基于文檔一體化構建醫院檔案智慧管理平臺的研究

摘 要：文章說明了基于文檔一體化醫院檔案智慧管理平臺的建設背景，并分析了醫院檔案管理的現狀及應對策略。同時，強調了針對基于文檔一體化推行醫院檔案智慧管理的必要性與重要作用，并提出了基于文檔一體化醫院檔案智慧管理平臺的構建方案。在說明該平臺功能需求、總體設計思路的基礎上，從平臺架構設計、文檔一體化業務流程設計、主要功能單元設計幾方面入手，說明了該平臺的構建與開發要點，并進一步闡述了醫院文檔一體化建設應用的構建，以期為醫院文檔一體化與檔案管理信息化建設的提速增質提供支持。

關鍵詞：文檔一體化；醫院檔案管理；檔案智慧管理平臺

中圖分類號：G271 文件標識碼： A

為切實突破傳統、單一的檔案管理工作局限性，在當前的醫院檔案管理中，應當重點圍繞文檔一體化優化工作策略，并著力實現管理應用一體化。為實現這一目標，在醫院搭建并應用基于文檔一體化的檔案智慧管理平臺是必然選擇，值得深入探討。

一、平臺建設背景

2020年，新修訂的《中華人民共和國檔案法》對電子檔案管理工作提出了更多、更詳細的要求，并強調電子檔案與傳統載體檔案所擁有的法律效力相同，標志著檔案信息化建設發展到了戰略性實施階段。在人工智能技術高速發展、廣泛應用的大背景下，電子檔案與紙質檔案并存，需要同時加強管理。基于此，搭建基于文檔一體化的檔案智慧管理平臺極為必要。從醫院的角度來看，相應平臺在數據安全、知識化內容服務、業務系統再構建以及多系統數據匯聚等多個方面，均能夠滿足醫院檔案業務融合工作的現實需求。

二、醫院檔案管理的現狀問題及應對策略

1.醫院檔案管理的現狀問題分析

第一，醫院各個科室與部門的檔案管理意識不足。由于檔案管理并不是醫院的主要業務。因此，在實際的工作與管理中很容易受到忽視，各個科室、部門對于檔案管理的價值性、檔案內容的開發與利用等認識不足；第二，醫院檔案管理信息化建設與醫院總體信息化建設的匹配性偏低。

醫院業務系統、管理系統的搭建與應用時間相對較早，經過長時間的發展已經實現了完善架構體系的構建。而與之相對應的是，檔案管理信息化建設起步較晚，對應管理系統的搭建較為滯后，與醫院整體的信息化建設、發展不夠匹配；第三，醫院文書檔案管理的流程有待更新，存在檔案文件移交不及時、存檔不完整等問題。受到業務端子系統數量較多、功能繁雜的影響，檔案數據的流通難度高，管理方式有著明顯與業務分割的問題，無法高質量、高效率地完成檔案管理，也對檔案應用與價值開發工作的開展產生了一定阻礙。

2.醫院檔案管理工作的優化策略

第一，紙質檔案與電子檔案并存管理。數據化處理醫院紙質檔案，并開展內容化識別，以此完成對電子文檔庫的構建，并進一步完善建設實物檔案庫，集中、統一歸檔管理醫院文檔；第二，電子文件夾的建立，統一線上檔案。基于醫院不同科室、部門的職能與工作性質，在檔案目錄庫設定基于不同標準的目錄。圍繞醫院各個科室的工作需求，完成文件夾目錄內容的建立，并設定專屬名稱。在電子檔案庫統一上傳文件夾內容，基于檔案管理錄入、審核、借閱、鑒定、銷毀等功能服務的設定，確保相關人員能夠全面掌握檔案管理的實際情況；第三，電子歸檔管理流程的標準化建設。基于文檔一體化系統的搭建與應用，實現醫院檔案文件的智慧化采集、整理、鑒定、預歸檔、銷毀、借閱、統計與利用及共享外發等，保證所有操作均得到自動記錄并可以詳細查詢，完成對醫院所有信息的集成管理。

三、基于文檔一體化推行醫院檔案智慧管理的必要性與重要作用分析

1.基于文檔一體化推行醫院檔案智慧管理的必要性

對于醫院檔案與文件管理工作而言，由于醫學專業分支多，專業性強，相應檔案文件的管理亦需要高度的專業性和科學性，才能準確體現分支特點，實施規范管理。同時，醫學檔案多涉及項目、課題等，檔案材料可能來源于文獻、研究，亦可能來自臨床一線工作，載體形式多樣，收集難度大、材料收集難齊全。在醫院文件檔案管理實踐中，除了以上兩點外，科技檔案如何提高利用效率、如何促進編研發揮檔案實際效用，也是許多醫院亟須解決的檔案管理難題。因此，開發設計一種管理系統平臺，基于文檔一體化推行醫院檔案智慧管理是必然選擇。

2.基于文檔一體化推行醫院檔案智慧管理的重要作用

在當前醫院的管理實踐中，開發并應用基于文檔一體化的醫院檔案智慧管理平臺，能夠促使醫院檔案管理工作提高效率和質量。對于基于文檔一體化的醫院檔案智慧管理平臺而言，其涵蓋電子檔案的數據采集接收、整理歸檔、利用查閱、日常管理以及移交管理等業務處理等主要功能。該管理平臺不僅可以實現檔案數字化管理，還可以開展對應歸檔電子檔案的有效接收、管理、利用、移交、長期保管以及備份等全流程電子檔案管理操作，實現檔案文件的全生命周期管理。同時，兼顧紙質檔案的應用需要，可以利用平臺對檔案開展信息化管理，提高醫院對紙質檔案利用的效率。

依托相應平臺系統的開發應用，能夠通過便捷的系統化操作減少人力的投入，有效提高檔案管理工作效率。基于文檔一體化的醫院檔案智慧管理平臺能夠有效保護檔案信息的安全，防止檔案被篡改、丟失或泄露，增強醫院檔案文件的安全性。檔案文件管理的一體化、信息化和智慧化建設，方便檔案文件的查詢和利用，極大地提高醫務人員的工作效率，進一步提高醫院服務水平。

總體而言，基于文檔一體化推進醫院檔案智慧化管理，是當前加速開展醫院檔案管理工作改革的重要舉措，依托對應平臺系統功能的開發與應用，實現了醫院檔案管理的信息化、智慧化建設，深入融合醫院文件與檔案管理，推動了醫院檔案管理的升級。

四、基于文檔一體化醫院檔案智慧管理平臺的總體設計思路

1.平臺功能需求

醫院檔案智慧管理平臺的用戶涉及醫院各個科室、黨群部門、行政部門等多個部門的人員，實際所管理的檔案類型也相對多樣。在本次管理平臺開發設計中，主要圍繞不同部門的常用功能需求。

第一，醫療檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫院護理部門、醫務部門、感染管理辦公室、醫療保險辦公室以及醫院藥品管理部門等。對應的平臺功能需求：對個人或各個科室的醫療記錄查詢、統計，并打印。

第二，個人檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫院黨委、工會以及人事部門等。對應的平臺功能需求：對員工個人檔案、工作檔案以及獎懲情況查詢、審核。

第三，科研檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫院人事部門、護理部門、科教部門、員工培訓部門等。對應的平臺功能需求：查詢并打印醫院員工的科研成果，包含科研項目、科研論文與著作、獲獎情況等。

第四，設備檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫院網絡信息辦公室、設備科以及物資供應部門等。對應的平臺功能需求：查詢并打印醫院設備檔案。

第五，財會檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫院財務部門、資產管理部門等。對應的平臺功能需求：查詢醫院的財會檔案，并提供相應資料的打印服務。

第六，培訓檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫院人事部門、員工培訓部門、科教部門等。對應的平臺功能需求：查詢醫院每一次培訓的資料、教學成果以及員工培訓記錄、培訓成績等信息，并提供打印服務。

第七，基建檔案。使用該類型檔案所涉及的部門包括醫院后勤管理部門、基建部門等。對應的平臺功能需求：查詢基建檔案，并提供打印服務。

2.平臺總體設計

圍繞ECM（中國企業內容管理）市場研究報告，構建基于文檔一體化的醫院檔案智慧管理平臺，以此開發設計出符合相關法律法規、政策要求的智慧化檔案管理平臺，滿足醫院在檔案、文件、非結構化數據資產、知識產權以及業務流程等方面的管理工作需求。

基于《電子檔案管理系統通用功能要求》中的相關內容，構建頂層思維，完善軟硬件系統，促使檔案業務的拓展成為現實，讓醫院的各個科室與相關工作人員逐步養成使用信息技術開展檔案管理與利用的習慣，以此搭建更為健全的電子文件管理模式，使得“文件—檔案—知識”一體化的內容管理閉環能夠在醫院內得到切實落實。在實踐中，結合基于文檔一體化的醫院檔案智慧管理平臺的規劃目標與功能需求，開發設計相應管理平臺。對于本研究所搭建的醫院檔案智慧管理平臺而言，其總體可以劃分為四個層次，包括業務一體化、文檔一體化、技術平臺一體化、數據一體化。

五、基于文檔一體化醫院檔案智慧管理平臺的構建與應用

1.平臺架構設計

（1）數據一體化安全管理層

本系統的數據一體化層次主要布設在系統的ECM數據管理底座內，提供的功能服務包括數據采集、傳輸、處理、安全保護、交換、管理、洞察以及歸檔等。整個層次以ECM管理子系統為基礎，結合數據采集技術、人工智能、自然語言處理等多種技術的應用，完成數據一體化支撐底座的構建，實現對醫院各類文檔數據的完整、真實獲取以及安全管理，確保醫院各類文檔數據可用。

（2）技術平臺一體化支撐層

在本系統的技術平臺一體化層次中，圍繞非結構化數據的匯總與管理，開設了內容低代碼開發子系統、ECM內容管理子系統、智能識別與推薦子系統。其中，對于內容低代碼開發子系統而言，其所具有的能力包括門戶、表單、流程引擎、BI、知識組件、文件組件以及接口服務等，主要應用于對以文件為主體的各種業務應用的快速構建，為文件數字空間及業務的深入融合提供有力支持。對于ECM內容管理子系統而言，其所具有的能力包括海量數據的全方位安全處理、圍繞業務屬性開展功能平臺與平臺定位配置、全鏈接及系統集成非結構化數據治理等。對于智能識別與推薦子系統而言，其所具有的能力包括智能ORC、智能定密；智能分類、文本審核；實體提取、知識圖譜；智能標簽、智能推薦等。

（3）文檔一體化功能模塊層

在本系統的文檔一體化層次中，在DMS（文檔管理子系統）部分，所提供的功能包含電子文件采集（上傳、一體機、集成、導入）、電子文件管理（分類、預歸檔、版本管理、權限管理）、電子文件協同（共享、協同編輯、外發、團隊庫、評論/批注、通知）和基礎功能（在線編輯、收藏、個人庫、文件搜索）；在ERMS（檔案管理子系統）部分，所提供的功能包含檔案收集（待生效列表、四性檢測）、檔案整理（批量導入與導出、批量掛接與修改、歸檔與組卷、歸檔審批）、借閱管理（借閱、收藏）、檔案編輯（編研配置、檔案編研）、檔案鑒定（鑒定、銷毀、庫房管理、回收站）、檔案統計（歸檔統計、鑒定統計、銷毀統計、借閱統計）和長期保存（檔案導入、存儲管理、數據管理、巡檢任務、四性檢測等）等。

文檔一體化功能模塊層在本平臺的實際運行期間，能夠面向用戶提供檔案知識化與智能化、智能檢索、檔案知識門戶、檔案知識地圖、檔案知識組織與分類等多樣服務，依托DMS與ERMS的融合與配合使用，可以實現對檔案內容數據的管理，支持用戶在該平臺完成不同格式的電子文件檔案的在線查閱、內容檢索，便于用戶在更短時間內以更為便捷的方式在該平臺內獲取所需要的檔案文件。

（4）系統業務一體化呈現層

在本系統的業務一體化層次中，主要針對不同類型的檔案開展統一匯總與分類保存，包括文書檔案、實物檔案和特殊載體檔案等，涵蓋的檔案資料內容包括醫療、個人、科研、設備、財會、培訓以及基建等。

2.文檔一體化業務流程設計

建立電子文檔階段，基于DMS子系統的應用完成文件管理，并在各個業務子系統集成的支持下實現對原始文件的自動獲取。經過文件管理子系統，利用手動或是自動的方式選擇文件數據分類，實施預歸檔以及期限鑒定，并在完成格式轉換處理后實施預歸檔。自動轉入ERMS子系統模塊，在整理編庫內批量導入相應文件檔案，依照檔案管理的流程標準實施相應檔案的逐步處理，形成電子檔案簽名。在元數據規則的支持下，開展高級檢索及知識圖譜計算，形成檔案知識庫內容，為后續檔案知識拓展管理子系統內容的豐富與拓展提供支持。

3.主要功能單元設計

（1）查詢功能單元

在平臺的查詢界面輸入關鍵詞，就能夠根據登錄人員所具有的權限以及后臺存儲的文件檔案目錄，迅速完成所需檔案文件的調取。在查詢功能單元，面向個人用戶與管理員之間提供了不同的功能服務。其中，基于個人用戶的權限設定，該單元可以提供個人檔案查詢以及個人檔案打印服務。基于管理員的權限設定，該單元可以提供查詢、檔案打印、批量查詢以及數據分析服務。

（2）檔案管理功能單元

基于個人與部門的檔案文件日常維護，在該平臺開設了檔案管理功能單元。在該平臺的檔案管理功能單元中，面向個人用戶與管理員之間提供了不同的功能服務。其中，基于個人用戶的權限設定，該單元界面可以提供數據錄入、數據修改、臨時保存以及提交服務；基于管理員的權限設定，該單元界面可以提供數據錄入、數據修改、臨時保存、批量管理以及提交服務。

（3）權限審核

對于權限審核功能單元而言，其主要面向醫院檔案管理部門的日常工作而開發，所設定的功能包含待完成審核管理、已通過審核管理、已駁回審核管理、申請列表查詢以及意見反饋等。

在平臺的權限審核實踐中，所設定并遵循的權限審核流程如下所示：系統作業權限申請由上級主管審核，在審核未通過時駁回申請，并返回表單，再次發出系統作業權限申請，在上級主管審核通過后，由檔案管理工作人員審核，在審核未通過時駁回申請，并返回表單，再次發出系統作業權限申請，在檔案管理工作人員審核通過后，由檔案管理部門主管審核，在審核未通過時駁回申請，并返回表單，再次發出系統作業權限申請，在檔案管理部門主管審核通過后，批準獲得權限。

4.醫院文檔一體化建設

（1）檔案工作全流程支持

醫院科技檔案形式多樣，如文字、影像、圖表和視頻等，收集時需注重完整性，才能為后續查用夯實基礎。該管理平臺提供多樣化的采集方式，如掃描新建、屬性錄入新建、導入Excel表批量新建以及批量上傳等，無論是實體還是數字檔案，都能夠方便、快速地完成采集。在實踐中，醫院可以在該平臺上完成檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研以及注銷等全生命周期管理。

（2）檔案業務分級管控

醫院檔案涉及醫院的研究課題、項目等，重大科研成果需依照國家相關規定密級區分，實施合規管理。在平臺提供了檔案業務分級管理功能，其中的每一份文件乃至每一條信息都可以設定相應密級，只有具備相應權限的人員才能訪問。并且，不同密級的文檔可以設定不同的審批人，依據相關保密規定實施合規化管理，更好地保障醫院機密信息的安全。

（3）虛實結合的智能化庫房管理

搭建虛擬化庫房，結合條碼掃描出入庫、庫房檔案清點等工作環節的設定，降低人工操作的復雜程度以及實際工作量，減少人工操作出錯率，提高管理工作的總體效率。

（4）檔案利用服務的多種渠道

該平臺面向檔案利用服務的開設提供了關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索等多種方式，支撐用戶快速定位所需檔案，如病歷記錄、臨床研究資料以及科研項目成果等，為醫務工作提供借鑒。搜索結果依權限展示，未具備權限的人員可通過流程申請查閱，能夠讓醫院檔案發揮更大的現實價值。同時，該平臺具有檔案編研功能，支持醫院靈活、高效地開展各種編研活動，將數字化的檔案及相關材料，按需發布成專題目錄或思維導圖式的編研成果。

（5）開放生態式的支撐平臺

平臺應用面向服務的體系架構（SOA），并將大量可重用組件投放在基礎支撐平臺，充分滿足醫院多樣且動態變化的業務定制需求，促使醫院檔案管理平臺與第三方業務系統之間的無縫對接。

（6）安全可控的體系建設

基于相關規范要求組織開展對檔案信息的安全防護，確保電子檔案來源、管理與技術更為可行，并保證相應信息長期性可用。平臺從網絡、應用以及管理等多層次入手，維護了醫院檔案信息資源的安全性與可控性。

六、結語

綜上所述，基于文檔一體化推進醫院檔案智慧化管理，是當前加速開展醫院檔案管理工作改革的重要舉措，依托對應平臺系統的開發與應用，實現了醫院檔案管理的信息化、智慧化建設，深入融合醫院文件與檔案管理，推動了醫院檔案管理的升級。

在實踐中，需要圍繞醫院各個科室的實際檔案管理與利用需求，開發檔案管理系統功能，并優化設計院文檔一體化業務流程，建設安全可控的管理體系，保證系統平臺覆蓋醫院檔案管理工作的全流程，推進對不同檔案的分級管理，加速推進醫院檔案管理工作信息化、智慧化與規范化建設。

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作者簡介：林英華（1975—），女，漢族，福建寧德人，本科，副研究館員，研究方向：醫院檔案管理。