強的短板。在當前信息化大環境下，檔案館管理人員和技術人員要確定以檔案館庫房智能化實踐發展為目標，開展專業技術研究。

1.開展檔案管理信息化建設

傳統的檔案管理方法技術性較低，很難達到信息化檔案管理整體效果。例如，存儲信息化檔案的計算機房對于環境有著較高要求，而傳統檔案館環境控制方法無法達到其要求，造成檔案管理質量的下降。

2.提升檔案保存環境質量

無論是紙質檔案還是電子檔案，對于保存環境都有一定的要求。特別是保存年限的提升，紙質檔案受到環境因素影響造成的非人為損害現象在檔案管理中是常見問題。因此，對利用智能化環境控制措施、提升檔案保存環境控制質量，成為檔案管理技術研究的重要內容。

3.提升檔案管理安全性

近年來，隨著各類檔案管理問題的出現，因人為問題、火災事故等情況造成的檔案丟失、損壞問題出現頻繁。為了解決這一問題，檔案管理者要提升檔案管理安全性，加大安全管理工作力度。

四、檔案館庫房一體化智能管理體系建設路徑

進入信息化時代，5G基礎設施建設的不斷推進，進一步提高了信息傳遞的效率。在此背景下，各行各業廣泛應用各項信息技術，信息化建設已經成為當前的熱門話題。檔案館的檔案管理工作也在這個過程中積極推進信息化建設，越來越多的信息技術開始應用于檔案管理，推動了檔案管理工作的全面開展。與此同時，信息化建設本身是一項動態、系統的工程，其必然需要密切圍繞信息技術發展動態不斷地優化調整，才能夠充分發揮信息技術的作用。因此，應構建“三位一體”的檔案安全防范體系，推進檔案館庫房一體化智能管理成為各級檔案館研究的重要內容。

1.推進智能管理系統建設

檔案庫房一體化智能管理的開展，智能管理系統的建設是基礎所在，只有通過智能管理系統的應用，才能夠有效串聯檔案管理工作中的各個環節與流程，從而顯著提高檔案管理的工作效率，并為檔案庫房一體化智能管理的有序運行提供堅實保障。對于智能管理系統的建設，主要是結合各級檔案館實際情況以及信息化建設動態，積極引入各種新興信息技術，針對智能管理系統各個模塊展開有效的串聯，并主動與各方對接，全面提高檔案庫房一體化智能管理的效率。在此基礎上，檔案館還應優化設計智能管理系統，保障其能夠滿足以下要求：一是保障智能管理系統的可操作性。檔案庫房管理系統的設計需兼顧檔案館與用戶群體的雙重需求，界面盡可能保持大方、簡潔，具有良好的人性化設計；二是系統還應嚴格確保實時性。鑒于檔案庫房一體化智能管理涉及大量檔案數據的即時交互與溝通，智能管理系統應無縫銜接各個管理流程，利用先進的信息技術，對檔案信息數據的采集、篩查、分析及存儲等各個環節展開及時、動態的處理，以確保整個管理流程的高效運作與信息的即時更新。

2.智能密集架控制系統建設

檔案庫房一體化智能管理的核心在于全面提高檔案檢索、調閱、整理的效率，有效提高檔案庫房一體化智能管理的服務水平。這就需要檔案館在推進檔案庫房一體化智能管理的過程中，針對檔案庫房展開全面的改造處理，可以嘗試引入智能電動密集架，其本身的抗干擾功能極為突出，能夠直接與手持PDA、電腦終端連接，且系統也會在此過程中不斷更新，能夠不斷迎合智能化建設需求。與此同時，智能電動密集架作為重要工具，能夠顯著增強檔案庫房一體化智能管理的效能，可按需靈活切換至手動或智能模式，完美契合檔案庫房一體化智能管理的多樣化需求，從而進一步加速檔案檢索、調閱及整理等流程，提高整體工作效率。

3.檔案庫房環境一體化智能管理系統建設

在檔案管理實踐中，環境控制的主要工作由檔案館庫房環境智能管理系統與空氣綜合治理系統一體化監控系統完成。該系統在實際工作中主要包括了以下三個部分：

（1）一體化環境監控系統，主要用于溫濕度控制

其主要是利用計算機統一的控制室內溫濕度、空氣環境。主要設備包括溫濕度監測儀、空氣檢測儀、網絡系統、中央處理器、空調、加（除）濕設備、排風過濾設備以及附屬的環境監控系統，如室外氣候監測器、云遠程控制設備等。這類設備通常整體造價和環境控制質量與自動化水平較高，能夠確保實現真正的恒溫恒濕控制要求，對于保護檔案等敏感材料至關重要。同時，一體化技術的應用在實踐中整體成本也小于傳統的獨立控制系統。

（2）漏水監測系統

漏水問題會對于紙質與電子文件造成較大的破壞。因此，檔案館需要在門窗、水管與取暖設施以及屋頂等重點部位對漏水情況實施監控。目前，漏水監測方式分為定位漏水監測系統和非定位漏水監測。漏水檢測系統一般包括漏水感應器和漏水控制器兩部分，現階段的漏水檢測感應器應用最多的是多芯線纜。控制器檢測多芯線纜組成的回路電阻，通過回路電阻的變化來確定是否漏水，并發送出漏水報警信息和系統故障信息。

（3）檔案消毒系統

長期保存的檔案常因歲月侵蝕而面臨霉菌滋生、有害微生物繁殖及害蟲侵擾的難題，這些問題長期困擾著檔案管理人員。通過設計安裝消毒室及消毒設備，實現檔案實時消毒、檔案庫房消毒凈化、專門檔案消毒處理等多功能殺蟲滅菌系統，該系統主要包括化學與物理消毒兩種模式。鑒于化學消毒會對紙質檔案造成一定破壞，物理消毒方法已成為目前最常見的消毒方式。在眾多的物理消毒模式中，臭氧加藥物熏蒸與真空充氮消毒因其在性價比方面的顯著優勢，被廣泛采用為常見的消毒方式。相比之下，60鈷r輻射消毒技術盡管高效，但由于其成本較高，目前仍處于實驗與推廣階段，尚未普及應用。

4.檔案庫房安全管理

如上所述，檔案本身具有極高的社會價值和經濟價值，檔案庫房一體化智能管理的開展，安全管理是不容忽視的問題。檔案館庫房安全管理系統智能化發展，是監控智能化發展的重要組成部分。在其實際應用中，主要構成包括消防監控、治安監控兩個系統。

（1）消防監控系統

消防監控系統是針對檔案館消防事故，監測、消防以及報警的整體系統，消防技術是其核心的技術內容。目前，檔案館較為常見的消防措施包括氣體滅火和細水霧系統消防措施。使用中發現，大部分的氣體消防技術雖然消防性能較好，但是也具有成本高、技術穩定性差、環保性差等缺陷。與之相比較細水霧消防系統其整體性能較高，安全環保，日常維護費用得到了有效降低，是當前檔案館消防首選技術。

（2）安防保護系統

安防保護對于提高檔案館的安全性起到了不可忽視的作用，包括門禁系統、治安攝像監控設備以及紅外監控系統等整體化的監控系統，成為檔案館安全建設的重要內容。通過門禁系統的設置實現核心區域和房間通道的授權進出，保證控制部分的財產和人員的安全。在檔案館建筑中，庫房、機房和財務等重要部門都需考慮設置門禁系統。在監控系統中，其最為重要的設備是各類監測設備。因此，技術人員采用了智能整合化的監測控制系統，庫房開展安全控制處理。

例如，在監控設備配置中，技術人員可以采用紅外可選擇攝像頭、手機報警技術以及智能化中控室技術。在成本可控的情況下，檔案館庫中的監控攝像設備需盡量采用高清分辨率的攝像頭，提高檔案館整體安防技術水平。特別是查閱室等檔案與外部人員接觸較多的區域，要考慮高清攝像頭安裝的密度和角度，便于出現問題時的取證。

5.加強檔案管理人員的培訓教育

在推進檔案庫房一體化智能管理的過程中，盡管智能技術已成為檔案館日常工作的主要支撐，但鑒于該領域涉及的新興技術種類繁多且日新月異，對檔案庫房管理人員的能力要求也隨之水漲船高。為了進一步提升檔案庫房一體化智能管理的效率和服務品質，加強管理人員的培訓教育工作顯得尤為關鍵。檔案館必須致力于提升管理人員的信息素養，確保他們不僅精通檔案管理知識，還能熟練操作各類智能化設備和軟件，進而鞏固并持續優化信息化管理模式的實施成果，為檔案館的現代化轉型與發展奠定堅實基礎。

具體而言，檔案館應通過以下兩個方面的措施，全面加強管理人員培訓教育工作：一方面，針對現有管理人員，建立一套系統、規范的培訓教育體系，建立入職培訓、定期培訓、高校委培等模式，綜合利用多元化的培訓教育模式，強化現有管理人員檔案管理專業知識的同時，致力于彌補其在信息化素養方面存在的不足，使現有管理人員具有良好的信息敏感性，能夠在檔案庫房各項管理工作中有效利用各種新興信息技術，并通過熟練的操作智能化設備，提高檔案庫房服務水平；另一方面，檔案館還需要有針對性的調整人力資源管理體系，針對薪酬體系、福利體系、晉升體系等實施全面的優化調整，在激發現有管理人員主觀能動性的同時，能夠吸引更多的社會人才進入檔案管理隊伍，包括檔案管理人才、信息化人才、服務人才、綜合型人才等，以此來促進管理隊伍綜合素質的全面提升，更好地服務檔案庫房一體化智能管理。

五、結束語

綜上所述，現代社會的不斷發展與互聯網影響力的不斷提升，智能化已經成為各行各業深入探索與實踐的關鍵領域與核心內容。在此背景下，將檔案庫房與“互聯網+” 深度融合，使傳統檔案管理得到改善與創新，實現便捷性、安全性、完整性以及有效性的特點。隨著時代不斷進步，檔案庫房一體化智能管理是發展的必然趨勢。因此，在全面推進檔案管理信息化建設、智能化建設的過程中，緊密貼合檔案管理工作實際與信息化建設最新動態，積極擁抱并引入各類新興技術。充分結合檔案管理工作實際、信息化建設動態，通過構建先進的智能管理系統、智能密集架控制系統以及檔案庫房環境智能管理系統，并強化檔案庫房的安全管理，注重管理人員的專業培訓與技能提升，多措并舉，確保檔案庫房一體化智能管理的順利推進與高效實施，為檔案管理工作的現代化轉型注入強勁動力。

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作者簡介：孟翔（1983—），女，漢族，山東曲阜人，本科，館員，研究方向：檔案管理與利用。